Организация документооборота на предприятии
Вариант 3
1.
Дайте определение документу. Перечислите системы документации
.
Перечислите этапы составления приказа. Составьте приказ по основной
деятельности - об открытии филиала вашей фирмы.
.
Составьте письмо о приезде Вашего представителя для участия и переговорах. Все
необходимые реквизиты должны быть указаны.
4. Составьте письмо-запрос в АО «АвтоВАЗ» о
поставке 10 легковых автомобилей «ВАЗ» последней модели в течение 2 кв.
200...г. Продавец сообщает об отсутствии возможности такой поставки. Укажите в
письмах все недостающие реквизиты.
5.
Составьте и оформите автобиографию
Список
используемой литературы
1. Определение понятия «документ». Системы
документации
Управленческая деятельность требует фиксации
событий, действий или решений, данных в форме документа.
Документ - это деловая бумага, подтверждающая
какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет
личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.
В Федеральном законе «Об информации,
информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия
«документ»: Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизита, позволяющими ее идентифицировать
Это же определение дано и в государственном
стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело».
С научной точки зрения, документ - это способ
закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах,
событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.
Управленческие функции во всех организациях
однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам
и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам
называется унификацией документов. Унифицированная форма документа - это
совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной
сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации.
Система документации - это совокупность
документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению.
Отнесение документов к той или иной системе
начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного
происхождения.
К последним относятся документы, созданные
человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных
обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей
система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары),
дневники.
Официальные документы в зависимости от
обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на
управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические,
производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро
учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов,
как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие
документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы
представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы
документации: организационно-правовая; плановая; распорядительная;
информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по
обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация
по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и
другие системы документации, включая и те, которые отражают основную
деятельность учреждения, организации или предприятия.
Например, на производственном предприятии - это
производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской
документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т. д.
Документы, составляющие одну систему
документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают
документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают
планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы.
Унифицируют не только отдельные документы, но и
системы документации в целом. Унифицированная система документации (УСД) - это
система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время действуют следующие УСД:
- организационно-распорядительной
документации;
- банковской документации;
- финансовой, учетной и отчетной
бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- отчетно-статистической документации;
- учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий;
- документации по труду;
- документации пенсионного фонда РФ;
- внешнеторговой документации.
документ приказ письмо автобиография
2. Этапы составления приказа
Приказ - это правовой акт (нормативный
документ), издаваемый руководителем предприятия для решения основных
(производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и
документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом.
Приказ должен иметь название вида документа,
дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем.
Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года. т.д. Текст
приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей,
указываются основания издания приказа. Констатирующую часть приказа опускают,
если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В
распорядительной части приказа, начинающейся со слов (ПРИКАЗЫВАЮ), пишут «кому»
(исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают
конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).
После составления текста приказ согласовывают с
должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его:
начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных
подразделений, а также юрисконсульт - по вопросам увольнения, перевода,
наложения взысканий; бухгалтер - по вопросам увольнения, направления в
командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком
- по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.
Визы проставляют на первом экземпляре проекта
приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия
подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем
бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его
подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения
его в действие).
С приказом должны быть ознакомлены все
поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле
документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с
приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.
Приказы по организации работы предприятия,
финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и
другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта
приказа; согласование проекта; подписание руководителем.
Затем выполняются технологические операции,
связанные с регистрацией Приказа и проставлением реквизита «Отметка о
контроле». На данной стадии исполнение и контроль выполняются технологические
операции, связанные с: размножением Приказа; заверением размноженных копий
Приказа; рассылкой Приказа (копий) исполнителям; постановкой Приказа на
контроль; проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
исполнением Приказа; проверкой и регулированием исполнения Приказа; докладом
Руководителю предприятия о выполнении Приказа; согласованием изменения сроков и
порядка исполнения Приказа; изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
завершением исполнения Приказа.
Приказ, подписанный Руководителем (его
заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным
в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.
Затем выполняются технологические операции, связанные
с возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ; записью об исполнении Приказа и
снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.
Прохождение приказа на предприятии
Риэлтерская контора
«КВАДРАТНЫЙ МЕТР»
П Р И К А З
.01.2011 №2
г.Зеленогорск
Об образовании филиала
риэлтерской конторы
«КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2»
В целях расширения деятельности
фирмы и оказания гражданам соответствующей помощи по вопросам купли-продажи
недвижимости
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Помощнику директора фирмы Стоянову
Е.И. образовать филиал риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» г.Заозерном к
01.04.2011 в составе:
Руководитель - 1 штатная единица.
Риэлтор - 3 штатных
единицы.
Юрист - 1 штатная
единица.
. Главному юристу Хрякову А.К.
разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о
филиале риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» к 10.03.2011.
Генеральный директор Подпись
В.С.Сенов
Помощник директора Подпись
Е.И.Стоянов
.01.2011
Главный юрист Подпись
А.К.Хряков
.01.2011
Антонова Ольга Петровна 6- 66-99
3. Письмо о приезде представителя для участия в
переговорах
|
Автосалон «ВАЗ» ул. Парковая, 31
г.Зеленогорск, 663690 тел (269) 4 36 17 факс (269) 4 36 29 ОКПО …………………………
ОГРН …………………………. ИНН/КПП ……………………. 20.01.2011 № 345/65 На № _____ от
_____________
|
Генеральному директору АО
«АвтоВАЗ» г-ну И.П.Иванову Скатертный пер.,2 Тольятти, 103030
Уважаемый Иван Петрович!
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью,
предлагаем заключить контракт на поставку легковых автомобилей.
