База данных книжного магазина

Федеральное агентство Железнодорожного транспорта

Иркутский Государственный Университет Путей Сообщения

Пояснительная записка

к курсовой работе по дисциплине:

"Управление данными"

на тему:

База данных книжного магазина

Исполнители: студентка группы ИС-06-1

Иркутск 2009

Оглавление

Введение

Пояснение к Базе Данных.

Описание используемого программного обеспечения

1. Предметная область

2. Концептуальная модель

3. Логическая модель базы данных

4. Модель физической организации данных

5. Реализация баз данных в MS Access

5.1 Создание таблиц

5.2 Создание запросов

5.3 Создание форм

5.4 Создание отчетов

5.5 Создание главной кнопочной формы

5.6 Создание макросов

Список используемой литературы

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Пояснение к Базе Данных.

В своей базе данных автор попытался реализовать изложить удобный способ продажи и контроля поступаемых и продаваемых книг. Для обеспечения наиболее быстрого обращения и хранения информации - как для сотрудника, так и для более удобного предоставления этой информации клиенту.

Автор создал и использовал основные таблицы: Books, Сотрудники, Покупатели, Счета, АРХИВпроданныхКНИГ, Издательства, Серии и Жанр. Между этими таблицами сделаны соответствующие связи и созданы соответствующие запросы. В базе данных имеется как и обычные запросы по выборке конкретной информации, так и перекрестные.

Для удобного просмотра и пользования (а так же обращения), по каждому запросу была создана форма, для более наглядного предоставления информации.

Описание используемого программного обеспечения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:

·        текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

·        поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

·        числовой - тип данных для хранения чисел;

·        дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

·        денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

·        счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

·        логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

·        поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

·        гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

·        мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

·        байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);

·        целое (Integer) - целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

·        длинное целое (Long Integer) - целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

·        одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от минус 3,4´10³⁸ до +3,4´10³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

·        двойное с плавающей точкой (Double) - числа от минус 1,797´10³⁰⁸ до +1,797´10³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица - информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность - в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания - в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т.к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД - реляционными базами данных.

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т.д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

В настоящее время среди разработчиков баз данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

1. Предметная область

Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования. При проектировании автоматизированных информационных систем предметная область отображается моделями данных нескольких уровней. Число уровней зависти от сложности решаемых задач, но в любом случае включает концептуальный и логический уровни.

В данной курсовой работе предметной областью является работа книжного магазина.

База данных предназначена для хранения данных о книгах, покупателях и постоянных клиентах, обслуживающем персонале.

2. Концептуальная модель

Первая фаза процесса проектирования базы данных заключается в создании для анализируемой части предприятия концептуальной модели данных.

Концептуальная модель - это модель предметной области. Компонентами модели являются объекты и взаимосвязи. Концептуальная модель служит, средством общения между различными пользователями и поэтому разрабатывается без учета особенностей физического представления данных. При проектировании концептуальной модели все усилия разработчика должны быть направлены в основном на структуризацию данных и выявление взаимосвязей между ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов эффективности обработки. Проектирование концептуальной модели основано на основе анализа решаемых на этом предприятии задач по обработке данных. Концептуальная модель включает описания объектов и их взаимосвязей, представляющих интерес в рассматриваемой предметной области. Взаимосвязи между объектами являются частью концептуальной модели и должны отображаться в базе данных. Взаимосвязь может охватывать любое число объектов. С другой стороны, каждый объект может участвовать в любом числе связей. Наряду с этим существуют взаимосвязи между атрибутами объекта. Различают взаимосвязи типа: "один к одному", "один ко многим", "многие ко многим".

Самой популярной моделью концептуального проектирования является модель "сущность-связь" (ER-модель), она относится к семантическим моделям.

Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели.

Каждая сущность должна иметь наименование, выраженное существительным в единственном числе. Каждая сущность в модели изображается в виде прямоугольника с наименованием.

Атрибут - характеристика (параметр) некоторой сущности.

Домен - множество значений (область определения атрибутов).

У сущностей выделяются ключевые атрибуты - ключ сущности - это один или более атрибутов, уникально определяющих данную сущность.

