Система управления базой данных приёмной комиссии университета

Система управления базой данных приёмной комиссии университета

Дипломная работа

на тему: “Система управления базой данных приёмной комиссии университета”

Содержание

Введение

. Теоретические и правовые основы документооборота в организации

.1 Сущность и структура документооборота в организации

.2 Нормативно-правовое регулирование документооборота в организации

.3 Принципы и методы управления документооборотом в организации

. Анализ документооборота в организации ООО «Синема-мир»

.1 Характеристика предприятия ООО «Синема МИР»

.2 Анализ управления документооборотом в организации ООО «Синема-мир»

.3 Анализ службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и анализ локальных нормативных документов в организации ООО «Синема-мир»

3. Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема мир»

Выводы

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Актуальность дипломного исследования. В настоящее время можно с полной уверенностью утверждать, что современный бизнес чрезвычайно динамичен, что заставляет собственников и руководителей предприятий постоянно совершенствовать методы и технику управления. В этой связи особенно актуальна проблема принятия стратегически и тактически верных решений по его ведению и развитию.

Очевидно, что в первую очередь руководителю предприятия необходима информация, на основании которой возможно было бы провести точный расчет, глубокий анализ, детальное сравнение альтернативных вариантов и мотивированный выбор действий.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном бизнесе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Очевидно, что правильная организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация, как известно, представляется в виде разного рода документов. Статистические исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [4].

Управление документооборотом в организации означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Также нельзя не отметить, что во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.

Рационализация документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

В основном, все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Как известно, информация любой организации фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Именно поэтому, актуальность темы дипломного исследования обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях и необходимостью совершенствования документооборота в организации.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит организации целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В дипломном исследовании была изучена и проанализирована технология документооборота Общества с ограниченной ответственностью «Синема-мир» (ООО «Синема-мир»).

Объект дипломного исследования - организация документооборота на примере конкретной организации - ООО «Синема-мир».

Предмет дипломного исследования - разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир».

Целью дипломного исследования является анализ документооборота в организации ООО «Синема-мир» и разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в данной организации.

Цель дипломного исследования позволяет выдвинуть задачи дипломного исследования:

1. Провести теоретический анализ литературных источников по вопросам сущности и структуры документооборота в организации.

2. Рассмотреть современные методы исследования документооборота в организации и методы управления документооборотом.

3. Проанализировать документооборот в организации ООО «Синема-мир» и предложить мероприятия по совершенствованию документооборота в организации.

. Теоретические и правовые основы документооборота в организации

.1 Сущность и структура документооборота в организации

Согласно определению, документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им [8].

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив.

Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами [13].

Необходимо более детально рассмотреть само понятие и сущность «документооборота».

Согласно большинству определений - документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

В таком случае, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении [11].

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Специалисты в данной области обычно выделяют определенные принципы организации движения документов, или собственно теоретические основы организации документооборота:

4. оперативность движения;

5. единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

6. однократность операций одинакового целевого назначения;

7. исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью) [12].

Кроме того, в нормативные документы, касающиеся документооборота в организации, включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Согласно определениям, данным в литературных источниках, можно отметить, что документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована [22].

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

Таким образом, движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98).

Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия.

Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трем основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота) [19].

Стоит подчеркнуть, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

8. централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;

9. экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяженности маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

10. функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

11. унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

12. открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учетом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

13. гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов [32].

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и составление документооборота, его изменения.

Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

14. определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

15. определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

16. разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

17. установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

18. рассчитать численность службы делопроизводства [9].

1.2 Нормативно-правовое регулирование документооборота в

организации

Согласно ст. 2 Федерального закона № 123-ФЗ «О персональных данных и защите информации» (последняя редакция от 28.06.2010 № 123-ФЗ) документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [3].

Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования [4].

Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.

Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д.

(Федеральные законы от «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах») [6].

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») [5].

Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ) [2].

В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

19. сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

20. сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки [2].

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

21. документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

22. документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные [7].

Как известно, в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, то есть установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов [18].

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

23. выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

24. разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

25. определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

26. регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

27. выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

28. рациональная организация рабочих мест и условий труда;

29. повышение квалификации сотрудников службы [26].

Современная практика выработала три формы организации работы с документами в любой организации - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год [30].

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений) [15].

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке [16].

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Структура в системе документооборота организации рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия [21].

Основной целью документооборота в организации, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

30. постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

31. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

32. сокращение документооборота;

33. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации [14].

Значительную роль в регламентации документооборота в организации играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.

Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ [22].

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.

В табель включены только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Применение табеля позволяет:

34. исключить возможность неоправданного создания новых форм;

35. установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

36. учесть количество видов и форм документов [24].

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты [2].

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени [14].

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов.

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота [11].

График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений [20].

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен [24].

Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними [19].

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.

В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

37. составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

38. проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

39. утверждение документа уполномоченными лицами;

40. ознакомление с документом ответственных исполнителей;

41. передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

42. выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

43. контроль за исполнением документа;

44. подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

45. сдача и оформление документов в архив на хранение [12].

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.

.3 Принципы и методы управления документооборотом в организации

Необходимо отметить, что функции документооборота и современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

46. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

47. Разработка и проектирование бланков документов.

48. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

49. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

50. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

51. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

52. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

53. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

54. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

55.  Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

56.  Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства [15].

