Закономерности функционирования и деятельности кадровой службы

Закономерности функционирования и деятельности кадровой службы

Введение

Актуальность темы. Современная рыночная экономика быстрыми темпами переходит от индустриальной эпохи к постиндустриальной - появляются новые технологии, автоматизация, изобретения и открытия. Рост творческой составляющей в работе персонала способствует улучшению качества, снижению затрат на продукцию и услуги, снижению длительности производственного цикла. А значит значительно повышаются требования к управлению качеством труда на предприятии, рост уровня которой способно повышать социальные и экономические результаты деятельности предприятия. Поэтому обеспечение эффективного функционирования и конкурентоспособности предприятия требует использования разработанного организационно-экономического механизма управления качеством труда трудового потенциала, который позволит усовершенствовать этот процесс на основе осуществления соответствующих рекомендаций и мероприятий, что создает актуальность данной темы работы.

Состояние научной разработанности темы. Во исполнение работы использованы основная проблематика в институтах отдела кадров, НТП, организации работы с документами, теоретические вопросы законодательства о труде.

Создание отделов кадров на предприятиях является подчинением главным образом одной цели - найму рабочей силы. В связи с этим главная функция кадровой службы заключается в приеме и увольнении работников. Наличие необходимых трудовых ресурсов гарантирует успешное решение этой задачи.

Ускорение НТП повысило требования к общеобразовательной, технической, экономической, технологической подготовки рабочих и служащих, повышения квалификации, оценки деятельности работников, рационального использования персонала.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организационную культуру труда руководящих работников. В зависимости от того, насколько правильно и профессионально ведется документация зависит успех управления предприятием в целом. Законодательство о труде регулирует трудовые отношения работников всех предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также лиц, работающих по трудовому договору с физическими лицами.

Законодательство о труде определяет, что трудовые отношения возникают по взаимному согласию сторон. Одна из особенностей правового регулирования труда заключается в том, что по некоторым вопросам законодательные акты содержат лишь основополагающие, изначальные правила, а конкретные нормы предоставляют право устанавливать трудовым коллективам и работодателям.

Теоретические вопросы многоплановой проблемы повышения качества работы были и остаются объектом активных научных исследований.

Различные аспекты этой проблемы исследуют такие украинские учении как: Д. П. Богиня, В. М. Данюк, П. Я. Калита, А. С. Тельнов и др. .. Однако эти доработки пока не дали исчерпывающих ответов на все актуальные вопросы создания эффективной системы управления качеством труда на предприятии.

Цель работы. Выявление закономерностей функционирования и деятельности кадровой службы в организации, и ее влияние на деятельность фирмы в целом.

Задачи работы. Исходя из этого, можно определить задачи стоящие:

) Выявить законодательные первоисточники, которые регулируют трудовые отношения;

) Ознакомление с кадровой службой на предприятии, ее функциями и задачами;

) Исследовать кадровую документацию на предприятии, организацию ведения и влияние на организацию работы в целом;

) Исследовать трудовые книжки работников;

) Выявить влияние организации ведения кадровой документации, на организацию работы учреждения в целом.

Объектом исследования является кадровая документация в учреждении.

Предметом исследования в данной работе выступает деятельность кадровой службы в организации, охватывающая процессы документирования и организации работы с кадровыми документами.

Базой для исследования было выбрано предприятие частной формы собственности - открытое акционерное общество «Хмельницкжелезобетон» (сокращенно ОАО «Хмельницкжелезобетон).

Методологическая база исследования. Теоретической и методологической основой исследования послужили фундаментальные положения теории документоведения, нормативно-правовая база Украины, в частности Конституция Украины, законы Украины, указы Президента Украины, нормативные документы Кабинета Министров Украины, а также научные труды отечественных и зарубежных ученых в области документоведения и информационной деятельности.

Для достижения поставленной цели использовался комплекс общенаучных и социологических методов, которые являются общепринятыми в современной науке, предназначенных для получения достоверных научных результатов, в который вошли, в частности, метод анализа и обобщения соответствующих источников информации по проблеме (в процессе анализа законодательных, нормативно-правовых актов Украина, монографий, научных статей, документации), категориальный анализ (для обоснования основных категорий и парадигмы кадрового потенциала), системный подход (при определении структуры и функций кадрового потенциала), сравнение (в сравнении разных типов кадрового потенциала). На основе системно-аналитического метода сделано теоретическое обобщение разработок и предложений отечественных и зарубежных ученых, посвященных анализу государственной службы. Совокупность этих методов и приемов составляет методику исследования.

Научная и практическая значимость состоит в том, что основные выводы и рекомендации работы могут быть использованы при разработке современной государственной кадровой политики в Украине, определении главной доктрины в области кадровой политики; в учебном процессе при составлении учебных программ, а также учебных планов, подготовке и переподготовке кадров.

1. Правовое регулирование трудовых отношений в учреждению

.1 Законодательство Украины о труде

Перед тем, как приступить к выработке практических навыков документированию управленческой деятельности и организации работы со служебными документами, следует ознакомиться с нормативно-правовой базой. На сегодня в активе есть ряд нормативно-правовых актов, регулирующих организацию делопроизводства в целом или его отдельных технологических процессов.

Центральное место в системе законодательства Украины занимает Конституция Украины. Нормы Конституции имеют наивысшую юридическую силу. Поэтому в связи с вступлением в силу Конституции Украины Кодекс законов о труде, другие законы, содержащие нормы трудового права, подзаконные нормативные акты сохранили силу лишь постольку, поскольку они не противоречат Конституции. Принятие Конституции означало большой шаг вперед в формировании правового государства в Украине. Оно обострило внимание к проблеме соответствия законов Конституции, соответствия подзаконных актов законам, к проблеме субординации нормативных актов. В связи с этим многие нормы законодательства о труде должны быть заново осмыслены с учетом условий правового государства. Соответствующим образом должна быть скорректирована и практика их применения [27].

Согласно Конституции Украины каждый имеет право на труд, включающее возможность зарабатывать себе на жизнь трудом, который он свободно выбирает или на который он свободно соглашается (ст. 43). Также

Конституция отмечает, что:

) каждый имеет право на надлежащие, безопасные и здоровые условия труда;

) каждый имеет право на заработную плату не ниже определенной законом;

) государство создает условия для полного осуществления гражданами права на труд, гарантирует равные возможности в выборе профессии, реализует программы профессионально-технического обучения, подготовки и переподготовки кадров в соответствии с общественными требованиями;

) работники имеют право на своевременное вознаграждение за труд;

) работникам гарантируется защита вол незаконного увольнения;

) те, кто работает, имеют право на забастовку для защиты своих экономических и социальных интересов;

) запрещается принудительный труд, однако принудительным трудом не считается военная или альтернативная служба, выполняемая лицом по приговору или иному решению суда либо в соответствии с законами о военном или чрезвычайном положении;

) каждый, кто работает, имеет право на отдых [13].

Трудовым и связанным с ними отношениям посвящен ряд специальных законов «Об отпусках», «Об оплате труда», «Об охране труда», «О коллективных договорах и соглашениях». Названные законы посвящены отдельным институтам трудового права. Есть и законы, со специальными нормами, регулирующими крайне ограниченный круг отношений (например, Закон «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей»).

Нормы трудового права включаются в комплексных законов, содержащих нормы различных отраслей права (законы «О хозяйственных обществах», «О сельскохозяйственной кооперации» и др.) [25, c.29]. Основным нормативно-правовым актом, регулирующим трудовые отношения в учреждениях, организациях и на предприятиях Украины является Кодекс законов о труде Украины принят Верховной Радой УССР 10 декабря 1971 № 322 - VIII. Его роль как основополагающего нормативного акта проявляется прежде всего в чисто количественных характеристиках.

Кодекс законов о труде является основным по количеству норм трудового права, содержащиеся в нем, о сфере общественных отношений, что он регулирует.

Кодекс законов о труде, другие законы, регулирующие трудовые отношения, отдельные нормы, регулирующие трудовые отношения и содержащиеся в других законах, являются актами высшей юридической силы по сравнению с нормами подзаконных актов. Нормативное регулирование трудовых отношений с помощью актов законодательства дополняется их регулированием условий генерального, отраслевых и региональных соглашений, коллективных договоров, локальных нормативных актов, в том числе и таких, которые принимаются владельцем по согласованию с профсоюзным или другим уполномоченным трудовым коллективом на представительство органом.

Законодательное регулирование трудовых отношений и регулирование их с помощью соглашений не исключает их регулирования собственником единолично, поскольку это допускается законодательством. Развитие отношений рыночного типа, в том числе и в сфере труда, дает возможность использовать трудовой договор как регулятор отношений между работодателем и работником.

Нормативные акты трудового права вступают в силу в сроки, предусмотренные законодательством, но не ранее дня их опубликования, поскольку, согласно ст. 57 Конституции Украины, «законы и другие нормативно-правовые акты, определяющие права и обязанности граждан», должны быть доведены до сведения населения, в противном случае они признаются не имеющими юридической силы. Вопрос порядка доведения нормативных актов до сведения населения и вступления в силу урегулированы Указом Президента Украины «О порядке официального обнародования нормативно-правовых актов и вступления их в силу» [16]. Законодательство о труде до сих пор представляет собой огромный и не во всем согласованный нормативный массив. Противоречия между отдельными нормами трудового права решаются с помощью правил, которые ниже излагаются, вытекающих из законодательства или выработанные практикой правоприменения.

1.2 Правовое регулирование отпусков

Согласно статье 45 Конституции Украины, каждый, кто работает имеет право на отдых. Это право обеспечивается предоставлением дней еженедельного отдыха, а также оплачиваемого ежегодного отпуска, установлением сокращенного рабочего дня для отдельных профессий и производств, сокращенной продолжительности работы в ночное время. Гражданам, состоящим в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физического лица, предоставляются ежегодные отпуска с сохранением на их период места работы (должности) и заработной платы .

Согласно Кодексу законов о труде определены следующие виды отпусков:

) ежегодные отпуска;

) дополнительные отпуска и обучением;

) творческие отпуска (для окончания диссертаций, написание учебников);

) социальные отпуска;

) отпуска без сохранения заработной платы.

Ежегодный основной отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год. Для определенных категорий работников существуют, продолжены отпуска (работники, занятые на подземных горных работах; работники лесной промышленности и лесного хозяйства; педагогические работники; инвалиды; несовершеннолетние и т.д.). Также для работников с вредными и тяжелыми условиями труда, для работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой, для работников с ненормированным рабочим днем ​​устанавливается дополнительный отпуск. Ежегодные дополнительные отпуска по желанию работника могут предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском или отдельно от него.

Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах - 69 календарных дней. Право работника на ежегодный основной и дополнительный отпуска полной продолжительности в первый год работы по истечении шести месяцев непрерывной работы на данном предприятии. Однако существуют категории работников, которым ежегодные отпуска предоставляются и до наступления шестимесячного срока (несовершеннолетние, инвалиды).

Ежегодный отпуск по инициативе собственника, как исключение, может быть перенесен на другой период только с письменного согласия работника и по согласованию с профсоюзным комитетом.

Ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней.

Ежегодный отпуск по инициативе собственника или уполномоченного им органа, как исключение, может быть перенесен на другой период только с письменного согласия работника и по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) в случае, если предоставление ежегодного отпуска в ранее обусловленный период может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, учреждения, организации, и при условии, что часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней будет использована в текущем рабочем году.

В случае переноса ежегодного отпуска новый срок его предоставления устанавливается по соглашению между работником и собственником или уполномоченным им органом. Если причины, обусловившие перенос отпуска на другой период, наступили во время его использования, то неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется после окончания действия причин, его прервавших, или с согласия сторон переносится на другой период с соблюдением требований статьи 12 Закона Украины «Об отпусках ».

Запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление их в течение рабочего года лицам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда. Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года.

Очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности их отдыха.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом, который обязан уведомить работника о дате начала отпуска не позднее, чем за две недели до установленного графиком срока.

Ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период в случае:

) нарушения собственником или уполномоченным им органом срока уведомления работника о времени предоставления отпуска;

) несвоевременной выплаты собственником или уполномоченным им органом заработной платы работнику за время ежегодного отпуска.

Ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае:

) временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке;

) выполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;

) наступления срока отпуска по беременности и родам;

) совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.

По желанию работников, переведенных на работу с одного предприятия, учреждения, организации на другое предприятие, в учреждение, организацию, которые не использовали по предыдущему месту работы полностью или частично ежегодный основной отпуск и не получили за него денежной компенсации, ежегодный отпуск полной продолжительности предоставляется до наступления шестимесячного срока непрерывной работы после перевода.

Если работник, переведенный на работу на другое предприятие, в учреждение, организацию, полностью или частично не использовал ежегодные основной и дополнительные отпуска и не получил за них денежную компенсацию, то в стаж работы, дающий право на ежегодные основной и дополнительные отпуска, засчитывается время , за который он не использовал эти отпуска по предыдущему месту работы.

Отзыв из ежегодного отпуска допускается с согласия работника только для предотвращения стихийного бедствия, производственной аварии или немедленного устранения их последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия, учреждения, организации. В случае отзыва работника из отпуска его труд оплачивают с учетом той суммы, которая была начислена на оплату неиспользованной части отпуска.

Для профессиональной подготовки и повышения квалификации работников, особенно молодежи, собственник или уполномоченный им орган организует индивидуальное, бригадное, курсовое и другое производственное обучение за счет предприятия, организации, учреждения.

