Организация и участие в ярмарочной деятельности ООО 'Манго'

Организация и участие в ярмарочной деятельности ООО 'Манго'

Введение

Цель данной работы - разработать рекомендации по совершенствованию участия и организации в ярмарочной деятельности на примере туристского предприятия.

Объектом исследования является ООО «Манго». Предметом - организация и участие в ярмарочной деятельности.

Задачи, которые необходимо решить в рамках достижения поставленной цели:

-       изучить современные средства продвижения турпродукта;

-       исследовать туристскую ярмарку, как средство продвижения турпродукта;

-       провести обзор российских туристских ярмарок;

-       дать характеристику хозяйственной деятельности объекта исследования;

-       провести анализ организации ярмарочной деятельности объекта исследования;

-       разработать рекомендации по совершенствованию ярмарочной деятельности;

-       разработать детальный план-бюджет участия в выставках ярмарках на 2012 год.

Практическая значимость данной работы заключается в том, что рекомендации сформированные в заключении исследования могут быть использованы руководством туристских организаций для совершенствования ярмарочной деятельности.

.       
Современные средства продвижения турпродукта

1.1  Понятие турпродукта и способы его продвижения

Практически все участники туристской деятельности в той или иной мере поставлены перед необходимостью заниматься продвижением. При этом, безусловно, что у туроператора и гостиницы конечные цели неодинаковы. Так, например, туристское предприятие за счет удовлетворения потребностей потребителей желает увеличения своей прибыли.

В туризме есть особенность, отличающая его не только от продажи товаров, но и от продажи услуг. Здесь присутствует продажа как услуг, так и товаров в материальном проявлении (по оценкам экспертов, услугам в туризме принадлежит 75 %, материальным товарам - 25 %). Существует также специфика потребления туристских услуг и товаров в месте их производства и в определенной ситуации.

Туристский продукт - это любая услуга, удовлетворяющая те или иные потребности туристов и подлежащая оплате с их стороны. В совокупности туристских услуг можно выделить посреднические, экскурсионные, коммунальные, переводческие, гостиничные, транспортные, бытовые и другие виды услуг. «Туристский продукт» используется в узком и широком значении. Туристский продукт в узком значении - это услуги любого субъекта туристской индустрии (например: номер в отеле, турпродукт туроператора, услуги авиакомпании и т. д.). В широком значении туристский продукт - это совокупность товаров и услуг, создающая туристскую поездку (тур) или имеющая с ней прямую связь. Главным туристским продуктом является обслуживание в совокупности, т. е. типовой набор услуг, предлагаемый туристам в одной «связке» .

Туристский продукт (турпродукт) - это сочетание физических (товар) и не физических (услуга) потребительных качеств, необходимых для удовлетворения нужд туриста, появляющихся во время его туристского путешествия (поездки) и порожденных именно этой поездкой. В Федеральном законе «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» туристский продукт определяется как «право на тур, предназначенное для реализации туристу», а «тур - комплекс услуг по размещению, перевозке, питанию туристов, экскурсионные услуги, а также услуги гидов-переводчиков и другие услуги, предоставляемые в зависимости от целей путешествия».

Туристский продукт в то же время является сочетанием довольно сложных разнородных составляющих:

) природа (атмосфера, вода, солнце, пейзаж и др.), разнообразные достопримечательности, которые могут прельстить туриста и склонить его к совершению поездки;

) способ размещения туристов, места общественного питания, оборудование для отдыха, спорта и другие характеристики, которые сами по себе не являются факторами, воздействующими на мотивацию путешествия, но при их отсутствии появляется большое число преград потенциальному путешествию;

) возможности перемещения, которые в какой-то мере являются зависимыми от моды на разнообразные виды транспорта, используемые туристами. Такие возможности рассматриваются скорее всего с позиции их финансовой доступности, чем с позиции скорости передвижения.

Турпродукт городов-курортов - это плод стараний многих предприятий и организаций. Маркетинг в туризме имеет своей целью изучение коллективного продукта различных областей деятельности. Здесь также нужно упомянуть информационные связи, нужные для поиска единого решения между наилучшим удовлетворением требований потребителей и получением наибольшего дохода производителями.

Туртовары и услуги состоят из комплексных поездок - пакетов услуг (туров), услуг размещения, питания, транспортных услуг, культурных, спортивных, экскурсионных и других, в том числе специальных услуг, туртоваров и сувениров, приобретаемых на месте нахождения (карты, схемы, очки от солнца, рюкзаки и т. д.).

Туруслуги разделяются на основные (предусмотренные договором и оплаченные туристом) и добавочные (которые оплачивают в момент потребления, во время турне или в месте пребывания).

Турпродукт включает в себя три элемента: тур, добавочные туристско экскурсионные услуги, товары.

Тур - главная составляющая турпродукта, продаваемая туристу как единое целое, продукт деятельности туристского оператора на обусловленный маршрут и в определенные сроки.

Туристский продукт должен быть хорошей покупкой. Вследствие этого маркетинг в сфере туризма рассматривают как последовательную деятельность туристских предприятий, устремленную на достижение определенных коммерческих целей. Поэтому довольно логичным и аргументированным является следующее определение туристского маркетинга: маркетинг в туризме - это система постоянного координирования предлагаемых услуг с услугами, которые востребованы на рынке и которые туристское предприятие может предложить с пользой для себя и более результативно, чем это делают конкуренты.

Это определение включает ряд моментов, о которых необходимо помнить при организации туристского маркетинга.

. Маркетинг - это не только реклама и продажа туристских услуг, а вся совокупность деятельности туристского предприятия с учетом потребительского спроса.

. Маркетинг - это постоянный процесс, устремленный на прогнозирование будущего.

. Нужно увязывать внутреннюю деятельность туристского предприятия с реалиями внешней среды.

. Необходимо смотреть на свои услуги с точки зрения потребителя и пытаться прогнозировать изменения потребительского спроса.

. Необходимо стремиться достигать прибыли за счет качественного предоставления услуг.

Маркетинг в туризме - продукт совместного творчества предпринимателей различных стран. Маркетинг формировался и во времени. На каждой ступени развития рыночных отношений складывался свой, особенный подход к коммерческой деятельности в туризме.

под системой продвижения туристского продукта следует понимать комплекс мероприятий, направленных на обеспечение эффективной реализации туристского продукта, предоставляемого туристским предприятием.

При планировании стратегии продвижения часто продвижение воспринимают как некое дополнение к рекламе. В очень редких случаях применяются те или иные коммуникационные инструменты отдельно от маркетингового плана (каждый из них имеет свое место в плане), даже если они и преследуют разные цели. Часто реклама воспринимается как основное средство для достижения цели в долгосрочном плане, а также для создания имиджа организации и его продукта, тогда как продвижение используется для выполнения краткосрочных задач, например, для избавления от текущих запасов.

Хотя такое отношение к месту продвижения в маркетинговом плане исходит из чрезмерно активного использования рекламы в прошлом как средства коммуникации, сейчас решающим фактором становится возросшая конкуренция в индустрии туризма, которая заставляет менеджеров по маркетингу точнее определяться в использовании всех доступных им коммуникационных методов.