Между сущностями могут быть уставлены связи - бинарные ассоциации, показывающие, каким образом сущности относятся или взаимодействуют между собой.

Различают следующие виды связей:

. Взаимосвязь "один к одному" означает, что каждой записи в одном объекте может соответствовать только одна запись в другом объекте и обозначается одинарными стрелками между объектами.

. Взаимосвязь "один ко многим" свидетельствует о том, что одной записи в одном объекте может соответствовать несколько записей в другом объекте и обозначается с помощью одинарной стрелки в одном направлении и двойной стрелки в другом направлении.

. Взаимосвязь "многие ко многим" свидетельствует о том, что одной записи в одном объекте может соответствовать несколько записей в другом объекте и наоборот, обозначается такая связь с помощью двойной стрелки в одном направлении и двойной стрелки в другом направлении.

Графически ER-модель изображается в виде диаграммы "сущность-связь"

база книжный магазин access

Рисунок 1: диаграмма "сущность-связь" для магазина книг

3. Логическая модель базы данных

Одна из основных проблем, решаемых при проектировании базы заключается в том, чтобы найти, каким образом отобразить объекты предметной области в абстрактные объекты модели данных, чтобы это отображение не противоречило семантике предметной области и было по возможности лучшим (эффективным, удобным и т.д.)? Часто эту проблему называют проблемой логического проектирования баз данных.

Версия концептуальной модели, которая может быть обеспечена конкретной СУБД, называется логической моделью. Процесс построения логической модели базы данных должен опираться на определённую модель данных (реляционная, сетевая, иерархическая), которая определяется типом предполагаемой для реализации информационной системы СУБД. В нашем случае база данных создается создаётся в среде Microsoft Access и будет представлять собой реляционную базу данных.

Реляционная модель характеризуется своей простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для манипулирования данными.

В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов. Таблица в реляционной модели называется отношением.

Атрибут (поле) - любой столбец в таблице.

Домен - множество значений, которые может принимать атрибут.

Кортежи (записи) - строки таблицы.

Таблицы связаны между собой при помощи ключевых полей.

Ключ - это поле, позволяющее однозначно идентифицировать запись в таблице. Ключ может быть простым (состоит из одного поля) или составным (из нескольких полей).

В реляционных базах данных логическое проектирование приводит к разработке схемы данных, которая представлена на рисунке 2.

Рисунок 2: схема данных

Схема содержит как структурную, так и семантическую информацию. Структурная информация связана с объявлением отношений. Семантическая информация выражается множеством известных функциональных зависимостей между атрибутами отношений, объявленными в схеме. В связи с этим возникает вопрос о корректности представленной схемы. Корректной считается схема, в которой отсутствуют нежелательные функциональные зависимости между атрибутами.

В данной курсовой работе для решения проблемы логического проектирования используется классический подход, при котором весь процесс проектирования производится в терминах реляционной модели данных методом последовательных приближений к удовлетворительному набору схем отношений. Исходной точкой является представление предметной области в виде одного или нескольких отношений, и на каждом шаге проектирования производится некоторый набор схем отношений, обладающих лучшими свойствами. Процесс проектирования представляет собой процесс нормализации схем отношений, причем каждая следующая нормальная форма обладает свойствами лучшими, чем предыдущая.

Нормализация - это формализованная процедура, в процессе выполнения которой атрибуты данных (поля) группируются в таблицы, а таблицы, в свою очередь - в базы данных. Цели нормализации следующие.

Исключить дублирование информации в таблицах.

Обеспечить возможность изменений в структуре таблиц.

Уменьшить влияние структурных изменений базы данных на работу приложений, обеспечивающих пользователям доступ к данным.

Процесс нормализации состоит из нескольких этапов. В следующих разделах вашему вниманию предлагается детальное описание каждого из пяти этапов, составляющих полный процесс нормализации.

Ненормализованные данные

Строки таблицы могут содержать повторяющиеся группы данных. Реструктуризация строк с целью исключения повторяющихся групп данных, перенос их в новые таблицы

Первая нормальная форма

Правила построения первой нормальной формы требуют, чтобы все таблицы данных были плоскими и не содержали повторяющихся данных в различных строках. Под плоской понимается таблица, имеющая только два измерения: длина (число записей или строк) и ширина, (число полей или столбцов). Её ячейки не могут содержать больше одного значения. Если хотя бы одна ячейка таблицы содержит больше одного значения, для представления ее содержимого уже требуется третье измерение - глубина.

