создается как самостоятельное структурное подразделение или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления, которое непосредственно подчиняется руководителю организации (или одному из его заместителей) или начальнику отдела документационного обеспечения.
Архив учреждения возглавляет заведующий.
Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
. Должностные обязанности внутри архива
архив федеральный должностной подчиненность
Директор Архива
Директор Архива на основе единоначалия руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и осуществляет следующую деятельность:
Распределяет обязанности между заместителями; действует без доверенности от имени Архива, представляя его интересы в других учреждениях и организациях.
По согласованию с Росархивом утверждает планы работы Архива и контролирует их выполнение.
Утверждает положения о структурных подразделениях Архива (на основе примерных), научно-совещательных органах, их состав, вносит предложения по составу научного совета Архива на утверждение Росархива.
В соответствии с законодательством Российской Федерации принимает на работу в установленном порядке, переводит и увольняет работников Архива, не входящих в номенклатуру Росархива, определяет круг их обязанностей и полномочий, утверждает их должностные инструкции, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.
В установленном порядке представляет особо отличившихся работников Архива к государственным наградам и присвоению почетных званий.
Организует повышение квалификации работников Архива, разработку и реализацию мероприятий по социально-экономическим вопросам.
В установленном порядке решает вопросы выдачи архивных документов учреждениям и организациям во временное пользование, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов для работы исследователей в читальном зале Архива и для экспонирования; устанавливает распорядок работы читального зала Архива, нормы выдачи архивных документов в читальный зал, объемы, сроки и виды изготавливаемых копий документов.
Принимает меры по внедрению в практику рациональных форм и методов работы, систем хранения документов; совместно с Производственным объединением Росархива обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений Архива; соблюдение правил пожарной безопасности, определяет потребность Архива в оборудовании и материалах.
Обеспечивает соблюдение государственной, финансовой, договорной и трудовой дисциплины; утверждает правила внутреннего трудового распорядка; издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания обязательные для выполнения всеми работниками Архива; принимает иные необходимые меры для обеспечения деятельности Архива.
В установленном порядке распоряжается финансовыми и материальными средствами Архива в соответствии с законодательством Российской Федерации, является распорядителем кредитов, обеспечивает эффективное использование ресурсов Архива для решения производственных задач и социального развития трудового коллектива.
Заведующий архивом
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.
Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Архивариус
Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.
Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Кодификатор
Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.
Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы.
Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.
Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия.
Составляет перечень устаревших документов.
Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Список использованной литературы
1.Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. - М.: Академия, 2007. - 270 с.
2.Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров. - М.: Приор-издат, 2004. - 160 с.