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

57. секретариат;

58. инспекция при министре;

59. канцелярия [32].

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации.

В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция [30].

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор [29].

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих [23].

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами [13].

Выделяют основные принципы организации документооборота. В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

60. централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ;

61. максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

62. маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

63. однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

64. организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

65. вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

66. исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

67. снижение уровня подписания документов [22].

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

68. поступающие (входящие) документы;

69. отправляемые (исходящие) документы;

70. -внутренние документы [15].

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня.

Движение поступающих документов. При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации [13].

Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений.

При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть - подразделения.

Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства).

При этом часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений) [16].

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

71. Подготовка исполнителем проекта документа.

72. Согласование (визирование) проекта документа.

73. Доработка проекта документа по замечаниям.

74. Повторное визирование документа.

75. Подписание документа руководителем.

76. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

77. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

78. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело [28].

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, - на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов [26].

Выделяют различные типы документов, их классификацию и взаимосвязи. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего три вида:

79. Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

80. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.

81. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие [24].

2. Анализ документооборота в организации ООО «Синема-мир»

.1 Характеристика предприятия ООО «Синема МИР»

Полное наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Синема Мир»

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности имущество, учитываемое на балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество имеет круглую печать с собственным фирменным наименованием с указанием на место нахождения Общества. ООО “Синема Мир»” вправе открывать счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков. Общество вправе иметь фирменный знак (символику), штампы, и бланки со своим наименованием.

Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления видов деятельности, не запрещенных законом.

Общество создано 29 сентября 2004 года, в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации и Федерального закона Российской Федерации от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество создалось в целях:

·        получение прибыли;

·        расширение рынка товаров и услуг;

·        реализации на основе полученной прибыли социально-экономических интересов учредителей и членов трудового коллектива.

История кинотеатра. От «Биофона» к «Сатурну» и обратно, к «Художественному».

Первое сохранившееся до наших дней упоминание о доме на Невском 67 датируется 1903 годом, хотя само здание построено значительно раньше и до 1840 года, когда его хозяином стал купец Козулин, успело сменить трёх владельцев. Кинотеатр же в этом здании был спроектирован и построен архитектором Артёмом Георгиевичем Джороговым.

октября 1907 года в газете «Биржевые ведомости» впервые упоминается своеобразное культурно-зрелищное учреждение «Биофонауксетофон», где давались сеансы прослушивания артистов драмы, оперы, оперетты и эстрады. Этот «театр», название которого было вскоре сокращено до «Биофона», давал представление каждые полтора часа вплоть до полуночи, а в праздники и до часа ночи. Плата за вход разнилась от 50 копеек до полутора рублей, что по тем временам было очень большими деньгами. В октябре 1909 года «Биофон» переименовывается в «Сатурн» и в своём новом качестве становится кинотеатром, располагавшимся на втором этаже здания. Особый интерес вызывает сотрудничество с кинотеатром «Сатурн» самого Александра Дранковы, первого русского кинорежиссёра, создателя «Понизовой вольницы» (1908), ленты - пионера российской кинематографии, снимавшего также Льва Толстого в Ясной Поляне. Этот фильм, демонстрировавшийся монопольно в «Сатурне», со временем стал предметом особой гордости наших кинодокументалистов.

Хозяином кинотеатра «Сатурн» был потомственный дворянин и известный петербургский предприниматель Ярослав Францевич Крынский.

В 1933 году кинотеатр получает название «Кино - массам), которое сохраняется за ним вплоть до 1935 года, когда он становиться «Художественным», сразу же превратившись в один из самых посещаемых кинотеатров города. «Художественный» специализировался на комедийных и музыкальных фильмах. Старожилы рассказывают, что в конце 30-х годов там выступал джаз-оркестр под управлением Якова Скоморовского и пела Клавдия Шульженко. С Великой Отечественной войной связана особая страница в истории «Художественного». Залы на Невском заполнялись даже в блокаду. Был лишь один перерыв в работе кинотеатре, когда в страшную зиму 1941-42 гг. прекратилась подача электричества. Но уже начиная с весны 42-ого можно было снова смотреть кино. Сеансы порой прерывала сирена воздушной тревоги, и зрители послушно следовали в бомбоубежище. А с сигналом «Отбой воздушной тревоги» возвращались в кинозал. В 70-80-е годы в фойе «Художественного» показывали и великолепный мастер Татьяна Острогорская (она создала костюмы к таким фильмам как «Собака на сене» (1977), «Д`Артаньян и три мушкитёра» (1979), «Благочестивая» (1983), «Демидовы» (1983), «Дон Сезар Де Базан» (1989).

-е годы - наиболее плодотворное и насыщенное событиями время в истории кинотеатра. В марте 1985 года «Художественный» вошёл в пятёрку ленинградских кинотеатров («Зенит», «Колизей», «Планета», «Руслан»), ставших победителями Всесоюзного социалистического соревнования. Так продолжалось вплоть до конца десятилетия, когда в газетах и афишах, печатавших кинорепертуар, напротив «Художественного» не стали писать: «Новая кинопрограмма». Это означало, что зрителей ожидали: «Рабыня секса», «Страсть а оковах», «Секс на троих» и прочая дребедень. В конце концов, большой зал был отдан под дискотеки и вечеринки, а просмотры в малом частенько приходилось отменять: в центре города, наНевском, не набиралось и 4-х человек, желающих посмотреть новый фильм. В итоге зритель перестал ходить в кинотеатр. Когда был отмечен последний сеанс - не ясно, так как этого попросту никто не заметил. Бурлившая некогда киножизнь замерла на долгие годы. Чтобы воскреснуть, к счастью, в ноябре 2005 года, как Феникс из пепла.То обстоятельство, что возрождённый кинотеатр «Художественный» открылся 18 ноября 2005 года вместе со стартом очередной, шестнадцатой по счёту недели финского кино в Санкт-Петербург, представляется нам символичным, потому что прошло 40 лет со дня проведения первой такой Недели, приуроченной к дням города Турку а Ленинграде.