Плоские таблицы и плоские файлы данных, упоминавшиеся в главе 3, очень похожи тем, что имеют только два измерения. наконец в плоском файле содержится лишь одна таблица и не накладываются ограничения на содержимое ее ячеек.

Вторая нормальная форма

Данные во всех не ключевых столбцах полностью зависят от первичного ключа. Проверка зависимости всех полей данных от первичного ключа. Если полная зависимость не выполняется, проводится разбиение таблицы.

Для приведения таблиц ко второй нормальной форме необходимо обеспечить полную зависимость столбцов, которые не являются ключевыми, от первичного ключа, а если этот ключ составной, то от каждого его элемента. Под полной зависимостью понимается возможность однозначного определения значения каждого не ключевого поля с помощью значения первичного ключа. Если для однозначного определения используется составной первичный ключ, то это правило применяется к каждому значению из полей, входящих в составной ключ. Перед переходом ко второй нормальной форме необходимо привести данные к первой нормальной форме. В процессе создания второй нормальной формы большая часть повторяющихся данных, оставшихся в таблице после приведения её к первой нормальной форме, будет удалена.

Третья нормальная форма

Все данные зависят от полей первичного ключа и не зависят от значений других полей. Исключение любых транзитивных зависимостей. Имеется в виду исключение зависимостей на поле, не являющееся ключевым.

В третьей нормальной форме столбцы, не являющиеся ключевыми, зависят от первичного ключа таблицы и не зависят от всех остальных столбцов. Прежде чем перейти к третьей нормальной форме, приведите свои данные к первой, а затем - ко второй.

Четвёртая нормальна форма

Чтобы база данных находилась в четвертой нормальной форме, необходимо, чтобы независимые элементы данных, между которыми существует связь типа многие-ко-многим, не хранились в одной таблице. Дальше вы найдете подробное описание четвертой нормальной формы, поскольку это единственный этап нормализации, зависящий от типов устанавливаемых связей.

Пятая нормальная форма и комбинированные элементы

Пятая нормальная форма требует обеспечения возможности точного восстановления исходной таблицы из таблиц, на которых она основана. Построение пятой нормальной формы требует удовлетворения требований третьей нормальной формы и, при наличии связей многие-ко-многим, соответствия правилам четвертой.

Многие разработчики приложений баз данных игнорируют четвёртую и пятую нормальные формы в своих программных продуктах, поскольку считают их весьма специфическими.

Результатом этого зачастую является создание базы данных неправильной структуры, хотя это совсем ещё не означает, что она не будет функционировать.

Основное правило при создании таблиц сущностей - это каждой сущности желательно сопоставить отдельную таблицу. Поля таблиц сущностей могут быть ключевыми или не ключевыми. Введение ключей позволяет обеспечить уникальность значений в записи, ускорить обработку записи и выполнить обработку. Если в таблице есть значительное повторение по нескольким полям и их объем существенен, то лучше их выделить в отдельную таблицу. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, в противном случае возникает некорректность.

В данном курсовом проекте была проведена нормализация базы данных, были устранены функциональные зависимости и исключена явная избыточность в таблицах. Также удалось избавиться от транзитивных зависимостей.

4. Модель физической организации данных

Физическая модель данных описывает то, как данные хранятся в компьютере, представляя информацию о структуре записей, их упорядоченности и существующих путях доступа.

В физической модели описываются типы, идентификаторы и разрядность полей. Физическая модель данных отражает физическое размещение данных на машинных носителях, то есть какой файл, какие объекты, с какими атрибутами содержит и каковы типы этих атрибутов

Файлом базы данных в теории баз данных называется таблица реляционной модели.

Физические модели для базы данных Продажи Книг выглядят следующим образом:

. Реализация баз данных в MS Access

Система управления базой данных (СУБД) - важнейший компонент информационной системы. СУБД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД так же существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объёмов хранящейся в многочисленных таблицах информации. Основные функции СУБД:

·        управление данными во внешней памяти (на дисках);

·        управление данными в оперативной памяти;

·        журнализация изменений и восстановление БД после сбоев;

·        поддержание языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Наиболее популярной на сегодняшний СУБД для персональных компьютеров является MS Access. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей.