Существуют сотни видов средств продвижения, которые могут быть классифицированы как инструменты, нацеленные на:

-       персонал компаний (торговых представителей) с помощью различных поощрений (финансовых, инсентив-путешествий и др.), бонусов, соревнований и конкуренции;

-       дилеров и розничных торговцев (турагентов) через выпуск сувениров с символикой компании (календари, записные книжки, ручки, пепельницы);

-       торговые выставки;

-       презентации продуктов (деловые обеды, ужины и др.);

-       переписку (письма, циркуляры и др.);

-       совместные схемы продвижения (организационная или финансовая помощь);

-       клиентов (непосредственно или с помощью розничного торговца), через дисплей компьютера, Интернет, настенные экраны, плакаты, брошюры и др.;

-       сувениры (сумочки с названием фирмы, обложки для хранения билетов и др.);

-       предоставление в гостиницах мыла, шампуней, специальных шапочек для душа, а «нужным» клиентам - цветов и фруктов;

-       финансирование с умеренным процентом;

-       предоставление бесплатных ваучеров;

-       организацию совместных мероприятий продвижения с компаниями других сфер бизнеса (инсентив-путешествия для сотрудников компаний, путешествия, сопровождающиеся льготными покупками товаров и услуг).

Эти средства продвижения в основном предназначены для создания хорошего отношения клиентов к фирме и предлагаемому туристскому продукту, а также его запоминания, что может повысить ценность продукта.

При продаже продукта через агентскую сеть менеджеры компании по маркетингу могут применить одно из двух действий. Первое называется стратегией подтягивания и нацеливает продвижение продукта непосредственно к потребителю, создавая спрос с помощью широкого ознакомления с торговой маркой компании, таким образом заставляя клиента покупать продукт у агентов. В этом случае клиент предварительно может принимать решение о покупке, а торговцы должны иметь столько продуктов, сколько требуется для удовлетворения спроса. Второе действие называется стратегией толчка и предназначено для активизации покупательной способности населения. С помощью этой стратегии агенты убеждают складировать определенное количество продуктов и помогают им в сбыте.

Например, новые туристские компании (туроператоры) при создании своего рынка, с одной стороны, могут применять первую стратегию при поддержке рекламы, а с другой стороны, могут использовать и вторую стратегию, отбирая ключевых розничных торговцев и помогая им при продаже продукта своим клиентам, при этом расходы на продвижение делятся поровну.

Как и другие элементы маркетингового комплекса, рекламная кампания продвижения продукта требует предварительного планирования. На первом этапе определяются цели (необходимо завоевывать новых клиентов или увеличивать объем продаж уже существующим потребителям), а после выбрать соответствующую программу продвижения. В качестве целевого рынка может выступать собственно компания, турагенты или клиенты в зависимости от выбранной стратегии. В план продвижения допускается обращение сразу к нескольким рынкам.

Прежде чем определить метод воздействия на рынок, компания должна изучить различные факторы, которые могут повлиять на принимаемое решение (например, природу и качество продукта, этапы его жизненного цикла). На начальном этапе жизни продукта должны предприниматься особые усилия для ознакомления с новым продуктом (использование рекламы или паблик рилейшнз сопровождается относительно небольшими расходами на продвижение) - прямой маркетинг или поощрение агентов. Действия по продвижению продукта, находящегося на более поздних стадиях своего жизненного цикла, могут быть усилены для привлечения повторных клиентов, вплоть до обновления продукта.

Если продвижение туристского продукта проводится одновременно с рекламной кампанией по внедрению хорошо известного продукта, то это только повышает авторитет компании.

В стратегическом плане многие компании при разработке своих планов также принимают в расчет методы и приемы, которые используют их конкуренты. При необходимости можно соревноваться с конкурентом или применять другие методы продвижения.

При осуществлении той или иной программы продвижения продукта надо определить точное время начала ее реализации и продолжительность. Если программа непродолжительна, то достигнуть эффективности очень сложно, и, наоборот, если программа рассчитана на чрезмерно продолжительный период времени, то степень воздействия ее будет постепенно уменьшаться, и это может нанести урон имиджу компании.

Как правило, программы продвижения разрабатываются в контексте со всем комплексом мер продвижения и совместно с другими коммуникационными средствами. Основная кампания по продвижению может включать рекламную поддержку, приглашение торговых представителей, паблисити (через специализированную и местную прессу).

Если эта кампания проводится в больших масштабах и на ее реализацию выделяются значительные средства, то уместно по мере возможности проверять ее эффективность. Для определения эффективности продвижения существуют различные пути, однако эта эффективность ни в коем случае не должна оцениваться по объемам продаж, осуществленным за относительно короткий промежуток времени.

Исследования с целью оценки повышения популярности компании или изменения ее имиджа обычно проводятся до и после осуществления программы продвижения. Часто гости в тех или иных туристских центрах подвергаются опросу с целью выяснения их отношения к мероприятиям по продвижению туристского продукта.

Одним из важных методов продвижения, применяемых в индустрии туризма является организация выставок, которые позволяют продавцам и покупателям туристского продукта встретиться на общей территории и заключить сделки. Как правило, выставки подразделяются на три вида и нацелены на общество в целом, туристские компании и участников по специальным приглашениям.

На этих выставках агентствам путешествий предоставляется возможность повышать свои знания о туристских продуктах, которые предлагаются национальными и местными туристскими организациями, и одновременно представлять свой собственный продукт, а также свою страну или регион, демонстрируя фильмы и национальные костюмы, привлекая фольклорные ансамбли, проводя дегустацию вин и т.д. Интерес к выставке повышается благодаря активному участию в ней прессы. В рамках выставки также организуются симпозиумы и встречи по разным актуальным для туристской индустрии темам.

Однако, несмотря на все преимущества, участие в таких выставках дорого обходится ее участникам, которым приходится платить арендную плату за занимаемые площади, оформление стенда, оборудование, соответствующую литературу и др. Ради престижа крупные компании стараются занимать большие площади в хороших местах. Соответствующий персонал компаний - участников выставки устанавливает контакты с организаторами выставок задолго до ее начала (часто на подготовку таких выставок уходит почти год).

В некоторых случаях, вопреки ожиданиям, посещаемость выставки может оказаться низкой. Однако и высокая посещаемость не всегда оправдывает большие расходы на участие в выставке. По этой причине многих участников выставка должна удовлетворять прежде всего как рекламное мероприятие, а не как продвижение своего продукта.

Целью маркетинга организаторов выставок является сокращение издержек на их проведение. Участники должны осознавать, что для достижения большего успеха они должны проводить анализ посещаемости в предыдущие годы. Организаторы со своей стороны обязаны обеспечивать участников информацией об ожидаемом количестве посетителей и одновременно проводить оценку пропорций участников, которые хотят посетить тот или иной стенд.

Для работы на стендах фирмы обычно выбирают персонал, который хорошо знаком с их продукцией и хорошо знает приемы продаж. Фирма приглашает своих постоянных клиентов, предварительно отправляя им специальные приглашения с подробным описанием местонахождения своего стенда. Фирмы выставляют на стенде необходимое количество литературы и следят за тем, чтобы посетители брали ее по необходимости, а не просто так, для коллекции. Вместе с тем следует проявлять должное внимание ко всем гостям и выявлять круг их интересов, регистрировать все потенциальные покупки в соответствующем журнале и не забывать, что главная задача участия в любой выставке - это продажа путешествий.

Далее мы детально рассмотрим процесс организации выставочной деятельности.

выставка ярмарка турпродукт

1.2 Продвижение турпродукта средствами туристских ярмарок на предприятиях социально культурной сферы и туризма

1.2.1 Классификация ярмарок

Существует множество подходов к классификации ярмарок, приведем наиболее традиционную на наш взгляд.

Выставки и ярмарки - как правило, многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Из мирового опыта следует, что выставки/ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам:

-       по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны/регионы они представляют);

-       по тематическому (отраслевому) признаку;

-       по значимости мероприятия для экономики города/региона/страны;

-       по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);

-       по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы).