2.2 Анализ управления документооборотом в организации ООО

«Синема-мир»

Как отмечалось в теоретической части, документационное обеспечение управления - это деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) в организации ООО «Синема-мир» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в организации ООО «Синема-мир» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота организации ООО «Синема-мир» понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот организации ООО «Синема-мир» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту (таблица 2.1.).

В документационном обеспечении организации ООО «Синема-мир» выделяют три группы документов:

1. поступающие (входящие);

2. отправляемые (исходящие);

3. внутренние.

Таблица 2.1. Объем документооборота организации ООО «Синема-мир» за 2008-2010 гг.

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2008 год	318	389	34	741
2009 год	539	487	81	1 107
2010 год	720	680	154	1 554

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Внутренние документы организации ООО «Синема-мир» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

1. организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

2. распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

3. информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов в организации ООО «Синема-мир» можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в организации ООО «Синема-мир» оформляются на бумаге формата А 4 с воспроизведением следующих реквизитов:

4. название организации,

5. название подразделения,

6. вида документа,

7. места составления,

8. даты и номера.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Прием всей входящей документации в организации ООО «Синема-мир» и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления.

Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Порядок прохождения входящих документов в организации ООО «Синема-мир» представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2. Оперограмма движения входящих документов в ООО «Синема-мир»

Кто выполняет операции	Общий отдел	Руководство  Компанией	Секретари структурных подразделений	Руководство структрурных подразделений	Испол-нители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразделением
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

движение документов, поступающих на имя Генерального директора

движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

движение нерегистрируемых документов

Обработка исходящих документов в организации ООО «Синема-мир» состоит из следующих операций:

1. составление проекта документа исполнителем;

2. проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

3. согласование проекта документа;

4. подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

5. регистрация документа;

6. отправка документа адресату;

7. подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела организации ООО «Синема-мир» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В организации ООО «Синема-мир» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом организации. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Порядок работы с исходящими документами организации ООО «Синема-мир» приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Оперограмма движения исходящих документов в ООО «Синема-мир»

Кто выполняет операции	Исполители	Структурные подразделения	Юрист	Ген. Директор организации	Общий одел
2. Согласование
3. Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

движение документов, подписываемых Генеральным директором

движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

В организации ООО «Синема-мир» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «Синема Мир» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов выглядит так:

Дата поступления	Вх. №	Дата и №  документта	Корреспондент / кто подписал	Заголовок	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах организации ООО «Синема-мир» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.

Как известно, контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела ООО «Синема-мир» по поручению руководства организации.

В организации ООО «Синема-мир» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Базы данных по контролю содержат следующие графы:

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход исполнения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Сотрудниками Общего отдела организации ООО «Синема-мир» осуществляются следующие операции:

1. формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

2. напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

3. получение информации о ходе и результатах исполнения;

4. занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

5. регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

6. снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов организации ООО «Синема-мир», если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор организации.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

.3 Анализ службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

и анализ локальных нормативных документов в организации ООО

«Синема-мир»

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения организации в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации ООО «Синема-мир» включает в себя:

7. Общий отдел,

8. Юридическую службу.

Служба ДОУ в ООО «Синема-мир» возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании.

Основными функциями службы ДОУ в организации ООО «Синема-мир» являются:

9. контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

10. контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела службы ДОУ входят:

1.         Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

1.        прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

.          регистрация документов,

3.       машинописные работы,

.        распределение телефонных звонков,

.        отправка документов,

.        информационно-справочная работа с документами;

2.        Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

1.        снабжает канцелярскими принадлежностями;

2.       обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

.        ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

.        устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

3.         Также в общий отдел входят все секретари, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях организации ООО «Синема-мир».

Необходимо отметить, что в структуре организации ООО «Синема-мир» отсутствует архив.

Основными задачами Общего отдела службы ДОУ в организации ООО «Синема-мир» являются:

1. Обеспечение четкой организации делопроизводства в организации, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах организации.

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в организации ООО «Синема-мир».

6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений организации.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

8. разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

9. разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

10. участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

11. осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях организации.

12. осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

13. обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

14. разработка номенклатуры дел организации ООО «Синема-мир», обеспечение хранения дел;

15. обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

16. организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации ООО «Синема-мир» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями организации. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управления документооборотом, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов Общего отдела службы ДОУ в организации ООО «Синема-мир» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу документооборота организации, поэтому в дипломной работе рассматриваться не будут.

Таким образом, анализ организации ООО «Синема-мир» позволяет сделать следующие выводы:

17. Организация ООО «Синема-мир» является довольно успешным предприятием, с возрастающими показателями товарооборота, балансовой и чистой прибыли.

18. Рентабельность организации ООО «Синема-мир» за период с 2007 по 2009 года возросла, что говорит об успешности организации.

