Исследование документооборота в учреждении медико-социальной экспертизы
Курсовая работа
По дисциплине: Организация и технология ДОУ
Тема: АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ МЕДИКО-СОЦИАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ
Оглавление
Введение
1. Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии
1.1 Понятие документооборота
1.2 Регистрация документов
1.3 Контроль исполнения документов
1.4 Систематизация дел
1.5 Формирование дел
2. Анализ системы документационного обеспечения в МСЭ
2.1 Краткая характеристика МСЭ
2.2 Анализ документооборота
Заключение
Список источников и литературы
Введение
Работа с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.
Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие "делопроизводство". Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
Характеризуя степень научной разработанности проблемы "Анализ документооборота в учреждении", следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество исследований данной темы.
С одной стороны, данное исследование получает интерес в научных кругах, с другой стороны, как было показано, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.
Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы анализа документооборота определяют научную новизну данной работы.
Теоретико-методологическую базу составили: авторские издания, учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству), научные статьи в периодических журналах, специализированные веб-сайты организаций.
При проведении данного исследования были использованы следующие методы исследования:
анализ научных источников по рассматриваемой теме (метод научного анализа);
обобщение и синтез точек зрения, представленных в научных источниках (метод научного синтеза и обобщения);
Объект работы - система организации документооборота.
Предмет исследования - частные вопросы деятельности системы документооборота.
Целью написания курсовой работы является анализ организационного документооборота в деятельности учреждения "Медико-социальной экспертизы".
Поставленная цель определяет задачи исследования:
ознакомление с организационной структурой учреждения МСЭ;
изучение функций, задач, основных видов деятельности учреждения;
рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МСЭ;
изучение организации службы документационного обеспечения управления МСЭ, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
Работа состоит из введения, глав основной части, выводов (заключения), списка литературы.
Теоретическое и методическое исследование опирается на положения как зарубежных ученых (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина Л.Н., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А. В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И. Н.), законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.
1. Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии
1.1 Понятие документооборота
Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
1.2 Регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Регистрация всей документации в медико-социальной экспертизы осуществляется путем занесения данных в соответствующие журналы регистрации документов.
Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
автор (корреспондент);
название документа;
дата документа;
индекс документа;
дата поступления документа (для входящих);
индекс поступления документа (для входящих);
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Для медико-социальной экспертизы, как для органов здравоохранения, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику организации, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя руководителя, производится однократно его секретарем.
В филиале медико-социальной экспертизы регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
Дата поступленияВх. №Дата и № док-таКорреспондент/кто подписалЗаголовокИсполнитель12 3 4 56
Регистрация исходящих документов МСЭ ведется в журнале, содержащем следующие графы:
Таблица № 2
Дата док-таИсход. №АдресатКраткое содержание/ кто подписалИсполнитель/ Кто принялПрим. (кто принял документ) 1 2 3 4 5 6
В филиале регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Руководителя, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя организации.
Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:
Таблица № 3
Дата и номер поступленияДата и номер док-таСтруктурное подразделениеВид док-таСодержаниеИсполнитель1 2 3 4 56
Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.
документооборот документ исполнение дело
1.3 Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства филиалов.
В Филиалах МСЭ для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:
Таблица № 4
№ п/п№ док-таДата док-таВид док-таКраткое содержаниеИсполнительСрок исполненияХод исполненияОтметка о снятии с контроля 12 3 4 567 8 9
Сотрудниками регистратур осуществляются следующие операции:
формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
снятие документов с контроля по указанию руководителя.
После указания руководителя МСЭ о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита "заголовок" букву "К". Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов филиалов, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Главный руководитель.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись "В дело" с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.
Ежедневно сотрудники регистратур учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.
В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
1.4 Систематизация дел
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.
На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.
Для такой организации как МСЭ, имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.
Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений медико-социальной экспертизы, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:
на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
на какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
какова организация распределения, хранения и обмена документами между филиалами учреждения, эффективность сетевого взаимодействия;
определиться с финансовыми затратами.
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять, же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования). Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2.Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
.Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
.Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
.Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
.Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
.Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. К сожалению в филиалах МСЭ не достаточно проработанная система автоматизации делопроизводства и документооборота, она требует тщательного построения и дополнительной проработки.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
1.5 Формирование дел
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
В МСЭ формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на оказание каких-либо услуг и т.д.
