Коммуникационные процессы в организации
Министерство
транспорта Российской Федерации
Федеральное
агентство железнодорожного транспорта
ГОУ ВПО
«Дальневосточный государственный университет путей сообщения»
Кафедра
«Менеджмент»
Курсовая
работа
по
дисциплине: «Теория организации»
на тему: «Коммуникационные
процессы в организации»
Хабаровск
2011
Содержание
Введение
Глава 1.
Теоретические аспекты коммуникационных процессов
.1
Коммуникации - понятие, виды, их характеристика
.2
Коммуникации в управлении
Глава 2.
Коммуникационные процессы и сети
.1 Процесс
коммуникации
.2
Прохождение информации по элементам коммуникативной системы
.3
Коммуникационные сети и их разновидности
Глава 3.
Анализ коммуникационных процессов на ООО «Агат - Тур»
Заключение
Литература
Введение
Коммуникации являются главным составляющим в деятельности руководителя
какой-либо организации, так как коммуникации - это обмен необходимой информации
между людьми.
Без обмена информации руководство и сотрудники организации не смогут
вместе работать, а также сформулировать те задачи, которые нужны для достижения
поставленных целей.
Актуальность этой темы в том, что в любой организации и на любом
предприятии на сегодняшний день никак нельзя обойтись без коммуникационных
процессов, которые зачастую решают вопросы большой значимости.
Предмет исследования - коммуникационные процессы.
Объект исследования - организация, как социальное образование.
Цель данной работы - рассмотреть особенности коммуникативных процессов в
организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
· Выяснить что такое коммуникация, их виды и характеристики
· Изучить теоретические аспекты коммуникационных процессов в
организации.
· Проанализировать роль коммуникаций в работе организации
Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационных процессов
1.1 Коммуникации - понятие виды, их характеристика
Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова
обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.
Одним из самых важных факторов управления является коммуникация.
Один из основоположников американской социологии Ч. Кули считал, что под
коммуникацией понимается механизм, посредством которого становится возможным
существование и развитие человеческих отношений - все символы разума вместе со
способами их передачи в пространстве и сохранения во времени. Она включает в
себя мимику, общение, жесты, тон голоса, слова, письменность, печать, железные
дороги, телеграф, телефон и самые последние достижения по завоеванию
пространства и времени. Четкой границы между средствами коммуникации и
остальным внешним миром не существует. Однако вместе с рождением внешнего мира
появляется система стандартных символов, предназначенная только для передачи
мыслей, с нее начинается традиционное развитие коммуникации[15]. К. Черри
сформулировал определение коммуникации как социального объединения индивидов,
осуществляемого с помощью языка или знаков, установления общезначимых наборов
правил для различной целенаправленной деятельности [16]. А. Урсул подчеркивал, что
коммуникация - это обмен информацией между сложными динамическими системами и
их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее,
преобразовывать[17].
Исходя из вышесказанного можно дать четкое определение понятию
«коммуникации».
Коммуникации- это процесс общения и передачи информации между людьми или
их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и
параметров речи.
Цели коммуникаций:
Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом
управления.
Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой
информацией.
Установить связь между людьми в организации.
Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации[6].
Коммуникации подразделяются на следующие виды:
· организационные или межличностные коммуникации, которые
основаны на устном общении.
· Коммуникации основанные на письменном обмене информацией.
Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на следующие
типы:
· не официальные или неформальные коммуникации, которые не
следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно
установившейся системе личных отношений между работниками организации.
Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:
предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за
опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения,
подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту,
кто кому назначает свидание после работы и т. д.
· официальные или формальные коммуникации. Данные коммуникации
определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной
организации и осуществляются по формальным каналам.
В свою очередь формальные коммуникации так же подразделяются на типы:
· горизонтальные, которые распространяются между различными
подразделениями. Такие коммуникации предназначаются для координации
деятельности различных подразделений.
· Вертикальные, предназначающиеся для передачи информации с
одного уровня иерархии на другой.