Классификация выставок/ярмарок по географическому составу экспонентов:

-       всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) - в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»;

-       международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);

-       с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

-       национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

-       межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

-       местные (региональные) - с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка/ярмарка.

Классификация выставок/ярмарок по отраслевому (тематическому) признаку. В соответствии с отраслевой принадлежностью выставляемых экспонатов выставки/ярмарки подразделяются на: универсальные; специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

Классификация выставок/ярмарок по значимости мероприятия:

-       выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

-       выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

-       выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

-       выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

Классификация выставок по территориальному признаку (в зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие):

-       выставки, проводимые внутри страны;

-       выставки, проводимые на территории других стран.

Классификация выставок по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы):

-       постоянно действующие (0,5-1 год и более);

-       временные (0,5-5 месяцев);

-       краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

1.2.2 Организация ярмарочной деятельности турфирмы

Ежегодно в России и во многих других странах проводятся множественные туристические выставки-ярмарки, направленные на улучшение функционирования туриндустрии, обмен опытом и заключение новых партнерских соглашений. Как правило, эти выставки-ярмарки сугубо отраслевые, то есть на них присутствуют в основном представители туристического бизнеса и журналисты, освещающие эти мероприятия.

Туристические ярмарки дают уникальный шанс представителям индустрии туризма со всего мира встретиться, наладить контакты, провести переговоры, заключить сделки. Участие в ярмарке дает возможность поддерживать высокую конкурентоспособность фирмы и узнать о последних событиях отрасли. В ярмарках принимают участие покупатели и продавцы со всего мира.

Для того, чтобы сделать участие в ярмарке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно спланировать свою работу. Процесс организации ярмарки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий.

За последнее десятилетие резко возросло количество выставочных мероприятий, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

Однако именно на руководителе туристической фирмы лежит ответственность за принятие решения об участии в той или иной туристской выставке, ярмарке.

Чтобы участие было эффективным, предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:

-       какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству;

-       какого клиента, и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристической фирмы в работе ярмарки можно условно подразделить на ряд этапов:

) принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

) определение целей участия фирмы в работе ярмарки;

) выбор конкретной ярмарки, в работе которой будет участвовать фирма;

) подготовительно-организационный период;

) разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в ярмарке;

) работа в ходе функционирования ярмарки;

) подведение итогов участия фирмы в работе ярмарки после ее окончания.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристической фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристическое предприятие.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристического предприятия, среди которых:

-       представление туристической фирмы и ее продуктов;

-       изучение рынков сбыта;

-       поиск новых рынков;

-       расширение числа клиентов;

-       внедрение нового туристского продукта на рынок;

-       определение возможного спроса на новый продукт;

-       поиск новых деловых партнеров;

-       изучение предложения конкурентов;

-       позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов;

-       формирование благоприятного имиджа туристической фирмы;

-       непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки-ярмарки, в работе которой будет участвовать туристическая фирма. Как мы уже отмечали, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем выборе позволяет оценка таких аспектов, как:

-       время и место проведения выставки;

-       авторитет выставки;

-       численный и качественный состав участников и посетителей;

-       уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

-       возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

-       условия участия в выставке;

-       кто организатор, как давно он занимается данным видом бизнеса;

-       разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

Изучив все эти аспекты, необходимо получить ответ на вопрос: Участие в какой из ярмарок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед данной туристической фирмой. Выбор ярмарки осуществляется на основе сформулированных целей участия в мероприятие и таких факторов, как:

-       направленность туристского продукта (въездной, выездной, познавательный, деловой и т.д.);

-       соответствие туристскому региону;

-       финансовые возможности туристической фирмы;

-       престижность выставки и ее вид;

-       язык региона проведения выставки-ярмарки.

Принятие решения об участии или неучастии в выставке может принять только первое лицо фирмы. В идеале, у него заранее должна быть вся необходимая информация по планируемым в течение года выставочным мероприятиям, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Только имея такую информацию, можно оценить класс выставки, ее значение для туристической фирмы и степень необходимости участия в ней. Действия по составлению общего плана выставочной деятельности можно рассматривать в качестве первого шага на пути подготовки к конкретной выставке.

Сбор необходимых данных должен осуществляться группой менеджеров, отвечающих за продвижение туристского продукта. После обобщения данные передаются руководителю с сопровождающим материалом и комментариями, выражающими те или иные пожелания аналитиков, с учетом возможных «+» и «-». Насколько опытная команда отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно будет принято во внимание руководством фирмы каждое мнение.

В течение подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно решается ряд организационных вопросов, таких как:

-       разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

-       составление перечня выставляемых туристских продуктов;

-       отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

-       разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

-       выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

-       определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

-       подбор и изготовление рекламных и информационных материалов (информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров, прайс-листов);

-       разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

-       заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы: страна, адрес/телефон, номер расчетного счета. Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. По получении заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг фирма выбирает то, что считает необходимым, и указывает количество. Так, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы у специализированных агентств и лишь привозят их на выставку.

Как правило, в заявках (форма может быть различна) оговариваются следующие основные моменты:

-       предоставление аренды выставочной площади (открытой или закрытой);

-       аренда и монтаж выставочного оборудования (стенд выставочного модуля в соответствии с планом выставочного стенда);

-       установка розеток, дополнительных светильников;

-       аренда и установка подиумов под экспонаты;

-       предоставление дополнительных услуг или оборудования, вешалок, шкафов, холодильника, телефона, столов, стульев, этажерок и т.п.;

-       надпись на фризе (название фирмы над экспозицией).

На сегодняшний день не существует законодательства, регламентирующего тарифы на те или иные виды услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором выставки по своему усмотрению (могут сильно колебаться от выставки к выставке). С уплаченной вами суммы взимается НДС, а также страховой взнос.

Следует иметь в виду, что бронирование площадей для участия в любой выставке необходимо осуществлять заранее. При этом есть возможность самостоятельно бронировать необходимые площади в администрации выставки или через фирму-консолидатора. Консолидатор - это хорошо известная организаторам выставки компания, которая постоянно приобретает выставочную площадь (обычно большие объемы), оборудует ее, берет на себя ряд организационных моментов.

В России действует несколько таких компаний-консолидаторов: в Москве - ОАО «Московское выставочное-конгрессное агентство», МКБ, ITE International; в Санкт-Петербурге - ЗАО «Санкт-Петербург «Экспресс»» и ряд других.

Сроки бронирования площадей по разным выставкам варьируются, но если это возможно, лучше всего заказывать площадь для участия в следующей выставке сразу после окончания форума, т.е. за год вперед.

Разрабатывается «Activity Plan» (план действий), где указываются все основные детали относительно будущей ярмарки: детально расписываются цели участия, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах-участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставки-ярмарки и характере ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной: приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

В качестве одного из приложений к Activity Plan прилагается подробный список вещей и предметов, которые необходимо взять на ярмарку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

К вспомогательным документам относится также особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом турфирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом турпродукта.

Одна из проблем - доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Необходимо заранее указать, что, когда и куда собираетесь ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов.

Необходимо заранее уточнить, в течение какого срока до и после выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Другая сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если его присутствие в течение всего рабочего дня невозможно, необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы будет кто-то из руководителей.

Обычно заранее известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (информацию об этом можно получить в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Следует также помнить, что существуют оптимальные международные правила ведения переговоров в ходе выставки: встреча должна длиться не более 20 минут. Во время переговоров подаются только чай, кофе или минеральная вода.

Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

После завершения выставки должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке. Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

-       организационные;

-       коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

-       удачно ли было выбрано место для стенда;

-       была ли удачной планировка стенда;

-       соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам;

-       какие неудобства имели место во время работы;

-       что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования;

-       без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись.

Коммерческие итоги - это объективные показатели: количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы, потенциальных клиентов, и как следствие - объем заключенных контрактов со старыми и новыми клиентами; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, пути и средства их решения, уроки на будущее. Целесообразно после завершения выставки проанализировать ценовую политику конкурентов, оценить свои возможности по снижению цены на отдельные виды турпродукта. Полезно составление обзора по всем выставочным мероприятиям, в которых участвовала турфирма, с учетом видов затрат (на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала и т.п.). Имея такую информацию, легко установить, изменилась ли стоимость того или иного рода услуг от мероприятия к мероприятию.

1.2.3 Планирование и оформление ярмарочной площади

Этап разработки тематического плана своей экспозиции включает в себя:

-       окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

-       разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т.п.;

-       генеральную компоновку экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

При этом следует иметь в виду, что размер выставочного модуля играет определенную представительскую роль, но гораздо важнее оригинальное, качественное оформление экспонатов, отлаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям, привлекательная реклама.

Часто оргкомитеты выставок предлагают стандартные выставочные модули разных размеров и конфигураций. Это не значит, что у турфирмы нет возможности заказать стенд по собственным эскизам. Но он должен органически вписываться в отведенное место, не выпадать из общей композиции выставки и это следует заблаговременно согласовать с оргкомитетом.

Нередки случаи, когда финансы туристической компании ограничены, и она вынуждена приобретать выставочную площадь на правах долевого участия с другими участниками. При этом может оказаться, что совместная площадь слишком мала для нормальной работы партнеров. Кроме того, турфирмы, использующие такие «стенды», не воспринимаются как солидные партнеры.

Вместе с тем совместные стенды могут сыграть положительную роль для их участников, когда единым тематическим стендом выступают национальные туристские администрации. Так делают HTA Германии, Кипра, Турции, Египта, ОАЭ и ряд других.

При оформлении стенда лучше воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы, выражающей дух, стиль, имидж турфирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. Эскиз, являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап - работа в ходе ее функционирования. Большая нагрузка ложится на персонал, корректность и приветливость которого вызовут желание иметь с вами дело. Грамотное освещение и музыка (как вариант) привлекут всеобщее внимание (возможно, даже телевизионщиков, а это - шанс бесплатной рекламы).

Поскольку контакт посетителей и специалистов с экспозицией турфирмы очень непродолжителен, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

-       провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

-       обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

-       заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

-       обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

При этом часть рекламной продукции принято располагать так, чтобы посетители брали их с собой. Материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих стенд, лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Среди мероприятий, призванных заинтересовать публику, важны презентации, конкурсы по тематике выставки, лотереи и т.п.

1.3 Российские туристские выставки-ярмарки

В начале обзора ситуации на рынке российских туристских ярмарок, остановимся на местных мероприятиях.

Наиболее известная - международная туристская выставка-ярмарка «Енисей» проходит в Красноярске с 1999 года. В рамках концепции 2Развития туризма в Красноярском крае" на 2004-2010 гг. Международная туристическая выставка-ярмарка «Енисей» рассматривается организаторами как часть комплексной PR-стратегии, общая цель которой формирование имиджа Красноярского края как территории, благоприятной для развития туризма.

Основные задачи работы выставки-ярмарки: предоставление наиболее полной информации о туристских возможностях края, стимулирование спроса на региональные турпродукты среди конечных потребителей, а также стимулирование интереса потенциальных инвесторов к новым проектам в сфере регионального турбизнеса.

Сначала открытия выставки в ней принимали участие только местные компании, в 2002 году появилось пару московских компаний, в 2005 году участвовало около десяти московских компаний, а в 2010 уже насчитывалось более 15 московских компаний, среди которых присутствовали фирмы, такие как «Натали туре», «Ланта-тур вояж» на выставку пришли все турагентства, уже работающие с «Натали», и еще около 40 фирм подписали новые договора.

В работе выставки традиционно принимают участие более 200 экспонентов из Красноярского края, Хакасии, Алтая, Иркутска, Новосибирска, Сочи, Анапы и других городов. Из московских операторов присутствуют «Астравел», «Время-тур», «Интерс», «Ланта-тур вояж», «Натали туре», «Нева», «Пегас туристик», «Согласие», «Солвекс-трэвел», «Трек тревел» и другие.

Первая выставка в России была организована Ленинградским областным советом по туризму и экскурсиям в постсоветский период. И после этого стало ясно, что выставки будут являться мощным инструментом маркетинга, и российский рынок выставочных услуг в туризме стал стремительно развиваться. Если в 1992 г. состоялось всего несколько мероприятий, то в нынешнем году их пройдет уже более 60. В 1994 г. была образована Ассоциация устроителей туристских выставок (УТВ). В настоящее время она насчитывает 35 выставочных организаций России, стран СНГ и Балтии. В структуре российского туристского рынка не существует четкого деления на клиентские и профессиональные выставки и на внутренний, выездной и въездной туризм.

Традиционно две профессиональные крупнейшие российские выставки мартовская MITT и октябрьская «ОТДЫХ» - выступают ключевыми событиями летнего и зимнего сезонов. Сейчас туристические выставки отражают не только ситуацию тур рынка России, но и российской экономики в целом. На региональных выставках стремятся показать себя как крупные туристические компании, так и стараются заявить о себе и начинающие туристические компании. Участие в региональных выставках дает возможность установить деловые контакты, открытию новых маршрутов, формированию новых спецпредложений и ценовой политики, а также развитию регионов России, как туристически потенциальных и развивающихся, какими являются Краснодарский край, где проходят ежегодные крупные выставки в городах Сочи, Анапа, Геленджик. Санкт-Петербург также является метрополией с большими возможностями. Город может стать центром роста всего Балтийского региона. Регион Балтийского моря только выиграет, если экономика Санкт-Петербурга повернет на путь мощного и стабильного роста. Ежегодно проводимая туристская выставка INWETEX-CIS TRAVEL MARKET вносит важный вклад в развитие туристской индустрии нашей страны. Международная туристская выставка INWETEX-CIS TRAVEL MARKET свидетельствует не только о достижениях туристской отрасли в городе Санкт-Петербурге, но и об открытости Санкт-Петербурга к широкому деловому международному сотрудничеству.

Процесс проведения новых выставок в России приобрел во многом стихийный характер. Каждый регион стремится организовать свое выставочное мероприятие по туризму. В итоге сейчас в России проходит более 50 туристских выставок, причем многие из них в одни и те же сроки. Это создает неудобства для участников рынка и снижает эффективность самих мероприятий.

Традиционно две профессиональные крупнейшие российские туристские выставки, проходящие в Москве: мартовская «MITT» и октябрьская «Отдых» - выступают ключевыми событиями летнего и зимнего сезонов.

Специфика отечественной туриндустрии определяет нетрадиционные для международной практики выставочные даты, а именно выставки проходят обычно непосредственно перед началом сезона. Очевидно, что многие региональные выставки проходят в неудобные сроки. Так, например, иркутские «Байкал-Тур» и «Индустрия гостеприимства» - в декабре, воронежская «Туризм. Спорт. Рыбная ловля. Охота» - в феврале, новосибирская «Турсиб-Спортсиб» - в конце февраля - начале марта, когда продажи программ зимнего сезона уже заканчиваются, а летних цен у операторов еще нет.