Для создания базы данных "продажи Книг" необходимо создать таблицы, заполнить их в соответствии с исходными данными и реализовать связи между таблицами в режиме "схема данных".

5.1 Создание таблиц

Таблица - это набор данных по конкретной теме, такой как кленты или производители. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Создание таблиц заключается в задании её полей и назначении их свойств.

Для создания таблиц достаточно воспользоваться консруктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблицы и типы данных полей. Кроме этого, для создания наиболее часто используемых в базе данных таблиц, можно воспользоваться режимом мастера.

Первичный ключ используется для связывания таблицы с вторичными ключами в других таблицах. Это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений 0 и всегда должен иметь уникальный индекс. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

5.2 Создание запросов

Следующими объектами данных MS Access, которые будут рассмотрены, являются запросы. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчётов и страниц доступа к данным.

Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая необходима. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу. Ещё одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления.

Все запросы БД "Продажи книг"

1) Поиск

Поиск книг в таблице "Books":

DISTINCTROW Books. [id_ книги], Books. Номер, Books. издательство, Books. Автор, Books. Название, Books. Переплет, Books. Серия, Books. Жанр, Books. [Дата выпуска], Books. Цена, Books. КоличествоBooks(Books. Номер Like Forms! ПоискКниг! ПоискНомера & "*") And (Books. издательство Like Forms! ПоискКниг! ПоискИздательства & "*") And (Books. Автор Like Forms! ПоискКниг! ПоискАвтора & "*") And (Books. Название Like Forms! ПоискКниг! ПоискНазвания & "*") And (Books. Жанр Like Forms! ПоискКниг! ПоискЖанра & "*") And (Books. Серия Like Forms! ПоискКниг! ПоискСерии & "*");

2) Поиск скидки покупателя (ПРОМЕЖУТОЧНАЯ)

Поиск скидки покупателя в таблице "Покупатели":

Покупатели. ID_покупателя, Покупатели. СТАТУС, Покупатели. Скидка, Покупатели. Фамилия, Покупатели. Имя, Покупатели. ОтчествоПокупатели( ( (Покупатели. ID_покупателя) = [Forms]! [Продажи]! [ID_client]));

3) Цена с учетом скидки покупателя

Расчет итоговой цены с учетом скидки; покупатель, не имеющий регистрации в БД, имеет ID=1 и не имеет скидки.

Books. Цена, [Поиск скидки покупателя]. Скидка,. Цена - [Поиск скидки покупателя]. Скидка AS ITOGBooks, [Поиск скидки покупателя]Books. Номер=Forms! Продажи! NumberBooks;

4) Продажи_добавлениеВсчета (ДОБАВЛЕНИЕ)

Регистрация продажи: добавление в таблицу "Счета" итоговой цены, номера книги, покупателя, сотрудника

INTO Счета ([Номер книги], [Цена продажи], Покупатель, Сотрудник)Books. Номер, [Цена с учетом скидки]. ITOG, [Поиск скидки покупателя]. ID_покупателя, Сотрудники. ID_сотрудникаBooks, [Цена с учетом скидки], [Поиск скидки покупателя], Сотрудники(Books. Номер=Forms! Продажи! NumberBooks) And (Сотрудники. ID_сотрудника=Forms! Продажи! Prodavez);

5) Уменьшение на 1 (Обновление)

Обновление таблицы Books: уменьшение количества книг после продажи

Books, Сотрудники SET Books. количество = Books. количество-1(номер=Forms! Продажи! NumberBooks) And (Сотрудники. ID_сотрудника=Forms! Продажи! Prodavez);

6) Удаление строк (УДАЛЕНИЕ)

Запрос на удаление срок в таблице Books, если количество <1*BooksКоличество<1;

7) Вархив (ДОБАВЛЕНИЕ)