Вертикальные коммуникации можно подразделить на:
· Восходящие, которые представляют собой поток информации от
низших уровней к высшим (т.е. от исполнителя к руководителю). Данный вид
передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и
рационализаторских предложениях.
· Нисходящие - это процесс передачи информации от руководителя
к подчиненным. Такой вид представляет собой инструктаж по поводу выполнения тех
или иных заданий[14].
Говоря о типах коммуникаций, нельзя не упомнить о таких межличностных
коммуникациях, как
· Вербальные (словесные);
· Невербальные, основанные на передаче информации или влиянии
друг на друга через интонацию, жесты, мимику.
1.2 Коммуникации в управлении
коммуникация
информационный управление общение
Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру
организации деятельности:
· организацию коммуникативных сетей;
· повышение качества информации, циркулирующей по
коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;
· полноценное использование информации для решения задач
управления.
Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов-
познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления,
необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических
факторов.
Информационное сообщение - содержание информации, переданной при
коммуникации от одного лица другому.
Канал коммуникации - направление движения информационного сообщения.
Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу.
Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением
однородных информационных сообщений.
Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети.
Коммуникативная сеть - сложно соединенная и переплетенная система
коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам
организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции
информации. Основа ее задается структурой организации и организационными
отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е. основа лежит
в организационно-правовой плоскости.
Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния
психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос,
пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком,
целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как
к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться.
Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений
чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже
самых трудных проблем». Надо уделять внимание прежде всего межличностным
взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов,
преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства
подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации,
разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование
нелегальными коммуникативными каналами и пр.)[13].
Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные
способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро
схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию,
умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко
передавать сообщение и др.
Цель коммуникации - обеспечить понимание информации (сообщения), которой
обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в
виде:
монолога - информации, поступающей от отправителя к получателю;
диалога - информации, поступающей от отправителя к получателю и от
получателя к отправителю;
обратной связи как реакции на полученную информацию.
Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова,
жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и
невербальных символов[11].
Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством
других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства
невербальной коммуникации.
В современной социальной психологии предлагается полная схема всех
знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них
следующие:
. Оптико-кинетическая система. Включает в себя жесты, мимику,
пантомимику. В целом оптико-кинетическая система предстает как более или менее
отчетливо воспринимаемое свойство общей моторики различных частей тела (рук, и
тогда мы имеем жестикуляцию; лица, и тогда мы имеем мимику; позы, и тогда мы
имеем пантомимику).
. Паралингвистическая и экстралингвистическая система знаков (иногда
обозначаемая как просодика) представляет собой также «добавку» к вербальной
коммуникации.
Паралингвистика - это система вокализации, т.е. качество голоса, его
диапазон, тональность. Эти характеристики голоса способствуют выражению
эмоционального состояния коммуникатора (гнев сопровождается увеличением силы и
высоты голоса, резкости звуков; печаль, напротив, - спадом силы, высоты,
звонкости голоса), а также некоторых характеристик его личности
Экстралингвистика - включение в речь пауз, других вкраплений, например,
покашливания, плача, смеха, наконец, сам темп речи. паузы, например,
подчеркивают особую значительность предлагаемого текста, иногда они значат
больше, чем сам текст.
. Организация пространства и времени коммуникативного процесса выступает
также особой знаковой системой, несет смысловую нагрузку как компонент
коммуникативной ситуации. Так например, размещение партнеров лицом друг к другу
способствует возникновению контакта, символизирует внимание к говорящему, в то
время как окрик в спину также может иметь определенное значение отрицательного
порядка.
. Визуальный контакт выполняет многочисленные функции: информационный
поиск, стремление скрыть или обнаружить свое «Я», сигнализировать о готовности
поддержать и продолжить общение, демонстрировать степень психологической
близости и пр. Как и все невербальные средства, контакт глаз имеет значение дополнения
к вербальной коммуникации. И так же, как другие средства невербальной
коммуникации, его проявления варьируются в различных культурах. Так, мера
допустимости пристального взора - «глаза в глаза» - различается, например, в
Великобритании и Японии, различное значение придается такому явлению, как
мигание[11].