Формирование дел руководства филиала проводит секретарь главного руководителя. Формированием дел в филиалах занимаются сотрудники регистратуры. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником регистратуры.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МСЭ необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Дела филиалов подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками регистратуры.
В зависимости от сроков хранения сотрудниками регистратур проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) .
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
.6 Подготовка документов к архивному хранению
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив учреждения.
Для ведения архива выделяется штатная должность архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников учреждения, компетентного в вопросах делопроизводства. В филиале медико-социальной экспертизы такую функцию делопроизводства возлагают на медицинского регистратора.
В задачи архива входят:
прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя учреждения и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
При использовании перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:
. Организации (министерства, комитеты, др. госорганы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в гос. архивы.
. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.
Наряду с перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.
По документам сроки хранения, которых не предусмотрены перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:
дела по личному составу;
дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем учреждения.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.
2. Анализ системы документационного обеспечения в МСЭ
2.1 Краткая характеристика МСЭ
Братское МСЭ филиал № 33 сформировано и начало осуществлять медико-социальную экспертизу больных инвалидов с 01.10.2003 года.
Целями деятельности филиала являются:
проведение реабилитационно-экспертной диагностики граждан с целью определения реабилитационного потенциала, ограничений жизнедеятельности, нуждаемости в мерах социальной защиты, обратившихся по направлению учреждений здравоохранения, органов социальной защиты населения, осуществляющих пенсионное обеспечение, либо самостоятельно;
изучение причин, факторов и условий, влияющих, на возникновение, развитие и исход инвалидности, анализ распространенности и структуры инвалидности.
Для достижения указанных целей филиал осуществляет следующие виды деятельности:
проводит освидетельствование граждан для установления структуры и степени ограничения жизнедеятельности
разрабатывает и корректирует индивидуальные программы реабилитации инвалидов
устанавливает факт наличия инвалидности. Группу, причины, сроки и время наступления инвалидности, степень ограничения способности к трудовой деятельности
определяет степень утраты профессиональной трудоспособности
определяет потребность инвалидов в технических средствах реабилитации.
2.2 Анализ документооборота
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Несмотря на, что филиал 33 существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года, когда филиалы разбивались по составам. Документационное обеспечение управления МСЭ осуществляется регистратурой.
Организация работы с документами в филиале включает в себя рациональный документооборот, создание информационно - поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота филиала понимается количество документов, полученных и созданных им за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот в МСЭ за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении филиала выделяют три группы документов:
поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие);
внутренние.
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры филиала за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию о новых приказах в различной деятельности, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности филиала, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
бланк филиала для письма;
бланк для письма в Главное бюро МСЭ;
общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы учреждения по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
организационные документы, которые регламентируют деятельность филиала (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов,
можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в филиале оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название филиала, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в учреждении при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.
Сотрудники регистратуры контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.
Заключение
В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности в такой организации как "медико-социальной экспертизы" филиала № 33.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация и работы с документами. При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использовать документы в будущем.
Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Одна из главных причин трудностей, состоит в недостаточном участии специалистов документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота.
Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.
Большинство работников службы документационного обеспечения управления в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов. Массовое распределение компьютерной техники позволило облегчить труд работников, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Список источников и литературы
1.Андреева В.И. Делопроизводство. "Управление персоналом".М., 2005.
2.Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело. М., 2006.
.Галахов В.В. Делопроизводство. М., 2004.
.Демин Ю.М. Делопроизводство. М., 2004.
.Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Секретарское дело 2000. №4.
.Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства. Делопроизводство 1998. № 1.
.С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота. Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М. - Н. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.
.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М. - Н. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.
.Кудряева В.А. Организация работы с документами. М. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2002.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2007.
.Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса. Секретарское дело 2000. №4.
.Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения. М. 2004.
.Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998.
.Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса. Делопроизводство 2001. №2.
Список нормативных документов, государственных стандартов:
17.Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.02.2002 № 1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007г.).
18.Федеральный закон от 25 января 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (в ред. от 10.01.2003г. №15-ФЗ)
.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.
.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
.Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.