19. В целом анализ документооборота в организации позволил определить, что документооборот в организации ООО «Синема-мир» проводится в соответствии с нормами и правилами документооборота в целом.

20. В организации ООО «Синема-мир» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации.

21. Формирование дел руководства организации ООО «Синема-мир» проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «Синема-мир» занимаются сотрудники Общего отдела службы ДОУ.

22. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

23. Все же были отмечены некоторые недостатки в документообороте организации ООО «Синема-мир» и на основе их анализа предлагается разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир».

24. Мероприятия по совершенствованию и их анализ приводится в следующей главе дипломного исследования.

3. Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в

организации ООО «Синема мир»

В результате анализа системы документооборота в организации ООО «Синема-мир» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как:

25. инструкция по делопроизводству,

26. положение о службе документационного обеспечения,

27. положение об экспертной комиссии.

Поэтому в рамках совершенствования нормативной базы документооборота организации ООО «Синема-мир» необходимо создание Инструкции по делопроизводству.

Как известно, основным нормативным документом по документообороту любого предприятия является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ.

Инструкция по делопроизводству утверждается инструкция Генеральным директором организации ООО «Синема-мир» по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1.            Общие положения.

2.       Правила подготовки и оформления документов.

.        Требования к реквизитам документов.

.        Организация документооборота

3.4.1.      Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

3.4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

.4.3.   Организация контроля исполнения документов.

.4.4.   Поисковая система по документам.

.4.5.   Составление номенклатуры дел.

.4.6.   Формирование и оформление дел.

.4.7.   Экспертиза ценности документов.

.4.8.   Передача дел в архив.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения организации является положение об этой структуре. Начальнику Общего отдела организации ООО «Синема-мир» необходимо разработать положение об отделе службы документационного обеспечения.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.

2. Задачи.

3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)

4. Функции.

5. Обязанности.

6. Права.

7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.

8. Ответственность.

9. Взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором организация ООО «Синема-мир».

В каждой организации должна быть экспертная комиссия.

Поэтому в организации ООО «Синема-мир» предлагается создание комиссии по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения организации ООО «Синема-мир» от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.

Предлагается комиссия в количестве 8 человек с заработной платой 18 750 рублей в месяц (итого 150 000 рублей). Время работы комиссии - 1 месяц, с целью проведения экспертизы и разработки положения.

Разработка положения об экспертной комиссии в организации ООО «Синема-мир».

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

10. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

11. Основные задачи экспертной комиссии.

12. Основные функции.

13. Права экспертной комиссии.

14. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.

Повышение эффективности документооборота в организации ООО «Синема-мир» может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

Для такой крупной организации как ООО «Синема-мир», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы.

Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «Синема-мир», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

В корпоративную информационную систему документооборота в организации ООО «Синема-мир» должны быть включены следующие компоненты:

15. Создание локальной компьютерной сети;

16. Интеграция программного обеспечения с инфраструктурой компании;

17. Единая система публикации в Интернете;

18. Средства анализа и принятия решения;

19. Рецензирование документов;

20. Отправка документов по маршруту;

21. Работа с комплексными документами;

22. Публикация однотипных документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети организации ООО «Синема-мир», объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

Корпоративная информационная система организации ООО «Синема-мир» должна как минимум обеспечивать:

23. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

24. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

25. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

26. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

27. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

28. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

29. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Корпоративная система документооборота кроме обычных функций, которыми обладают все системы документооборота и делопроизводства, имеет ряд особенностей.

Предусмотрена, например, возможность поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент времени установить, где находится документ, и просмотреть заметки сотрудников, обрабатывающих его.

В такой системе существенно облегчается сбор обобщенных данных, когда приходится обрабатывать много документов, относящихся к разным периодам времени и разным направлениям деятельности.

Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным современными средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Конечно, корпоративная система документооборота требует определенных капиталовложений, но постоянное снижение стоимости компьютерной обработки данных и хранения информации в памяти компьютера делает ее применение целесообразным.

Практически в любой деятельности компании можно выделить три основные функциональные подсистемы:Office - организация работы предприятия; - управление работой предприятия; Office - работа с клиентами.

Каждая из этих подсистем работает с различными внешними и внутренними структурами компании - клиентами, партнерами, акционерами и пр.

В совокупности эти подсистемы образуют сложный механизм, управление которым невозможно без интегрированного документооборота и внутреннего контроля за деятельностью всех элементов.

Сама по себе система корпоративного документооборота является весьма сложной, поэтому от ее адекватности реальной схеме функционирования компании зависит, насколько эффективно в конечном счете будет ее применение.

Единые средства публикации в Web

С помощью Web-компонентов Microsoft Office 2007 и серверных расширений Office Server Extensions сотрудники ООО «Синема-мир» смогут работать над документами по очереди, совместно вести дискуссии и анализировать сложные данные прямо в среде браузера. Server Extensions 2007 - это средства расширения для Web-сервера Internet Information Server, которые обеспечивают возможность публикации и совместной работы над документами.

Установленные на корпоративном Web-сервере, они значительно повышают функциональность Office и броузеров.

Кроме того, Office 2007 интегрируется как развитая клиентская часть с внутренними службами предприятия, такими как СУБД Microsoft SQL Server и сервер для обмена сообщениями Microsoft Exchange Server.

В целях повышения уровня взаимодействия и сотрудничества в рамках предприятия, а также подготовки корпоративных отчетов используются приложения Office 2007 (Excel 2007, Access 2007 и др.).