Совокупность этих средств призвана выполнять следующие функции:
дополнение речи, замещение речи, репрезентация эмоциональных состояний
партнеров по коммуникативному процессу.
Глава 2. Коммуникационные процессы и сети
.1 Процесс коммуникации
Коммуникативный процесс - это процесс взаимодействия между различными
субъектами коммуникаций, при котором осуществляется обмен информацией.
Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования,
передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях
при взаимодействии коммуникатов. Процесс обмена информации начинается с её
формирования. Например, чтобы подготовить рекламное сообщение о каком-либо
товаре, адресованное определенной аудитории, необходимо сконструировать его
образ, выгодно отличающийся от аналогов. Далее рекламную концепцию нужно
воплотить до включения обладателя в процесс потребления. Исходя из этого,
информация, предназначенная для использования в коммуникативном процессе между
продавцом и покупателем, должна включать в себя как очевидные (реальные)
сведения, так и символические (образные), которые помогают придать вещи
социальную ценность[5].
Способность передачи информации определяется целью коммуникации,
сформированностью каналов коммуникации, наличием общих сторон коммуникации
знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения
характеризуется жанрами устной и письменной форм речи, которые должны быть
сформированы для каждого канала коммуникации. Стандартизация коммуникации
осуществляется исходя из стандартов стиля, механизма передачи информации. Для
передачи смысловой и оценочной информации отбираются соответствующие вербальные
и невербальные средства[7].
Передаваемая информация должна адекватно восприниматься получателем. Для
этого кодирование и декодирование замыкает единую цепь. В том случае, когда
коммуникация осуществляется с помощью технических средств, обеспечивается
кодирование и декодирование (шифрование и дешифрование) информации по различным
каналам средств массовой коммуникации (с помощью соответствующей аппаратуры,
идентичной на входе и канала коммуникации).
Коммуникативные факторы как выбор языкового кода, так и нормы их
использования и способы актуализации частных коммуникативных функций формируют
коммуникативную установку.
Языковый код выбирается, исходя из объема, частотности, существующих
коммуникативных средств и каналов коммуникации. На выбор языкового кода также
влияют тематика, жанр публикаций, тип радио- или телепередач. Выбор кода
определяется реально функционирующими в прессе, радио и телевидении видами
языков. Свой языковый код подбирается для людей соответствующего
образовательного и культурного уровня. В национальных регионах законом
предписывается необходимость использования языка коренного населения в СМИ, в
образовательных, научных государственных учреждениях[7].
Среди эстетических требований к речевому коммуникативному процессу -
ограничение или полное исключение использования неблагозвучных и редко употребляемых
форм, недопущение в одном высказывании слов с общим корнем и тождественным
содержанием, неоправданных повторов, пауз.
Эффективность коммуникативного процесса увеличивает обращение к известным
именам, авторитетам. Люди чувствуют себя уверенней, если их мнение совпадает с
точкой зрения известных личностей. Нередко в коммуникативном процессе можно
заметить использование экзотических терминов, с целью введения слушателя
(читателя, зрителя) в мир таинственного и неизведанного. В то же время перенасыщенность
сообщения непонятными, хотя и будоражащими воображение словами, может создать
барьер непонимания[7].
Таким образом, использование различных приемов поддержания
коммуникативного процесса и факторов, способствующих воздействию средств
массовой коммуникации на индивидов и социальные группы, позволяет коммуниканту
направлять процесс обмена информации в нужное русло и добиваться поставленных
им целей.
2.2 Прохождение информации по элементам коммуникативной
системы
Среди элементов цепи коммуникации выделяют: кодирование, передача
сигнала, канал (передаточный механизм), приём и декодирование, обратная связь,
помехи и барьеры.(рис.2.1.)
