Учет денежных средств на примере бюджетной организации

Содержание

Введение	3
Глава 1  Теоретические основы учета денежных средств в  бюджетных организациях	7
1.1 Понятие внебюджетных фондов и их проблемы	7
1.2 Формы безналичных расчетов  в бюджетных организациях	11
1.3 Особенности составления финансовой отчетности в бюджетных организациях	15
Глава 2 Учет денежных средств в бюджетной организации	25
2.1 Учет кассовых операций	25
2.2 Учет операций на расчетном и других счетах	35
2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами	42
Глава 3 Контроль денежных средств	50
3.1 Виды контроля и его формы во внебюджетных организациях	50
3.2 Ревизия как основная форма контроля во внебюджетных организациях	56
3.3 Контроль и ревизия денежных средств	66
Заключение	76
Список  использованых источников	79
Приложения	81

 

 

Введение

Осуществляемый в России переход от административно - хозяйственной системы в рыночной экономике потребовал коренного изменения всего хозяйственного законодательства Российской Федерации, налогового - в первую очередь. В прежней системе в бюджет изымался практически весь доход предприятий, оставалась лишь небольшая часть для целей материального стимулирования работников и на научно-техническое развитие.

В настоящее время с развитием рыночной экономики во все сферы хозяйственной деятельности проникают новые экономические отношения, коренным образом изменяется налоговая система, а вместе с тем законы, положения, нормативные акты, инструкции. Создаются акционерные, арендные и совместные предприятия с участием юридических и физических лиц. Происходят заметные изменения в составе средств и источников финансирования предприятий.

Бухгалтерам в процессе работы приходится применять новые методики, позволяющие отражать введение в хозяйственный оборот особых видов имущества и взаимоотношений участников. За последнее время в связи с принятием новых нормативных документов произошли существенные изменения в методике учета денежных средств, основных средств, производственных запасов, себестоимости продукции, капитальных вложений, финансовых результатов; претерпели изменения порядок формирования и учет уставного капитала и других фондов предприятия, распределение прибыли, погашения убытков, правила финансирования и кредитования.

Но, несмотря на все трудности ведения учета на предприятиях, на постоянно меняющееся законодательство и налоги бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации.

 Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Минфина РФ от 3 ноября 1993г №122, другими нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести:

-организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;

-контроль исполнения сметы расходов;

-выделение в учете кассовых и фактических расходов;

-отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы.

Специфические особенности учета в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово – бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных расходов.

Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы, предопределило ее цель и задачи.

Целью дипломной работы является изучение особенностей учета денежных средств в бюджетной организации.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

-изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения учета денежных средств  в бюджетных организациях на современном этапе;

-проанализировать отдельные аспекты учета денежных средств в учреждениях непроизводственной сферы;

-охарактеризовать учет денежных средств его выполнение в  практической части;

- проанализировать происхождение контроля  по учету доходов и расходов согласно отчета об исполнении сметы расходов бюджетной организации.

Объектом исследования является  Государственное учреждение - Отделение Пенсионного Фонда Российской Федерации, Отделение является самостоятельным юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991 года № 2122-1, Бюджетным Кодексом Российской Федерации от 31.07.1998г. В своей деятельности ОПФР по Ульяновской области подчиняется Пенсионному фонду Российской Федерации, руководствуется Конституцией Российской Федерации,  действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР и Исполнительной дирекцией ПФР, настоящим Положением.

Отделение расходует государственные средства, строго соблюдая целевое назначение согласно утвержденным сметам, финасово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств. Бухгалтерский учет в Отделении  обеспечен систематическим контролем за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств  и материальных ценностей.

Отделение Пенсионного фонда ведет бухгалтерский учет, имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в валюте, действующей на территории Российской Федерации — в рублях с копейками.

Отделение ПФР имеет следующие структурные подразделения:

-  отдел казначейства;

-  бюджетный отдел;

-  отдел организации и учета процесса инвестирования;

-  отдел организации назначения и перерасчета пенсий;

-  отдел организации выплаты пенсий;

-  отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц;

- отдел организации персонифированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами;

-  отдел информационных технологий;

-  юридический отдел;

-  отдел кадров;

-  контрольно-ревизионный отдел;

-  общий отдел;

- отдел по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей.

Отдел казначейства является структурным  подразделением регионального Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации и находится в непосредственном подчинении управляющего ГУ – ОПФ РФ по Ульяновской области.

Отдел возглавляет главный бухгалтер – начальник Отдела казначейства, который назначается  и освобождается от занимаемой должности Председателем Правления ПФР.

Отделом   казначейства ведутся две главные книги: по бюджету Отделения ПФР по Ульяновской области, по смете на содержание аппарата.

Внедрена система автоматизированной обработки бухгалтерского учета на ПЭВМ   «1С: Бухгалтерия».

Все разделы дипломной работы содержат конкретные материалы по ведению учета денежных средств, а также перечни основных бухгалтерских проводок. Предложен список нормативных документов.

        

Глава 1 Теоретические основы учета денежных средств

в бюджетных организации

1.1 Понятие внебюджетных фондов и их проблемы

Важным звеном финансовой системы являются внебюджетные фонды государства. Это совокупность финансовых ресурсов, находящихся в распоряжении центральных или местных органов власти, имеющих целевое назначение. Порядок их образования и использования регламентируется финансовым правом.

Внебюджетные фонды являются одним из методов перераспределения национального дохода государства в пользу определенных социальных групп населения. Государство мобилизует в фонды часть доходов населения для финансирования своих мероприятий. Средства, обобществлённые внебюджетными фондами, используются для процесса воспроизводства. Внебюджетные фонды решают две важные задачи: обеспечение дополнительными средствами приоритетных сфер экономики и расширение социальных услуг населения.

Первоначально внебюджетные фонды появились в виде специальных фондов и особых счетов задолго до возникновения   бюджета. Государственная власть с расширением своей деятельности нуждалась во всё новых расходах, требовавших всё новых средств, для своего покрытия. Эти средства концентрировались в особых фондах, предназначенных для специальных целей. Такие фонды носили, как правило, временный характер. С выполнением государством намеченных мероприятий они заканчивали своё существование. В связи с этим количество фондов постоянно менялось, в целом же наблюдалась тенденция к увеличению количества и объёма фондов. С укреплением централизованного государства начинается период унификации специальных фондов. На основе объединения различных фондов был создан государственный бюджет.

Переход к рынку изменил содержание хозяйственного механизма в стране, организационные структуры отдельных его частей, в том числе модернизировал финансовую систему. Превращение экономики России из административно-командной системы в рыночную, привело на практике к децентрализации и ослаблению роли государства, проявлением чего стало реформирование государственной системы финансирования. Один за другим возникли и выделились из бюджетной системы внебюджетные фонды, часть из которых была вновь консолидирована в бюджеты в виде целевых фондов.

Ранее существовавшая хозяйственная система аккумулировала  в Государственном бюджете практически все финансовые ресурсы государства. Высокая степень концентрации и централизации финансов имела свои преимущества, главные из которых заключались в возможности мобилизации значительных финансовых ресурсов для решения глобальных национальных задач в рамках отдельных территорий, сфер, отраслей или меж отраслевых комплексов. Однако, недостатком такой централизации финансовых средств было малоэффективное их использование их в масштабе всей хозяйственной системы и отдельных объектов финансирования.

На историческом переходе от одной хозяйственной системы к другой Россию поразило множество кризисных явлений, взаимообуславливающих друг друга. Экономический и финансовый кризисы обусловили резкое снижение уровня жизни подавляющего числа населения, безработицу. В сочетании с вялостью государственной власти в стране наблюдались такие явления, как невыплата в течение многих месяцев заработной платы, пенсии и других социальных пособий, что продолжается до сих пор.

В этих условиях, с одной стороны, возникает потребность в концентрации ограниченных финансовых ресурсов на государственном уровне с целью обеспечения наиболее насущных социальных общеэкономических потребностей. С другой стороны, в условиях финансового кризиса, обусловившего дефицит финансовых ресурсов, у центральной власти возникает необходимость ранжировать общественные потребности по степени важности и для удовлетворения наиболее насущных из них образовать целые денежные фонды, тем самым, оградив эти потребности от значительного недофинансирования. Эта мера аналогична выделению в бюджете защищённых статей.

Внебюджетные фонды Российской Федерации созданы в соответствии с законами РСФСР «Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РСФСР» от 10 октября 1991 г., «О местном самоуправлении в РСФСР» от 6 июня 1991 г.; «Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РСФСР» от 17 октября 1991 г. Законами Российской Федерации «Об основах бюджетных прав и прав по формированию и  использованию внебюджетных фондов, представительных и исполнительных органов государственной власти, республик в составе РФ, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, органов местного самоуправления» от 15 апреля 1993 г., «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 12 августа 1995 г., «О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации» от 23 сентября 1997 г.

Решение об образовании государственных внебюджетных фондов принимает Федеральное Собрание РФ, а также представительные органы субъектов Федерации и местного самоуправления. Состав государственных внебюджетных фондов Бюджетный кодекс РФ трактует адресноограничительно, как фонды денежных средств, образуемых вне рамок бюджетов и предназначенных для реализации конституционных прав граждан на пенсионные обеспечение, социальное страхование, социальное обеспечение в случае безработицы, охрану здоровья и медицинскую помощь. Статьей 144 Бюджетного кодекса РФ к ним отнесены только Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд  социального  страхования   Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, несмотря на то, что ряд других фондов образован федеральными органами власти, управляются ими и в составе своих доходов имеют бюджетные средства.

Такие внебюджетные фонды находятся в собственности государства, но являются автономными, они имеют строго целевое назначение и создаются под конкретные программы, имеющие общегосударственное, региональное или местное значение, для осуществления которых бюджетных средств недостаточно и необходимы дополнительные финансовые ресурсы, мобилизуемые как в регионе, так и за его пределами.