Средства анализа и принятия решения

Microsoft Excel 2007, являясь составной частью MS Office 2007, предоставляет богатейшие средства анализа данных.

Усовершенствованные средства анализа и доступа к данным, широко представленные в меню Tools и Data, удачно сочетаются с дополнительными возможностями Web-компонентов Office.

Благодаря этим компонентам анализ данных и подготовка отчетов могут выполняться в среде Web, что упрощает распространение корпоративных данных и доступ к ним, а также избавляет от необходимости копировать данные для анализа с помощью отдельного инструмента. Чтобы не просматривать статические данные, их можно представить в интерактивном виде в Web. 2007 упрощает совместную работу через Web нескольких пользователей с информацией в электронных таблицах посредством компонента Spreadsheet.

Этот элемент управления ActiveX обеспечивает доступ к базовым функциям электронных таблиц в рамках Web-браузера, позволяет вводить текстовые и цифровые данные, создавать формулы, производить перерасчет таблиц, сортировать и фильтровать данные, а также выполнять простое форматирование.

Пользователи могут анализировать данные непосредственно на узле интрасети с помощью компонента PivotTable, манипулировать данными и проводить расчеты с помощью компонента Spreadsheet или представлять данные в графическом виде с помощью компонента для построения диаграмм Chart.

Поскольку данные на узле интрасети являются полностью интерактивными, различные пользователи могут иметь одновременный доступ к ним.

Браузер не является приложением для работы с данными, а скорее предоставляет механизм их просмотра. Команда Excel New Web Query облегчает процесс копирования данных из Web в Excel 2007, что позволяет пользователю анализировать данные более эффективно.

Это очень ценное свойство для тех пользователей, которые постоянно отслеживают меняющиеся данные, опубликованные в Web, и для анализа должны импортировать их в среду Excel 2007.

Коллективная работа средствами Microsoft Word 2007

Как правило, корпоративный документ - продукт совместной деятельности автора или группы авторов и рецензентов. Автор всегда начинает с выбора шаблона для документа, и для этого Word 2007 дает удобную возможность пользоваться не только стандартными шаблонами Office 2007, но активно применять заранее подготовленные и опубликованные в общих источниках корпоративные шаблоны.

Все это делается с помощью настроек команды Toolsа®Options®File locations®Workgroup templates.

Выбрав источник корпоративных шаблонов и зафиксировав его, необходимо пользоваться известной командой File®New.

Во вкладке General есть шаблоны документов, готовые к использованию. Если же папка с корпоративными шаблонами содержала вложенные папки, то можно увидеть и новые одноименные вкладки, где эти шаблоны хранятся.

Авторы, наделенные правами редактирования корпоративных шаблонов, могут заметно сократить время подготовки документов другими авторами на основе этих шаблонов. Создав при очередном редактировании шаблона с помощью команды Format®Style®New новый стиль абзаца или текста и сохранив его, можно многократно пользоваться им в окне Style на панели форматирования при разработке нового документа на основе этого шаблона, как это происходит со стандартными стилями.

Рецензирование документов

Чтобы окончательно согласовать документ, его необходимо обсудить с рецензентами или с коллегами.

Помимо упомянутых выше интерактивных Web-дискуссий, для которых необходим Web-сервер с развернутыми Office Server Extensions, в Word имеется возможность включить в документе с помощью команды Tools®Track Changes®Highlight Changes режим отслеживания редакторских правок с последующей возможностью окончательно применить их или отказаться от некоторых из них.

Перед отправкой документа рецензенту необходимо воспользоваться командой Tools®Protect Document в режиме Tracked Changes, задать пароль и сохранить документ в таком виде.

В стандартном режиме каждый новый рецензент автоматически делает правки своим цветом, а настроить цвета можно заранее, с помощью команды Tool®Options®Track Changes.

Отправка документа по маршруту

Для отправки документа на согласование необходимо воспользоваться в Word командой File-Send To. Эта команда, в отличие от почтового клиента, позволяет не только определить группу получателей, но и задать последовательный маршрут прохождения документа от одного рецензента к другому, с попутным уведомлением автора.

Такая возможность настраивается командой File®Send To®Routing Recipient.

Комплексные документы

В Word 2007 есть возможность работы с документами, представляющими собой объемные отчеты, аналитические справки и т.п. Авторами таких документов, как правило, является целая группа сотрудников компании, каждый из которых готовит свою часть документа.

Координатор группы может объединить подготовленные части в один общий документ таким образом, чтобы все изменения в любой из частей автоматически отражались при открытии общего документа.

Такой документ называется главным документом и создается в Word 2007 в режиме Outline View. Этот режим позволяет в главном документе прописать с помощью стандартных стилей оформления заголовков названия частей, а потом динамически связать с каждым из этих заголовков файл, который подготовлен как отдельная часть документа. Подобная динамическая связь обеспечивается с помощью кнопок Insert Subdocument и Create Subdocument, расположенных на панели инструментов для главного документа.

Главный документ можно создавать как до создания подчиненных документов, так и после того, как они уже существуют в виде отдельных файлов. Разница состоит в том, что в первом случае подчиненный документ, созданный из главного, получает все шаблоны, стили оформления и настройки главного документа.

Файл подчиненного документа в этом случае создается автоматически при первом сохранении главного документа, находится в той же папке, что и главный документ, и получает имя, совпадающее с его заголовком в главном документе.