Пик российских туристских выставок приходится на апрель. В течение этого месяца проводится более 20 мероприятий. В этой связи многие туроператоры сталкиваются с проблемой совмещения участия в параллельных выставках разных регионов. Тем не менее, организаторы выставок, как правило, согласуют сроки проведения экспозиции со специалистами. Экспертами выступают администрации по туризму, местные компании и региональные отделения Российского союза туриндустрии (РСТ) и Российской ассоциации туристских агентств (РАТА).

Туристская выставочная деятельность России за последние несколько лет успешно развивается. Так в России за несколько последних пять-десять лет выставки стали проходить не только в крупных городах, но и в регионах. Количество ежегодных выставок проводимых на международном уровне и различных региональных и межобластных выставок, проводимых каждый сезон растет из года в год. Такие выставки как Ярославская, Казанская, Пермская, Нижегородская и наша местная «Енисей» очень динамично развиваются и с каждым годом число участников, как из России, так из-за рубежа растет.

2.      
Анализ организации выстовочной деятельности ООО «Манго»

2.1 Характеристика турагентства ООО «Манго»

Турагентство Манго начало свою деятельность в 2009 году. ООО «Манго» находится по адресу: г. Красноярск, ул. Маерчака, 38, 1 этаж, офис 107. Генеральный директор: Федюнин Василий Леонидович. Номер в Общероссийском генеральном реестре турагентств - BA100252. Благодаря высокому профессионализму персонала компании, заняло уверенные позиции среди турагентств, турфирм Красноярска.

Режим работы круглогодичный: по будням с 10:00 до 19:00, по субботам с 10:00 до 18:00.

Предприятие арендует помещение под офис в многоэтажном здании, по соседству с различными организациями. Перед входной дверью висит стенд предлагаемых актуальных маршрутов фирмы, на дороге стоит штендер с рекламными предложениями. Внутри помещения имеются места для отдыха посетителей, предоставляются различные брошюры, проспекты и фотографии предлагаемых туров.

В ООО «Манго» униформы, характерной для всего персонала фирмы не имеется, но каждый сотрудник имеет бейдж, с указанием предприятия, имени и занимаемой должности.

Агентство имеет несколько городских и международных телефонных линий, факс, ксерокс, несколько компьютеров, принтеров, кондиционер, подключение к локальной сети Internet. Так же для удобной работы сотрудников есть в наличии основные канцелярские принадлежности, которые облегчают многие вопросы, связанные с работой с бумагами, оформлением договоров, составлением различных документов. Общая численность штата работников предприятия - 9 человек. На рисунке 1 представлена организационная схема управления ООО «Манго»

Рис. 1 - Организационная схема управления ООО «Манго»

Директор ООО «Манго» выполняет управленческие функции, решает стратегические задачи, налаживает новые отношения с партнерами и т.д.

Старший менеджер выполняет координационную работу, распределяет обязанности в турфирме. Так же в обязанности старшего менеджера входит поиск интересных предложений по туроператорам, составления планов и отчетов продаж.

В обязанности офис-менеджера входит встреча клиентов, выполнение поручений директора, работа с корреспонденцией, ведение документации.

Бухгалтерия выполняет функции бухгалтерского учета документов турагентства и авиакасс.

Авиакассир подбирает направления, стыковки и оформляет билеты для клиентов.

Основными принципами турагентства ООО «Манго» обеспечение уверенности в качестве и безопасности отдыха.

Далее рассмотрим процесс обслуживания клиента. При входе в офис компании клиента встречает офис-менеджер и предлагает ему пройти к свободному менеджеру. Так же клиенту предлагаются чай, кофе. Если все менеджеры заняты клиенту предлагается подождать в зоне приема и отдыха и пролистать буклеты по интересующим направлениям.

После выбора тура по желанию клиента возможен показ маршрута или гостиницы по имеющимся фото-коллекциям и буклетам.

Клиенту предлагают просмотреть «Информационный листок к туру», который содержит следующую информацию: описание маршрута по дням, характеристика условий тура, информацию о странах пребывания, правила обеспечения безопасности.

Характеристика условий тура содержит следующую информацию:

условия размещения в каждом пункте (тип здания, оборудование, характеристика номерного фонда, санитарно-гигиеническое оборудование);

информацию о размещении родителей с детьми;

характеристику транспортных средств;

перечень услуг, получаемых за дополнительную плату.

В рамках информации о странах пребывания предоставляют следующую информацию:

особенности въезда и выезда в страну;

визовый режим;

санитарные правила (страховка, прививки);

таможенные правила;

специфика поведения в каждой стране, особенные ограничения в связи с преобладающей религией;

местные традиции и обычаи (правила приличия, одежда, чаевые и прочее);

магазины, досуг, развлечения, ночная жизнь;

деньги, обмен;

почта, телеграф, телефон;

достопримечательности, в т.ч. по маршруту;

другая необходимая информация.

К правилам обеспечения безопасности относится следующая информация:

перечень туристических фирм - соисполнителей тура и данные о сертификации их услуг по местным требованиям;

характеристика состояния общественного порядка в стране и рекомендации в связи с этим;

правила поведения на воде;

правила санитарии и гигиены;

как воспользоваться страховкой в экстренных случаях;

прогнозируемые погодные условия и рекомендации о экипировке;

опасные животные, пресмыкающиеся и растения;

как и где хранить вещи, деньги и ценности;

памятка об ответственности за нанесенный ущерб.

С покупкой тура общение с клиентами не заканчивается. После поездки они часто приходят и делятся своими впечатлениями. Клиенты действительно становятся друзьями агентства, и их круг постоянно растет. Можно с уверенностью сказать, что ООО «Манго» имеет отличную репутацию.

ООО «Манго» (Красноярск) входит в структуру Группы компаний «Информсервис», которая с 1997 года эффективно работает на рынке, нашла свое место, уверенно держит свои позиции и находится в стадии постоянного роста.

На сегодняшний день туристическое агентство MANGO - это прогрессивно развивающаяся компания, имеющая все возможности (технологические, кадровые, коммуникационные) для качественного и быстрого подбора тура любой категории сложности.

В таблице 1 представлены основные показатели деятельности ООО «Манго» за 2008-2010 гг.

Таблица 1 - основные показатели деятельности ООО «Манго» за 2008 2010 г.г

На основании данных таблицы можно сделать вывод о том, что ООО «Манго» успешно развивается, об этом свидетельствует, как расширение штата, так и увеличение объемов продаж.

ООО «Манго» организовывает отдых и путешествия по направлениям: Турция, Таиланд, Камбоджа, Лаос, Вьетнам, Филиппины, Индонезия, Китай, Египет, Мальдивы, Сейшелы, Куба, Доминикана, Мексика, а также по другим направлениям с вылетом из разных регионов России.

Турагентство МАНГО предлагает:

-       Индивидуальные и групповые туры,

-       Увлекательные морские круизы,

-       Познавательные автобусные туры по Европе,

-       Санатории России и Китая,

-       Услуги Визового центра,

-       Незабываемые свадебные туры,

-       Экстрим-Туризм, охота, рыбалка,

-       Этнотуризм по Республике Тыва.

Не секрет, что от удачно спланированной рекламной кампании зависит успех любого бизнеса, а туристического - в особенности. Поэтому практически все турфирмы занимаются рекламой и информированием потребителей о предлагаемом ими турпродукте с целью увеличения объема продаж. ООО «Манго» не является исключением. Реклама агентства публикуется в газетах и журналах, на радио и в интернете. Нужно сказать о том, что агентство имеет свой сайт, который удобен в использовании, красочен и информативен.

ООО «Манго» имеет следующие преимущества:

-       Хорошая репутация фирмы среди клиентов;

-       Качество предлагаемых услуг;

-       Высокая квалификация персонала. Все менеджеры регулярно посещают популярные страны в рекламных турах.