Государственные внебюджетные фонды создаются на базе соответствующих актов высших органов власти, в которых регламентируется их деятельность, указывая источники формирования, определяется порядок  и направленность использования денежных фондов[19,с.5].

Внебюджетные социальные фонды, являясь составной частью финансовой системы Российской Федерации, обладают рядом особенностей:

- проекты бюджетов государственных внебюджетных фондов предоставляются одновременно с проектом соответствующих бюджетов на очередной финансовый год;

-  бюджеты государственных внебюджетных фондов рассматриваются и утверждаются в форме федеральных законов одновременно с принятием федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год;

-  внебюджетные фонды имеют строгую целевую направленность; их расходование может осуществляться исключительно на цели, определенные законодательством РФ, в соответствии с бюджетами фондов, утвержденными федеральными законами или законами субъектов РФ;

-  доходы государственных внебюджетных фондов формируются за счет обязательных отчислений, а также добровольных взносов физических и юридических лиц;

-  страховые взносы в фонды и взаимоотношения, возникающие при их уплате, имеют налоговую природу. Тарифы взносов устанавливаются государством и являются обязательными;

-  денежные ресурсы находятся в государственной собственности; они не входят в состав бюджетов, а также других фондов и не подлежат изъятию на какие-либо цели, прямо не предусмотренные законом;

-  расходование средств из внебюджетных фондов осуществляется по распоряжению Правительства или специально уполномоченного органа (правление фонда).

Государственные внебюджетные социальные фонды Российской Федерации аккумулируют средства для реализации важнейших гарантий государственного пенсионного обеспечения, оказания бесплатной медицинской помощи и социальной поддержки в случае потери трудоспособности, во время отпуска по беременности и родам, санаторно-курортного обслуживания и т.д.

Средства государственных внебюджетных социальных фондов находятся в государственной собственности. Основным их источником являются обязательные платежи. Обязательный характер платежей в государственные внебюджетные фонды, законодательное установление тарифов и категорий плательщиков приводят к тому, что эти платежи отождествляются с налогами.

1.2 Формы безналичных расчетов  в бюджетных организациях

Учреждения непроизводственной сфера осуществляют все расчеты с поставщиками и подрядчиками за полученные товары и оказанные услуги, как правило, в безналичном порядке по расчетным документам через учреждения банков. Общий порядок организации безналичных расчетов регламентирует указание Центрального Банка России «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» от 7 октября 1998 г. № 375-у. Это Указание распространяется на все государственные учреждения.

Расчеты учреждений и организаций осуществляются с использованием: платежных поручений, чеков, аккредитивов, особых счетов, а   также с помощью платежных требований-поручений.  При расчетах между предприятиями, учреждениями и организациями чеками владелец чека дает письменное поручение обслуживающему его учреждению банка о перечислении с его счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются для безналичных расчетов. При расчетах аккредитивами плательщик поручает обслуживающему его учреждению банка произвести оплату счетов поставщика за отгруженные товары или оказанные услуги за счет своих средств или ссуды, депонированных в учреждении банка на условиях, указанных плательщиком в заявлении на выставление аккредитива. При аккредитивной форме расчетов оплата материальных ценностей производится по месте нахождения поставщика, а не плательщика. Эта форма расчетов устраняет возможность задержки платежей поставщику и дисциплинирует плательщика.

Государственное учреждение – Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Ульяновской области использует для безналичных расчетов платежные поручения.

Учредитель: Пенсионный фонд Российской Федерации.

Отделение ПФР РФ по Ульяновской области является юридическим лицом, имеет в оперативном управлении  федеральное имущество, самостоятельный баланс, текущий и другие счета в банках, может приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, несет обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Отделение ПФР РФ по Ульяновской области имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы.        

В соответствии с действующим законодательством Отделение  храни временно свободные денежные средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного лимита) в банке.

Расчетный счет обязан открыть банк по месту регистрации учреждения, бюджетные средства на содержание учреждения накапливаются на этом счете. Взаимоотношения между Отделением и банком оформлены договором текущего счета. По этому договору банк обязуется открыть расчетный счет и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по поручению клиента списывать соответствующие суммы Отделения для зачисления их на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему наличные деньги и др. Для работы по безналичному расчету, Государственное  учреждение - Отделение Пенсионного фонда РФ по Ульяновской, имеет в ГРКЦ ГУ Банка России по  Ульяновской обл. г. Ульяновска, четыре  расчетных счета.

Формы расчетов определяются в договорах сторон в соответствии с Законодательством РФ. Работники бухгалтерии должны точно и своевременно учитывать и строго контролировать все расчетные операции, принимать меры к ускорению расчетов, предупреждать нарушения расчетной дисциплины. Важно правильно и оперативно оформлять расчетные документы, своевременно сдавать их в банк для осуществления расчетов, следить за полнотой и своевременностью платежей.

Платежными документами считаются платежное поручение – это распоряжение плательщика банку списать со счета на счет получателя определенную сумму в погашение своих обязательств. Так же  платежные требования - поручения  поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в банк, обслуживающий плательщика, расчетных документов стоимость поставленных по договору  оказанных услуг или выполненных работ [20,с.148].  Оно является акцептированным если плательщик не отказался от оплаты,  «Акцепт», который означает согласие плательщика на оплату расчетных документов за товарно – материальные ценности и услуги (приложение  А). Все расчетные операции регулируются нормативными актами Банка России, определяющими порядок обмена электронными документами с использованием средств защиты информации.  В Отделении существует отдел по защите информации, в обязанность которого входит контроль за входящей и исходящей информации.

Раньше Отделение готовило расчетные документы на бумажных носителях - это были в основном платежные поручения, которые печатались   автоматизировано  шрифтом черного цвета. Подписи на расчетных документах проставлялись ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При составлении документа  особо обращалось  внимание на то, чтобы оттиск печати и оттиск штампа на расчетных документах всегда  были четкими, все слова на печати  хорошо читались [26,с.458].  Также  внимание обращалось на заполнение реквизитов,   на назначение платежа, в котором обязательно указывался счет,  или договор являющиеся  основанием для перечисления со  счета денежной суммы на счет получателя, указывалась очередность платежа согласно правилам, которые утверждены постановлением Банка, например налоги - 3 очередность, платежи за услуги - 6 очередность. Списание денежных средств с расчетных счетов проходило   в течении 3-х дней. Курьер должен был отнести платежные документы и только на следующий день, в выписке Банка можно было бы увидеть, произошло ли списание денежных средств со счета, но это не значит, что деньги уже на счете получателя. Они еще проделывали долгий путь, чтобы попасть на  счет получателя, деньги из Банка попадают на счет сбербанка и только после этого на 3-й день происходит зачисление на счет получателя. Расчетные документы принимались и принимаются банком к исполнению независимо от их суммы, по при наличие необходимых денежных средств на расчетом счете.  Если же банком будут определены нарушения при заполнении платежных документов, согласно установленным требованиям правил ведения бухгалтерского учета то они будут возвращены и оплата по ним не будет произведена. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Финансирование ПФР производит  своевременно во все Отделения Пенсионных Фондов. Расчеты через картотеку внебалансового счета, Отделение Пенсионного фонда  по Ульяновской области не производит, в этом  случае платежи не задерживаются. Банк в установленный срок производит списание денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

На сегодняшний, день в Отделении Пенсионного фонда производится расчеты с контрагентами  производятся при использовании  программного обеспечения «Банк – клиент». Эта программа изначально составлена программистами Банка, в котором  обслуживается Отделение. Доступ к работе с банком, имеет определенные приказом по Отделению, сотрудниками отдела казначейства. Согласно инструкции, предусмотрены все необходимые условия для пользования секретными ключами этой программы. Все это помогает  быстро, оперативно  справится  с  задачами финансирования пенсий и всех текущих платежей. Сокращаются  сроки списания  денежных средств, с расчетного счета на расчетные счета получателя, все осуществлении в течение 1 дня. Уменьшился документооборот, меньше затрат на перечисление. В обслуживающий отдел банка предоставляется реестр документов содержащих все необходимые сведения, предусмотренные банковскими правилами. Отдел казначейства Отделения самостоятельно   контролирует  банковскую выписку, к которой прикладываются все первичные документы на оплату, рассчитывает свои расходы исходя из остатков на расчетном счете.  Такие же требования остались к оформлению платежных документов, несмотря на то, что отправляются в электронном виде. «Банк – клиент» новшество очень удобное, современное и экономное во всех отношениях.

1.3 Особенности составления финансовой отчетности в бюджетных организациях

Отчетность Отделения представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты нашей работы за определенный период. Составление отчетности – завершающий этап учетного процесса. Она составляется по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета. Это позволяет включить в содержание отчетности не только стоимостные, но и натуральные показатели для оценки и обобщения как количественных, так и качественных  характеристик.

В международных стандартах бухгалтерского учета в едином учетном процессе выявляются четыре стадии: документирование хозяйственных операций, сведение воедино отдельных учетных данных на основе счетов синтетического и аналитического учета; формирование отчетных форм  анализа деятельности организации.

В бухгалтерской отчетности отражаются нарастающим итогом имущественное и финансовое положение учреждения, результаты хозяйственной деятельности за отчетный период. Учреждения и организации, а также централизованные бухгалтерии, обслуживающие учреждения не производственной сферы, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации, бюджетных национально – государственных и административно – территориальных образований Российской Федерации, составляются годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты об исполнении смет доходов и расходов.

При составлении и представлении бухгалтерской отчетности Отделение руководствоваться Федеральным законом от 21 ноября 1996г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996г., N 48, ст. 5369), положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 и иными положениями по бухгалтерскому учету, Планом счетов бухгалтерского учета в Бюджетных организациях, инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000г. N 94н (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 9 ноября 2000г. N 9558-ЮД указанный Приказ в государственной регистрации не нуждается).