В период производственного обучения, переквалификации или обучения другим специальностям работники не могут использоваться на любой работе, не относящейся к изучаемой ими.

Для работников, успешно обучающихся в средних общеобразовательных вечерних школах, классах, группах с дневной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах, на период учебного года устанавливается сокращенная рабочая неделя на один рабочий день или на соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели).

Работникам, указанным в части первой настоящей статьи, за время освобождения от работы выплачивается 50 процентов средней заработной платы по основному месту работы, но не ниже минимального размера заработной платы.

Собственник или уполномоченный им орган может предоставлять без ущерба для производственной деятельности работникам, обучающимся в средних общеобразовательных вечерних школах, классах, группах с дневной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах, по их желанию, в период учебного года без сохранения заработной платы один-два свободных от работы дня в неделю.

Работникам, обучающимся в учебных заведениях без отрыва от производства, ежегодные отпуска по их желанию присоединяются ко времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, времени подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой.

Работникам, обучающимся в средних общеобразовательных вечерних школах, классах, группах с дневной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах, ежегодные отпуска по их желанию предоставляются с таким расчетом, чтобы они могли быть использованы до начала обучения в этих учреждениях.

Работникам, успешно обучающимся в учебных заведениях без отрыва от производства и желающим присоединить отпуск ко времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, времени подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой, ежегодные отпуска полной продолжительности за первый год работы предоставляются до наступления шестимесячного срока непрерывной работы на данном предприятии, в учреждении, организации.

Работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 15 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и обратно. Работникам, обучающимся без отрыва от производства на подготовительных отделениях при высших учебных заведениях, в период учебного года предоставляется, по их желанию, один свободный от работы день в неделю без сохранения заработной платы. Для сдачи выпускных экзаменов им предоставляется дополнительный отпуск на условиях, предусмотренных частью первой настоящей статьи.

Работникам, успешно обучающимся без отрыва от производства в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска:

) на период установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов для обучающихся на первом и втором курсах в высших учебных заведениях

.1) первого и второго уровней аккредитации с вечерней формой обучения - 10 календарных дней,

.2) третьего и четвертого уровней аккредитации с вечерней формой обучения - 20 календарных дней,

.3) независимо от уровня аккредитации с заочной формой обучения - 30 календарных дней;

) на период установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов для обучающихся на третьем и последующих курсах в высших учебных заведениях

.1) первого и второго уровней аккредитации с вечерней формой обучения - 20 календарных дней,

.2) третьего и четвертого уровней аккредитации с вечерней формой обучения - 30 календарных дней,

.3) независимо от уровня аккредитации с заочной формой обучения - 40 календарных дней;

) на период сдачи государственных экзаменов в высших учебных заведениях независимо от уровня аккредитации - 30 календарных дней;

) на период подготовки и защиты дипломного проекта (работы) студентам, обучающимся в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения первого и второго уровней аккредитации - два месяца, а в высших учебных заведениях третьего и четвертого уровней аккредитации - четыре месяца.

Продолжительность дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, получающим второе (следующее) высшее образование по заочной (вечерней) форме обучения в учебных заведениях последипломного образования и высших учебных заведениях, имеющих в своем подчинении подразделения последипломного образования, определяется как для лиц, обучающихся на третьем и последующих курсах высшего учебного заведения соответствующего уровня аккредитации.

Работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, для подготовки и сдачи экзаменов предоставляется один раз в год дополнительный оплачиваемый отпуск из расчета 10 календарных дней на каждый экзамен.

Работникам, обучающимся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Работникам, обучающимся на последних курсах высших учебных заведений, в течение десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов предоставляется еженедельно при шестидневной рабочей неделе один свободный от работы день для подготовки к занятиям с оплатой его в размере 50 процентов получаемой заработной платы, но не ниже минимального размера заработной платы.

При пятидневной рабочей неделе количество свободных от работы дней изменяется в зависимости от продолжительности рабочей смены при условии сохранения общего количества свободных от работы часов. В течение десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов работникам, по их желанию, может быть предоставлено дополнительно еще один-два свободных от работы дня в неделю без сохранения заработной платы. Работникам, обучающимся без отрыва от производства в аспирантуре, по их желанию в течение четырех лет учебы предоставляется один свободный от работы день в неделю с оплатой его в размере 50 процентов средней заработной платы работника.

Собственник или уполномоченный им орган оплачивает работникам, обучающимся в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения, проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно один раз в год на установочные занятия, для выполнения лабораторных работ и сдачи зачетов и экзаменов - в размере 50 процентов стоимости проезда. В таком же размере производится оплата проезда для подготовки и защиты дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов.

Творческий отпуск предоставляется работникам для окончания диссертационных работ, написания учебников и в других случаях, предусмотренных законодательством.

Продолжительность, порядок, условия предоставления и оплаты творческих отпусков устанавливаются Кабинетом Министров Украины. Право на творческий отпуск имеют работники предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности по основному месту работы.

Творческий отпуск предоставляется для завершения диссертаций на соискание ученой степени доктора или кандидата наук, а также для написания учебников, монографии, справочника или иной научной работы. Творческий отпуск для завершения кандидатской диссертации предоставляется продолжительностью до трех месяцев, докторской - до шести.

Основанием для предоставления творческого отпуска для завершения диссертации является заявление работника и рекомендация о целесообразности предоставления творческого отпуска научного (научно-технического) совета центрального органа исполнительной власти или ученого совета высшего учебного заведения III-IV уровней аккредитации или научно-исследовательского института соответствующего профиля.

Для получения творческого отпуска с целью завершения работы над диссертацией лицо, желающее получить научную степень, должен сделать научный доклад на заседании кафедры, отдела или лаборатории, где она проводит научную работу. По результатам доклада дается мотивированный вывод с обоснованием продолжительности отпуска.

Творческий отпуск для написания учебника или научной работы продолжительностью до трех месяцев предоставляется на основании заявления работника и справки издательства о включении учебника или научной работы в план издания на текущий год. Поскольку в последнее время получить такую ​​справку несколько сложнее, чем написать заявление, существенное значение приобретает правило о том, что творческий отпуск для целей, которые рассматриваются, может быть предоставлена ​​только работнику, который успешно соединяет основную трудовую деятельность с научной работой.

Если учебник или научная работа создается авторским коллективом, творческий отпуск предоставляется одному из авторов на основе письменного заявления, подписанного всеми членами авторского коллектива. На время творческого отпуска за работником сохраняется место работы и средняя заработная плата [27, c.283-284].

Кодексом законов о труде определено, что социальные отпуска могут предоставляться:

) в связи с беременностью и родами: до родов 70 календарных дней после родов - 56 календарных дней (70 календарных дней - в случае рождения двух и более детей и в случае осложненных родов);

) для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

) женщинам, которые работают и имеют двух и более детей до 15 лет или ребенка-инвалида, по их желанию ежегодно предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 5 календарных дней без учета выходных.

В случаях, предусмотренных статьей 25 Закона Украины «Об отпусках», работнику по его желанию предоставляется в обязательном порядке отпуск без сохранения заработной платы.

По семейным обстоятельствам и по другим причинам работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы на срок, обусловленный соглашением между работником и собственником или уполномоченным им органом, но не более 15 календарных дней в год.

Отпуск без сохранения заработной платы по желанию работника предоставляется в обязательном порядке:

) матери или отцу, воспитывающему детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), имеющей двух и более детей до 15 лет или ребенка-инвалида, - продолжительностью до 14 календарных дней ежегодно;

) мужу, жена которого находится в послеродовом отпуске, - продолжительностью до 14 календарных дней;

) матери или другим лицам, указанным в части третьей статьи 18 и части первой статьи 19 настоящего Закона, в случае если ребенок требует домашнего ухода, - продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком шестилетнего возраста;

) ветеранам войны, лицам, имеющим особые заслуги перед Родиной, и лицам, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты», - продолжительностью до 14 календарных дней ежегодно;

) лицам, имеющим особые трудовые заслуги перед Родиной, - продолжительностью до 21 календарного дня ежегодно;

) пенсионерам по возрасту и инвалидам III группы - продолжительностью до 30 календарных дней ежегодно;

) инвалидам I и II групп - продолжительностью до 60 календарных дней ежегодно;

) лицам, которые женятся, - продолжительностью до 10 календарных дней;

) работникам в случае смерти родных по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер - продолжительностью до 7 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту погребения и обратно; других родных - продолжительностью до 3 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту погребения и обратно;

) работникам для ухода за больным родным по крови или по браку, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, - продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более 30 календарных дней;

) работникам для завершения санаторно-курортного лечения - продолжительностью, определенной в медицинском заключении;

) работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения, - продолжительностью 15 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и обратно;

) работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также работникам, обучающимся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки, - продолжительностью, необходимой для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или учреждения науки и обратно;

) совместителям - на срок до окончания отпуска по основному месту работы;

) ветеранам труда - продолжительностью до 14 календарных дней ежегодно;

) работникам, которые не использовали по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительные отпуска полностью или частично и получили за них денежную компенсацию, - продолжительностью до 24 календарных дней в первый год работы на данном предприятии до наступления шестимесячного срока непрерывной работы;

) работникам, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности, - продолжительностью 12 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и в обратном направлении.

При наличии двух или более детей указанного возраста такой отпуск предоставляется отдельно для сопровождения каждого ребенка.

По семейным обстоятельствам и по другим причинам работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы на срок, обусловленный соглашением между работником и собственником или уполномоченным им органом, но не более 15 календарных дней в год. В случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.

В случае увольнения руководящих, педагогических, научных, научно-педагогических работников, специалистов учебных заведений, которые до увольнения проработали не менее 10 месяцев, денежная компенсация выплачивается за не использованные ими дни ежегодных отпусков из расчета полной их продолжительности.

В случае перевода работника на работу на другое предприятие, в учреждение, организацию денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков по его желанию должна быть перечислена на счет предприятия, учреждения, организации, куда перешел работник. По желанию работника часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией. При этом продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть менее 24 календарных дней.

Лицам в возрасте до восемнадцати лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией не допускается.

В случае смерти работника денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, выплачивается наследникам. Надзор за соблюдением законодательства об отпусках осуществляют специально уполномоченные на то государственные органы и инспекции, которые независимы в своей деятельности от владельца или уполномоченного им органа.

Контроль за соблюдением законодательства об отпусках осуществляют в пределах своей компетенции центральные и местные органы исполнительной власти и профсоюзные органы.

Высший надзор за соблюдением и правильным применением законодательства об отпусках осуществляется Генеральным прокурором Украины и подчиненными ему прокурорами [13, 14, 26, 27].

1.3 Охрана труда

Государственная политика в области охраны труда определяется в соответствии с Конституцией Украины Верховной Радой Украины и направлена ​​на создание надлежащих, безопасных и здоровых условий труда, предотвращение несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Государственная политика в области охраны труда базируется на принципах:

) приоритета жизни и здоровья работников, полной ответственности работодателя за создание надлежащих, безопасных и здоровых условий труда;

) повышение уровня промышленной безопасности путем обеспечения сплошного технического контроля за состоянием производств, технологий и продукции, а также содействия предприятиям в создании безопасных и безвредных условий труда;

) комплексного решения задач охраны труда на основе общегосударственной, отраслевых, региональных программ по этому вопросу и с учетом других направлений экономической и социальной политики, достижений в области науки и техники и охраны окружающей среды;

) социальной защиты работников, полного возмещения ущерба лицам, пострадавшим от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

) установление единых требований по охране труда для всех предприятий и субъектов предпринимательской деятельности независимо от форм собственности и видов деятельности;

) адаптации трудовых процессов к возможностям работника с учетом его здоровья и психологического состояния;

) использование экономических методов управления охраной труда, участия государства в финансировании мероприятий по охране труда, привлечения добровольных взносов и других поступлений на эти цели, получение которых не противоречит законодательству;

) информирование населения, проведение обучения, профессиональной подготовки и повышения квалификации работников по вопросам охраны труда;

) обеспечение координации деятельности органов государственной власти, учреждений, организаций, объединений граждан, решающих проблемы охраны здоровья, гигиены и безопасности труда, а также сотрудничества и проведения консультаций между работодателями и работниками (их представителями), между всеми социальными группами при принятии решений по охране труда на местном и государственном уровнях;

) использование мирового опыта организации работы по улучшению условий и повышению безопасности труда на основе международного сотрудничества.

Государственный надзор за соблюдением законов и других нормативно-правовых актов об охране труда осуществляют:

) специально уполномоченный центральный орган исполнительной власти по надзору за охраной труда;

) специально уполномоченный государственный орган по вопросам радиационной безопасности;

) специально уполномоченный государственный орган по вопросам пожарной безопасности;

) специально уполномоченный государственный орган по вопросам гигиены труда.

Органы государственного надзора за охраной труда не зависят от каких-либо хозяйственных органов, субъектов предпринимательства, объединений граждан, политических формирований, местных государственных администраций и органов местного самоуправления, им не подотчетны и не подконтрольны. Деятельность органов государственного надзора за охраной труда регулируется законами Украины «Об использовании ядерной энергии и радиационной безопасности», «О пожарной безопасности», «Об обеспечении санитарного и эпидемического благополучия населения», другими нормативно-правовыми актами и положениями об этих органах, которые утверждаются Президентом Украины или Кабинетом Министров Украины.