Кодирование ставит задачу преобразования сигнала в форму, обеспечивающую
оптимальную передачу сигнала по определенному каналу коммуникации. Форма
сигнала в виде набора символов выбирается в зависимости от специфики
коммуникативной системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации.
Канал является промежуточным механизмом от коммуникатора к реципиенту.
Это и устное обращение, телефонная и интерактивная (двусторонняя телесвязь),
это и собрания, митинги, шествия, это и офис, где происходит обмен информацией,
это и уличная, и любая другая реклама, посредством которой рекламодатель
общается с рекламополучателем и др.
Передача сигнала осуществляется через канал коммуникации. Вид сигнала
зависит от типа осуществляемой коммуникации и используемого канала.
Прием и декодирование сигнала. Каждый реципиент может полноценно
функционировать в системе коммуникации, если в состоянии понять то, что ему
передают. Если каналом коммуникации является звук, то лишь поняв систему
звуковых символов, составляющих понятные слова и предложения, можно наладить
речевую коммуникацию. При передаче сигналов в виде азбуки Морзе реципиент
должен принимать радиосигнал, состоящий из комбинаций коротких и длинных
сигналов (точек и тире) и декодировать их путем распознавания набора символов,
заключенных между паузами[2].
Рис.2.1. Коммуникативная сеть
Дешифровку и преобразование сигнала в исходную форму, которую они имели
до шифрования, осуществляют специальные устройства, называемые декодерами.
Специалисты считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в
коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения,
которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные
коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и
расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся
разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер назвал эту проблему энтропией,
т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению[2]. Такая
тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный
опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п., в результате этого
возникают барьеры для эффективных коммуникаций.
При передаче сигналов на его пути возникают барьеры и помехи. При диалога
людей различной национальности, например, может возникнуть языковый барьер, а
при прохождении радиосигнала - радиопомехи. В коммуникациях между руководителем
и подчиненным в качестве помех и барьеров могут служить статусные различия
между руководителем и подчиненным, или желание слышать только то, что хочется
услышать. В беседе помехой могут быть и отвлечения, и неправильная
интерпретация полученной информации реципиентом, и семантические проблемы
(придание различных значений одним и тем же словам).
Все помехи и барьеры искажают передаваемый сигнал, поэтому коммуникатору
важно убедиться в том, правильно ли понята реципиентом информация. Для этого в
систему коммуникации включается канал обратной связи. В разговоре в качестве
канала обратной связи может быть, например, краткий пересказ реципиентом
услышанного. В коммуникациях радиотелеграфистов с помощью азбуки Морзе - это
подтверждение получения всего объема сообщений (определенное количество групп,
состоящих из пяти знаков)[8].
Благодаря обратной связи, даже при имеющихся искажениях, коммуникация
превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает
динамику. При этом достаточно, чтобы обратная связь в её кодовой системе была
известна новому получателю. Например, порой на какую-то фразу мы можем ответить
просто кивком головы.
2.3 Коммуникационные сети и их разновидности
Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в
коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков . В данном
случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения
между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов
между двумя и более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на
выработанных в организации образцах этих потоков. А не на том, удалось ли
передать значение или смысл послания[5].
На предприятиях коммуникационные каналы объединяются в сети, связывающие
элементы управленческой структуры в единое целое. Они объединяют в себе
формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и
дополняющие друг друга.
Исходя из отечественного и зарубежного опыта можно выделить три вида
коммуникационных сетей:
· открытые, в этих сетях движение команды или информации может
быть остановлено, так как попадает в тупик, т.е. к элементу структуры
управления, находящемуся в конце канала. Одновременно движение может встретить
препятствие в виде посредника или контролера, но который по каким - то причинам
этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую
сторону) и которого нельзя обойти.
· Замкнутые, в них тупики и контролеры либо отсутствуют, либо
могут быть обойдены.
· Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения
и присущи крупным многоуровневым предприятиям.
Рассмотрим более обстоятельно каждый из видов сетей, их преимущества и
недостатки, помня при этом, что речь идет об их принципиальных схемах, а не о
"портретах" тех или иных реальных организаций или подразделений.
Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети - линейная,
называемая змеей (рис.2.2). Она характеризует элементы структуры управления А и
Б, которые соединяясь находятся в тупиках, а В выполняет роль не только
посредника коммуникаций, но может контролировать их. Такая сеть соединяет
работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или
является элементом более сложной сети[9].
Рис.2.2. Сеть типа «Змея»
Если число звеньев, принадлежащих к нижнему уровню иерархии
управленческой структуры, не выходит за пределы диапазона контроля, наиболее
подходящей для нее является коммуникационная сеть, называемая звезда (рис.2.3)
позволяет оперативно получать информацию, концентрировать ее в центральном
звене А и в кратчайшие сроки направлять исполнителям Б, В, Г. Звену А легко
поддерживать порядок в управлении, поскольку при коммуникациях отсутствуют
посредники и неформальные каналы, что делает невозможным появление различного
рода "возмущений". Однако для крупных управленческих структур такая
коммуникационная сеть непригодна. Центральное звено А уже не в состоянии
вырабатывать самостоятельно все решения и доводить их до исполнителей. В этом
случае появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий команды и
распределяющий информацию между исполнителями В , Г, Д. Являясь представителем
среднего уровня управления и играя вторые роли, на деле он получает огромную власть,
так как контролирует информацию и может навязывать свою волю первому лицу.
Такая сеть получила название шпора (рис. 2.4.).
Рис.2.3. Сеть типа «Звезда» Рис.2.4. Сеть типа «Шпора»
В сетях типа звезда и шпора число коммуникационных каналов, сходящихся к
центральному элементу, на практике может бесконечно расти и в конце концов
превысить возможности отдельного человека их контролировать. Это обстоятельство
ставит естественный предел развитию управленческих структура следовательно,
препятствует расширению самих предприятий, обусловленному ростом масштабов
производства[9].
Поэтому для крупных многопрофильных функциональных структур свойственны
иные коммуникационные сети, например, тент (рис.2.5.) и его модификации. Суть этих
модификаций, получивших название палатка и дом (рис.2.6) состоит в официальном
допущении наряду с вертикальными горизонтальных коммуникационных каналов,
посредством которых подчиненные могут напрямую самостоятельно решать многие
второстепенные проблемы, что позволяет руководству не отвлекаться на них и
сосредоточиться на главном.
Рис.2.5. Сеть типа «Тент» Рис.2.6. Сеть типа «Палатка»
В "палатке" допускается один уровень горизонтальной
коммуникации - между вторыми лицами; в "доме" же такие каналы
возможны на всех уровнях управленческой структуры, что придает ему характер
замкнутой сети. Практика показывает, однако, что вследствие относительно
свободного пользования коммуникационными каналами здесь могут возникать определенные
целенаправленные деформации, с помощью которых отдельные субъекты
управленческой структуры могут быть сначала выключены из системы коммуникаций,
а затем удалены из нее[9].
Например, на основе предварительной договоренности субъект Д может направлять
информацию для А через Б и Г, минуя В, что должен делать в соответствии с
формальными предписаниями. Через некоторое время будет нетрудно доказать
принципиальную ненужность В и возможность исключения его из управленческой
структуры.
В целом открытые коммуникационные структуры присущи бюрократическим
структурам, где имеет место жесткое подчинение одних звеньев другим и
преобладают формальные связи. Однако в рамках таких предприятий могут
существовать и гибкие структуры - консультационные и совещательные (комитеты,
комиссии, специальные творческие группы), которые основаны преимущественно на
неформальных или полуформальных внутренних связях и принципах самоуправления.
Коммуникации здесь осуществляются посредством замкнутых сетей, в которых
посредники[2].
Основой замкнутых сетей является сеть типа "круг" (рис. 2.7)
Рис.2.7. Сеть типа «Круг»
В крупных предприятиях он может быть сложным, включающим дополнительные
коммуникационные каналы, связывающие всех со всеми. "Круг" характерен
для структур с благоприятным морально-психологическим климатом. Он помогает
объединять людей, облегчать обмен информацией и идеями, стимулирует творческие
процессы.