Во втором случае подчиненный документ может иметь собственные шаблоны и стили оформления, находиться отдельно от главного документа и называться собственным именем, но при развертывании подчиненного документа в главном часть настроек главного документа (нумерация заголовков, нумерация страниц, параметры печати и пр.) временно применяется к подчиненному с целью единообразия оформления.

Подчиненные документы являются, однако, достаточно автономными файлами и допускают независимое редактирование вне рамок главного документа. В главном документе они представлены обычно гиперссылками на соответствующие файлы. Но если координатору группы нужно просмотреть в рамках главного документа, отформатировать или отредактировать подчиненные документы, то ему необходимо развернуть все гиперссылки с помощью кнопки Expand/Collapse Subdocument.

Публикация однотипных документов

Эффективным методом публикации документа с однотипным содержанием для нескольких адресатов является процедура Tools®Mail Merge.

Процедура позволяет подготовить текст документа или воспользоваться уже подготовленным документом, в котором можно по тексту расставить в виде автоматически заполняемых полей данные из корпоративных источников: баз данных, таблиц, адресных книг.

Эти документы в процедуре так и называются - источники данных.

Подключив на втором этапе процедуры нужный источник данных, можно вернуться в окно исходного документа и воспользоваться появившимся на панели инструментов списком полей из активного источника данных. При этом не обязательно хранить все экземпляры персонифицированного документа, поскольку генерация таких экземпляров всегда ведется автоматически - на третьем, последнем этапе процедуры.

Процедура генерации может быть настроена с помощью набора кнопок на панели инструментов таким образом, чтобы все документы были сразу же напечатаны на принтере без сохранения в виде отдельного файла, либо сохранены как один документ со многими разделами, либо, что очень ценно, отправлены электронной почтой по указанному списку адресов.

Настройки процедуры слияния позволяют поработать и с источником данных: сделать выборку по нужным полям, отсортировать исходные данные в нужном порядке, ограничить область просмотра в базе.

Данная технология полностью отслеживает актуальность источника данных, поскольку всякий раз при открытии документа со ссылками на какой-либо источник данных происходит подключение базы данных или таблицы в актуальном виде со всеми внесенными изменениями.

Таким образом, можно привести сводную таблицу мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» и затрат по ним для организации ООО «Синема-мир» приводится в таблице 2.4.

Таблица 2.4. Таблица затрат проекта мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир»

№п/п	Мероприятие	Сумма, тыс.руб.
1. Единовременные затраты
1	Совершенствование нормативной базы документооборота в организации ООО «Синема-мир» создание Инструкции по делопроизводству; разработка положения об отделе службе документационного обеспечения.	20 000 10 000 10 000
2	Создание экспертной комиссии в организации ООО «Синема-мир» создание экпертной комиссии в организации ООО «Синема-мир» (8 человек); разработка положения об экспертной комиссии	150 000  10 000
3	Создание корпоративной информационной системы документооборота в организации ООО "Синема Мир" создание локальной компьютерной сети; интеграция программного обеспечения с инфраструктурой компании; единая система публикации в Интернете;	120 000 60 000 80 000
	Итого единовременных затрат	460 000 руб.

Таким образом, на программу совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» потребуется единовременно 460 000 рублей.

Результаты расчетов эффективности проведения мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» сводятся в таблицу 2.5.

Таблица 2.5.Экономические показатели эффективности проведениямероприятий по совершенствованию документооборота на предприятии ООО «Синема-мир»

№п/п	Наименование показателя	Еденица измерения	До проведения мероприяти	После внедрения мероприятий	Изменения
					+/-	%
1	2	3	4	5	6	7
1	Выручка (без НДС)	тыс. руб.	42 000	44 720,0	+ 2 720	6,5 %
2	Себестоимость	тыс. руб.	9 352,0	9 812,0	- 460,0	18,8 %
3	Стоимость основных производственных фондов	тыс. руб.	1 890,0	1 890,0	0	0
4	Численность работающих	чел.	3 680,0	3 680,0	0	0 %
5	Фонд оплаты труда	тыс. руб.	26 220,0	26 220,0	0	0 %
6	Прибыль от реализации	тыс. руб.	3 016,0	4 102,0	+ 1 086,0	42 %
7	Рентабельность производства	%	159,6	168,5	+ 8,9	8,9 %
8	Рентабельность продаж	%	134,5	142,8	+ 8,3	8,3 %
9	Производительность труда	руб./чел.	2 151,05	2 723,83	572,78	26 %
10	Фондоотдача	руб. / руб.	37,4	47,88	+ 10,48
11	Средняя заработная плата	тыс. руб./чел	156	185	29	18 %

Таким образом, предложенные мероприятия по совершенстованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» принесут положительные изменения на прибыль, рентабельность и платежеспособность организации.

Следовательно, все предложенные мероприятия по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир» окупятся в течении примерно одного года и принесут прибыль организации.

Выводы

 

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, в организации ООО «Синема-мир» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства.

В проектной главе дипломного исследования были разработаны мероприятия по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

Мероприятие №1: Совершенствование нормативной базы документооборота в организации ООО «Синема-мир», в рамках которого предлагалось:

·        создание Инструкции по делопроизводству;

·        разработка положения об отделе службе документационного обеспечения.

Мероприятие №2: Создание экспертной комиссии организации ООО «Синема-мир», в рамках которого предлагалось:

·        создание экпертной комиссии в организации ООО «Синема-мир»;

·        разработка положения об экспертной комиссии.