-       Развитые технологии сбора и анализа информации о рынке туруслуг;

-       Наличие полной информации по рынку;

-       Наличие финансовых ресурсов для решения новых задач;

-       Четкий финансовый учет доходов и расходов.

Отрицательными моментами можно считать:

Отсутствия менеджера по маркетингу и рекламе. Его функции выполняются нерегулярно директором или менеджерами по продаже туров;

Не налаженная система участия в туристических ярмарках.

.2 Процесс организации и участия ООО «МАНГО» в ярмарках

Ежегодно в в Красноярске и в других городах России проводятся множественные туристические ярмарки, направленные на улучшение функционирования туриндустрии, обмен опытом и заключение новых партнерских соглашений. Как правило, эти ярмарки сугубо отраслевые, то есть на них присутствуют в основном представители туристического бизнеса и журналисты, освещающие эти мероприятия. Туристические ярмарки дают уникальный шанс представителям индустрии туризма со всего мира встретиться, наладить контакты, провести переговоры, заключить сделки. Участие в ярмарке дает возможность поддерживать высокую конкурентоспособность фирмы и узнать о последних событиях отрасли. В региональных ярмарках принимают участие покупатели и продавцы со всего края.

Для того, чтобы сделать участие в ярмарке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно спланировать свою работу. Процесс организации ярмарки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий.

Именно на руководителе туристической фирмы лежит ответственность за принятие решения об участии в той или иной туристской ярмарке.

В идеале организацией и подготовкой к ярмарке должен заниматься менеджер по маркетингу и рекламе опираясь на цели управления турфирмы. В ООО «Манго» же процесс часто пущен на самотек и организация начинается в последний момент. Это связано с высокой загрузкой директора и недостатком опыта в организации выставочных мероприятий. В итоге эффект от участия в ярмарке недостаточно высок, при этом руководство ООО «Манго» видит в этом большой потенциал и в целом готово к внедрению изменений.

Чтобы участие было эффективным, предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:

-       какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству,

-       какого клиента, и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

) принятие принципиального решения об участии в ярмарке;

) определение целей участия фирмы в работе ярмарки;

) выбор конкретной выставки/ярмарки, в работе которой будет участвовать фирма;

) подготовительно-организационный период;

) разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в ярмарке;

) работа в ходе проведения ярмарки;

) подведение итогов участия фирмы в работе ярмарки после ее окончания.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристической фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности. В то же время участие в работе ярмарки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристическое предприятие. Между тем специальные приемы партизанского маркетинга, яркие неординарные «фишки» могут существенно сократить бюджет участия в ярмарке, при этом увеличив эффект.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристического предприятия, среди которых:

-       представление туристической фирмы и ее продуктов;

-       изучение рынков сбыта;

-       поиск новых рынков;

-       внедрение нового туристского продукта на рынок;

-       определение возможного спроса на новый продукт;

-       поиск новых деловых партнеров;

-       изучение предложения конкурентов;

-       позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов;

-       формирование благоприятного имиджа туристической фирмы;

-       непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной ярмарки, в работе которой будет участвовать ООО «Манго». Как мы уже отмечали, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем выборе позволяет оценка таких аспектов, как:

-       время и место проведения выставки;

-       авторитет выставки;

-       численный и качественный состав участников и посетителей;

-       уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

-       возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

-       условия участия в выставке;

-       кто организатор, как давно он занимается данным видом бизнеса;

-       разработка чернового варианта сметы участия фирмы в ярмарке/выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

Изучив все эти аспекты, необходимо получить ответ на вопрос: «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед данной туристической фирмой».

Принятие решения об участии или неучастии в выставке обычно принимает директор ООО «Манго». Для этого он анализирует информацию по всем планируемым в течение года ярмаркам, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Далее он, опираясь на личный опыт, оценивает класс выставки, ее значении для ООО «Манго» и степень необходимости участия в ней. Эти действия по составлению (получению) общего плана выставок можно являются первым шагом на пути подготовки к конкретной выставке.

В идеале сбор необходимых данных должен осуществляться специалистом, отвечающим за маркетинговую и выставочную деятельности турфирмы. После обобщения данные должны передаваться руководителю с сопровождающим материалом и комментариями, выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных «+» и «-». Насколько опытный специалист отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно будет принято во внимание руководителем турфирмы мнение.

Далее, обычно в последний момент, директор ООО «Манго» информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. После этого за неделю до открытия ярмарке директор и весь персонал ООО «Манго» начинает активно искать возможности организации работы стенда. При этом частично срывается рабочий процесс и участие получается недостаточно эффективным.

Между тем специалист отвечающий за организацию и участие в ярмарке должен подать заявку в орг.комитет заранее. Это часто дает возможность получить лучшее место с наибольшей скидкой. Параллельно должен решаться ряд организационных вопросов, таких как:

-       разработка концепции и объема участия фирмы в работе ярмарки;

-       составление перечня выставляемых туристских продуктов;

-       отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

-       разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

-       выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

-       определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

-       подбор и изготовление рекламных и информационных материалов (информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров, прайс-листов);

-       разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

-       заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы: страна, адрес/телефон, номер расчетного счета. Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. По получении заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг фирма выбирает то, что считает необходимым, и указывает количество. Так, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы у специализированных агентств и лишь привозят их на выставку.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке.

После завершения выставки должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке. Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

         организационные;

         коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

-       удачно ли было выбрано место для стенда;

-       была ли удачной планировка стенда? соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам;

-       какие неудобства имели место во время работы;

-       что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования;

-       без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись.

Коммерческие итоги - это объективные показатели: количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы, потенциальных клиентов, и как следствие - объем заключенных контрактов со старыми и новыми клиентами; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, пути и средства их решения, уроки на будущее. Целесообразно после завершения выставки проанализировать ценовую политику конкурентов, оценить свои возможности по снижению цены на отдельные виды турпродукта. Полезно составление обзора по всем ярмаркам, в которых участвовала турфирма, с учетом видов затрат (на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала и т.п.). Имея такую информацию, легко установить, изменилась ли стоимость того или иного рода услуг от ярмарки к ярмарке.

Можно сделать вывод о том, что ситуация с организацией и участием в ярмарках в ООО «Манго» является критической, данная деятельность часто является хаотичной и непродуманной. Директор ООО «Манго» подтверждает наличие данной проблемы и согласен, что ее необходимо решать.

2.3 Организация участия ООО «Манго» в «Енисей-2011»

-9 апреля 2011 г. в г.Красноярске состоялась XIII туристическая выставка «Енисей», организованная ВК «Красноярская ярмарка». В выставке приняли участие более 230 участников из Кореи, Китая, Вьетнама и разных регионов России.

Площадь экспозиции составила 2500 кв. м. За 3 дня выставку посетили 15 800 человек (одновременно с выставками «Мир спорта. Охота. Рыбалка» и «Сибирский форум гостеприимства. HoReCa»), из них 35 % специалистов отрасли.

Гостями и участниками мероприятий выставки стали министр спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края Сергей Гуров, депутаты Законодательного Собрания края Федор Сидоренко и Владимир Демидов, начальник управления анализа и организации гостиничной и туристской деятельности федерального агентства по туризму Андрей Тютюнник, президент Сибирской ассоциации гостеприимства Марина Безфамильная и заместитель председателя комитета Совета Федерации по физической культуре, спорту и туризму Вера Оськина.