Запрос на добавление данных в Архив после регистрации продажи

INTO АРХИВпроданныхКНИГ (Название, Автор, Серия, Жанр, Издательство)Books. Название, Books. Автор, Books. Серия, Books. Жанр, Books. ИздательствоBooks, Сотрудники(Books. Номер=Forms! Продажи! NumberBooks) And (Сотрудники. ID_сотрудника=Forms! Продажи! Prodavez);

8) количество проданных книг по авторам (сериям) (Перекрестный запрос)

Last (Books. Количество) AS [Last-Количество]Books. АвторСерии INNER JOIN Books ON Серии. ID_серии = Books. СерияBY Books. АвторСерии. [Название серии];

9) Статистика

Запрос на расчет максимальной, минимальной и т.п. цен проданных книг

Sum ([цена продажи]) AS Сумма_продаж, Min ([цена продажи]) AS Минимальная_цена, Max ([цена продажи]) AS Максимальная_цена, Avg ([цена продажи]) AS Среднеарифметическое, Count ([id_счета]) AS количествоСчета;

10) активность продаж

Количество продаж в дни регистрации продаж

Счета. [Дата продажи], Count (Счета. ID_счета) AS [Count-ID_счета]СчетаBY Счета. [Дата продажи]( ( (Счета. [Дата продажи]) >CDate ("31.12.2008")));

5.3 Создание форм

Форма - средство отображения данных на экране и управления ими. В форме можно разместить специальные элементы управления (счётчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. С помощью формы данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Наиболее удобными способами создания форм являются создание формы с помощью конструктора и с помощью мастера.

Мастер задаёт подобные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых формах и создаёт форму на основании полученных ответов. С помощью мастера наиболее удобно создавать формы, предназначенные для ввода и редактирования данных.

Создание форм в режиме конструктора удобно для создания диалоговых окон и форм, не связанных с редактированием данных, поскольку в этом режиме можно управлять элементами формы в произвольном порядке.

В данной базе данных были созданы следующие формы:

1)      Главная кнопочная форма

2)      Форма "Продажи", имеющая подчиненные формы "Цена с учетом скидки", "Выборка книги", форму, созданную на основе запроса "Поиск скидки покупателя".

3)      Поиск книг

)        Форма "Привоз", имеющая подчиненную форму "Архив"

5)      Сотрудники

6)      Поставщики

7)      Постоянные клиенты

8)     
Заказы

9)      Архив

10)    
Форма Books

11)     Сводную диаграмму, реализующая зависимость "жанр_количество_цена"

12) Сводную диаграмму, фиксирующую каждую продажу

1) форма "Поставщики":Compare DatabaseSub ID_издательства_GotFocus ()[расторжение контракта] <= Now () Then("Удалите поставщика или срочно перезаключите контракт!")IfSubSub Расторжение_контракта_GotFocus ()[расторжение контракта] <= Now () Then("Удалите поставщика или срочно перезаключите контракт!")MsgBox ("Срок сотрудничества еще не подошел к концу:)") ThenIfSub

) форма "Продажи":Sub Группа85_AfterUpdate ()Case Группа85. Value1_client = 12_client = "ВведитеID"SelectSubSub Кнопка33_GotFocus ()NumberBooks. Value < 100 Then("ВВЕДИТЕ ВЕРНЫЙ НОМЕР КНИГИ")IfID_client. Value < 1 Then("ВВЕДИТЕ ID КЛИЕНТА")IfProdavez. Value = 0 Then("ВЫБЕРИТЕ ПРОДАВЦА!")IfSub

)        форма "поиск книг":Compare DatabaseExplicitSub ЗаголовокФормы_Click ()SubSub Кнопка62_Click ()SubSub Найти_Click ()

ПоискЖанра = Null

ПоискСерии = Null

ПоискНомера = Null

ПоискИздательства = Null

ПоискНазвания = Null

ПоискАвтора = Null. RequerySubSub ПоискНомера_AfterUpdate (). RequerySubSub ПоискИздательства_AfterUpdate (). RequerySubSub ПоискНазвания_AfterUpdate (). RequerySubSub ПоискАвтора_AfterUpdate (). RequerySubSub ПоискЖанра_AfterUpdate (). RequerySubSub ПоискСерии_AfterUpdate (). RequerySub