Условия трудового договора не могут содержать положений, противоречащих законам и другим нормативно-правовым актам по охране труда. При заключении трудового договора работодатель должен проинформировать работника под расписку об условиях труда и о наличии на его рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, возможных последствиях их влияния на здоровье и о правах работника на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором.

В коллективном договоре, соглашении стороны предусматривают обеспечение работникам социальных гарантий в области охраны труда на уровне не ниже предусмотренного законодательством, их обязанности, а также комплексные мероприятия по достижению установленных нормативов безопасности, гигиены труда и производственной среды, повышению существующего уровня охраны труда , предотвращение случаев производственного травматизма, профессиональных заболеваний, аварий и пожаров, определяют объемы и источники финансирования указанных мероприятий.

Работники при приеме на работу и в процессе работы должны проходить за счет работодателя инструктаж, обучение по вопросам охраны труда, оказания первой медицинской помощи пострадавшим от несчастных случаев и правил поведения в случае возникновения аварии. Работники, занятые на работах с повышенной опасностью или там, где есть потребность в профессиональном отборе, должны ежегодно проходить за счет работодателя специальное обучение и проверку знаний соответствующих нормативно-правовых актов по охране труда. Перечень работ с повышенной опасностью утверждается специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти по надзору за охраной труда.

Должностные лица, деятельность которых связана с организацией безопасного ведения работ, при приеме на работу и периодически, один раз в три года проходят обучение, а также проверку знаний по вопросам охраны труда с участием профсоюзов. Порядок проведения обучения и проверки знаний должностных лиц по вопросам охраны труда определяется типовым положением, утверждаемым специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти по надзору за охраной труда. Не допускаются к работе работники, в том числе должностные лица, не прошедшие обучение, инструктаж и проверку знаний по охране труда. В случае выявления у работников, в том числе должностных лиц, неудовлетворительных знаний по вопросам охраны труда, они должны в месячный срок пройти повторное обучение и проверку знаний [1]. Согласно определению, которое дает Ратушняк С. П., охрана труда - это совокупность норм трудового права, установленных в интересах работников по охране их трудовых прав. Включает в себя технику безопасности, производственную санитарию, охране труда несовершеннолетних, молодежи и женщин, организацию охраны труда и т.п..

Общими нормами охраны труда являются:

) соответствие требованиям, которые гарантируют здоровые и безопасные условия труда зданий, сооружений и оборудования;

) защиту работающих от воздействия вредных условий труда;

) соблюдение санитарных норм в помещениях

) эксплуатация оборудования в соответствии с правилами;

) наличие и функционирование санитарно-бытовых помещений;

) соблюдение техники безопасности;

) соблюдение пожарной безопасности [26, c. 151].

На всех предприятиях, в учреждениях, организациях создаются безопасные и безвредные условия труда. Собственник должен внедрять современные средства техники безопасности, предупреждающие производственный травматизм, и обеспечивать санитарно-гигиенические условия, предотвращающие возникновение профессиональных заболеваний работников (бесплатный спецодежда, обувь, средства безопасности и т.д.). Собственник не вправе требовать от работника выполнения работы, сопряженной с явной опасностью для жизни, а также в условиях, не отвечающих законодательству об охране труда. На собственника возлагается систематическое проведение инструктажа работников по охране труда, противопожарной охране.

Собственник обязан принимать меры по облегчению и оздоровлению условий труда работников путем внедрения прогрессивных технологий, достижения науки и техники, средств автоматизации и механизации производства, снижения и устранения запыленности и загазованности воздуха в производственных помещениях, снижения интенсивности шума, вибрации, излучений и т.п. [1 ].

Обязанности работника по выполнению актов об охране труда:

) знать и выполнять требования актов об охране труда, правила обращения с машинами, механизмами и т.п., пользоваться средствами защиты;

) соблюдать обязательства по охране труда, предусмотренных коллективным договором и правилами внутреннего трудового распорядка;

) проходить в установленном порядке предварительные и периодические медицинские осмотры;

) сотрудничать с собственником в деле организации безопасных и безвредных условий труда, лично принимать посильные меры по устранению любой производственной ситуации, создающей угрозу жизни и здоровью людей, окружающей среде.

Контроль за соблюдением требований по охране труда, созданию здоровых и безопасных условий труда возлагается на администрацию предприятия - руководителя и главного инженера, а в цехах на начальников цехов, мастеров [26, c.151].

На предприятии с количеством работающих 50 и более человек работодатель создает службу охраны труда в соответствии с типовым положением, утверждаемым специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти по надзору за охраной труда. На предприятии с количеством работающих менее 50 человек функции службы охраны труда могут исполнять в порядке совместительства лица, имеющие соответствующую подготовку. На предприятии с количеством работающих менее 20 человек для выполнения функций службы охраны труда могут привлекаться посторонние специалисты на договорных началах, имеющие соответствующую подготовку. Служба охраны труда подчиняется непосредственно работодателю.

Специалисты службы охраны труда в случае выявления нарушений охраны труда имеют право:

) выдавать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения предписания по устранению имеющихся недостатков, получать от них необходимые сведения, документацию и объяснения по вопросам охраны труда;

) требовать отстранения от работы лиц, не прошедших предусмотренных законодательством медицинского осмотра, обучения, инструктажа, проверки знаний и не имеют допуска к соответствующим работам или не выполняют требований нормативно-правовых актов по охране труда;

) приостанавливать работу производства, участка, машин, механизмов, оборудования и других средств производства в случае нарушений, создающих угрозу жизни или здоровью работающих;

) направлять работодателю представление о привлечении к ответственности работников, нарушающих требования по охране труда Ликвидация службы охраны труда допускается только в случае ликвидации предприятия или прекращения использования наемного труда физическим лицом.

Работодатель обязан создать на рабочем месте в каждом структурном подразделении условия труда согласно нормативно-правовых актов, а также обеспечить соблюдение требований законодательства относительно прав работников в области охраны труда.

С этой целью работодатель обеспечивает функционирование системы управления охраной труда, а именно:

) создает соответствующие службы и назначает должностных лиц, обеспечивающих решение конкретных вопросов охраны труда, утверждает инструкции об их обязанностях, правах и ответственности за выполнение возложенных на них функций, а также контролирует их соблюдение;

) разрабатывает при участии сторон коллективного договора и реализует комплексные мероприятия для достижения установленных нормативов и повышения существующего уровня охраны труда;

) обеспечивает выполнение необходимых профилактических мер в соответствии с обстоятельствами;

) внедряет прогрессивные технологии, достижения науки и техники, средства механизации и автоматизации производства, требования эргономики, положительный опыт по охране труда и т.п.;

) обеспечивает надлежащее содержание зданий и сооружений, производственного оборудования, мониторинг за их техническим состоянием;

) обеспечивает устранение причин, приводящих к несчастным случаям, профессиональным заболеваниям, и осуществление профилактических мер, определенных комиссиями по итогам расследования этих причин;

) организует проведение аудита охраны труда, лабораторных исследований условий труда, оценку технического состояния производственного оборудования, аттестаций рабочих мест на соответствие нормативно-правовым актам по охране труда в порядке и сроки, определяемые законодательством, и по их итогам принимает меры к устранению опасных и вредных для здоровья производственных факторов;

) разрабатывает и утверждает положения, инструкции, другие акты по охране труда, действующие в пределах предприятия и устанавливающие правила выполнения работ и поведения работников на территории предприятия, в производственных помещениях, на строительных площадках, рабочих местах в соответствии с нормативно-правовых актов охраны труда, обеспечивает бесплатно работников нормативно-правовыми актами и актами предприятия по охране труда;

) осуществляет контроль за соблюдением работником технологических процессов, правил обращения с машинами, механизмами, оборудованием и другими средствами производства, использованием средств коллективной и индивидуальной защиты, выполнением работ в соответствии с требованиями по охране труда;

) организует пропаганду безопасных методов труда и сотрудничество с работниками в области охраны труда;

) принимает срочные меры для помощи пострадавшим, привлекает при необходимости профессиональные аварийно-спасательные формирования в случае возникновения на предприятии аварий и несчастных случаев.

Работодатель несет непосредственную ответственность за нарушение указанных требований.

Работодатель обязан за свои средства обеспечить финансирование и организовать проведение предварительного (при приеме на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда или таких, где есть потребность в профессиональном отборе, ежегодного обязательного медицинского осмотра лиц в возрасте до 21 года.

По результатам периодических медицинских осмотров в случае необходимости работодатель должен обеспечить проведение соответствующих оздоровительных мероприятий. Медицинские осмотры проводятся соответствующими учреждениями здравоохранения, работники которых несут ответственность согласно законодательству за соответствие медицинского заключения фактическому состоянию здоровья работника. Порядок проведения медицинских осмотров определяется специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области здравоохранения. Работодатель имеет право в установленном законом порядке привлечь работника, уклоняющегося от прохождения обязательного медицинского осмотра, к дисциплинарной ответственности, а также обязан отстранить его от работы без сохранения заработной платы.

Работодатель обязан обеспечить за свой счет внеочередной медицинский осмотр работников:

) по заявлению работника, если он считает, что ухудшение состояния его здоровья связано с условиями труда;

) по своей инициативе, если состояние здоровья работника не позволяет ему выполнять свои трудовые обязанности.

За время прохождения медицинского осмотра за работниками сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Работников, нуждающихся по состоянию здоровья в предоставлении более легкой работы, владелец должен перевести, с их согласия, на такую ​​работу в соответствии с медицинским заключением временно или без ограничения срока. Собственник должен проводить расследование и вести учет несчастных случаев, профессиональных заболеваний и аварий на производстве.

Работодатель должен организовывать расследование и вести учет несчастных случаев, профессиональных заболеваний и аварий в соответствии с положением, утверждаемым Кабинетом Министров Украины по согласованию с всеукраинскими объединениями профсоюзов. По итогам расследования несчастного случая, профессионального заболевания или аварии работодатель составляет акт по установленной форме, один экземпляр которого он обязан выдать пострадавшему или другому заинтересованы лицу не позднее трех дней с момента окончания расследования. В случае отказа работодателя составить акт о несчастном случае либо несогласия потерпевшего с его содержанием вопросы разрешаются должностным лицом органа государственного надзора за охраной труда, решение которого является обязательным для работодателя. Решение должностного лица органа государственного надзора за охраной труда может быть обжаловано в судебном порядке.

Владелец обязан возместить работнику ущерб, причиненный увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей. Возмещение морального вреда производится владельцем, если опасные условия труда привели к моральной потере пострадавшего, нарушили его нормальные жизненные связи и требуют от него дополнительных усилий для организации своей жизни.

Работодатель обязан возместить убытки, причиненные нарушением требований по охране труда другим юридическим, физическим лицам и государству, на общих основаниях, предусмотренных законом. Работодатель возмещает расходы на проведение работ по спасению пострадавших во время аварии и ликвидации ее последствий, на расследование и проведение экспертизы причин аварии, несчастного случая или профессионального заболевания, на составление санитарно-гигиенической характеристики условий труда лиц, проходящих обследование на наличие профессионального заболевания, а также другие расходы, предусмотренные законодательством.

За нарушение законодательства об охране труда, невыполнение распоряжений должностных лиц органов государственного надзора за охраной труда юридические и физические лица, которые согласно законодательству используют наемный труд, привлекаются органами государственного надзора за охраной труда к уплате штрафа в порядке, установленном законом.

Применение штрафных санкций к должностным лицам и работникам за нарушение законов и иных нормативно-правовых актов по охране труда осуществляется в соответствии с Кодексом Украины об административных правонарушениях. Лица, на которых наложен штраф, вносят его в кассу предприятия по месту работы. Решение о взыскании штрафа может быть обжаловано в месячный срок в судебном порядке.

Средства от применения штрафных санкций к юридическим или физическим лицам, в соответствии с законодательством используют наемный труд, должностных лиц и работников, зачисляются в Государственный бюджет Украины.

За нарушение законов и других нормативно-правовых актов об охране труда, создание препятствий в деятельности должностных лиц органов государственного надзора за охраной труда, а также представителей профсоюзов, их организаций и объединений виновные лица привлекаются к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности согласно закону. [1, 14]

.4 Трудовая дисциплина. Дисциплинарная ответственность

Трудовая дисциплина на предприятиях, в учреждениях, организациях регулируется ст. 140 КЗоТ, и обеспечивается созданием необходимых организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы, сознательным отношением к труду, методами убеждения, воспитания, а также поощрением за добросовестный труд [14].

В трудовых коллективах создается обстановка нетерпимости к нарушениям трудовой дисциплины, строгой товарищеской требовательности к работникам, недобросовестно выполняющим трудовые обязанности. К нарушителям трудовой дисциплины применяются меры дисциплинарного и общественного воздействия.

На первое место среди средств обеспечения трудовой дисциплины ст. 140 КЗоТ ставит создание необходимых организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы. Если владелец таких условиях не создал, ему будет трудно предъявить работников требование строго соблюдать трудовую дисциплину, а в конкретной ситуации работник может доказать, что нарушение, которое ставится ему в вину, вызвано тем, что владелец не создал организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы. Практика рассмотрения трудовых споров, связанных с применением дисциплинарных взысканий, в том числе с увольнением с работы за нарушение трудовой дисциплины, свидетельствует о том, что работники очень часто причиной допущенного ими нарушения называют ненадлежащую организацию труда, создание по вине собственника ситуации правовой неопределенности, в условиях которой действия работника ошибочно квалифицированы как правонарушение. Такие доказательства работников далеко не всегда отражают действительные обстоятельства, но не редки и такие случаи, когда они правдивы, что приводит к удовлетворению органами по рассмотрению трудовых споров соответствующих требований работников.