На торжественной церемонии открытия от имени Правительства Красноярского края гостей мероприятия, среди которых были представители национальной организации туризма Кореи и официальная делегация города Хэйхэ (Китай), поприветствовал Сергей Гуров. Он отметил, что развитие туризма становится очень важным для социально-экономического развития края. Особенностью выставки является направленность на всесторонний показ туристических возможностей, инвестиционной привлекательности края и продвижение отечественного туристического продукта на международный рынок.

В частности, посетители «Енисея-2011» узнали о всемирно известном заповеднике Китая «Удаляньчи» и санатории «Миншэн», в котором туристы могут пройти лечебно-оздоровительный курс у врачей разных специальностей, в том числе у врача традиционной китайской медицины. Сотрудники управления по туризму туррайона Удаляньчи представили на своем стенде подробную информацию и помогли красноярцам выбрать лечебно-оздоровительный тур.

Свои туристические возможности представили администрации городов и районов Красноярского края (Енисейска, Канска, Сухобузимского, Ермаковского, Краснотуранского, Шушенского районов). На масштабном коллективном стенде делегации Шарыповского района можно было рассмотреть возможности отдыха на местных туристических жемчужинах - базах отдыха «Парное», «Светлана», «Солнышко», озере Линево.

На выставке «Енисей-2011» с интересными предложениями об организации отдыха на природе, в том числе экстемального, выступили субъекты Сибирского федерального отдыха.

В числе компаний-участников были представлены ведущие представители туристической отрасли:

-       Даляньский медицинский центр «Побережье Золотой Камень» (Китай);

-       Представительство национальной организации туризма Кореи во Владивостоке (Корея);

-       Anextour (Москва);

-       Coral Travel (Москва);

-       Министерство культуры и туризма республики Тыва;

-       Министерство спорта, туризма и молодежной политики республики Хакасия;

-       Акрис (Новосибирск);

-       Министерство туризма и предпринимательства республики Алтай;

-       Пегас Красноярск;

-       Дюла-Тур (Красноярск);

-       МТ-Вояж (Красноярск);

-       администрация МО г. Горячий Ключ;

-       Республиканское агентство по туризму - Бурятия;

-       здравницы города-курорта Анапы;

-       Туртрансвояж (Москва).

Ключевым мероприятием конгрессной части выставки стало рабочее совещание, посвященное выработке единой стратегии по вопросу продвижения бренда Сибири и сибирских туристических продуктов с участием руководителей органов исполнительной власти субъектов Сибирского федерального округа. В мероприятии приняли участие представители органов исполнительной власти в сфере туризма Республики Хакасия, Республики Бурятия, турбизнеса Новосибирской области, Красноярского края и туристской общественности.

В программе выставки также прошли:

-       туристический нон-стоп;

-       конкурс «Золотые кадры туристической компании» (партнеры конкурса - Pegas Turistik, Coral Travel)

-       специализированные семинары и бизнес-тренинги для представителей туристического бизнеса (бизнес-тренер - Александр Преображенский, г. Москва).

В завершение выставки состоялся розыгрыш среди посетителей путевки в Турцию на 10 дней и ночей на двоих от туроператора Pegas Turistik и поездки Мальту на 2 недели с проживанием в апартаментах и обучением английскому языку в Chamber College от центра туризма и обучения «Cпутник».

По итогам выставки «Енисей-2-11» было вручено 7 медалей, 55 дипломов, 65 благодарственных писем ВК «Красноярская ярмарка».

Медали получили:

-       Anextour (Москва) - за создание и продвижение на российском рынке уникального туристического продукта;

-       администрация Шарыповского района (Красноярский край, Шарыпово) - за развитие въездного и внутреннего туризма;

-       Байкалкурорт-Бурятия (Улан-Удэ) - за развитие въездного и внутреннего туризма;

-       Енисей-Тур (Красноярск) - за профессионализм в предоставлении качественных туристических услуг и многообразие туристических маршрутов;

-       Корал Тревел/Coral Travel (Москва) - за создание и продвижение на российском рынке уникального туристического продукта;

-       Меридиан (Красноярск) - за развитие въездного и внутреннего туризма;

-       ТНИК ООО ЦТО «Спутник» (Красноярск) - за профессионализм в предоставлении качественных туристических услуг и развитие образовательного туризма.

В ООО «Манго» решение о участии в данной выставке было приняло еще в 2010 г., т.к. компания участвует в данном мероприятии каждый год. При этом заявка на участие была подана только в марте 2011 г., а полиграфические материалы и стенд начали готовить только в последних числах марта. Это привело к тому, что все материалы разрабатывались и изготавливались в авральном режиме и по завышенной стоимости. В марте все лучшие места для стендов уже разобраны, поэтому пришлось выбирать из того, что осталось. Каталог выставки к тому времени уже был отдан в печать, следовательно ООО «Манго» в него не попало.

В таблице 2 представлены затраты ООО «Манго» на участие в Енисей-2011.

Таблица 2 - Затраты на участие в выставке «Енисей-2011»

Эффективность участия в выставке никак не оценивалось, но менеджеры компании нашли интересные предложения по региональному и зарубежному туризму. Дальнейшие партнерские отношения с данными представителями не сложились, т.к. не было предпринято действий по налаживанию контактов, заключению договоров и дальнейшего представления новых направлений клиентам турагентства ООО «Манго».

Выводы, которые можно сделать по результатам участия в выставке «Енисей-2011»:

ООО «Манго» необходимо систематизировать свою выставочную деятельность;

необходим человек, который будет ответственен за организацию выставок-ярмарок;

все контакты, состоявшиеся на выставке должны быть зарегистрированы на специальном бланке и в дальнейшем отработаны;

необходимо разработать инструмент оценки эффективности участия в выставках.

Туристическая выставка «Енисей-2012» состоится в МВДЦ «Сибирь» 5-7 апреля 2012 года. ООО «Манго» необходимо подготовится к предстоящей выставке для того, что бы стать одним из самых ярких ее участников и занять призовые места.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ И УЧАСТИЯ В ЯРМАРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ООО «МАНГО»

.1 Разработка мероприятий по совершенствованию ярмарочной деятельности

В предыдущей главе мы определили, что в ООО «Манго» существует ряд проблем связанных с организацией и участием компании в ярмарочной деятельности:

в компании нет квалифицированного специалиста, который бы отвечал за организацию данной деятельности;

участие неорганизованно, нет соответствующих планов, бюджетов, сценариев;

эффективность участия в ярмарочно-выставочных мероприятиях никак не оценивается.

Между тем устранения данных недостатков является одним из приоритетных направлений для руководства ООО «Манго».

В соответствии с изложенными проблемами предлагаем:

предусмотреть в организационной структуре компании должность специалиста по рекламе и выставкам;

разработать рекомендации по организации участия в ярморочно- выставочной деятельности;

разработать программу участия в выставках-ярмарках на 2012 г.;

разработать образцы документов для планирования и отчетности по выставочно-ярмарочной деятельности;

разработать критерии оценки эффективности участия в выставках;

разработать план-бюджет участия в одной из приоритетных туристских ярмарок «Енисей - 2012».

Рассчитаем затраты и эффективность найма специалиста по рекламам и выставкам.

Для начала приведем необходимые требования и навыки, в соответствии с задачами ООО «Манго».

Специалист рекламе и выставкам ООО «Манго» должен выполнять следующие задачи:

составлять график участия в выставочных мероприятиях на год;

разрабатывать план-бюджет участия в выставочных мероприятиях;

организовывать оформление, программу и работу выставочного стенда;

организовывать рекламную деятельность компании;

заниматься наполнением и продвижением корпоративного сайта компании;

оценивать эффективность проводимых рекламных и выставочных мероприятий;

организация корпоративные мероприятия, а так же конференции, семинары, праздники.