)        форма "заказы":Compare DatabaseSub выборка_AfterUpdate ()Case выборка. Value1_pokupatel = 1_pokupatel. Visible = False2_pokupatel = "Введите свой ID"_pokupatel. Visible = TrueSelectSubSub Кнопка61_Click ()Error GoTo Err_Кнопка61_Click. GoToRecord,, acLast_Кнопка61_Click:Sub_Кнопка61_Click:Err. DescriptionExit_Кнопка61_ClickSub

5.4 Создание отчетов

Отчёт представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчёта, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчёте поступает из базовой таблицы, запроса. По своим свойствам и структуре отчёты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причём для вывода не на экран, а на печатающее устройство. В связи с тем отчёты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для ввода специальных элементов оформления характерных для печатных документов. Наиболее удобным способом создания отчётов является создание отчёта с помощью мастера.

Отчёты могут быть открыты в трёх режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме мастера. Режим конструктора используют для создания нового или изменения структуры существующего отчета. Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещены на печатных страницах. В режиме просмотра образца отображается макет отчёта с образцами данных. Если форма или отчёт создаются с помощью мастера, то по умолчанию задаются стандартные характеристики формы или отчёта, определяемые используемым шаблоном. Шаблон определяет, какие разделы будут содержаться в создаваемом документе, и какие размеры будут иметь эти разделы. Кроме того, шаблон определяет стандартные настройки свойств формы или отчёта, их разделов и содержащихся в них элементов управления. Для форм или отчётов по умолчанию используется шаблон с именем "Обычный". Однако пользователь имеет возможность указать в качестве шаблона имя любой существующей формы или отчёта. Допускается также создание специальных форм и отчетов, предназначенные для использования в виде шаблонов.

В базе данных были создан следующий отчет:

1)      Отчет "Статистика"

2)     
Отчет "Книги"

5.5 Создание главной кнопочной формы

Для работы с базой данных можно создать главную кнопочную форму. Она создается с помощью диспетчера кнопочных форм. С помощью главной кнопочной формы можно легко получить интересующую пользователям информацию. Она создается для удобства работы с базой данных. При открытии базы данных главная форма автоматически загружается при помощи макроса "autoexec". Главная кнопочная форма для БД "Продажи книг"

Кнопка "Выход" закрывает MS Access.

Кнопка "Статистика" открывает раздел БД, посвященный отчетам и диаграммам.

5.6 Создание макросов

Макросом называют набор из одной ил более макрокоманд, выполняющих определённые операции, такие как открытие форм или печать отчётов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Макрокоманда представляет собой последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При обработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение базы, выполнение запросов, открывание различных объектов.

В базе данных имеются следующие макросы:

1)      autoexec

автозапуск главной кнопочной формы

)        Регистрация продажи

3)      Регистрация заказа

)        Выполнить заказ

)        Удалить сотрудника

)        Расчет скидки

)        Счета

)        Book’s new

)        добавлениеВпроданныеКниги

10) Открыть архив

) ИзархиваВкниги

) Удаление книг

) Удаление поставщика

5.7 Создание модулей

1)      Navi

Модуль предназначен для перехода из одной формы в другую.

закрывает текущую форму и открывает указываемую в качестве фактического параметра форму (например, Начало), устанавливая фокус на заданном элементе.

CloseModFor закрывает текущую форму и открывает указанную форму, не выполняя фокусирования на заданном элементе.

. Заключение

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

­    таблицы для сохранения данных;

­    запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

­    формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

­    отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач регистрации товаров и ведения товарооборота (книги), позволяет автоматизировать весь процесс, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них). Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.

 Список используемой литературы

1.       Томас Коннолли, Каронлин Бегг, Анна Страчан. Базы Данных "Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. / Второе издание: исправленное и дополненное: Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2001. - 1120 с.: ил. - Парал. Тит. Англ.

2.       Виктор Пасько. Access 97 (русифицированная версия) - К.: Издательская группа BHV, 2000. - 368 с.

.        Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

.        Гончаров А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г. - 640 с.

.        Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

.        Бен Форта. SQL за 10 минут / третье издание: пер. с. Англ. - M.: Издательский дом "Вильямс", 2005. - 288 с.: ил. - Парал. Тит. Англ.