Со стороны работника трудовая дисциплина обеспечивается сознательным отношением к труду. Такое отношение работников к труду должна формироваться на предприятии методами убеждения и воспитания, которые должны применять работники, представляющие собственника и организуют работу других сотрудников. Следует обратить внимание на явно недостаточное применение таких методов обеспечения трудовой дисциплины. Общий невысокий уровень культуры общения на предприятиях приводит к тому, что порой психологический комфорт на работе испытывает только руководитель и лишь в процессе общения с подчиненными. Тот же руководитель в общении с вышестоящим руководителем часто находится в состоянии чрезвычайного психологического дискомфорта. Унижение чести и достоинства личности, грубо брань превращается в метод общения руководителей с подчиненными работниками. Все это негативным образом сказывается на дисциплине труда, качества работы, а также на экономике страны в целом.

Далее в числе средств обеспечения трудовой дисциплины ст. 140 КЗоТ называет поощрения за добросовестный труд. Поощрение за добросовестный труд не сводится к применению мер поощрения, предусмотренных статьями 143-146 КЗоТ. Оно может применяться также в рамках премиальной системы оплаты труда.

Часть вторая ст. 140 КЗоТ косвенно приписывает создавать в трудовых коллективах обстановку нетерпимости к нарушениям трудовой дисциплины, строгой товарищеской требовательности к работникам, недобросовестно выполняющим трудовые обязанности. Обязанность работников проявлять такую требовательность ограничено трудовой функцией и системой технологических связей между работниками. Было бы неправильным считать, что эта статья предусматривает проведение на работе ежедневных митингов с целью осуждения нарушителей трудовой дисциплины.

Собственник или уполномоченный им орган должен правильно организовать труд работников, создавать условия для роста производительности труда, обеспечивать трудовую и производственную дисциплину, неуклонно соблюдать законодательство о труде и правил охраны труда, внимательно относиться к нуждам и запросам работников, улучшать условия их труда и быта.

Обязанность правильно организовать труд работников раскрывается как обеспечение таких условий, чтобы каждый работал по своей специальности и квалификации (должности), которые определены трудовым договором, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала работы был ознакомлен с установленным задачами и обеспечен работой в течение всего рабочего дня (смены), чтобы каждому были обеспечены здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и другого оборудования, а также нормальные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимых для бесперебойной и ритмичной работы (подпункт «а» п, 4 2 Типовых правил).

Согласно подпунктам "ж", "з", "ы" п. 12 Типовых правил раскрывается содержание обязанности владельца неуклонно соблюдать законодательство о труде и правил по охране труда. В частности, собственник обязуется улучшать условия труда, обеспечивать надлежащее техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия труда, в соответствии с правилами охраны труда (при отсутствии таких правил собственник по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации принимает меры, обеспечивающие безопасные условия труда), принимать необходимые меры по профилактике производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний работников, обеспечивать в соответствии с действующими нормами и положениями специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, постоянно контролировать знание и соблюдение работниками всех требований законодательства и инструкций по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной безопасности.

Владельцу также предлагается с целью создания условий для роста производительности труда своевременно доводить до производственных подразделений, бригад и звеньев плановые задания, обеспечивать их выполнение с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов, осуществлять мероприятия, направленные на более полное выявление и использование внутренних резервов, обеспечение научно обоснованного нормирования расхода сырья и материалов, энергии и топлива, рационального и экономного их использования.

На собственника возлагается обязанность обеспечить строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины, постоянно осуществлять организаторскую, экономическую и воспитательную работу, направленную на ее укрепление, устранение потерь рабочего времени, рациональное использование трудовых ресурсов, формирование стабильных трудовых коллективов; применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины , учитывая при этом мнение трудового коллектива (подпункт «е» п. 12 Типовых правил). Следует отметить, что судебная практика не придает юридического значения действиям владельцев, которые не учитывают мнение трудового коллектива при применении к работникам мер дисциплинарной ответственности.

На собственника возлагается (подпункт «д» п. 12 Типовых правил) обязанность постоянно совершенствовать организацию оплаты труда, повышать качество нормирования труда, обеспечивать материальную заинтересованность работников в результатах их личного труда и общих результатов работы, обеспечивать правильное применение действующих условий оплаты и нормирования труда, выдавать заработную плату в установленные сроки. Одновременно начали противоречить новейшему отечественному законодательству закреплены в Типовых правилах обязанности владельца применять коллективные формы оплаты труда по конечным результатам, обеспечивать правильное соотношение между ростом производительности труда и заработной платой. Эти нормы в свое время формулировали обязанности собственника предприятия перед государством. Они всегда выходили за рамки предмета трудового права, не могли рассматриваться как, регулирующие трудовые отношения между работником и собственником [12].

Подпункт «л» п. 12 Типовых правил обязывает владельца рассматривать и внедрять изобретения и рационализаторские предложения, поддерживать и поощрять новаторов производства, содействовать массовому техническому творчеству. Это правило, вряд ли можно признать нормой прямого действия, непосредственно регулирующим трудовые отношения. Владелец обязан создавать трудовому коллективу необходимые условия для реализации полномочий, предоставляемых ему в соответствии с законодательством, обеспечивать условия для участия работников в управлении предприятиями, учреждениями, организациями, своевременно рассматривать критические замечания работников и сообщать им о принятых мерах. Эти обязанности владельца приобретают значение в свете проблемы социального партнерства, в том числе в рамках предприятия.

Трудовой распорядок на предприятиях определяется Правилами внутреннего трудового распорядка, которые утверждаются трудовыми коллективами по представлению собственника и профсоюзного комитета на основе типовых правил [26].

Правила внутреннего трудового распорядка - внутренний нормативный документ, определяющий организацию работы предприятия, режим работы, взаимные обязанности предприятия и работников и т.п.. Поэтому правила внутреннего трудового распорядка обязательны для исполнения всем сотрудникам и работникам предприятий, учреждений и организаций.

Документ оформляется на бланке учреждения или чистом листе бумаги с проставлением реквизитов:

) название вида документа;

) дата;

) регистрационный номер документа;

) место составления или издания документа;

) заголовок к тексту;

) подпись разработчика;

) гриф утверждения (руководителем или первым заместителем).

Этот организационный документ регламентирован Кодексом законов о труде Украины и имеет четко определенную структуру. Ст. 29 КЗоТ Украины обязывает собственника к началу работы по заключенному трудовому договору «ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором» [25].

Основой для разработки местных правил внутреннего трудового распорядка является Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций. Типовые правила являются нормативно-правовым актом, их нормы подлежат непосредственному применению. Отступление от норм Типовых правил недопустимо, за исключением тех случаев, когда нормы самих Типовых правил как нормативного акта Союза ССР пришли в противоречие с законодательством Украины и утратившими силу. В местных правил могут быть включены положения, дополняющие Типовые правила, конкретизирующие их содержание.

Эти Типовые правила предусматривают утверждение отраслевых правил внутреннего трудового распорядка относительно особенностей соответствующих отраслей. Согласно этому Министерство образования утвердило Типовые правила внутреннего трудового распорядка для работников государственных учебно-воспитательных заведений Украины. Местные правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются собственником и выборным органом первичной профсоюзной организации на основе Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, которые передают их на утверждение трудовому коллективу. Полномочия утверждать правила внутреннего трудового распорядка принадлежит трудовым коллективам предприятий, учреждений и организаций.

Даже в органах государственной власти право утверждать правила внутреннего трудового распорядка принадлежит трудовому коллективу [27].

За годы независимости Украины приняты следующие уставы и положения о дисциплине:

) Дисциплинарный устав прокуратуры Украины. Действие Дисциплинарного устава прокуратуры распространяется на прокурорско-следственных работников, а также работников учебных, научных и других учреждений прокуратуры, имеющих классные чины (ст. 3 Дисциплинарного устава прокуратуры);

) Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта;

) Положение о дисциплине работников горных предприятий;

) Устав о дисциплине работников специальных (военизированных) аварийно-спасательных служб;

) Особенности дисциплинарной ответственности судей и порядка привлечения их к дисциплинарной ответственности определены статьями 31-38 Закона «О статусе судей» и Законом «О судоустройстве Украины».

) Государственные служащие в дополнение к нормам КЗоТ несут обязанности, дисциплинарную ответственность и поощряются в соответствии с правилами Закона «О государственной службе» [12].

К работникам, добросовестно выполняют свои обязанности, могут применяться любые поощрения, содержащиеся в утвержденных трудовыми коллективами правилах внутреннего трудового распорядка, которые объявляются приказом в торжественной обстановке и заносятся в трудовые книжки работников. Работникам, успешно и добросовестно выполняющих свои трудовые обязанности, предоставляются в первую очередь преимущества и льготы в области социально-культурного и жилищно-бытового обслуживания, им предоставляется также преимущество при продвижении по работе. Работники, успешно и добросовестно выполняют свои обязанности, могут считаться все работники, не имеющие дисциплинарных взысканий.

Отсутствие надлежащим утвержденных местных правил внутреннего трудового распорядка, отсутствие в них перечень поощрений, которые могут применяться на предприятиях, вообще лишает владельца возможности применять поощрения в отношении работников. Возможность поощрения работников может предусматриваться в коллективном договоре, ином локальном нормативном акте. Записи только о таких поощрения должны быть внесены в трудовую книжку.

Если на предприятии не функционирует профсоюзная организация, собственник вправе самостоятельно применять к работникам поощрения. Но в таком случае владельцу целесообразно было бы соблюдать правила п. 21 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, которое приписывает при применении поощрений учитывать мнение трудового коллектива [27]. Дисциплинарная ответственность - это ответственность за нарушение внутреннего трудового распорядка, путем наложения дисциплинарных взысканий.

Дисциплинарное взыскание - это невыгодные действия рабочего последствия за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на него трудовых обязанностей [26, c.150].

Основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности является нарушение трудовой дисциплины.

Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности достаточно, чтобы был зафиксирован сам факт нарушения. До применения дисциплинарного взыскания собственник обязан затребовать от работника письменное объяснение. Отсутствие таких объяснений не препятствует применению взыскания, если собственник сможет доказать то, что объяснение работника от затребовал их дал. Как правило, таким доказательством является акт, составленный за подписью нескольких лиц в подтверждение отказа работника дать объяснения по сути нарушения трудовой дисциплины [27].

Часть вторая ст. 149 КЗоТ дает право собственнику выбирать вид взыскания, но обязывает его учитывать при этом целый ряд факторов:

) степень тяжести совершенного проступка;

) причиненный нарушением вред;

) обстоятельства, при которых совершен проступок;

) предшествующую работу работника.

Работник имеет право обжаловать в суд применено к нему дисциплинарное взыскание в виде увольнения, ссылаясь на то, что собственник не учел перечисленные факторы. Обжаловать же по этим обстоятельствам выговор нельзя, поскольку это - наименее строгий вид взыскания, который собственник вправе применять за любое нарушение трудовой дисциплины.

За нарушение трудовой дисциплины к работнику применяются следующие взыскания:

) выговор;

) освобождение из работы [26, c.150].

Дисциплинарные взыскания применяются органом, которому предоставлено право приема на работу данного работника. Собственник может применять дисциплинарное взыскание не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. Взыскание объявляется приказом и сообщается работнику под расписку. Если работник не допустил нового нарушения дисциплины и притом проявил себя как добросовестный работник, то взыскание может быть снято до истечения 1 года. Взыскание объявляется в приказе (распоряжении) и сообщается работнику под расписку. Действует трехдневный срок для сообщения приказа об объявлении взыскания работнику под расписку, определен п. 31 Типовых правил. Отказ работника от ознакомления с приказом об объявлении взыскания или удостоверения этого факта своей подписью не ставит под сомнение силу взыскания, но отказ должен быть в случае спора в суде доказана. Обычно на практике отказ удостоверяется актом, составленным с участием очевидцев этого факта. В течение срока дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяются. В отличие от института материальной ответственности, который не ограничивает срок привлечения к материальной ответственности со дня причинения работником материального ущерба предприятию, учреждению, организации, институт дисциплины труда не допускает возможности применения дисциплинарного взыскания, если со дня нарушения трудовой дисциплины прошло более шести месяцев. Если, например, акт инвентаризации материальных ценностей подписано 20 июня 2003 года, а 21 декабря 2004 года во время новой инвентаризации выявлены ошибки в акте инвентаризации от 20 июня, применения дисциплинарного взыскания в отношении членов инвентаризационной комиссии, которая проводила первую из указанных инвентаризаций, невозможно в связи"связи с истечением установленного законом предельного срока.

Обычный порядок обжалования дисциплинарного взыскания - это обращение работника с заявлением в комиссию по трудовым спорам, как это предусмотрено статьями 221 и 225 КЗоТ [14].

Относительно увольнения, собственник может уволить работника за такие нарушения трудовой дисциплины, как, например, прогул, появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения и т.п..