Мероприятие №3: Создание корпоративной информационной системы документооборота в организации ООО «Синема-мир», в рамках которого предлагалось:

1. создание локальной компьютерной сети;

2. интеграция программного обеспечения с инфраструктурой компании;

3. единая система публикации в Интернете.

Анализ экономической эффективности показал, что все мероприятия являются эффективными, окупятся в течение одного года.

Внедрение данных мероприятий принесет прибыль организации ООО «Синема-мир» и повысят его рентабельность.

Заключение

Анализ теоретических принципов документооборота в организации позволяет сделать следующие выводы.

4. Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

5. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

6. движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия.

7. Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия.

8. Структура в системе документооборота организации рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

В дипломном исследовании была проанализирована деятельность организации ООО «Синема-мир», был проведен анализ показателей хозяйственно-экономической деятельности организации, анализ финансовых показателей организации и анализ документооборота в организации.

Анализ документооборота организации ООО «Синема-мир» позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации документооборота:

9. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов.

10. Создать экспертную комиссию по проверке и уничтожению ненужных документов в организации.

11. Разработать и внедрить корпоративную информационную систему документооборота.

В заключение хотелось бы отметить, что оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации.

Внедрение современной корпоративной системы документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему документооборота ООО «Синема-мир», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации ООО «Синема-мир», выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов компьютерного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также корпоративная информационная система документооборота позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения компьютерных технологих в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных компьютерных средств и программного обеспечения.

Также в заключение хотелось бы отметить, что в организации ООО «Синема-мир» необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников организации предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).

И как указывалось в практических рекомендациях, организации ООО «Синема-мир» необходимо приступить к созданию архива для документов организации.

делопроизводство документооборот организация

Список использованной литературы

Нормативно-правовые документы

12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2009

13. Трудовой кодекс Российской Федерации (последняя редакция от 23.12.2010 года - www.trudkodeks.ru)

14. Федеральный Закон № 123-ФЗ «О персональных данных» (последняя редакция от 28.06.2010 N 123-Ф)

15. Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

16. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

17. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., 2009

18. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 2009

19. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 2009

20. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

21. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2008

22. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2009

Монографии и учебные пособия

23. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы. - М., 2007. - 144 с.

24. Альянтрова Г.М. Эффективное производство товаров и услуг. М., 2008

25.  Артамонова И.Л. Из опыта внедрения компьютерной системы регистрации // Секретарское дело. - 2007. №3. С.23-26.

26.  Бадьина А.В. Компьютерный документооборот фирмы // Делопроизводство. 2009. №1. С. 34-39.

27.  Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа: Учебник.- 4-е изд.-М: Финансы и статистика, 2007.

28.  Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. 2008. №2. С. 45-49.

29.  Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. 2008. №2. С.16-20.

30.  Горфинкель В.Я. Экономика предприятии: учебник для вузов / М.: Юнити-Дана, 2006

31.  Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск, 2005. - 56 с.

32.  Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М., 2008. - 271 с.

33.  Ефимова О.А. Современные системы компьютеризации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2009. №4. С. 23-28.

34.  Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. 2008. №3, С.42-45.

35.  Ковалев А.И., Привалов В.П. Анализ финансового состояния предприятия.- М: Центр экономики и маркетинга, 2008.

36.  Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютерра». 2008. № 3. С. 13-19.

37.  Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М., 2009 - 232 с.

38.  Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело. 2009. №3. С. 33-39.

39.  Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 2008 - 137 с.

40.  Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. 2009. №1. С. 42-47.

41.  Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных - современное средство коммуникации // Секретарское дело. 2007. №2. С. 31-35.

42.  Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. 2009. №2. С. 10-13.

43.  Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с.

44.  Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. 2008. №1. С. 18-24.

45.  Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. 2009. №1. С. 21-25.

46.  www.gks.ru - Федеральная служба государственной статистики

47.  www.petrostat.gks.ru - сайт статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области

Приложения

Приложение № 1

Таблица. Структура основных фондов организации ООО «Синема-мир» за 2009-2010 гг.

Наименование	2009 г.		2010 г.		Изменения (+, -)
	сумма, тыс.руб	удельный вес, %	сумма, тыс.руб	удельный вес, %	сумма, тыс.руб	удельный вес, %
1. Здания	179,0	17,5	359,1	19,0	+180,1	+1,5
2. Сооружения	51,1	5,0	88,8	4,7	+37,7	-0,3
3. Технологическое оборудование	460,4	45,0	831,6	44,0	+371,2	-1,0
4. Транспортные средства	153,5	15,0	302,4	16,0	+148,9	+1,0
5. Хозяйственный инвентарь	115,6	11,3	226,8	12,0	+111,2	+0,7
6. Прочие виды основных средств	63,4	6,2	81,3	4,3	+17,9	-1,9
Всего	1023	100	1890	100	+ 867	0

Таблица. Эффективность использования основных фондов в организации ООО «Синема-мир»за 2008-2010 гг.