В крупных предприятиях творческие группы могут быть связаны друг с
другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид "сот" (рис.
2.8). Это - сеть комбинированная, представляет собой единство открытой
"змеи" и замкнутого "колеса" или "круга". Процесс
коммуникаций имеет уже здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров.
Эти тупики при необходимости можно преодолеть замыканием самой "змеи"
с использованием принципа "соединительного звена"[9].
Рис.2.8. Сеть типа «Соты»
Глава3. Анализ коммуникационных процессов на ООО «Агат - Тур»
«Агат-Тур» существует на российском рынке уже 6 лет. Уставной
деятельностью является предоставление туристических услуг, а также
экскурсионных поездок по столице России - Москве. В штате фирмы работает 6
ведущих менеджеров, в подчинении которых находится от 2 до 4 младших менеджеров
и помощников. Эти сотрудники образуют 6 отделов 000 «Агат-Тур». Возглавляет
фирму Генеральный директор, в подчинении у которого более 25 человек. Каждый
месяц (в конце месяца) старшие менеджеры в письменном виде докладывают о
проделанной работе руководителю организации. Также в этом докладе возможны
предложения, пожелания, просьбы как самих старших менеджеров, так и тех
менеджеров, которые находятся у них в подчинении. Предварительно просьбы и
пожелания младших менеджеров обсуждаются с их начальниками - ведущими
(старшими) менеджерами.
Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего
месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому
пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и
передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании
присутствует главный бухгалтер фирмы для получения информации о произведённых
расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п.[3]. Таким образом налажены
вертикальные нисходящие коммуникации.
Рис.3.1. Горизонтальные коммуникации
Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных
собраниях всего трудового коллектива 000 «Агат-Тур», где обсуждаются успехи,
достижения, неудачи и перспективы как фирмы так и сотрудников[13].
Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней
рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта», коллективных поздравлениях с
новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день рождения ОOO «Агат-Тур» - дата регистрации. На
данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также на фирме
организуются совместные поездки в экскурсионные туры по России, где половина
стоимости путёвки оплачивается фирмой.
Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних
сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой)
информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку
информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил
всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой
организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только
приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных
праздниках.
Достоинства, недостатки и пути их решения в организации
ООО «Агат-Тур» имеет следующие достоинства:
· полная ответственность сотрудников за проделанную работу
· четкость и оперативность в работе персонала
· начальство прислушивается к просьбам и пожеланиям своих
сотрудников
· подчиненные видят в своих начальниках не только приказывающих
руководителей, но и просто людей. Это говорит о том, что неформальные отношения
в данной организации развиты на все 100%.
Недостатки в данной организации наблюдаются только в технологическом
процессе:
· объём операций растет медленно из-за острой конкуренции со
стороны других организации
· нехватка операционных площадей, из-за чего нет возможности
расширения объёма операций.
Рассмотрев достоинства и недостатки данной организации можно сделать
вывод о том, что она двигается в правильном направлении. Если и дальше
руководитель будет организовывать эффективную передачу формальной и не
формальной коммуникаций, то дальнейший успех данной организации просто
обеспечен.
Заключение
В данной курсовой работе было полностью раскрыто понятие «Коммуникация».
Были рассмотрены виды коммуникаций и дана их полная характеристика. Также были
изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационного
процесса, его элементы и этапы.
Мной был проведен анализ состояния организации на примере ОOO «Агат-Тур» и даны практические
рекомендации.
В данной работе не трудно заметить, что процесс коммуникации- это процесс
информирования. А какой же сотрудник в организации может нормально работать без
поступления информации? Ведь он каждый день сталкивается с кипой газет, писем,
документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы,
отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д.