Закон «О государственной службе» (ст. 14) устанавливает следующие меры дисциплинарного воздействия, как предупреждение о неполном служебном соответствии и задержка до одного года в присвоении очередного ранга или в назначении на высшую должность. В этом Законе они названы именно мерами дисциплинарного воздействия, а не взыскание. В Положении о рангах государственных служащих (п. 4) задержка в присвоении очередного ранга также названа как мера дисциплинарного воздействия. Так, предупреждение о неполном служебном соответствии и задержка в присвоении очередного ранга в назначении на должность не является дисциплинарным взысканием.

Собственник имеет право вместо наложения дисциплинарного взыскания передать вопрос о нарушении трудовой дисциплины на рассмотрение трудового коллектива или его органов.

Тогда согласно ст. 152 КЗоТ, трудовой коллектив или его орган должен рассматривать вопрос о нарушении трудовой дисциплины по представлению собственника; рассмотрение вопроса о нарушении трудовой дисциплины и применение мер общественного взыскания или воздействия трудового коллектива или его органов в соответствии с нормами Закона «О трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями ».

Настоящий Закон распространяется на трудовые коллективы структурных подразделений предприятий, учреждений, организаций, вопрос о нарушении трудовой дисциплины может рассматривать не только трудовой коллектив предприятия, учреждения, организации, а трудовой коллектив структурного подразделения, в котором работник работает. При проведении коллективных собраний должно быть не менее пятидесяти процентов общей численности коллектива. Вопросы решаются только большинством голосов трудового коллектива.

Обычный порядок обжалования дисциплинарного взыскания - это обращение работника с заявлением в комиссию по трудовым спорам, как это предусмотрено статьями 221 и 225 КЗоТ.

Собственник имеет право своим приказом снять дисциплинарное взыскание в любое время до истечения годичного срока со дня наложения взыскания. Но часть вторая ст. 151 КЗоТ допускает досрочное снятие взыскания только при двух условиях:

) если работник не допустил нового нарушения трудовой дисциплины;

) проявил себя как добросовестный работник [15, 8].

2. Организация кадровой документации в ОАО ХЗБ

Организационно-правовая форма предприятия - открытое акционерное общество. Председатель правления - Корбут Анатолий Николаевич. Форма собственности смешанная - государственно-акционерная. Находится в плане приватизации, доля государства составляет 29,79%.

В настоящее время на предприятии работает 522 работников (по состоянию на 31.12.2008), форма собственности - коллективная.

Уставный капитал ОАО "Хмельницкжелезобетон" составляет 190,0 тыс. грн.сформированный в процессе приватизации предприятия и разделен на 760000 акций по 0,25 грн. каждая.

Завод железобетонных и строительных деталей, относится к области строительства. Основной вид экономической деятельности производство другой нематериальной минеральной продукции.

Открытое акционерное общество "Хмельницкжелезобетон" учреждено в соответствии с решением Украинской государственной строительной корпорации от 31 марта 1994 года № 128 путем преобразования государственного предприятия - Хмельницкого государственного завода железобетонных и строительных конструкций в открытое акционерное общество, согласно Указу Президента "О корпоратизации предприятий" от 15.06. 1993

Хмельницкий государственный завод железобетонных и строительных конструкций был основан согласно приказу № 14 по Одессе строительной треста от 31 января 1956 года. (Г. Хмельницкий, ул. Заводская, площадь 4,79 га). В 1959 году к нему присоединяется территория площадью 9,85 га по ул. Чорновола, на которой и разместились основные мощности (сегодня производственные площади предприятия расположены на трех участках общей площадью 18 га).

Основными направлениями деятельности предприятия является выпуск железобетонных изделий, бетонных конструкций (цех № 1); растворов известкового и цементного (цех № 2); столярных изделий (цех № 3).

Продукция предприятия используется для строительства жилых домов, промышленных предприятий, индивидуальных домов, школ и т.д.. Основная продукция это - плиты, фундаменты, перемычки, плиты забора, балконов, опорные подушки, прогоны, подоконники, плинтус, вагонка, пороги, наличник, деревянные двери, металлопластиковые окна, тротуарная плитка, брусчатка.

Основными направлениями деятельности предприятия является выпуск железобетонных изделий, бетонных конструкций (цех № 1); растворов известкового и цементного (цех № 2); столярных изделий (цех № 3). Продукция предприятия используется для строительства жилых домов, промышленных предприятий, индивидуальных домов, школ и т.д.. Основная продукция - это плиты, фундаменты, перемычки, плиты-ограждения балконов, опорные подушки, прогоны, подоконники, тротуарная плитка, брусчатка.

Помимо основной деятельности, ОАО «Хмельницкжелезобетон» предоставляет следующие услуги:

хранение автотранспорта (автостоянка);

разного рода авто услуги;

услуги лаборатории;

услуги по аренде имущества;

услуги по общественному питанию (столовая).

Маркетингово-сбытовой деятельностью занимается дочернее предприятие «Маркет-Сбыт».

Местонахождение предприятия географически и экономически выгодным, поскольку находится оно на пересечении торговых путей, которые исторически сложились в г. Хмельницком. До предприятия ведут асфальтированная дорога и железнодорожная ветка. Предприятие находится недалеко от железнодорожной станции.

Доля ОАО «Хмельницкжелезобетон» в структуре аналогичных предприятий в Украине составляет около 3%. Территориальные границы рынка реализации железобетонных изделий и бетонных конструкций - это Хмельницкая, Тернопольская, Волынская, Ровенская, Одесская и Киевская области. По статистическим данным ОАО «Хмельницкжелезобетон» занимает 10% городского рынка столярных изделий (17 наименований).

Производственные площади предприятия расположены на трех участках общей площадью 18 га.

2.1 Служба делопроизводства в ОАО ХЗБ и ее задачи

Закон Украины «О внесении изменений в Закон Украины« О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях », утвержден 13 декабря 2001 года, определяет делопроизводство как совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами.

Обеспечение рациональной постановки делопроизводства в ОАО ХЗБ, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий, возлагается на службу делопроизводства.

Работа службы делопроизводства регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе положения (устава) о ОАО ХЗБ и Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153.

Организация труда персонала службы делопроизводства ОАО ХЗБ предусматривает:

) оптимальная организационная структура службы делопроизводства;

) выбор рациональной формы делопроизводства;

) четкое распределение функций между работниками путем выполнения соответствующих делопроизводственных процессов и операций;

) правильное определение количественного состава работников;

) нормирование труда каждого;

) внедрение прогрессивных методов управления персоналом для функционирования службы делопроизводства как единой команды профессионалов

) применение средств современной компьютерной и организационной техники;

) рациональную организацию рабочих мест и условий труда;

) нормативно методическое обеспечение делопроизводства.

Факторами, которые определяют вид и структуру службы делопроизводства и влияют на ее функции и объем выполняемых работ ней, являются:

) размер и территориальное размещение учреждения;

) количественный состав работников учреждения;

) объем документооборота

) принята форма организации делопроизводства;

) уровень механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Организационная структура на ОАО «Хмельницкжелезобетон» представляет собой технологически сформирован набор органов и подразделений, который на данном этапе функционирования предприятия соответствует существующим целям и выполняемым функциям. Главным критерием в построении организационных структур является выполнение планов и реализация стратегий, а управление рассматривается как вспомогательная по отношению к главным функциям.

Производственно-организационная структура ОАО «Хмельницкжелезобетон» представляет собой совокупность органов, объединенных по линейно-функциональному принципу построения организационных структур.

Решающим фактором для выбора оптимальной формы организации делопроизводства в ОАО ХЗБ и определения структуры и штатного состава службы делопроизводства является объем документооборота, который определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов в год.

В зависимости от объема документооборота установлены 4 категории учреждений:категория - с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;категория - от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;категория - от 10 до 25 тыс. документов в год;категория - до 10 тыс. документов в год.

Учитывая категорию учреждения, количество и территориальное размещение ее структурных подразделений, форма организации делопроизводства в ОАО ХЗБ является смешанной - т.е. в учреждениях I-II категории со сложной структурой и большим объемом документооборота.

При данной форме организации некоторые операции (например, прием корреспонденции, регистрацию, контроль, копирование документов) централизованно выполняет служба делопроизводства, а остальные операции (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел и т.п.) децентрализовано выполняют другие структурные подразделения учреждения.

Правильный выбор формы организации делопроизводства позволяет достичь быстрого стратегического реагирования, оптимизировать использование ресурсов, в том числе и трудовых, способствовать созданию оптимальных организационных условий для более быстрого достижения цели, обеспечит эффективное функционирование и координацию подразделений службы делопроизводства и ее работников, правильное распределение полномочий между работниками , исключит хаос в деятельности службы делопроизводства.

В ОАО ХЗБ установлены следующие виды служб делопроизводства:

) департамент документального обеспечения и контроля;

) управление делами;

) общий отдел;

) канцелярия;

Каждая из указанных служб делопроизводства, в свою очередь, структурно делится на подразделы.

В состав службы делопроизводства входит:

) секретариат;

) подразделения (отделы, секторы, группы, службы), которые обеспечивают учет, регистрацию, контроль исполнения документов, подготовку проектов документов, оформление и выпуск документов, рассмотрение писем (обращений) и т.д.;

) кур "Курьерская службы;

) архив.

Например, в состав управления делами входят: отдел делопроизводства, отдел контроля и отдел рассмотрения обращений граждан. Эти структурные подразделения службы делопроизводства, в свою очередь, могут делиться на более мелкие подразделения.

Среди непосредственно подчиненных председателю правления ОАО «Хмельницкжелезобетон» подчиненных можно назвать первого заместителя председателя правления, заместителя председателя правления, заместителя председателя правления по экономике, заместителя председателя правления по производству, главного бухгалтера, начальника отдела охраны, секретаря, заместителя отдела организации труда и заработной платы, заместителя отдела кадров, заместителя по маркетингу, заместителя по качеству, юриста, заместителя службы по размещению ценных бумаг.

Перечисленные уровне подчиненных в своем распоряжении имеют отдельные профильные структурные подразделения, подчиненные по функциональному признаку.

Раскроем основной круг деятельности, функции и задачи некоторых отделов и участков исследуемого предприятия.

Основной задачей службы делопроизводства является установление единого порядка документирования и работы с документами в учреждении с использованием современной компьютерной техники, автоматизации технологических процессов обработки документов и сокращение количества документов.

Руководствуясь Примерной инструкции по делопроизводству утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, служба делопроизводства, согласно основной задачи выполняет следующие функции:

) разрабатывает инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел;

) организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает оформление и выпуск документов;

) организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов;

) организует печатное изготовление, копирование и тиражирование документов;

) унифицирует системы документации и документов с учетом возможности их машинной обработки, принимает меры к сокращению количества форм и видов документов;

) осуществляет контроль за подготовкой и оформлением документов, за их своевременным выполнением в учреждении, принимает меры к сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы;

) принимает, регистрирует, ведет учет, обеспечивает хранение, оперативный розыск, информирование по документам и доставляет документы;

) обеспечивает соблюдение единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, создаваемых во время деятельности учреждения и организаций, которые принадлежат к сфере его управления, для передачи на государственное хранение;

) совершенствует формы и методы работы с документами в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления, с учетом использования организационной техники и ПК;

) осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в подразделениях учреждения;

) организует повышение квалификации работников учреждения в работе с документами;

) внедряет государственные стандарты, унифицированные системы документации (УСД), другие нормативы в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления;

) заверяет печатью документы в случаях, предусмотренных инструкцией для работы с документами в учреждении [22].

При распределении этих функций следует заботиться об обеспечении оптимального баланса между организационными требованиями к эффективности и производительности и индивидуальными потребностями творчества и автономности, нахождение необходимой степени специализации, структуризации работ-группировка по определенной логике. Объем работ по каждой из функций определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы. Непосредственное выполнение задач и функций службы делопроизводства возлагается на его сотрудников.

Деятельность работников службы делопроизводства регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем службы делопроизводства на основании «Классификатор профессий ДК 003-95», утвержденного приказом Госстандарта Украины от 27 июля 1995 г. № 257, и утверждаются руководителем учреждения. А значит, название должности должно соответствовать функциям, возложенным на работника. К основным категориям персонала ОАО «Хмельницкжелезобетон» согласно государственному Классификатор профессий ДК 003-95 относят руководителей, профессионалов, специалистов, технических служащих и рабочих.

В своей работе сотрудники службы делопроизводства учреждения должны руководствоваться законами Украины, которые устанавливают порядок организации делопроизводства и архивного дела, нормативно-правовыми актами уполномоченного центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства и других органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, национальным стандартом на организационно -распорядительную документацию, распорядительными документами учреждения высшего уровня и данного учреждения, указаниями государственных архивных учреждений и архивных отделов городских советов.

Организация труда делопроизводственного персонала должна соответствовать следующим основным принципам организации труда:

) специализация, т.е. разделение труда в делопроизводстве, при котором делопроизводственные процессы и операции выполняют в обособленных подразделениях, на определенных рабочих местах;

) параллельность, есть параллельное выполнение отдельных делопроизводственных процессов, операций с целью сокращения продолжительности цикла работ;

) оптимальная направленность, т.е. выбор кратчайшего пути документов от места их возникновения к месту использования;

) непрерывность, т.е. устранение или уменьшение различных перерывов в делопроизводственных процессов;

) ритмичность, т.е. равномерная работа всех звеньев делопроизводства в необходимом ритме [30, с. 139].