При отражении данных в бухгалтерской отчетности следует иметь в виду, что если в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету показатель должен вычитаться из соответствующих показателей (данных) при исчислении соответствующих данных (промежуточных, итоговых и пр.) или имеет отрицательное значение, то в бухгалтерской отчетности этот показатель показывается в круглых скобках (операционные расходы,  направление денежных средств, выбытие основных средств и пр.).

Отчетным годом для всех предприятий, учреждений и организаций считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Годовые отчеты составляются по состоянию на 1 января, квартальные – на 1 июля и 1 октября, ежемесячные – на первое число следующего за отчетным месяца. Первым отчетным годом для вновь создаваемых учреждений считается период с даты государственной регистрации, т.е. приобретения прав юридического лица, по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября,- по 31 декабря следующего года включительно.

Правила составления и представления отчетности регламентируются Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998г. № 34н; Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ №4/96), утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации  от 8 февраля 1996 г. №10, а также письмом Министерства финансов Российской Федерации «О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете» от 15 февраля 1993 г. №12 (с изменениями от 3 августа 1993г. , 25 июля 1994 г. , 27 июня 1995 г.,26 августа 1997г.) [24,с.09].

Образцы форм годового, квартальных и месячных отчетов для Отделения и их содержание устанавливается Министерством финансов РФ., и заполняются в точном соответствии с предусмотренными в них показателями. Годовые, квартальные и месячные отчеты могут представляться в виде автоматизированных форм.

Сметные показатели форм годового, квартального и месячного отчетов должны соответствовать утвержденным сметам расходов, сметам  доходов и расходов с учетом внесенных в отчетном периоде изменений, оформленных в порядке, установленном Министерства финансов РФ.

Годовой отчет Отделения включает следующие формы:

-  0361 «Баланс исполнения сметы доходов расходов»;

-  0370 «Справка о движении   сумм   финансирования   из   бюджета   по субсчетам 230 и 231 (140, 141, 143)»;

-  0379 «Баланс исполнения сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам»;

-  0362 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам» (ОПФР, ИД, ИЦПУ);

-  0382 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам» (УПФР);

-  0363 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов на материально-техническое     обеспечение      индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц и модернизацию  автоматизированных информационных систем Фонда» (ОПФР, ИД, ИЦПУ);

-  0383 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов на материально-техническое обеспечение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных  лиц  и модернизацию автоматизированных информационных систем  Фонда» (УПФР);

-  0378 «Отчет   об   исполнении   сметы   доходов  и  расходов на капитальные вложения и проектные работы по строительству  объектов для размещения органов  Фонда» (ОПФР, ИД, ИЦПУ);

- 0374 «Отчет  об   исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам. Заключение  соглашений о взаимном удостоверении   подписей» (ОПФР);

-  0371 «Расшифровка субсчета 178»;

-  0372 «Расшифровка субсчета 170»;

-  0373 «Расшифровка субсчета 101»;

- 0386 «Расшифровка субсчета 110».

       Бухгалтерская отчетность  (приложение Б) Отделения включает показатели деятельности не только самого себя, но и структурных подразделений.

Отделение предоставляет ежемесячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность своей вышестоящей организации, ПФР г. Москва, в установленные сроки.

Бухгалтерская отчетность, содержащая показатели, отнесенные к государственной тайне по действующему законодательству, представляется с учетом требований этого законодательства.

Главный бухгалтер представляет сводную, квартальную, годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении смет доходов и расходов учреждений, в установленные сроки. Сводная бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Ответственность лиц, подписавших сводную бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с действующим законодательством.
         В Отделении бухгалтерский учет автоматизирован и в соответствии с этим бухгалтерский учет основывается на едином взаимосвязанном, технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с Планом счетов [8,с.15], предусмотренным  Инструкцией № 107-н, и типовым проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Таким образом, данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.д.). При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным  Инструкцией № 107-н для регистров бухгалтерского учета.

Если будут обнаружены ошибки в бухгалтерской отчетности, необходимо внести исправления в соответствующие базы данных и получить  выходные формы получить с учетом исправления ошибок. Без оформления документов, подтверждающих любые исправления,  новые данные   в формы не заносятся.

В пояснительной записке следует привести краткую характеристику деятельности организации (обычных видов деятельности; текущей, инвестиционной и финансовой деятельности), основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации, а также решения по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности, т.е. соответствующую информацию, полезную для получения более полной и объективной картины о финансовом положении организации, финансовых результатах деятельности организации за отчетный период и изменениях в ее финансовом положении.

При отражении в пояснительной записке основных показателей деятельности, характеризующих качественные изменения в имущественном и финансовом положении, их причины в случае необходимости следует указывать принятый порядок расчета аналитических показателей

При характеристике платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличие денежных средств на счетах в банках, в кассе организации.

Бухгалтерский учет  имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств.

Организация бухгалтерского учета в Государственном учреждение – Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Ульяновской области ведется согласно основополагающими  нормативными документами для ведения бухгалтерского учета это:

- Бюджетный Кодекс Российской Федерации от 12.08.98 г.;

- Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.96 г. 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Положение о  Пенсионном   фонде   Российской   Федерации   от 27.12.91 г. 2122-1;

- Инструкция №107н по бухгалтерскому учету  в бюджетных организациях» утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1999 г. № 107 н;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 27.07.98 г. 34-н;

-  Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР от 29.07.83 г. 105;

-  Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.95 г. 49;

- Инструкция №107н по Бухгалтерскому учету и отчетности по исполнению бюджета ПФР, утвержденная постановлением Правления ПФР от 30.01.95г.- №18, согласования с Министерством финансов Российской Федерации [9,с.12];

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров банка России от 22.03.1993г. 40;

- Положение об отделе учета поступления и расходования средств регионального отделения Пенсионного фонда Российской Федерации, утвержденное постановлением Правления ПФР 15.01.92 11;

- Другие действующие инструктивные и методические материалы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Инструкцией №107н установлен единый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Инструкцией применяются следующие понятия:

- бюджетное учреждение – организация,  созданная органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально – культурных, научно – технических и иных функций некоммерческого характера, должность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов;

- главный распорядитель средств бюджета (далее – главный распорядитель) – орган государственной власти РФ, орган государственной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления или иной прямой получатель средств бюджета, определенный соответствующим законом (правовым актом) о бюджете на очередной финансовый год и имеющий право распределять ассигнования по направлениям, установленным этим законом (правовым актом), по распорядителям и получателям средств бюджета, находящимся в его ведении;

-  лимит бюджетных обязательств – предельный объем прав получателя на принятие им денежных обязательств, оплачиваемых за счет средств соответствующего бюджета;

-  принятие денежных обязательств за счет средств бюджета – заключение получателем договоров (соглашений, актов) на выполнение (услуг) с исполнителями работ (услуг) в пределах лимитов бюджетных обязательств;

- объем финансирования расходов – объем прав получателя на оплату принятых в установленном порядке денежных и иных обязательств за счет средств бюджета, в  пределах которых органы, исполняющие бюджеты, осуществляют кассовые расходы по поручению получателя;

- кассовый расход – операция по списанию средств со счета органа казначейства или в кредитной организации в оплату принятых в установленном порядке получателем обязательств, подлежащих оплате за счет средств соответствующего бюджета;

- лицевой счет – регистр аналитического учета органа казначейства, предназначен для отражения в учете лимитов бюджетных обязательств, принятых денежных обязательств, объемов финансирования и кассовых расходов, осуществляющего бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями;

Учреждения  осуществляют учет исполнения смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996г. № 48 , ст.5369; 1998г., № 30, ст. 3619) и настоящей Инструкцией №107н.

Порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях, установленный  Инструкцией №107н, предусматривает:

-   план счетов бухгалтерского учета в учреждениях;

-   мемориально – ордерную форму ведения бухгалтерского учета;

-  способ применения субсчетов Плана счетов бухгалтерского учета для отражения операций по исполнению сметы доходов и расходов  как бюджетных средств, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников;

-  формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;

-  методы оценки активов и обязательств;

-  корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям;

-  другие вопросы организации бухгалтерского учета.

Руководство Отделением осуществляется Управляющим, который назначается на должность Правлением ПФР по согласованию с администрацией Ульяновской области.

Отдел казначейства является структурным  подразделением регионального Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации и находится в непосредственном подчинении управляющего ГУ – ОПФ РФ по Ульяновской области.

Отдел в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, Положением о Пенсионном фонде РФ, постановлениями Правления ПФР и Исполнительной дирекции ПФР, правилами, инструкциями и положениями, разработанными ПФР, приказами и распоряжениями управляющего Отделением, а также  Положением о бухгалтерском учете[30,с.09].

В состав отдела казначейства входят следующие группы:

-  финансовая группа;

- группа бухгалтерского учета по исполнению смет доходов и расходов аппарата Отделения;

-  группа по своду бухгалтерской отчетности по расходам на выплату пенсий и сметам доходов и расходов на содержание органов ПФР;

-  группа прогнозирования кассовых поступлений.

Отдел возглавляет главный бухгалтер – начальник Отдела казначейства, который назначается  и освобождается от занимаемой должности Председателем Правления ПФ РФ.

Работа отдела казначейства строится в соответствии с квартальным планом  работы и Положением об отделе казначейства, утвержденным управляющим Отделением.

Должностные инструкции на специалистов отдела казначейства составляются главным бухгалтером в соответствии с методическими рекомендациями Методологического совета региональных отделов учета поступления и расходования средств, изложенными в письме ПФР от 20.10.1997г.  №  ЕВ – 03  – 11/ 7470-ИН.