Задача каждого из сотрудников состоит в том, чтобы осуществлять
эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником
- коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор
с начальником параллельного отдела-коммуникация. Вопрос эффективных
коммуникаций также важен для сотрудника, как и вопрос принятия решений.
Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют
друг друга. И наличие одного не возможно без наличия другого.
Функция коммуникации также важна для сотрудников, как и функции
планирования, организации, мотивации контроля. И я считаю, что если каждый из
сотрудников будет совершенствоваться в процессах коммуникации, то любая
организация будет успешно осуществлять свою деятельность.
Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем.
Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо
стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться
лучшими, более эффективными сотрудниками.
Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в
коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают
хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда
влияет на обмен информацией. Коммуникативный процесс в той степени, в какой он
развит, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Развитие
коммуникативных процессов в организациях стимулируется техническим прогрессом и
использованием передовых технологий.
Список литературы
1. Васильев
Ю. В. Теория управления [Текст]: учебник для студентов высших учебных заведений
по специальности «Государственное и муниципальное управление». Под ред. Ю. В.
Васильева, В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. - Изд. 2-е, доп. - Москва: Финансы
и статистика, 2008. - 606 с.
. Завьялов
П. С. Менеджмент в схемах, рисунках, таблицах [Текст]: учебное пособие /П. С.
Завьялов. - Москва: ИНФРА-М, 2000. - 495 с.
. Кабушкин
н. И. Менеджмент гостиниц и ресторанов: Учебник / Н.И. Кабушкин, Г. А.
Бондаренко. - 3-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Новое знание, 2002. - 368 с.
. Королев
В. И. Основы менеджмента [Текст]: учебное пособие. Под ред. В. И. Королева.
Всероссийская академия внешней торговли. - Москва: Магист, 2008. - 619 с.
. Роджерс
Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях [Текст] :пер. с англ. - М.
: Дека, 1989. - 276с.
. Энциклопедия
экономиста [Электронный ресурс] / Режим доступа: www . grandars. ru
. Конецкая
В. П. Социология коммуникации [Текст] - М.: Междунар. ун-т бизнеса и
управления, 1997. - С. 230.
. Почепцов
Г. Г. Теория коммуникации. - М., 2001. - С. 15.
. Коммуникационные
сети [Электронный ресурс] / Режим доступа: www. menedzhmenti. ru
. Коммуникационные
сети и их разновидности [Электронный ресурс] / Режим доступа:
www.market-pages.ru
. Лабунская
В.А. Невербальное поведение (социально-перцептивный подход) [Текст]: учебное
пособие/ В.А. Лабунская - Ростов-на-Дону: Унта, 1996 - 258с.
. Ожегов
С. И., Шведов Н. Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и
фразеологических выражений/Российская академия наук. Институт русского языка
им. В. В. Виноградова. - 4-е изд., дополненное. - М.: Азбуковник, 1999. - 944
с.
. Русинов
Ф. М., Денисов В. А., Разу М. Л. Менеджмент: современный российский менеджмент
[Текст]: учебник для вузов. Рос. Экон. Академия им. Г. В. Плеханова, Гос. Ун-т
управления, Рос академия гос. Службы при Президенте РФ. - Москва:
ФБК-ПРЕСС,1999. - 502 с.
. Шеметов
П. В. Менеджмент [Текст]: управление организационными системами: учебное
пособие по специальности «Менеджмент организаций» / П. В. Шеметов, Л. Е.
Чередникова, С. В. Петухова. - 2-е изд, стер. - Москва: Омега-Л, 2008. - 407 с.
. Кули
Ч. Х. Общественная организация. Изучение углубленного разума // Тексты по
истории социологии XIX-XX веков. Хрестоматия /Сост. и отв. ред. В.И.
Добреньков, Л.П. Беленкова - Москва: Наука, 1994. - 540с.
. Черри
К. Человек и информация [Текст]: пер. с англ. / К. Черри- М. : Связь, 1972. -
368с.
. Урсул
А. Д. Природа информации [Текст] - М. : Политиздат, 1968. - 288с.