Для системы управления предприятием ОАО «Хмельницкжелезобетон» характерен классический подход к управлению персонала. Он характеризуется ориентацией на авторитарный стиль руководства людьми; стремлением к минимизации затрат на привлечение повышения квалификации кадров, решение социальных вопросов (использование преимущественно денежных стимулов индивидуальной организации труда и ее жесткой регламентацией) сосредоточенностью кадровых служб исключительно на работе с документами, не получается за рамки фиксации процессов найма, перемещения и увольнения, планирование потребности в кадрах в соответствии с задачами производственных планов. Целью управления персоналом ОАО «Хмельницкжелезобетон» является качественно определенное направление усилий по формированию трудового потенциала предприятия. Основными чертами цели управления персоналом является ее долгосрочный характер и связь со стратегией предприятия в целом.

Поскольку социальная цель является основой формирования целевой направленности системы управления персоналом, структуризации этого вида целей рассматривается отдельно и более подробно.

Выделяют следующие задачи по планированию эффективного управления персоналом

) обеспечение научно-технического прогнозирования и соответствия тематического плана разработок научно-техническому потенциалу организации;

) техническое перевооружение производственного процесса и обеспечение высокого качества работы;

) изучение рынка научно-технических разработок и организация перспективных научно-технических разработок, реклама, коммерческая работа с потребителем;

) обеспечение полноты и ритмичности материально-технического снабжения, а также бесперебойной работы оборудования и его эффективного технического состояния;

) обеспечение ритмичности сбыта продукции или своевременного предоставления услуг.

В службах делопроизводства в зависимости от объема работ могут функционировать следующие категории работников: руководители, специалисты, технические работники.

Руководитель службы делопроизводства может занимать одну из таких должностей:

) начальник управления (отдела);

) управляющий;

) заведующий канцелярии.

Специалисты службы делопроизводства делятся на категории:

) руководитель группы;

) главный специалист;

) ведущий специалист;

) специалист.

К техническим работникам относятся:

) секретари;

) делопроизводители;

) архивисты;

) курьеры.

Службу делопроизводства возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождается от должности приказом руководителя учреждения.

Руководитель службы делопроизводства должен иметь высшее или среднее специальное образование (со стажем работы в службе делопроизводства не менее трех лет).

Согласно Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, руководитель службы делопроизводства выполняет следующие задачи:

) контролирует выполнение установленных правил работы с документами в данном учреждении и сети подведомственных учреждений;

) докладывает руководителю учреждения о состоянии работы с документами;

) вносит на рассмотрение руководства представления о приеме перевода и увольнения работников службы делопроизводства, поощрения и взыскания;

) принимает меры и осуществляет контроль за сокращением лишнего документной информации в данном учреждении и сети подведомственных учреждений;

) подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

) принимает участие в заседаниях коллегиального органа, а также совещаниях, проводимых руководством учреждения по вопросам делопроизводства и документооборота.

Руководитель делопроизводственной службы имеет право:

) привлекать специалистов структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

) требовать от структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;

) возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований.

На руководителя службы делопроизводства возлагается персональная ответственность за:

) обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами в учреждении;

) выполнение плана работы и соблюдение необходимых условий труда должностных лиц службы делопроизводства;

) соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в коллективе службы делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства по характеру деятельности взаимодействует:

) с руководителями структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений - по документированию, контроля и проверки исполнения документов, работы коллегиальных органов, подготовки и представления необходимых руководству документов, использования документной информации в служебных целях;

) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов документов;

) с отделами кадров, труда и заработной платы - по расстановке кадров, повышения квалификации должностных лиц в работе с документами;

) со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения организации и, в частности, работников службы делопроизводства средствами оргтехники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам бытового обслуживания [22].

Руководитель службы делопроизводства в пределах своей компетенции взаимодействует с руководителями других учреждений по работе с документами.

Цель деятельности и функции службы делопроизводства, задачи, обязанности, права и ответственность работников оговариваются в коллективном договоре, положении о персонале, о структурном подразделении, должностных инструкциях, трудовых договорах, контрактах и ​​соглашениях, заключенных с работниками [25].

Увеличение объемов производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение объема информации в области управления кадрами. Ежегодно растет количество служебных документов. Внедрение их машинной обработки в ряде служб крупных предприятий и объединений не сокращает количество персонала. Для решения этой проблемы нужна правильная организация и механизация: обработки документов, от которой зависит эффективность управления кадрами. Значительную частую времени отнимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль и т.д. [34, с. 178-179].

Организация работы в кадровых службах предусматривает решение ряда задач, среди которых:

) четкая организационная построение работы деятельности и выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами;

) правильное распределение функций между отдельными исполнителями и подразделениями, применение лучшего опыта и методов ведения делопроизводства. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов, должностных инструкций, стандартов. Особое внимание необходимо обратить на правильную разработку должностной инструкции инспектора по кадрам;

) определение критериев оценки работы сотрудников, их нагрузки;

2.2 Формирование и хранение личных дел

Порядок ведения личных дел на «ОАО Хмельницкжелезобетон» регулируется рядом нормативно-законодательных актов среди которых:

) Примерная Инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153.

) Методические рекомендации относительно применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти и образцов оформления документов личных дел

) Постановление Кабинета Министров Украины от 25.05.98 № 731 «Об утверждении Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти»

В практической работе используются Методические рекомендации относительно применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденные приказом начальника Главгосслужбы от 5 июля 1998 года № 24 с дополнениями, внесенными приказом Главного управления государственной службы Украины от 12 декабря 2000 года № 73, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 27 декабря 2000 года № 956/5177.

Для того, чтобы правильно и своевременно принять решение по любому вопросу руководителю учреждения необходимо владеть информацией о состоянии личного состава и движение кадров. Четкая организация учета личного состава является необходимым условием успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Непосредственно организация учета кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера, секретаря или иного сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.

В документации по личному составу отображается деятельность учреждения по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров. Служебные документы по личному составу являются основанием для предоставления гражданам документов, удостоверяющих их личность, должность, специальность, а также основой для получения льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.

Личные дела государственных служащих ведутся в порядке, утвержденном Постановлением Кабинета Министров Украины от 25 мая 1998г. № 639. трудовой кадровый документация книжка

Личное дело формируется из документов, предусмотренных Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти. Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые, личные качества. Учитывая это они могут быть использованы для проведения социально-демографических исследований. Кроме того, как показывает опыт изучения личных дел, в них нередко можно найти документы, необходимые для изучения истории развития тех или иных предприятий, учреждений. Она занимает основное место в системе персонального учета работников. На основании документов, которые группируются в ней проводится изучение, подбор и использование кадров управления. Заводятся личные дела на руководителя предприятия, его заместителей, начальников отделов и служб, их заместителей, материально ответственных лиц, специалистов и т.д.. Первоначально в личное дело заносят документы, отражающие процесс приема на работу, потом - все основные документе, возникающие в течение трудовой деятельности работника в учреждении.

Систематизируются личные дела в алфавитном порядке или по структурным подразделениям согласно штатному расписанию. Дела на материально ответственных лиц хранят отдельно. Каждому личном деле присваивается номер согласно номеру в штатно-должностной книге. Этот номер записывается и в алфавитную книгу личных дел, утвержденной приказом Минстата Украины от 9 октября 1995 г. № 253, типовая форма № П-3 (Приложение 1).

Личные дела сотрудников ведутся в соответствии с Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 25 мая 1998 года № 731.

В личном деле должны содержаться следующие документы:

) личная карточка форма П-2 ДС с соответствующими приложениями и фото 4х6 сантиметров, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 26 декабря 1995 г. №

) копии документов об образовании, в том числе о высшем образовании, научная степень, ученое звание, повышение квалификации, скрепляются подписью руководителя кадровой службы и печатью.

.1) медицинская справка о состоянии здоровья претендента на должность руководителя, заместителя руководителя центрального органа исполнительной власти, а также главы местной государственной администрации по форме, установленной Минздравом, согласно Постановлению Кабинета Министров Украины № 1151 от 19.09.2007;

) биографическая справка, представление о назначении на должность, карточка согласования (в случае необходимости) на основании данных, содержащихся в личном деле и трудовой книжке работника. Ответы на вопросы в справке должны быть лаконичными, но исчерпывающими. Сокращение слов, пропуски, исправления не допускаются. Биографическая справка составляется по форме и заверяется подписью руководителя кадровой службы и печатью;

) согласование, предусмотренные законодательством для назначения на должности руководителей соответствующих органов. В представлении указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения претендента, гражданство, занимаемая на время представления должность, на какую должность рекомендуется (для заместителей руководителей - ее функциональное направление), уровень профессиональной и профессиональной подготовки, способность обеспечить порученный участок работы , деловые и другие качества претендента, сведения о пребывании претендента под следствием или наличие судимости.

) справка о пребывании в кадровом резерве (для лиц, зачисленных в кадровый резерв), в котором указывается должность, дата включения в резерв, сведения о работе по личным годовым планам и т.д., заверяется подписью руководителя кадровой службы соответствующего органа и печатью;

) направление на работу (для магистров государственного управления и выпускников высших учебных заведений, которые учились за средства государственного бюджета);

) заявление для прохождения стажировки на соответствующей должности, индивидуальный план стажировки и докладная записка о стажировке с выводами руководителя структурного подразделения (для лиц, которые проходили стажировку)

) заявление о назначении на соответствующую должность. Заявления о назначении, перемещении на другую должность, продолжение срока пребывания на государственной службе, увольнения с должности оформляются собственноручно и подписываются с указанием даты. По содержанию заявления руководителем органа исполнительной власти принимается соответствующее решение, на основании которого кадровая служба готовит приказ (распоряжение) [23].

Приказ, распоряжение о назначении на должность или освобождении от должности выдается по месту работы также в отношении тех работников, которые назначаются органом высшего уровня. В нем указывается дата фактического вступления в должность, освобождении от должности.

После назначения работника на должность к личному делу прилагаются:

) приказ, распоряжение о назначении на должность;

) копии указов, постановлений, приказов, распоряжений вышестоящих органов о назначении (решений об избрании) на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);

) копии документов о предоставленных льготах;

) копия паспорта;

) копия военного билета (для военнообязанных);

) кроме личной карточки и биографической справки, - опись документов личного дела. Бланк описания документов заполняется при формировании личного дела и дополняется с поступлением каждого нового документа.

Работник кадровой службы, получая материалы к личному делу, должен проверить соблюдение правил их заполнения, соответствие указанных в них сведений с оригиналами документов (паспорта, военного билета, документа об образовании и т.д.).

Личное дело должно быть сформировано и зарегистрировано в книге учета движения личных дел не позднее недельного срока после назначения на должность.

После формирования и регистрации личного дела на бумажных носителях работник кадровой службы формирует личное дело в электронной форме. При формировании личного дела в электронной форме в порядке, определенном Главгосслужбой согласно Постановлению Кабинета Министров Украины № 1151 от 19.09.2007 года. Документы сканируются, заносятся в компьютерную систему и заверяются цифровой подписью руководителя кадровой службы, кроме личной карточки и биографической справки.

Правила группировки документов в дела:

) в дела помещаются только оригиналы документов или, в случае их отсутствия, заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные согласно требованиям действующих нормативных актов;

) не допускается включение в дела постоянного хранения черновиков, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату (со штампом, принадлежащий органу высшего уровня)

) документы группируются в дела за год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные дела. Личные дела формируются в течение всего времени работы должностного лица в учреждении;

) документы, подлежащие включению в состав Национального архивного фонда (постоянного хранения), и документы временного, в том числе длительного (свыше 10 лет), хранения формируются в разные дела. Как исключение, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело.

) Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

В личных делах документы группируются в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности:

) внутренняя опись документов дела;

) заявление о приеме на работу (контракт);

) направление или представление;

) личный листок по учету кадров;

) автобиография;

) документы об образовании (копии);

) выдержки из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;

) дополнение к личному листку по учету кадров форма П-2 ДС утвержденный Приказом Министерства статистики Украины от 26 декабря 1995 г. № 343 (Приложение 3);

) справки и другие документы.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменение фамилии работника и др. к личному делу не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Не рекомендуется включение в личное дело приказов (распоряжений) об отпусках, о направлении в командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации или стажировку.

Не включаются также документы второстепенного значения: справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья потому что эти документы не подлежат длительному хранению. Но могут группироваться в самостоятельное дело отдельно от личных дел или размещаться в «кармане» на обратной стороне обложки личного дела.

Законченные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны сдаваться в архив учреждения для дальнейшего хранения и использования. Как правило, личные дела размещают в сейфах или, на крайний случай, в специально для этого приспособленных железных шкафах, запираемых [21].

Документы личного дела подшиваются в специально изготовленных обложках или в стандартных скоросшивателей. Каждое личное дело находится в специально предназначенной для этого папке формата А-4.

Хранение личных дел обеспечивают работники кадровой службы, которые несут ответственность за соблюдение установленного порядка учета, хранения и выдачи личных дел.

Для обеспечения сохранности и аккуратности личных дел, что свидетельствует о культуре делопроизводства в учреждении, их нужно оформить должным образом.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по нумерации листов в деле, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, удостоверяющего надписи дела, подшивку или переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление итоговой надписи дела, составление в случае необходимости внутренней описи документов дела; подшивку оформление обложки дела и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела [21, 25].