Главный бухгалтер по мере поступления документов из ПФР проводит с работниками отдела занятия по изучению инструктивно-нормативных документов. Отделом казначейства проводится большая работа со специалистами финансово – экономических отделов (групп) Управлений и Отдела путем проведения семинаров, оказания методической и практической помощи.

С целью своевременного изучения  изменений в законодательных документах работники отдела казначейства в практической работе используют справочную правовую систему  «Консультант Плюс», информацию из журналов « Бухгалтерский учет в бюджетных и коммерческих организациях», «Главбух»  и газету  «Экономика и жизнь», «Бино», «Финансовая газета», «Финансовый контроль».

        

                           

Глава 2  Учет денежных средств в бюджетной организации

2.1 Учет кассовых операций

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. N 3537-1 "О денежной системе Российской Федерации" (статья 15) Совет Директоров Банка России решением от 22 сентября 1993 г. N 40 утвердил "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Приказом управляющего Отделением ПФР по Ульяновской области от 05 июля 2000 г. № 37 утверждено Положение об учетной политике Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Ульяновской области. Пункт «Общее положение» устанавливает основы формирования и раскрытия учетной политики Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Ульяновской области, Отделение образовано для осуществления государственного управления финансами пенсионного обеспечения на территории Ульяновской области [16,с.309].

Как ранее было сказано в п. 1.1.2, Отделение является самостоятельным юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991г. 2122-1, Бюджетным Кодексом  Российской Федерации от 12.08.1998 г. В своей деятельности, ГУ – ОПФ РФ по Ульяновской области, подчиняется Пенсионному фонду Российской Федерации. Отделение обеспечивает целевой  расход и аккумуляцию страховых взносов, а так же финансирование расходов на выплату государственных пенсий и пособий, на финансирование и материально – техническое обеспечение текущей деятельности Отделения, на другие мероприятия, связанные с деятельностью Отделения.

Бухгалтерский учет в ГУ – ОПФ РФ по Ульяновской области осуществляется по мемориально - ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией № 107н. Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными  мемориальными ордерами - накопительными ведомостями по операциям за счет бюджетных средств, полученных за счет внебюджетных источников, которым присваивают следующие постоянные номера:

- мемориальный ордер №1 – накопительная ведомость по кассовым операциям ф381;

- мемориальный ордер № 2-  накопительная ведомость по движению средств на субсчетах 090,091,197,100,101,102 Ф381;

- мемориальный ордер № 3 – накопительная ведомость по движению средств, полученных за счет внебюджетных источников, на субсчетах 110,111,114,115,118 Ф381;

- мемориальный ордер № 4 - накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек ф. 323;

- мемориальный ордер № 5 - накопительная ведомость по заработной плате   ф. 405;

- мемориальный ордер №  6 - накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами кредиторами ф. 408;

- мемориальный ордер № 8 - накопительная ведомость по расчетам   с подотчетными лицами ф. 386;

- мемориальный ордер № 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств ф. 438;

- мемориальный ордер № 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов ф. 438;

Весь финансовый бухгалтерский учет в Отделении ведется  автоматизировано, с использованием программы  «1-С Предприятие» конфигурация «Бухгалтерия для бюджетной организации». Своевременно ведется обработка всех первичных документов: авансовых отчетов по хозяйственным расходам, командировочным,  почтовым,  по каждому материально ответственному лицу или работнику Отделения.

 

Условные обозначения:                   запись

                                                            сверка записи

Рисунок 1 - Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета

При оформлении и учете кассовых операций ГУ – ОПФ РФ по Ульяновской области  руководствуется порядком ведения кассовых операций, установленным Центральным Банком РФ. Все приходные и расходные ордера выписываются автоматизировано. В приходных и расходных ордерах КО – 1 (0310001)  и КО –2 (0310002), указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Приходные и расходные ордера регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных ордеров ф КО –3. (0310003) до передачи их на исполнение в кассе.

Кассовые операции проводятся ежедневно.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем. Затем все мемориальные ордера по истечению месяца вместе с документами подобранными в хронологическом порядке подшиваются.  Допускается подшивать и за 3 месяца сразу. На обложке делается запись соответствующего периода  отчета. Все документы хранятся в течение пяти лет  в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков дела в установленном порядке уничтожаются.

Кассовая книга ведется по установленной форме. Правила хранения поступления и расходования наличных денег определены «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным постановлением Совета Директоров Банка России от 04. 10.93 г. за № 18. Так как в Отделении автоматизированный бухгалтерский учет то ведение кассовых операций обеспечено соблюдением установленных правил ведения кассовой книги. Книга прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, все заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера по квартально.

Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу.

- прием наличных денег

В Отделении осуществляется прием наличных денежных средств с использованием первичного документа приходного кассового  ордера ф.  № КО-1. В приходном ордере  указывается фамилия, если это работник вносит в кассу наличными, и статья по которой происходит возмещение расходов. Проставляется сумма прописью и дата приема наличных денег. Сам ордер вместе с отрывной квитанцией подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, ставится гербовая  печать, и подписывается кассиром.  Все данные в приходном ордере  должны арифметически соответствовать сумме  разнесенной в кассовую книгу. Отрывную квитанцию отдают работнику Отделения, а от приходного ордера из Банка по чеку прикладывают с расшифровкой к банковской выписке. Приходный ордер погашается штампом «Получено». Кассовые документы оформляются аккуратно и без помарок и исправлений.

Наличные денежные средства в кассу с расчетного счета получают по  чековой книжке. Она выдается обслуживающим Отделения Банком на основании заявления на разрешение получения чековой книжки, которое подписывается Управляющим Отделения и главным бухгалтером. Использованные чековые книжки хранятся в сейфе у кассира сложенные в хронологическом порядке   в течение пяти лет. Средства поступившие в кассу Отделения, учитываются на активном счете 12 «Касса» на субсчете  120 1.1. согласно  Плану счетов  для бухгалтерского учета в бюджетных организациях.  По дебету отражаются суммы денег, поступивших в кассу Отделения, по кредиту – выданная сумма денег. Ежедневно кассиром делается запись в Мемориальный ордер №1 ф 381 (приложение  В ).

Наличные деньги, полученные предприятиями,  расходуются на цели, указанные в чеке. В кассе ведется учетная книга по аналитическому учету денежных средств, в которой кассир расписывает подробно на какие цели получены денежные средства и на какие израсходованы. В  кассе Отделения установлен денежный лимит 4500 рублей,  подтвержденный и разрешенный Банком, в котором обслуживается Отделение (приложение Г). Он рассчитывается таким образом: арифметически складываются все расходы за три месяца и делятся на среднее количество рабочих дней, выводится средний коэффициент, который и является показателем лимита.

Чек на получение суммы наличных денежных средств заполняется шариковой ручкой синими чернилами, аккуратно, четко без ошибок. Подписывается чек Управляющим и главным бухгалтером либо лицами, имеющими право второй подписи.  В чеке на обратной стороне заполняется расшифровка суммы указанной на лицевой стороне чека. Это могут быть и командировочные, хозяйственные или другие цели, премии, пособия по больничному листу, заработная плата, аванс и т.д. Затем заполняются графы с указанием документа подтверждающего личность, получающего сумму по чеку.

При поступлении денежных средств в кассу в размере 25000 руб. с расчетного счета, производится бухгалтерская запись (приложение Д), с расшифровкой получены денежные средства по экономической классификации расходов:

Д- 120.1.1. «Касса» -25000,00 руб.

К-101.1.1 «Расчетный счет» – 25000,00 руб.

Кассир Отделения  обязан сдавать в банк всю денежную наличность, которая поступает  от физического лица. Он имеет право только хранить в своей кассе наличные деньги, сверх установленных лимитов  для оплаты труда, выплаты пособий по больничному листу не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке [26,с.14].

Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется кассовым ордером, ф № КО – 2. В нем указывают, кому выданы деньги, на какие цели, какая сумма, дата, основание и подписи руководителя организации и главного специалиста. Кассир обязан проверить правильность заполнения, наличие всех реквизитов и подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Деньги выдаются по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Расходный кассовый ордер гасится штампом «Оплачено».

В под отчет на хозяйственно – операционные расходы, командировочные, почтовые расходы, представительские происходит на основании приказа или заявки  на денежные средства. Оплата  заработной платы, отпускных происходит по ведомости, которую составляет расчетчик. Все приходные и расходные ордера  регистрируются в книги регистрации ф.  ЖО 2  с указанием даты, номера документа, суммы.

Ежедневно кассир записывает в кассовую книгу, ф № КО-4, остаток наличных денег в кассе на начало дня, приход и расход денег по каждому приходному и расходному ордеру в течение дня и остаток денег на начало следующего дня. Первый экземпляр кассы подшивают в кассовую книгу (хранится у кассира), а второй вместе  с первичными  документами передается в бухгалтерию и служат отчетом кассира. Кассовая книга должна быть одна. Она прошнурована и подписана руководителем и главным бухгалтером.

На субсчете 180 учитываются расчеты с работниками учреждения, состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а так же по другим видам начисленного дохода.

Начисление заработной платы  и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и переведении сотрудников в соответствии с утвержденными штампами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф.421, другие документы.

На основании расчетно – платежных ведомостей составляется мемориальный ордер № 5, ф. 405. К мемориальному ордеру должны быть приложены все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, выписки из приказов о начислении, увольнении и т.д.).

Например  при получении с расчетного счета наличные денежные средства в кассу  на погашение всех долгов (заработная плата) наличными в кассу в размере 28000 руб. делается бухгалтерская запись:

Д- 180.1 «Расчеты по оплате труда» - 28000,00 руб.

К-120. 1.1 «Касса» - 28000,00руб.