Для участия в переговорах направляем
представителя нашей фирмы менеджера по продажам Сергея Александровича
Кондратьева.
С уважением
Генеральный директор Подпись
В.С.Семенов
Ирина Ивановна Марьина 4-76-99
4. Письмо-запрос
Письмо-запрос - служебное
письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или
документов.
В письмах-запросах предприятие
просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента
(или государственную организацию) дать ответное письмо. Текст письма-запроса
содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и
собственно изложение запроса. Письмо-запрос оформляется на бланке письма.
Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные
материалы, достигнутые договоренности, прежние письма. В содержание
коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование
товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар.
|
Автосалон «Лидер» ул. Парковая,
31 г.Зеленогорск, 663690 тел (269) 4 36 17 факс (269) 4 36 29 ОКПО
………………………… ОГРН …………………………. ИНН/КПП ……………………. 20.02.2009 № 345/65 На № _____
от _____________
|
Генеральному директору АО
«АвтоВАЗ» г-ну И.П.Иванову Скатертный пер.,2 Тольятти, 103030
|
О поставке
легковых автомобилей
Уважаемый Иван Петрович!
На основании Контракта, заключенного в Москве
04.12.10, просим организовать поставку 10 легковых автомобилей модели «ВАЗ
21214» в течение 2 квартала 2011 года.
Поставка может быть произведена на условиях:
Упаковка - заводская.
Цена - 300 000 руб.
Условия платежа - предоплата.
Просим выслать последний иллюстрированный
каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции.
С уважением
Генеральный директор Подпись
В.С.Семенов
Ирина Ивановна Марьина 4-76-99
Реакцией
организации-корреспондента на письмо-запрос является письмо-ответ - служебное
письмо, составляемое как ответ письмо-запрос.
Обязательными реквизитами
письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об
организации, код организации, основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный
номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе.
Логическая схема ответного
письма-отказа: повторение просьбы, на которую составляется ответ-отказ;
констатация отказа; обоснование причины отказа.
|
АО «АвтоВАЗ» Скатертный пер.2
Тольятти, 103030 тел (095) 66 36 17/ факс (095) 66 36 29 ОГРН. ИНН/КПП..
25.01.2011 № 20345/651 На № 12 от 20.01.2011
|
Директору Автосалона «Лидер» г-ну
В.С.Семенову ул. Парковая, 31 г.Зеленогорск,663690
|
О поставке
легковых автомобилей
Уважаемый Александр Сергеевич!
Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия
автомобилей «ВАЗ…» и с удовольствием высылаем подробную информацию.
Вашу просьбу о поставке легковых автомобилей
модели «ВАЗ…» в указанные сроки выполнить не можем из-за отсутствия данной
модели в настоящее время на наших складах. Кроме того, в Торговом соглашении
речь шла о легковых автомобилях марки «ВАЗ…».
Поэтому предлагаем заключить дополнительное
соглашение к контракту на поставку легковых автомобилей модели «ВАЗ…», которые
будет поставлены в сроки, указанные в дополнительном соглашении.
Приложение:
. Проект дополнительного соглашения на 3 л. в 2
экз.
. Каталог на 10 л. в 1 экз.
С уважением
Генеральный директор Подпись П.И.Иванов
Король Татьяна Александровна
(145) 66 36 55
5. Автобиография
Автобиография - это документ, составленный в
произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в
определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и
трудовой деятельности. Автобиография - самостоятельное, свободное и вольное
описание жизни человека. И в связи с этим никаких регламентированных форм и
бланков для автобиографии не предусмотрено. В автобиографии должны быть указаны
фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные
заведения были окончены, по какой специальности), трудовая деятельность,
семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и др. Для
мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности,
отношения к воинской обязанности, воинских званий. Сведения в автобиографии
указываются в хронологическом порядке. Автобиография не заверяется ни подписью
работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и
печать.
Автобиография
Я, Сидоркина Анастасия Федоровна, родилась 4
июля 1980 года в с.Ирбейское, Красноярского края.
Отец - Сидоркин Николай Николаевич, русский,
1955 года рождения, работает программистом на ПО ЭХЗ.
Мать - Сидоркина Лариса Николаевна, русская,
1960 года рождения, работает учителем истории в школе-лицей №174.
Брат - Сидоркин Сергей Иванович, русский, 1986
года рождения, студент МАИ.
В 1985 году, вместе с родителями, переехала на
постоянное место жительство в г. Зеленогорск (Красноярск-45).
В 1986 году поступила и в 1997 году окончила
Зеленогорскую школу-лицей №174.
После окончания школы поступила в Сибирский
Государственный Аэрокосмический Университет им.Решетнева на экономический
факультет по специальности «Управление на предприятии», который окончила в 2002
году.
В настоящее время работаю менеджером в «ЕТК».
Проживаю по адресу: ул.Ленина, д.2, кв.75,
г.Зеленогорск, 6603690.
Телефон 3-71-11
февраля 2009 г. Подпись Е.И.Сидорова
Список использованной литературы
1. ГОСТ
Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
. Делопроизводство:
Образцы, документы. Организация и технология работы. - 2-е изд., перераб. и
доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . -
М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.
3. Квеско,
С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б.Квеско,
В.Е.Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.
. Кузнецова,
Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр.
и допол. / Т.В.Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. -
408 с.
. Макеева,
В.Ф. Приказы по основной деятельности / В.Ф.Макеева // Секретарь-референт. -
2005. - №5. - С.15.
. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и
др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 90 с.
. Серикова,
Г.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие /
Г.Н.Серикова. - Томск: ТПУ, 2005. - 112 с.
Похожие работы на - Организация документооборота на предприятии
|