На обложке личного дела необходимо отметить:

) наименование предприятия, организации, учреждения;

) название структурного подразделения;

) номер дела;

) количество листов в деле;

) срок хранения дела;

) архивный шифр дела.

) фамилия, имя и отчество (в именительном падеже);

) дату заведения и окончания личного дела (день принятия на работу и день увольнения).

Реквизиты, которые проставляются на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование предприятия, учреждения указывается в именительном падеже полностью с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках (или без) после полного названия; наименование структурного подразделения - записывается название структурногоподразделения в соответствии с утвержденной структуры, индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из действующей номенклатуры учреждения, дата дела - указывается год (годы) начала и окончания дела в делопроизводстве.

Перед передачей дел в архив учреждения в текст на их обложках вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в случае необходимости к заголовку дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности, указания на копирование документов т.д.).

На обложках дел проставляются даты документов, помещенных в каждое дело. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов.

В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В случае изменения наименования организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватывающего документы дела, или при передаче дела в другой организации (структурного подразделения) на обложке дела указывается новое наименование учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки. Надписи на обложках дел делаются только светостойкими черными чернилами.

В случае помещения в дело титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела.

После увольнения работника заявление о его увольнении, копию приказа (распоряжения) или выписка из него, а также другие документы (письмо о переводе на другую работу, представление на увольнение и т.д.), на основании которых издан приказ (распоряжение), подшивают в личное дело и записывают в опись. В приложении к личному делу работника делается запись о его увольнении. После выполнения этих процедур личное дело изымается и хранится в отделе кадров в течение двух лет, затем сдается на хранение в архив организации до конца общего срока хранения - 75 лет.

Доступ к личным делам должен быть ограниченным. Издаются личные дела для служебного пользования только лицам, круг которых определен руководителем учреждения. Не разрешается задерживать личное дело больше, чем на один день, выносить ее за пределы предприятия. В случае использования личного дела запрещается делать какие-либо исправления ранее сделанных записей или вносить новые, удалять старые документы или привлекать новые. Не разрешается выдавать личное дело лицу, на которое она заведена. Они находятся на особом хранении наравне с секретными документами.

Во время оправки или подшивки документов дела не разрешается касаться их текста. Если текст документов напечатаны слишком близко к их левому краю, то нужно нарастить корни документов бумагой того же качества, что и носители текста документов.

При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела оформляется на отдельном листе удостоверяющий надпись.

Удостоверяющий надпись дела составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Удостоверяющий надпись составляется на отдельном листе, помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на оборотной стороне последнего чистого листа.

В удостоверяющем надписи указываются цифрами и прописью количество листов в деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи, если он есть.

В удостоверяющем надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

) наличие литерных и пропущенных номеров листов;

) номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками т.д.;

) номера крупноформатных листов;

) номера конвертов с заключением и количество листов вложений.

Итоговая запись подписывается его составителем (с расшифровкой должности и подписи), проставляется дата.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т.п.) указываются в удостоверяющем надписи со ссылками на соответствующий документ (приказ, акт).

В случае большого объема перенумерации листов в деле конце ее складывается новый удостоверяющий надпись. Старый удостоверяющий надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, содержащий сведения о порядковых номерах документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ .

К внутренней описи составляется итоговая запись, в котором приводятся цифрами и прописью количество документов, включенных в описи, и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывает его составитель. Если дело оправлены или подшито предварительно без внутренней описи, то его бланк подклеивать к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, их изъятия, замена оригиналов копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие документы (приказы, акты и т.д.), и к внутренней описи составляется новый итоговая запись. С целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все ее листы, кроме листов итоговой надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Применение чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист формата, большего, чем формат А4, подшивается в одну сторону и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, а затем на формат А4.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним боком другие документы (вырезки, вставки в текст, переводы и т.д.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшиты в дела конверты с заключением нумеруются порядковой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте.

Подшиты в дело документы с собственной нумерацией листов сохраняют такую ​​нумерацию, если она соответствует последовательности расположения листов в деле.

При наличии многих ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве осуществляется их перенумерация, во время которой старые номера зачеркиваются одной косую черту и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение буквенных номеров листов (1а, 126 и т.д.). Чтобы предотвратить потерю личного дела, в ней необходимо держать регистрационно-контрольную карточку. Контрольная карта остается в отделе кадров на период выдачи личного дела. После возвращения последней в контрольной карточке проставляется дата возврата, а личное дело возвращается на свое место. При отправке личного дела почтой указывается дата отправления, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возврата дела. После передачи личного дела в архив контрольная карточка уничтожается. Сохраняется личное дело в архиве как самостоятельная единица хранения. В случае перевода работника на другую работу личное дело, как правило, не передается. Исключение составляют случаи перевода лица с предприятия на предприятие одной системы [25, 34].

3. Трудовые книжки работников

.1 Назначение трудовой книжки

Трудовая книжка - основной документ, подтвержденный трудовыми действиями и трудовым стажем работника. Они служат для установления общего, непрерывного и специального стажа, так трудовым книжкам и точность их заполнения придается особое значение.

Порядок заполнения этого документа регламентируется ст. 48 Кодекса Законов о Труде Украины, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерством юстиции Украины и Министерством социальной защиты Украины от 29.07.1993 года № 58 и другими нормативными актами.

Трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, которые проработали на них более 5 дней, включая лиц, являющихся собственниками, совладельцами предприятий, крестьянских фермерских хозяйств, сезонных, временных и внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки не ведутся на работников на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица, а также у отдельных граждан по их обслуживанию. Их работа подтверждается справкой организации с участием которой был заключен трудовой договор между нанимателем и работником, а также справкой об оплате взносов в фонд социального страхования.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.1993 года № 58. Работники, которые становятся к работе, обязаны предъявить собственнику или уполномоченному им органу трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Лица, принимаемые на работу впервые, обязаны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, а военнослужащие, уволенные из рядов вооруженных сил или других воинских формирований, - военный билет. Освобожденные из мест отбывания наказания обязаны предъявить справку об освобождении (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях).

Трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях, организациях как документ строгой отчетности. При увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в журнале учета. Согласно постановлению Кабинета Министров Украины от 27.04.1993 года № 301 «О трудовых книжках работников», ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек несет руководитель предприятия, учреждения, организации.

Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях - другую ответственность. В случае необходимости собственник или уполномоченный им орган отдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведения о работе [19,28].

3.2 Ведение трудовых книжек

Согласно постановлению Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 № 301 Министерство труда Украины, Министерство юстиции Украины и Министерство социальной защиты населения Украины приказом от 29 июля 1993 г. № 58 утвердило Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Приказом этих самых министерств от 26 марта 1996 г. № 29 внесены изменения в Инструкцию, которая действует в настоящее время.

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, которые проработали на них более 5 дней, включая лиц, которые являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, на сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки и вкладыш к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском или русском языках.

Если трудовая книжка выдана впервые, то записи в нее проводятся собственником или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

) сведения о работнике: фамилия, имя и отчество дата рождения;

) сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнения:

) сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины, поощрения за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины;

) сведения об открытии, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся. Все записи в трудовой книжные о приеме на работу переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или в Полномочным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а в случае увольнения - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если работник принят на работу 2 февраля 1995 года, то в графе 2 трудовой книжки записывается «02.02.1995». Записи в трудовой книжке выполняются аккуратно. Шариковой ручкой или ручкой пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Печатью заверяются запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях.

С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма № П-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 года № 277), в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе а также о награждениях и поощрениях и др., исправление производится собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись.

Собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан дальнейшем работнику в нем необходимую помощь. Если предприятие, учреждение, организация, где была внесена неправильная или неточная запись, ликвидировано, исправления вносит правопреемник и удостоверяет его печатью, и в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия - областной архив или госархивов городов Киева, Севастополя или Совета Министров Крыма.

Исправленные сведения о работе, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае их потери другим документам, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости изменения записи после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется «запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности) »и в графе 4 повторяются даты № приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Таким же образом определяется недействительным запись об увольнении и запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или переведен, установленного органом по рассмотрению трудовых споров и восстановления на прежней работе или по изменению формулировки причин увольнения. Например, пишется: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причин увольнения записывается «Запись № таким-то и недействительным, уволен ..." и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (приложение 9). Сведения о работнике записываются на первой (титульной) странице трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество, дату рождения работника вносятся полностью, без сокращений или замены, имя и отчество на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую (титульную) страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия, учреждения, организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии отчество и дату рождения делается собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии. Имя отчество и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения оказывают на первой (титульной) странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров (приложение 10). В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка записывается полное наименование предприятия, учреждения, организации. Под ним заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, вносимой, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется «Принять или назначен в такой-то цех, отдел, участок на такую-то должность или работу» с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются в соответствии с наименованием профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для руководящих работников, специалистов и служащих - по наименованию должностей, указанных в квалификационном справочнике должностей руководящих работников, специалистов и служащих.

Если руководитель имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должно соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение .

Показатели, указанные в этих Списках, обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестаций и могут записываться в скобках. Если работнику в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Работа по совместительству может указываться в трудовой книжке, но отдельной строкой, по желанию работника, собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую работу на том же предприятии, в учреждении, организации оформляется в таком же порядке, как и принятие на работу.

Если за время работы работника изменилось название предприятия, то об этом отдельной строкой в ​​графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение ), его дата и номер.

Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы руководства учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

В период работы указанных лиц в студенческих лагерях, при прохождении производственной практики и при выполнении научно тематики подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают внесение в трудовые книжки этих сведений о работе согласно полученным данным.

Справки хранятся в личных делах студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов как документы строгой отчетности. Для указанных лиц, которые раньше не работали, а потому не имели трудовых книжек, сведения о работе в студенческих отрядах, на производственной практике, а также о выполнении научно - исследовательских тематики на основании справок об этом вносятся предприятием, на котором в дальнейшем они будут работать .

В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

) о времени службы в составе Вооруженных сил Украины и других войск, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

) о времени обучения в профессиональных учебно - воспитательных и других учреждениях, учебно - курсовых комбинатах и ​​тому подобное.

) о времени обучения в высших учебных заведениях включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно - исследовательской тематики и пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

) о работе в качестве членов колхозов - в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

) о времени ухода за инвалидом 1 группы или ребенком - инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению )

) безработным - о периоде получения пособия по безработице заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Эти записи делают в трудовой книжке до занесения сведений о работе на данном предприятии.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносят запись «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего Совета профсоюзов или президиума ЦК соответствии отраслевого профсоюза.

Работникам, занятых на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва в графе 3 указанного раздела делается запись: «Непрерывный стаж работы сохраняется ».

Трудовые книжки граждан, работающих по трудовым договорам в иностранных представительствах, в иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины, хранятся: в Киеве - Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств, Автономной Республике Крым - в филиале Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств г. Ялты, в областях - в управлениях внешних сношений и внешнеэкономической деятельности облгосадминистраций или предприятиях, определенных областными государственными администрациями, в Севастополе - в городской государственной администрации это регулируется абзацем первым пункта 2.20 с изменениями, внесенными согласно Приказу Минтруда и соцполитики № 266/118/5 от 24.09.2003

Эти органы делают отметки в трудовых книжках о приеме на работу и увольнения согласно трудовых договоров и справок нанимателей. При устройстве на работу делается запись: «Принят на такую ​​- то должность» «название представительства компании в Украине» и при увольнении делается запись: «Уволен такой - то работы» со ссылкой на причину увольнения согласно статье КЗоТ Украины. Запись, сделанная в трудовой книжке иностранными представительствами и корреспондентами, сотрудниками международных организаций и другими приравненными к ним иностранцами на территории Украины, является недействительным согласно Приказу Минтруда и соцполитики № 266/118/5 [19].

Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и др.) , хранятся непосредственно у работников. Указанные физические лица делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнения с работы в соответствии с заключенными с работниками письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости.

При приеме на работу вносится запись:

в графе 1 указывают порядковый номер записи;

в графе 2 дату внесения;

в графе 3 пишется: «Принят на такую ​​- то работу» далее указывается профессиональная характеристика работ по трудовому договору, указываются дата и номер договора, зарегистрированным в государственной службе занятости, указывается полное название центра занятости,-

в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись: дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «трудовой договор, номер, зарегистрированный, дата».- (Приложение 15).

А при увольнении делается запись: «Уволен с такой - то работы», далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины, при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «трудовой договор (номер) снятпо регистрации (дата) "(Приложение 16). Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и засвидчуюються его печатью Согласно Инструкции дополненной пунктом 2.20-1 согласно Приказу Минтруда и соцполитики № 259/34/5 от 08.06.2001 [ 20].

В трудовые книжки лиц, находящихся на исправительных работах без лишения свободы, собственник или уполномоченный им орган предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в течение этого периода не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж (раздел «Сведения о работе» графа 3).

В тех случаях, когда судом в установленном законом порядке время пребывания на исправительных работах без лишения свободы зачислен в общий трудовой стаж, в трудовых книжках делают запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Эти записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания устанавливается по справкам органов МВД Украины.