ЭКР –(110100) – деньги выданы на погашение всех долгов по заработанной плате или выдача отпускных, материальной помощи, оплата по договору (приложение Ж).

Выдаются  денежные средства  из кассы на оплату больничного листа Антипову А. А.,  используется корреспонденция счетов:

Д- 180.1. – 3900,00руб.

К -120.1.1 – 3900,00 руб.

ЭКР (110200)- выплата пособий по временной нетрудоспособности (приложение  И).

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые отрывные листы (копий записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на основании его ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовые операциям ф 381 и другие регистры бухгалтерского учета. Все кассовые операции отражаются в Мемориальном ордере № 1, что позволяет контролировать все движение наличных денежных средств. При записи в книгу «Журнал – главная» из данных Мемориального ордера №1 из общей суммы оборотов за месяц исключаются обороты по средствам, полученным в кассу со счетов, открытых в кредитных организациях.

В обязанности кассира Отделения входит учет бланков строгой отчетности.

Аналитический учет денежных документов ведется по каждому виду бланков в книге учета ср. 448 и отражаются на субсчете 132 «Денежные документы» [24,с.509].

Наличные денежные средства  поступили в кассу от работника Отделения Трузиной Людмилы Ивановны,  за приобретенную  путевку в дом отдыха, производится бухгалтерская запись:

Д -120.1.1. – 6100,00  руб.

К- 132.1  - 6100,00 руб.

ЭКР (111040 – приобретение и оплата путевок) –  (приложение  К).

Эта частичная оплата наличных денежных средств поступившая в кассу сдается в Банк на расчетный счет при этом восстанавливаются  кассовые расходы  по   данному виду.  В объявлении расшифровывается источник взноса, а в бухгалтерском учете делается запись:

Д - 101.1. – 6100,00 руб.

К –120.1.1 -6100,00 руб. (приложение Л).

Счет 132.1 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы, как-то: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. д., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины, бланки трудовых книжек  и вкладыши к ним.

ЭКР (111040) - поступили деньги за путевку.

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в книге учета бланков строгой отчетности ф.448. При автоматизированной обработке информации по учету кассовых операций на вычислительной установке составляются ведомости прихода, расхода и использования наличных денег по назначению. Остаток наличных денег в кассе на конец месяца согласно ведомости сверяется с остатком по кассовой книге.

С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств в Отделении производится внезапная ревизия кассы. Срок проведения ревизии кассы определяется Управляющим  Отделения. Практика показывает, что внезапные проверки целесообразно проводить не реже одного раза в месяц. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная приказом Управляющего Отделения. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Комиссией составляется акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменное объяснение о причинах выявленных недостачи или излишка. В кассе установлен лимит остатка денежных средств, который подтверждается Банком, в котором обслуживается Отделение (приложение  М).

Деньги в Отделении хранятся в специальном оборудовании помещении

2. 2 Учет операций на расчетном и других счетах

В процессе исполнения сметы расходов на содержание аппарата отделения производятся расчетные операции, связанные с перечислением средств различным организациям: расчеты за одноразовые поставки товарно-материальных ценностей, за выполнение работы и оказанные услуги, оплачиваемые по счетам платежными поручениями и др.

Три расчетных счета служат для обеспечения финансирования выплаты государственных пенсий и плановых показателей по сбору страховых взносов, а четвертый расчетный счет служит для финансирования ГУ – ОПФ РФ на  исполнение сметы доходов и расходов.

Поступление денежных средств из бюджета учитываются на расчетном счете в бухгалтерии Отделения и отражаются на активном субсчете 101.1.1 «Расчетный счет» по дебету и кредитуются счетом 140.1. «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждениям и другие мероприятия», 141.1. «Расчеты по дополнительным источникам бюджетного финансирования на расходы учреждения» [25,с.135].

По кредиту этого субсчета отражаются операции, связанные с различными платежами, выдачей и перечислением денежных средств, в корреспонденции с дебетом счетов 120.1 «Касса», 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 193 «Расчеты с Фондом социального страхования РФ», 194 «Расчеты  с  Фондом  обязательного  медицинского  страхования  РФ »,   198    « Расчеты с Пенсионным фондом РФ». Со счета 173  денежные средства осуществляются платежными  и другими расчетными документами, составленными в соответствии с требованиями  Положения, в пределах имеющихся на счете денежных средств. Учет операций по движению на расчетном счете ведется в накопительной ведомости ф. № 381 к мемориальному ордеру № 2-3. По окончании итоги переносятся в  книгу Журнал – Главная.  Отделение имеет право производить авансовые платежи.

Отделение осуществляет все расчеты с поставщиками за полученные товары и оказанные услуги, как правило, в безналичном порядке по расчетным документам через учреждения банков. Центральным Банком установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами 10 тысяч рублей.

Организация и ведение бухгалтерского учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами осуществляется на основании Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 129 ФЗ от 21.11.1996г. и в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учете в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства РФ от 3 ноября 1993г.  № 122.

В соответствии с Положением об организации закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд (утверждено Указом Президента РФ от 08.апреля 1997г. № 305) основным способом закупок продукции для государственных нужд являются открытые конкурсные торги - тендер. Но при всей их значимости и важности для обеспечения эффективности расходования бюджетных средств, нельзя не видеть и определенные недостатки этого способа закупок. К их числу в первую очередь можно отнести следующее: длительность процедур проведения конкурсных торгов;

-   значительные затраты заказчика по планированию торгов, подготовки конкурсной документации, рассмотрению конкурсных предложений и выявлению победителя;

- существенные затраты участников на подготовку конкурсных предложений, их прямые финансовые затраты, связанные с покупкой конкурсной документации и получением необходимых гарантий, за которые коммерческие банки в России берут достаточно ощутимую плату.

Учет расчетов в Отделении ведется на счете 15 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги», и субсчете 150 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками», 153 «Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги»,157 «Расчеты по авансам выданным». На субсчете 150 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитываются расчеты с поставщиками за строительные материалы, конструкции и детали, оборудование для установки и т.п., приобретаемые за счет бюджетных средств, целевых средств и безвозмездных поступлений, расчеты для капитального строительства. По расчетам с поставщиками в дебет счета 150 записываются суммы оплаченных счетов за строительные материалы, конструкции, детали при этом кредитуются субсчета: 091, 097, 101, 102, 110, 111, 118. На стоимость ценностей, полученных от поставщиков на склад, дебетуются субсчета 040, 041 или 150, если ценности переданы подрядчику, минуя склад, и кредитуются субсчета 150. По расчетам с подрядчиками в дебет субсчета 150 записываются суммы, перечисленные за выполненные строительно-монтажные работы, и стоимость переданных подрядчику конструкций и деталей, строительных материалов для строительных работ при этом кредитуются субсчета 040, 041, 091, 197, 101, 102, 110, 111, 118. На суммы выполненных подрядчиком строительно – монтажных работ производятся записи в дебет субсчетов 203, 224 и кредита 150 [15,с.101].

Бюджет Отделения на текущий год утверждается Правлением Пенсионного фонда Российской Федерации. Расходы на содержание аппарата Отделения по Ульяновской области входят в состав расходной части бюджета Отделения по Ульяновской области. Бюджетное учреждение, находящееся в введении ПФР и имеет право на получении ассигнований. Все поступившие средства из бюджета аккумулируются на счете 14 «Внутриведомственные расчеты по финансированию из бюджета», возникающие в процессе финансирования  между главными распорядителями, распорядителями и получателями, находящимися в их ведении, а так же операции по движению финансирования получателя по его смете доходов и расходов.

Этот  счет подразделяется на субсчета:

140.1.1. «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия», номер субсчета .

141.1.1 «Расчеты по дополнительными источниками бюджетного финансирования на расходы учреждения».

В дебете субсчетов 140.1.1 и 141.1.1 записываются:

- у главного распорядителя, распорядителя объемы распределенного финансирования;

-  у получателя – суммы расходов, произведенных за год, а также суммы выявленных недостач при невозможности взыскания в установленном порядке и другие списания, принятые за счет учреждения, отзыв финансирования;

в кредит субсчетов 140, 141 записываются:

- у главного распорядителя, распорядителя – суммы расходов, произведенных за год учреждениями, находящимися в их ведении, на основании представленной отчетности, отзыв финансирования по учреждениям, находящимся в их ведении;

-  у получателей, а также у главного распорядителя, как получателя – финансирование его расходов, суммы других операций, увеличивающих финансирование.

При составлении сводного баланса остатки по субсчетам 140,141 в активе баланса главного распорядителя, распорядителя и по этим субсчетам в пассиве баланса учреждения, находящихся в их введении, взаимно исключаются.

Согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.1999 107-н, Положения об Отделении  ПФР от 08.02.1991; Положения по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 27.07.1998 г. 34-н; Федеральному Закону РФ от 21.1.1996  129 – ФЗ «О бухгалтерском учете»; Бюджетный Кодекс РФ от 12.08.1998, которыми руководствуется Отделение[6,с.09].

Счет 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» подразделяется на следующие субсчета:

170 «Расчеты по недостачам».

171 «Налог на добавленную стоимость».

178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

На субсчете 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, включая расчеты с поставщиками  за поставленные товары и предоставленные услуги.

Аналитический учет расчетов по субсчету 178 ведется в накопительной ведомости по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами ф.408 (мемориальный ордер 6), в которой для каждого дебитора или кредитора отражается операцией в течении месяца (приложение Н ).