Специалист по рекламе и выставкам ООО «Манго» должен обладать опытом организации выставочных мероприятий, опытом рекламной деятельности, знать основные приемы и каналы продвижения в туристической отрасли.

Заработная плана подобного специалиста с опытом в г.Красноярске составляет порядка 20000 тыс.руб. в месяц.

Соответственно в год сумма составит 240000 тыс.руб.

Между тем эффект от деятельности специалиста может быть гораздо выше от привлечения дополнительного потока клиентов за счет рекламной деятельности, продвижения сайта и непосредственного участия в выставках.

На основании изучения туристических выставок-ярмарок 2012 года представим рекомендуемый график организации участия в выставочных мероприятиях на 2012 год для ООО «Манго».

MITT - крупнейшая в России международная туристическая выставка, входящая в пятерку ведущих туристических выставок мира, по праву получившая широкое признание международного туристического сообщества и являющаяся значимым событием в области туристического бизнеса.

-я Московская международная выставка MITT 2012 «Путешествия и туризм» состоится 21-24 марта в ЦВК «Экспоцентр». Организатором выставки выступает группа компаний ITE - лидер выставочного бизнеса в России.традиционно проходит в Центральном выставочном комплексе «Экспоцентр» - престижной выставочной площадке в центре российской столицы с общей выставочной площадью 150 тыс. кв.м. Выставка MITT на четыре дня становится живым эпицентром переговоров, встреч, обмена мнениями и предложениями, а участие в ней является необходимым условием успеха.

У ООО «Манго» нет необходимости участвовать в данной выставке очно, но при этом необходимо присутствие директора и/или, специалиста по рекламе и выставкам, старшего менеджера.

Задачи участия в MITT 2012:

заключение новых агентских договоров;

сбор новых печатных и электронных каталогов;

участие в семинарах и круглых столах.

«Турсиб» - крупнейшая за Уралом международная туристическая выставка.

За годы работы выставка получила признание среди ведущих отечественных и зарубежных специалистов, как важнейшее событие в жизни туристической отрасли Сибири.

Ежегодно выставка собирает более 250 туроператоров России и зарубежья, туристских организаций, санаториев, отелей. На выставке представлен весь спектр туристических услуг - от зарубежного отдыха до санаторно-курортного лечения и активного туризма в Сибирском регионе.

Около 4000 посетителей из 50 городов России, 70% - профессионалы туриндустрии. Привлечению профессиональных посетителей из городов Сибирского региона способствует программа «Профессиональный гость выставки».

«Турсиб» выступает площадкой для делового общения профессионалов туриндустрии Сибирского региона. В рамках выставки в течение 3-х дней ее работы традиционно проходит обширная деловая программа, включающая конференции по актуальным вопросам туристического бизнеса, семинары и консультации, презентации новых направлений и услуг.

Необходимость участия в данной выставки для ООО «Манго» продиктовано тем, что на данный момент существует ряд популярных направлений с вылетом из г.Новосибирска и соответственно на данной выставки будут присутствовать операторы по данным направлениям.

Кроме того на выставке традиционно присутствуют крупнейшие операторы со всей Сибири и участие представителей ООО «Манго» позволит не только быть в курсе происходящего на рынке, но и заключить агентские соглашения с ведущими туроператорами.

Оценка эффективности участия в выстовочно-ярморочных мероприятиях является важнейшим этапом в организации выставочной деятельности любой компании. Организация и участие в выставках достаточно затратное направление, поэтому необходимо оценивать необходимость участия и окупаемость каждой выставки-ярмарки.

В качестве показателей для оценки эффективности участия могут выступать:

количество заключенных договоров с операторами, базами отдыха, санаториями, гостиницами. При этом необходимо учитывать, что важен не сам факт заключения договора, а дальнейшее налаживание связей и реализация услуг партнера. Для этого необходимо как минимум, по прошествии 2 недель связаться с партнером, получить от него дополнительную информацию, прайсы, фото и разместить данную информацию на сайте ООО «Манго», предлагать заинтересованным клиентам и т.д.;

количество контактов с турагентствами. Связи с агентствами являются не менее важными, т.к. очень часто возникает необходимость продать горящие путевки, билеты, найти туристу пару и т.д. Большая база налаженных связей позволяет справиться с этой задачей без дополнительных вложений в срочную рекламу;

можно использовать буклеты со скидкой/дополнительными бонусами, разработанные специально для выставки и оценивать эффект по количеству пришедших с этой скидкой/бонусом. Следует учитывать, что период для оценки должен быть не менее полугода, т.к. решение о путешествии клиентом может приниматься не сразу, а по возможности получения отпуска, наличия средств и т.д.;

Не менее важным является поддержание имиджа активной и успешной компании, как среди конечных потребителей, так и среди местных туристических агентств. О компании будут помнить, и стремиться сотрудничать.

3.2 Разработка плана-бюджета участия в выставках- ярмарках

С 5 по 7 апреля в МВДЦ «Сибирь» пройдет XIV международная туристическая выставка «Енисей-2012». Мероприятие продемонстрирует туристические возможности не только Красноярского края и Сибири, но и регионов России, а также туры за рубеж.

В числе участников ожидаются экспоненты из Китая, Кореи, Вьетнама. Новые программы и маршруты в преддверии летнего сезона презентуют крупнейшие туроператоры России: компании Anextour, Coral Travel, Pegas Touristic, «Натали-Турс», «Гранд-Байкал»», «Дюла-тур», «Саянское кольцо». Масштабные стенды представят ведущие представители туристических центров юга России, Сибири, Бурятии, Тывы, Хакасии.

Выставка всесторонне раскроет и потенциал Красноярского края: о туристических и гостиничных услугах расскажут не только представители краевого центра, но и районов и городов края.

Широчайший спектр услуг презентуют все организации, занятые в индустрии туризма: не только турагентства, но и санаторно-курортные учреждения, представители гостиничного бизнеса, страховщики, специалисты по зарубежной недвижимости. Особенностью 2012 года станет расширение раздела, посвященного авиакомпаниям, в том числе зарубежным, а также появление нового раздела, представляющего информационные технологии в сфере туризма. Презентации услуг туриндустрии и новых маршрутов пройдут в формате нон-стопа.

Для удобства экспонентов и посетителей экспозиция будет разделена на зоны:

внутренний туризм/въездной туризм;

выездной туризм;

территории Сибирского федерального округа

территории Красноярского края;

сопутствующие товары и услуги;

авиакомпании;

гостиничный бизнес.

В выставке «Енисей-2012» ожидается участие не менее 250 экспонентов. Выставка станет площадкой для встреч и переговоров, обмена мнениями и предложениями, предоставит участникам и гостям возможность получить наиболее полную информацию о туристическом рынке Сибири, установить долгосрочные партнерские взаимоотношения с местными туроператорами и турагентствами.

Ключевым мероприятием деловой программы выставки «Енисей-2012» будет расширенное пленарное заседание Министерства спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края.

В программе выставки также:

конкурс «Менеджер туристической компании»;

специализированные семинары и бизнес-тренинги для представителей туристического бизнеса;

розыгрыш туристических путевок.

Организатор выставки - ВК «Красноярская ярмарка».

Официальная поддержка - Министерство спорта, туризма, молодежной политики Красноярского края, Красноярское региональное отделение Российского союза туриндустрии.

В таблице 3.1. представим концепцию участия ООО «Манго» в выставке «Енисей - 2012».

Таблица 3.1. - Концепция участия ООО «Манго» в выставке «Енисей 2012»