При увольнении осужденного с работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и устройстве его на новое место работы, соответствующие записи в трудовую книжку вносятся тем предприятием, на которое был принят или направлен осужденный. Основанием для таких записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (определением) суда.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делают записи:

в графе 1 указывают порядковый номер записи;

в графе 2 дату ее внесения;

в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж».- При учете судом времени пребывания на исправительных работах в общий трудовой стаж в графе 3 пишется: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж »;

в графе 4 указывается основание внесения записи в трудовую книжку приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его выдачи и номер.- Вопрос определения недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовые книжки граждан: «Освобожден от работы (должности) в связи с законным осуждением» или «Уволен с должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности», о выдаче им дубликатов трудовых книжек , а также вопросы нанесения в них соответствующих записей лицам. осужденным к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и о порядке предоставления им дубликата трудовой книжки регулируются действующим законодательством.

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины; в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в труде.

В трудовые книжки не заносятся премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

Порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях следующий:

в графе 3 соответствующего раздела пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, растет в течение всего периода трудовой деятельности работника);

в графе 2 ставится дата награждения или поощрения;- в графе 3 записывается, кем награжден ил-и поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;

в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись со ссылкой на дату, номер и наименование.-

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдачи должен относиться друг штамп и указываться серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник нового или ранее установленного 1938 года и 1974 образцов.

3.3 Дубликат трудовой книжки

Согласно п. 5.1 Инструкции № 58 о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58, лицо, потеряла трудовую книжку (вкладыш к ней) обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае заключения - в другие сроки, владелец или уполномоченный им орган должен выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу ее первой страницы (Приложение 18 ). Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления на место работы уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на предприятие, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого трудовой стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 наименования предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую он был принят.-

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству профессий производятся по желанию работника.

Если из представленных документов видно, что работник переводится на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись, после этого:

в графе 2 записывается дата увольнения;

в графе 3 причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные, если же документы не содержат таких данных о работе в прошлом, то в дубликате трудовой книжки работника вносит только те данные, которые есть в документах;

в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.-

Документы, подтверждающие стаж работы возвращаются владельцу. Собственник или уполномоченный им орган обязуется оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие.

Не указываются в итоговом общем стаже работы записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, также следующие записи:

о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты прохождения из служб;

о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность или обгорела, разорвана, загрязнена т.д., то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При устройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки [18].

3.4 Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Согласно Приказу «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников" от 29.07.1993 года, № 58, при увольнении работника все записи о работе и награды, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им органом и заверяются печатью предприятия или отдела кадров.

При этом для лиц трудоспособного возраста указывается время, продолжительность и место повышение квалификации которое прошел работник за последние два года перед увольнением.

При увольнении лиц, которые работали в крестьянском (фермерском) хозяйстве по трудовому договору или в случае прекращения в нем членства, после соответствующих записей в трудовой книжке, сделанных главой крестьянского (фермерского) хозяйства, трудовой стаж в этом хозяйстве подтверждается подписью руководителя, заместителя, другой уполномоченного на это лица и заверяются печатью местного органа государственной исполнительной власти.

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках и каждый текст заверяется отдельно.

Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) вносится запись в его трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения определяется недействительным, о чем делают соответствующие поправки.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то собственник или уполномоченный им орган в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближним родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» делаются следующие записи:

В графе 3 - «работу прекращено в связи со смертью» в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения).

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например, «Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п.4 ст.40 КЗоТ Украины» (Приложение 19).

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, по которым законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию» в связи с зачисления в высшее учебное заведение, ст.38 КЗоТ Украины ».

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;

в графе 2 - дата увольнения;

в графе 3 - причина увольнения;

в графе 4 указывается на основании чего внесена запись, приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы. Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штата работников 10 октября 1993 является последним днем ​​его работы. В трудовой книжке работника должна быть сделана запись:

в графе 1 раздела «Сведения о работе" ставится порядковый номер записи;

в графе 2 - дата увольнения (10.10.93)

в графе 3 пишется: «Уволен по сокращению штатов, п.1 ст.40 КЗоТ Украины»;

в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 пишется ссылка на согласование: «Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие, п.5 ст.36 КЗоТ Украины» (Приложение 22) .

В случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст.36 КЗоТ Украины».

В случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мер по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 пишется «Уволен по сокращению штатов (численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТ Украины» и далее в скобках указывается соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии». (Приложение 21). В трудовых книжках ранее установленного образца 1938 года указанный штамп ставится на первой странице [18].

Выводы

Итак, в данной работе проведено аналитический обзор литературы, состоящих из законодательства Украины, других нормативно-правовых актов, а также учебной и практической литературы.

Основу законодательства в сфере ведения кадровой документации составляет Кодекс законов о труде Украины и другие законодательные акты. К основным законам, которыми должны руководствоваться кадровые службы при ведении документации по кадрам являются Законы Украины "О коллективных договорах и соглашениях", "Об оплате труда", "Об отпусках", "Об охране труда", "О пенсионном обеспечении" и другие.

Правовая база деятельности кадровой службы имеет свое нормативно-правовое обеспечение, без которого нельзя было бы вести учет персонала предприятия, учреждения или организации. Определено, что кадровая служба в своей деятельности руководствуется Положением о кадровой службе и ведет делопроизводство по примерной инструкции по делопроизводству на предприятиях, в учреждениях, организациях.

Литературные источники для написания курсовой работы представлены учебными пособиями, учебниками, практическими руководствами известных украинских специалистов в области общего и кадрового делопроизводства, документирования, документоведения и т.п.. В работе обосновано, что основным нормативным документом по трудовой деятельности граждан является Кодекс законов о труде Украины, который построен на соответствующих статьях Конституции Украины.

В комплексе организационных документов предприятий, учреждений, организаций всех видов собственности используют ряд документов, регулирующих трудовые отношения, содержат перечень обязательных функций, которые должны выполнять работники, а также защищают их права в рамках действующего законодательства.

К таким документам в первую очередь относятся должностные инструкции, трудовые договоры (контракты), договоры.

Должностная инструкция является нормативным документом, в котором определены функции, права и обязанности работника. Этот документ очень важен, поскольку на его основе разрабатывается трудовой контракт. Вместе эти два документа в первую очередь используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и администрацией.

Трудовой договор является соглашением между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности, подчиняясь внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия или уполномоченный им орган , или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать необходимые для выполнения работы условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Определено также, что ведение кадровой документации невозможно без ведения трудовых книжек работников. Ведь этот документ главным для подтверждения трудовой деятельности в течение всей жизни. Трудовые книжки должны заполняться и вестись на предприятии, в учреждении, организации по месту основной работы работника согласно нормативно-правовыми актами. Ведение трудовых книжек регулируется Постановлением КМУ "О трудовых книжках работников" и осуществляется на основе Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.

В работе также определено, что вся совокупность документов, которая фиксирует сведения о трудовой деятельности работника, называется личным делом.

Личное дело заводится на всех работников организации (предприятия), но чаще всего на руководителей (при этом на отдельных работников вместо личного дела могут заводиться личные карточки учета). Предприятие само может решать вопрос о том, какие документы, личные дела или личные карточки заводить на сотрудников.

В личное дело входят такие документы, как личный листок по учету кадров; автобиография, копии документов об образовании, научная степень, ученое звание, повышение квалификации, перечень научных работ (для специалистов, имеющих ученую степень и звание) различного рода характеристики или рекомендательные письма и документы, на основании которых издаются приказы о назначении, переводе, увольнении работника (контракт, представление письма о переводе и т.д.), копии приказов (распоряжений) о приеме (назначении), перевода и увольнения работника или выписки из этих приказов, материалы проведение аттестации, описание документов.

Определено, что работники предприятия, учреждения, организации проходят очередную аттестацию с целью выявления соответствия занимаемой должности и возможности дальнейшего карьерного роста. Подготовка к проведению аттестации и результаты аттестации обязательно документируются в установленном порядке и является основой для эффективной трудовой деятельности.

Обязательному документированию подлежит также награждение работников, назначение социальных выплат, пенсий и т.п.. Все документы по кадровой деятельности после прохождения и исполнения хранящихся в архивных учреждениях в течение строго определенного промежутка времени. Для удобства в хранении и поиске необходимой информации в случае возникновения такой необходимости, формируют номенклатуру дел. Номенклатура дел - это обязательный для каждого учреждения систематизированный и проиндексирован список названий дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел как документ, обязательный для каждого учреждения. Она обеспечивает обоснованное распределение документов, установление единой системы формирования дел, их учет, быстрый поиск документов по содержанию и разновидностью, отбор документов в процессе делопроизводства государственного хранения.

Список литературы и неопубликованных источников

. Закон «Об охране труда» от 14.10.1992р. [Электронный ресурс]. - 1 электрон.опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон «Об оплате труда» от 24.03.1995г. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт.диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.1993р. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев.- 2010 г.

. Закон «О статусе судей» от 15.12.1992 г. № 2862 - XII. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон «О судоустройстве Украины» от 07.02.2002р. № 3018-III. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев.- 2010 г.

. Закон «О государственной службе» от 16.12.1993 г. № 3723-XII. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев.- 2010 г.

. Закон «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.1995р. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон «О внесении изменений и дополнений, касающихся рассмотрения индивидуальных трудовых споров, в Кодекс законов о труде Украинской ССР и признании утратившими силу некоторых законодательных актов» от 18.02. 1992г.№ 2134-XII. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996р. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон Украины «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)» от 03.03.1998р. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон "Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине" от 21.03. 1991г. № 875-XII. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. Опт. Диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Закон Украины «О занятости населения» от 01.03.1991 г. № 803-XII.[Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Конституция Украины от 28.06.1996 г. С изменениями, внесенными Законом Украины от 8 декабря 2004 года № 2222-IV По состоянию на 1 января 2006 года / М-во юстиции Украины. - Офиц. вид.-К., 2006.-124 с.

. Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971 с изменениями на 2002г.[Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Кодекс законов «Об административных нарушениях» от 07.12.1984 № 8073-Х.[Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Указ Президента Украины «О порядке официального обнародования нормативно-правовых актов и вступления их в силу» от 10.06.1997 г. № 503/97.[Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Приказ «Об утверждении методических рекомендаций относительно применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти и образцов оформления документов личных дел" 05.07.1998 г. № 24. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Приказ «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников" от 29.07.1993 г. № 58. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Приказ «О внесении изменений в пункт 2.20 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников" от 24.09.2003 г. № 266/188/5. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Приказ «О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 г. № 58» от 08.06.2001 г. № 259/34/5.[Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Приказ Главархива Украины «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов» от 20.07.1998 г. № 41. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Постановление Кабинета Министров Украины «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти» от 17. 10. 1997г. № 1153. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Постановление Кабинета Министров Украины «Об утверждении Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти» от 25.05.1998 г. № 731. [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). - CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. - 2010 г.

. Правила работы архивных подразделений органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций / ДКАУ. - М., 2001. - 112 с.

. Беспянська Г.В. Делопроизводство: учеб. пособие. / Г.В. Беспянсь - М.: Университет «Украина», 2005. - 418 с.

. Ратушняк С.П. Правоведение: Учебник. пособие. / С.П. Ратушняк, Н.С. Киданчук.- Хмельницкий, 2003.-160с.

. Ротань В.Г. Научно-практический комментарий законодательства Украины о труде. В.Г. Ротань, И.В. Зуб, А.Е. Сонин. - К.: Атика, 2008.-680с.

. Современное делопроизводство: образцы документов, деловой этикет, информация для делового человека / Сост.: Н. Г. Горголюка, И. А. Казимирова Под ред .. М. Брицина. - М.: «Доверие», 2007. - 687 с.

. Диденко А. Н. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. / Диденко А. Н. - 3-е изд. - М.: Просвещение, 2001. - 384 с.

. Комова М. В. Делопроизводство. Второе издание / Комова М. В. Национальный университет «Львовская политехника» / - Киев, «Алерта», «Триада плюс». - 2007. - 220 с.

. Скибицкая Л. И. Делопроизводство: Учебное пособие / Сост. Л.И. Скибицкая. - М.: учеб. литературы, 2006. - 224с.

. Виноградский Н. Д. Управление персоналом: учеб. пособие. / Виноградская А. М., Шканова О. М. - К.: ЦУЛ. - 502с.

. Мурашко Н. И. Управление персоналом: учеб-метод. Пособие. / Мурашко М. И. - М.:, 2006. - 311с.

. Палеха Ю. И. Общее документоведение: учеб. пособие. / Палеха Ю.И., Лемех Н.А. - М.: Лира, 2008 - 395 с.

. Палеха Ю. И. Организация общего делопроизводства (с образцами современных деловых бумаг).: Учеб. пособие / Ю. И. Палеха-2-е изд. перераб. и доп. - М. Лира-К. - 2009. - 458с.

. Тельнов А. С., Мотивационный аспект качества труда на предприятии / Тельнов А. С., Васильева О. С. / / Вестн. Хмельниц. Нац. ун .. - 2008. - Т.2 № 4 - с.66-71.

. Тельнов А. С. Концепция современной парадигмы формирования качества труда на промышленных предприятиях / Тельнов А. С. / / Вестник Хмельницкого национального университета. - 2008. - Т.2. - № 5 - с. 218-221.

. Шинкаренко В., Процесс мотивации качества в организации / Шинкаренко В., Криворучко О / / Украина: аспекты труда. - 2006. - № 1. - С. 36-41.

. Еськов А. Мотивация и стимулирование труда / / Экономика Украины. - 2001. - № 2 - с. 82-83.