Записи в ней формируются по каждому документу в следующем порядке. В начале каждого месяца из накопительной ведомости за прошлый месяц в графах 2 -6 по каждому дебитору и кредитору записываются данные счетов, по которым не получены материальные ценности или не оказанные услуги.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения в графах 7 -12 производятся по каждому дебитору или кредитору.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения в графах 7 -12 производятся по каждому дебитору или кредитору. На суммы авансов, перечисленных в соответствии с договорами, производятся записи в этих же графах. На суммы полученных материальных ценностей и оказанных услуг производится запись в кредит счетов субсчета 178 в графах 13 -15 по той же строке, по которой значится задолженность, и в дебет соответствующих счетов граф 16 – 26, а вторые записи отражаются по графам 27-29. По окончании месяца подсчитываются итоги и данные граф 15 -29 записываются в книгу «Журнал – главная».

В графах 30-31 по каждой позиции (строке) выводятся остатки на конец месяца. Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами может вестись на карточках ф.292.

Деньги перечислены с расчетного счета за оказанные услуги. Произведена покупка у ЧП Ткаченко Е.Ф. товарная накладная № 272 от 20.10.2004г. на  сумму 19700,00 руб. (приложение П), производится бухгалтерская запись:

Д-178 – 19700,00 руб.

К -101.1.1. – 19700,00 руб.

Товар оприходован на склад и установлен :

Д - 016 – 19700,00руб.

К - 178  - 19700,00 руб.

Сумма списана на расходы бухгалтерской проводкой:

Д – 200 – 19700,00 руб.

К – 250 – 19700,00 руб. 

На получение товарно – материальных ценностей выдается работнику отделения доверенность типовой формы № М -2а (приложение  Р).

Выдача доверенности лицам, не работающим в данном отделении, не допускается. Неиспользованная доверенность должна быть возвращена в бухгалтерию на следующий день после истечения срока действия доверенности делается отметка в Журнале учета выданных доверенностей.

По окончанию месяца подсчитываются итоги и данные  граф 15-26 записываются в книгу «Журнал – главная» в графу 3 «Сумма по ордеру».

Все операции с расчетным счетом  отражаются в банковской выписке на следующий день после проведения операции (приложение С). Расчеты с поставщиками могут производится, как за безналичный расчет так и по наличному расчету. В Отделение поступает счет на оплату, он регистрируется и  визируется Управляющим, затем платежным поручением со счета перечисляются денежные средства  на расчетный счет поставщика. При получении товарно-материальных  ценностях, кладовщик передает в бухгалтерию счета – фактуры и накладные. На основании этих документов товарно – материальные ценности приходуются на склад.

Для учета расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами используются субсчета:

173 «Расчеты по платежам в бюджет».

193 «Расчеты с Фондом социального страхования Российской Федерации».

194 «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования Российской Федерации».

198 «Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондам Российской Федерации».

Начисление суммы в Фонды относятся в дебет тех счетов, на которые отнесена начисленная оплата труда, и в кредит счетов 193, 194, 198, 173. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

- дебет счета 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия»;

- дебет других счетов (210,08, и д.р.);

- кредит субсчетов 193,194,198,173.

Часть сумм, начисленных в Фонд социального страхования, используется организацией для работникам, соответствующих пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, пособий на ребенка и детей и др. Согласно Главы 24 «Единый социальный налог» (взнос) Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая), зачисляемый  в государственные внебюджетные фонды – Пенсионный фонд Российской  Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования Российской Федерации. ГУ – ОПФ РФ по Ульяновской области производит отчисление во внебюджетные фонды  ЕСН -35,6% (ПФР – 28,0%, ФСС РФ – 4,0 %, ФОМС – 3,6 % [5,с.199].

Оплата производится по безналичному расчету используя р/с финансирования расходов по смете на содержание аппарата платежными документами (приложение  Т).

Начисление работникам организации указанных пособий оформляют следующей записью:

- дебет субсчетов 193 .

- кредит счета 180 «Расчеты с работниками и служащими»

Остальную часть сумм отчислений по социальному страхованию перечисляют в Фонд социального страхования, отчислений в Пенсионный фонд  в указанный фонд, а отчисления в фонды медицинского страхования.

Перечисления оформляют следующей записью:

- дебет субсчетов 193,194,198,173.

- кредит счетов учет денежных средств(101.1.1).

2. 3 Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно «Порядку распределения расходов по соответствующим предметным статьям и подстатьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации» расходы бюджетов и расходы за счет внебюджетных источников классифицируются как текущие и капитальные расходы, а так же расходы, связанные с предоставлением (погашением) бюджетных кредитов (бюджетных ссуд).

110350 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения», далее «Хозяйственные расходы», на данную статью относятся расходы на приобретение малоценных предметов (МП), используемых для хозяйственных и производственных целей, при стоимости одного предмета на дату приобретения не более 50-кратного, установленного законодательством РФ, минимального размера оплаты труда за единицу, независимо от срока их полезного использования, а также предметов со сроком полезного использования менее 12 месяцев, независимо от их стоимости. В том числе расходы на приобретение: мебели, инвентаря, жалюзи, столово – кухонной посуды, инструментов, ковровых дорожек, и т.д., оборудования и приборов, включая расходы по их установке и наладке; средств индивидуальной защиты органов дыхания и кожи, огнетушителей; расходы на приобретение запасных частей ко всем видам транспорта, оборудования, механизмов, приборов, устройств, аппаратов, средств связи, вычислительной и организационной техники. Канцелярские товары, письменные принадлежности, бумага для факсов, ксероксов, принтеров, бумага на печатные работы, бланков учетной политики и отчетной документации: книг, карточек, формуляров, специальных папок, коробок для хранения архивного материала, дискет, картриджей, тонера, медикаментов, прочих расходных материалов. Средства бытовой химии, предметов и средств личной гигиены. Расходы на оплату: изготовления печатей; брошюровки и переплета документов.

110400 «Командировочные и служебные разъезды», на данную статью относятся расходы на служебные командировки, при перемещении работников (оплата проезда, суточных, квартирных, подъемных), командировочные выплаты работникам, подъемные пособия и суточные при перемещении по службе.

Расходы на служебные командировки включают в себя:

Расходы по оплате командировок внутри страны и за границу в соответствии с законодательством РФ (расходы жилого помещения, оплата проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплата услуг по предварительной продаже проездных документов (комиссионный сбор), суточные, возмещение расходов за пользование  в поездах постельными принадлежностями, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорт).

На сессии, съезды, совещания, конференции,  на проезд с научной целью; на производственные командировки сотрудников научно-исследовательских учреждений, связанные с испытанием машин, приборов, расходы по оформлению заграничных паспортов и других виз документов при следовании в загранкомандировки.

110600 «Оплата услуг связи» На данную статью расходов относятся расходы учреждений и организаций, финансируемых по смете доходов и расходов, по оплате:

за предоставление в пользование телефонных и телеграфных каналов связи, каналов передачи данных (информации); аренды технических средств телефонной, документальной связи(телеграфной, передачи данных и телематических служб), таможенных средств связи; соединительных , специальных и прямых линий связи; сотовой и пейджинговой связи; ИНТЕРНЕТ, а так же абонентская плата за пользование; междугородняя связь, предоставление доступа к телефонной сети (установка служебных телефонов) и установка других средств связи; местное соединение; телефаксов, телеграмм; передачи газетных полос; пересылку почтовых отправлений, фельдъегерской и специальной связи, почтовых переводов денежных средств; почтовые ящики; радиограммы; радиоточки.

111040 «Прочие текущие расходы». На данную подстатью относятся расходы по оплате договоров на вневедомственную охрану; организация проведения мероприятий в рамках Государственной программы; ликвидация стихийных бедствий; оплата рекламы; страхование жизни и имущества; расходы на организацию временных выставок по искусству; оплата за обучение на курсах по повышению квалификации.

При расчете с подотчетными лицами Отделение пользуется указаниями по отдельным вопросам бухгалтерского учета, предусмотренные планом работы  от 1998г., где говорится о том, что расчеты с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 03.11.1993г. № 122.

Работникам Отделения могут выдать из кассы наличные деньги (авансы) под отчет на хозяйственные, горюче-смазочные расходы, представительские, почтовые расходы. Отделение выдает наличные деньги под отчет в размерах и сроки, определяемые Управляющим.

Активный счет 16 субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть произведены путем наличных расчетов.

Приказом определяется состав материально ответственных  лиц и только этим,  работающим в Отделении лицам,  выдаются денежные средства под отчет на почтовые расходы, хозяйственные, представительские, ГСМ.   

Авансы под отчет выдаются по распоряжению Управляющего Отделения на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса (на командировочные, хозяйственно – операционные).  На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации   Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности  по предыдущим авансам.

110340 «Оплата горюче-смазочных материалов» на данную подстатью относятся расходы на :приобретение горюче- смазочных материалов (бензина, керосина, дизельного топлива, мазута и т.д.), аренду емкостей, барж, оплаты тары, поступающей с горючим.

Сумма аванса, выдаваемая под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (приложение У).

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются  проверки авансового отчета делается запись с указанием суммы, подлежащей утверждению. Авансовый отчет утверждает Управляющий Отделением. Обязательно погасить штампом «Погашено».

Лица, получившие наличные деньги под отчет, в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России от 22 10.1993г. № 40 , обязаны не позднее 3-х рабочих дней  по истечении срока, на который выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию Отделения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

Если подотчетное лицо не предоставляет в бухгалтерию учреждения в установленный срок авансовый отчет об использовании полученных денег, то Управляющий имеет право отдать распоряжении на удержание эти задолженности из заработной платы лица, получившего деньги под отчет [14,с.65].

Письмом Министерства финансов Российской Федерации от 27 мая 1996г.  № 48 с 1 июня 1996 г. установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций, расположенных на территории Российской Федерации:

- оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующим документам, но не более 800 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов – в размере 12 руб. в сутки;

- оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных организаций на пользование соответствующим транспортом).

Управляющий Отделения  разрешает, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Следует при этом иметь ввиду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.

На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет 160 и    кредитуется субсчет 120.