				Изменения
				+,-	2009 г. в % к 2007 г.
Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.	988	1023	1890	+902	191,3
Товарооборот, тыс. руб.	17300	28000	42000	+24700	242,8
Среднесписочная численность работников, чел.	53	55	58	+5	109,4
Фондовооруженность труда, тыс. руб.	18,64	18,6	32,59	+13,95	174,8
Фондоотдача, руб.	17,51	27,37	22,22	+4,71	126,9
Фондоемкость, руб.	0,057	0,037	0,045	-0,012	78,9
Прибыль, тыс. руб.	2125	2847	3016	+891	142,0
Рентабельность основных фондов, %	215,1	278,3	159,6	-55,5	-

Приложение № 2

Рис.3. Динамика среднегодовой производительности труда в организации ООО «Синема-мир» за 2007-2009 гг.

Приложение № 3

Таблица . Динамика показателей прибыли организации ООО «Синема-мир» за 2009-2010 гг., тыс. руб.

		2010 год		Факт отчетного периода в %
		план	фактически	к прошлому периоду	к плану
Товарооборот	28000	40000	42000	150,0	105,0
Валовой доход	4760	6000	5460	114,7	91,0
Издержки обращения	1913	2100	2444	127,8	116,4
Балансовая прибыль	2847	3900	3016	106,0	77,3
в том числе прибыль от реализации (основная деятельность)	2144	3770	2770	129,2	73,5
прибыль от прочей реализации	703	130	246	35,0	189,2
прибыль / убытки от внереализационных операций	-	-	-	-	-
Увеличение (+), уменьшение (-) суммы прибыли в результате ее корректировки для нужд налогообложения в соответствии с установленными инструкциями	-198,0	-300,0	306,0	151,5	102,0
Прибыль, подлежащая налогообложению	2649,0	3600,0	2710,0	102,3	75,3
Льготы по налогу на прибыль	-	-	-	-	-
Сумма налога на прибыль	927,0	864,0	650,25	70,1	75,3
Чистая прибыль	1722	2736	2059,75	119,6	75,3

Приложение № 4

Таблица. Расчет влияния факторов на изменение суммы чистой прибыли в организации ООО «Синема-мир» за 2009-2010 гг., тыс. руб.

Факторы изменения чистой прибыли	Расчет влияния	Изменение суммы чистой прибыли
1. Изменение балансовой прибыли	+169 х 0,604	+102,076
1.1. Прибыль от реализации продукции и услуг	+626 х 0,604	+378,104
1.2. Прибыль от прочей реализации	-457 х 0,604	-276,028
1.3. Внереализационные финансовые результаты	-	-
2. Сумма налога на прибыль	-(-11 х 3016/100)	+331,76
3. Экономические санкции	-(-0,2 х 3016/100)	+6,032
4. Прочие расходы, покрываемые за счет прибыли	-(+3,4 х 3016/100)	-102,544
Итого изменение чистой прибыли	-	+ 337,75

Приложение № 5

Рис. 4. Динамика плановой и фактической рентабельности организации ООО «Синема-мир» за 2008-2010 гг.

Приложение № 6

Таблица. Оперограмма движения входящих документов в ООО «Синема-мир»

Кто выполняет операции	Общий отдел	Руководство  компанией	Секретари структурных подразделений	Руководство структрурных подразделений	Исполнители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразделением
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

движение документов, поступающих на имя Генерального директора

движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

движение нерегистрируемых документов

Приложение № 7

Таблица. Оперограмма движения исходящих документов в ООО «Синема-мир»

Кто выполняет операции	Исполители	Структурные подразделения	Юрист	Ген. Директор организации	Общий отдел
1.Составление проекта
2. Согласование
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

движение документов, подписываемых Генеральным директором

движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Приложение № 8

Таблица. Таблица затрат проекта мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема-мир»

№ п/п	Мероприятие	Сумма, тыс.руб.
1. Единовременные затраты
1	Совершенствование нормативной базы документооборота в организации ООО «Синема-мир» · создание Инструкции по делопроизводству; · разработка положения об отделе службе документационного обеспечения.		20 000  10 000 10 000
2	Создание экспертной комиссии в организации ООО «Синема-мир» · создание экпертной комиссии в организации ООО «Синема-мир» (8 человек); · разработка положения об экспертной комиссии		150 000  10 000
3	Создание корпоративной информационной системы документооборота в организации ООО "Синема Мир" · создание локальной компьютерной сети; · интеграция программного обеспечения с инфраструктурой компании; · единая система публикации в Интернете;		120 000 60 000 80 000
	Итого единовременных затрат		460 000 руб.

Приложение № 9

Таблица. Экономические показатели эффективности проведения мероприятий по совершенствованию документооборота на предприятии ООО «Синема-мир»

					Изменения
					+/-	%
1	2	3	4	5	6	7
1	Выручка (без НДС)	тыс. руб.	42 000	44 720,0	+ 2 720	6,5 %
2	Себестоимость	тыс. руб.	9 352,0	9 812,0	- 460,0	18,8 %
3	Стоимость основных производственных фондов	тыс. руб.	1 890,0	1 890,0	0	0
4	Численность работающих	чел.	3 680,0	3 680,0	0	0 %
5	Фонд оплаты труда	тыс. руб.	26 220,0	26 220,0	0	0 %
6	Прибыль от реализации	тыс. руб.	3 016,0	4 102,0	+ 1086,0	42 %
7	Рентабельность производства	%	159,6	168,5	+ 8,9	8,9 %
8	Рентабельность продаж	%	134,5	142,8	+ 8,3	8,3 %
9	Производительность труда	руб./чел.	2 151,05	2 723,83	572,78	26 %
10	Фондоотдача	руб. / руб.	37,4	47,88	+ 10,48	28 %
11	Средняя заработная плата	тыс. руб./чел	156	185	29	18 %