На израсходованные   суммы   аванса   и  возвращенные  остатки    подотчетных сумм производятся записи в кредит субсчета 160 и дебет    соответствующих субсчетов счетов 200.1.

Кредитовые остатки по субсчету 160.1.2 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в пассиве баланса по статье «Расчеты с прочими кредиторами».

Работнику Отделения  Давыдовой Вере Ивановне по заявке выданы  в под отчет денежные средства на командировочные расходы  при этом используется корреспонденция счетов:

К -120.1.1 –3500,00 руб.

ЭКР (110400) –деньги выданы подотчетному лицу из кассы (приложениеФ).

Остатки денежных средств по командировочным расходам  возвращаются в кассу, а затем восстанавливаются на расчетный счет Отделения, производится бухгалтерская запись:

Д 120.1.1-200,00 руб.

К – 160.1.2 – 200,00 руб.

ЭКР (110400) – Деньги не израсходованные поступили в кассу.

Д-101.1. -  200,00 руб.

К – 120.1.1 – 200,00 руб.

ЭКР (110400) – деньги возвращены на расчетный счет.

Эти операции отражаются в Мемориальном ордере № 8 «Расчеты с подотчетными лицами»  (приложение Х).

Остатки по субсчету 160 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в книге «Журнал – главная» в балансе исполнения сметы расходов ф.1 развернуто: дебетовые – в активе под наименованием «Расчеты с прочими дебиторами», а кредиторы – в пассиве под наименованием «Расчеты с прочими кредиторами». Расчеты с дебиторами к концу года должны быть закончены. Суммы дебиторской задолженности должны быть полностью взысканы, кредиторская задолженность должна быть погашена [10,с.19].

Таким же образом происходит выдача под отчет денежных средств и на другие нужды – это хозяйственные расходы, на приобретение горюче смазочных материалов. 

Денежные средства наличными  по ведомости выдаются под отчет водителям на приобретение горюче смазочных материалов, водители получили денежные средства каждый по заявленной сумме, производится бухгалтерская запись:

Д 160.1.0 – 7000,00 руб.

К 120.1 – 7000,00 руб. (ЭКР 110340)

Денежные средства выдаются в подотчет на хозяйственные нужды, так материально ответственное лицо Кулик А. К. получил на хозяйственные нужды наличными из кассы денежные средства в размере 2000 рублей :

Д 160.1.0-2000,00 руб.

К 120.1.- 2000,00 руб.

(ЭКР 110340)

Субсчет 160.1.0 – Хозяйственные расходы – денежные средства получены из кассы под отчет 120.1 (приложение  Ц).

Если денежные средства использованы не полностью, то подотчетное лицо при составлении авансового отчета арифметически показывает остаток и вносит его в кассу, Кулик А.К. отчитался и остаток денежных средств составил 300 рублей,  в этом случае производится бухгалтерская запись:

Д 120.1 -300,00 руб.

К 160.1.0 – 300,00 руб.

В кассу (120.1) возвращены не использованные денежные средства с подотчетного лица (160.1.0)

Затем кассир по Инструкции обязан возвратить неиспользованные денежные средства в Банк заполняя  «Объявление», кассир Меринова Л.Н. Николаевна сдает деньги из кассы  в банк, в этом случае делается бухгалтерская запись:

Д 101.1.1 -300,00 руб.

К 120.1. -300,00 руб.

(ЭКР 110350)

На расчетный счет (101.1.1) восстановлены денежные расходы из кассы (120.1).

Денежные средства выданы из кассы под отчет на почтовые расходы. Смиркина С.А. в подотчет получила 2000 рублей наличными из кассы на почтовые расходы, производится бухгалтерская запись:

Д 160.1.0- 2000,00 руб.

К 120.1. -2000,00 руб. (ЭКР 110600)

На суммы фактических расходов, произведенных подотчетными лицами согласно утвержденным авансовым отчетам, составляется проводка:

- дебет 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждении и другие мероприятия» или соответствующего  счета 16.

- кредит счета 160 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса и суммам произведенным расходов, а также неиспользованным авансам в мемориальном ордере №8 – накопительных ведомостях по расчетам с подотчетными лицами ф.386.

Как уже выше было сказано в нашем Отделении обработка ведется автоматически и  это помогает  оперативно обрабатывать оборотные ведомости по каждому подотчетному лицу. После автоматизированной обработки его авансовых отчетов формируется мемориальный ордер № 8 и происходит сверка фактических и кассовых расходов.

Глава3 Контроль денежных средств

3.1 Виды контроля и его формы во внебюджетных организациях

В условиях рыночной экономики функция контроля становится ведущей в государственном управлении. Получив широкую хозяйственную самостоятельность, решая вопрос об источниках привлечения финансовых ресурсов и распределении получаемого дохода, хозяйствующие субъекты несут ответственность за законность своей деятельности и достоверное отражение своих финансовых результатов в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Государство и его контрольные органы, осуществляя контроль за деятельностью хозяйствующих субъектов, обеспечивают защиту своих граждан от незаконных действий предпринимателей, менеджеров; государство гарантирует сохранность собственности граждан и исполнение обязательств, которые принимают собственники в отношении наемных работников, и хозяйствующие субъекты а отношении государства и друг друга[3,с.255].

Контроль может носить правовой, административный характер; большое значение имеет технический, экономический и общехозяйственный контроль. Особое место в системе контрольных функций занимает финансовый контроль.

Чтобы понять сущность финансового контроля, необходимо выделить характерные признаки составляющих его элементов, которые позволяли бы установить его индивидуальность и определить роль и место среди иных близких понятий.

Термин «контроль» в научной и практической деятельности употребляется достаточно часто. Многие исследователи проблем социального управления и права обращаются к вопросам организации и проведения контроля, в той или иной мере освещая цели, задачи, функции, механизм контроля, сферы компетенции контрольных органов.

Контроль определяют по-разному: как средство, фактор, форму, элемент, функцию, вид деятельности, систему, обратную связь, условие, регулятор, гарант, явление, институт, метод, правомочие, атрибут и т. д.

Специалисты по теории управления, выделяя три стадии управленческой деятельности (проектирование и определение цели; организация выполнения принятого решения; контроль исполнения), трактуют контроль как особую стадию цикла управления. Е. А. Кочерин отмечает, что взгляд на контроль как на завершающий этап управленческой деятельности, позволяющий сопоставить достигнутые результаты с запланированными, является прочно установившейся точкой зрения в научной литературе [22,с.9].

Некоторые ученые характеризуют контроль как самостоятельный процесс. Так, Н. П. Ефимова считает, что в широком смысле контроль- это процесс, обеспечивающий функционирование объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, направленными на успешное достижение поставленных целей. Н. Д. Погосян определяет контроль как совокупность регулярных и непрерывных процессов, посредством которых их участники в легитимной форме обеспечивают эффективное функционирование государственного сектора, а также деятельность иных хозяйствующих субъектов независимо от форм собственности [18,с.12].

Финансовой контроль – это проверка специально уполномоченными органами соблюдения участниками финансовых, денежных, кредитных, валютных операций требований законодательства норм и правил, установленных государством и собственниками. Соответственно государственный финансовой контроль – это финансовый контроль, осуществляемый государственными органами или от имени государства в целях обеспечения единой государственной финансовой политики и финансовых интересов государства и его граждан. Общие принципы финансового контроля: законность, независимость, гласность.

Основным функциональным назначением финансового контроля, осуществляемого в интересах общества, является контроль за исполнением бюджета, поскольку последний представляет собой форму образования и расходования общественных средств для обеспечения деятельности органов власти по проведению в стране единой финансовой, кредитной и денежной политики, защите финансовых интересов Российской Федерации.

Бюджетная система Российской Федерации состоит из бюджетов разных форм собственности. Так, федеральный бюджет и бюджеты субъектов Российской Федерации представляют собой государственную собственность.

В связи с разделением бюджетов по формам собственности финансовый контроль за их исполнением подразделяется на государственный контроль, осуществляемый как в масштабе Российской Федерации, так и в каждом субъекте Российской Федерации, и муниципальный финансовый контроль, проводимый на уровне местногосамоуправления [11,с.109].

В Российской Федерации сущность государственного и муниципального контроля законодательно не определена. Содержание и вопросы организации государственного финансового контроля  в Российской Федерации  раскрыты в Указе Президента РФ от 25 июля 1996г. № 1095 «О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации». Согласно этому документу в Российской Федерации государственный контроль включает в себя контроль, за исполнением федерального бюджета и бюджетных внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего и внешнего долга, государственных резервов, предоставлением финансовых и налоговых льгот и преимущества. Все это представляет собой перечень основных задач государственного финансового контроля, что, безусловно, недостаточно для раскрытия его сущности.

Таким образом, государственный контроль – это контроль который реализует права государства законными путями защиты своих финансовых интересов и финансовых интересов своих граждан через систему законодательных, организационных, административных и правоохранительных мер.

Государственный контроль в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации разграничением функций и полномочий возлагается на Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк РФ, Главное контрольное управление Президента РФ, Министерство финансов РФ и его структурные подразделения (Главное управление федерального казначейства, Департамент государственного финансового контроля и аудита и их территориальные органы), Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, Государственный таможенный комитет РФ, Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю.

В 2000г.  Министерство  финансов Российской Федерации утвердило Инструкцию о проведении ревизии и проверки контрольно- ревизионными органами Министерства Федерации, в которой уточнены понятия, цель и задачи ревизионных проверок, порядок проведения ревизией, их оформления и реализации результатов ревизий.

Государственный и муниципальный финансовый контроль подразделяется на внутренний и внешний.

Внешний финансовый контроль осуществляют специальные органы, созданные и действующие независимо от исполнительной власти.

Внутренний финансовый контроль осуществляют органы исполнительной власти, создаваемые самой исполнительной властью. К нему можно отнести и ведомственный контроль, проводимый контрольно- ревизионными  отделами министерств и ведомств в подведомственных организациях и учреждениях с целью проверки расходования бюджетных средств, выделенных по подведомственному признаку бюджетной классификации, а также использования различных видов финансовой помощи из бюджета [7,с.12].

Понятия проверки и ревизии приведены в Инструкции «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно – ревизионными  органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказам Минфина России от 14 апреля 2000г. № 42-н [10,с.09].

Согласно этому документу проверка заключается в единичном контрольном действии или исследовании состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации. Под проверкой может пониматься и мероприятие, заключающееся в сборе и оценке информации, касающейся предметов контроля.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Анализ предполагает изучение хозяйственных процессов объектов контроля во взаимосвязи, взаимозависимости и взаимообусловленности, социально-экономической эффективности и конечных финансовых результатов деятельности этих объектов, складывающихся под воздействием объективных и субъективных фактов, получающих отражение через систему экономической информации.

Независимый финансовый контроль осуществляется независимыми аудиторами и аудиторскими фирмами. Он обеспечивает наличие достоверной информации, тем самым позволяет повысить эффективность функционирования рынка капитала и дает возможность оценить и прогнозировать последствия различных экономических решений, это закреплено в Федеральном законе 07 августа 2001  №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Целью аудиторской проверки является выражение мнения аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству российской Федерации.

Общность задач, методов контроля, источников информации и как следствие – способов и приемов контроля свидетельствует о преемственности методических подходов к его организации.

ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ

ВИДЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ		ФОРМЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ   ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ
ПОСЛЕДУЮЩЕЙ   ТЕКУЩИЙ   ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ
НЕЗАВИСИМЫЙ КОНТРОЛЬ

Рисунок 2- Классификация финансового контроля

3.2 Ревизия как основная форма контроля во внебюджетных

              организациях

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности операции. При ревизии изучают только уже совершенные  хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии – проверка (путем применения специальных знаний) по документированной  учетно – экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящими органом.

Задачи ревизии:

- проверка сохранности имущества и эффективности его использования в

хозяйственной деятельности организации;

-  выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка

мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

-проверка исполнительской дирекции и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

-исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Правили проведения ревизии:

1.Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашения этапов ее подготовки и начала. Как например проверка кассы в нашем Отделении.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завести и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.д.) Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц и пр.).

       3. Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно  до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизий заданий.

4.Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких – либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

       5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации. Объявляют контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственно заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

       У нас в Отделении проводятся внезапные ревизии кассы. Осуществляют ее лица  назначенные и утвержденные приказом. Ревизии проходятся ежемесячно. После ревизии составляется акт, в котором отмечаются все излишки или недостача если таковая обнаружена.  Подписывается акт ревизии всеми членами ревизии и самим кассиром.

       Уполномоченный, кредитного отдела ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска, в котором Отделение обслуживается, проводит плановую ревизию, полученных и использованных денежных средств Отделением. Проверка проводится 1 раз в два года.

Участники ревизионной группы (контролер - ревизор), исходя из программы ревизии определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств[27,с.15].

Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации.

Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения.

По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера (бухгалтера) ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором) может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом ревизии и его подписания.

При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы (контролеру - ревизору) письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью.

Руководитель ревизионной группы (контролер - ревизор) в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно - ревизионного органа или лицом, им уполномоченным, направляются в ревизуемую организацию и приобщаются к материалам ревизии.

При отсутствии возможности формирования аргументированного заключения руководитель контрольно - ревизионного органа или его заместитель направляет запрос для разъяснений в соответствующие подразделения Министерства финансов Российской Федерации или организации, в компетенцию которых входят данные вопросы.

Письменные заключения вручаются руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором) в установленном настоящей Инструкцией порядке для вручения акта ревизии.

В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизионной группы (контролер - ревизор) в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно - ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.

       Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей (приложение Ш).

Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:

наименование темы ревизии;

- дату и место составления акта ревизии;

- кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

- проверяемый период и сроки проведения ревизии;

- полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

- ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

- сведения об учредителях;

- основные цели и виды деятельности организации;

- имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

- перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

- кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

- кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению ею выявленных недостатков и нарушений.

    Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии, ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально - этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации [2,с.580].

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно - ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: "Материалы ревизии приняты", указывается дата и им подписывается.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно - ревизионного органа должны составлять отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

Руководитель контрольно - ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии.

По результатам проведенной ревизии руководитель контрольно - ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц [10,с.09].

Кроме того, руководителем контрольно - ревизионного органа материалы ревизии по вопросам целевого использования средств федерального бюджета передаются в установленном порядке в органы федерального казначейства для организации работы по реализации этих материалов.

Результаты ревизии, проведенной в соответствии с Планом основных вопросов экономической и контрольной работы Министерства финансов Российской Федерации, решениями коллегии и приказами Министерства финансов Российской Федерации, поручениями руководства Министерства финансов Российской Федерации, обобщаются Департаментом государственного финансового контроля и аудита и письменно докладываются руководству Министерства финансов Российской Федерации вместе с предложениями по принятию мер, входящих в компетенцию Министерства финансов Российской Федерации, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение выявленного ущерба.

Результаты ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов либо по обращениям органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления в соответствии с пунктом 7 настоящей Инструкции, докладываются этим органам руководителем контрольно - ревизионного органа вместе с предложениями по принятию мер, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение ущерба. При необходимости этим органам направляются также и материалы ревизии.

Материалы ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов, передаются им в установленном порядке. При этом в делах контрольно - ревизионного органа должны быть оставлены копии: акта ревизии, объяснений должностных лиц проверенной организации, виновных в выявленных ревизией нарушениях, документов, подтверждающих эти нарушения.

В правоохранительные органы могут быть направлены также и материалы ревизий, проведенных без предварительно вынесенных ими мотивированных постановлений, в ходе которых были выявлены нарушения финансовой дисциплины, недостачи денежных средств и материальных ценностей, являющиеся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации основанием для реализации материалов ревизии в установленном порядке.

Результаты ревизии руководителем контрольно - ревизионного органа в необходимых случаях сообщаются вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, для принятия мер.

Контрольно - ревизионный орган обеспечивает контроль за ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.

Контрольно - ревизионный орган систематически изучает и обобщает материалы ревизий и на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в Российской Федерации законодательных и других нормативных правовых актов.

В случае возникновения ситуаций, не регламентированных данной Инструкцией, работники контрольно - ревизионного органа обязаны руководствоваться законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

Органы внутреннего (ведомственного) контроля Пенсионного фонда Российской Федерации осуществляют последующий финансовый контроль за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений, содержащихся за счет бюджета ПФР, путем проведения ревизий и проверок.

Аппарат Ревизионной комиссии ПФР проводит:

-  ревизии   финансово-хозяйственной   деятельности   Исполнительной дирекции ПФР, региональных органов ПФР и подведомственных ПФР учреждений с установленной периодичностью, а также вне плана по поручению Правления ПФР и в инициативном порядке;

-    проверки        отдельных        вопросов        финансово-хозяйственной деятельности Исполнительной дирекции ПФР, региональных органов ПФР    и    подведомственных    ПФР    учреждений    по    поручению Правления ПФР и в инициативном порядке. Контрольно-ревизионные отделы Отделений ПФР проводят:

-  в  регионах  с  Единой   пенсионной   службой  ревизии  финансово-хозяйственной      деятельности      подведомственных      Отделению учреждений    и    подразделений    доставки    пенсий    и    пособий пенсионерам с установленной периодичностью, а также вне плана по поручениям управляющего Отделением, РК ПФР и в инициативном порядке;

-  в регионах с Единой  пенсионной службой  проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности подведомственных Отделению учреждений и подразделений доставки пенсий и пособий пенсионерам по поручениям управляющего Отделением, РК ПФР и в инициативном порядке;

- проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности Отделений ПФР по поручениям управляющего Отделением и РК ПФР.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, целесообразности и эффективности совершенных ревизуемым учреждением в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций, правильности их отражения в бухгалтерском учете, а также законности и правильности действий должностных лиц при их осуществлении.

Проверка представляет собой контрольные действия за состоянием дел на определенном участке деятельности проверяемого учреждения.

Цель ревизии - проконтролировать соблюдение законодательства и финансовых интересов Пенсионного фонда Российской Федерации при расходовании средств ПФР на содержание учреждения, обоснованность и целесообразность расходов, наличие и движение имущества и обязательств, использование материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Основными задачами ревизии являются - проверка обоснованности расчетов сметных назначений, исполнения смет и основных плановых показателей, использования средств по целевому назначению, обеспечения экономного расходования и сохранности денежных средств и материальных ценностей, соблюдения финансовой дисциплины и правильности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

3.3 Контроль и ревизия денежных средств

При ревизии кассовых операций следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993г. № 40 и рекомендациями постоянно действующего Методологического совета региональных отделов казначейства при Исполнительной дирекции ПФР.
В первый день начала ревизии проводится инвентаризация остатков денежных средств, а также инвентаризация денежных документов, находящихся в кассе. При проведении инвентаризации следует руководствоваться «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49 [4,с.25].

При инвентаризации кассы необходимо проверить:

-  имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с  кассиром  и раздатчиками (если таковые имеются) договора о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы;

- соответствует   ли   помещение   кассы   рекомендациям   по   обеспечению сохранности средствами охранно-пожарной сигнализации;

- созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк (охрана, автотранспорт и т.п.);

- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т.д. необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменных запрос в банк);

- полноту  оприходования других  поступлений.   Сверка  производиться  по данным бухгалтерского учета.

- правильность оформления  приходных  и  расходных  кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- имеются    ли    подписи   в    получении   денег,    выборочно   (в    случае необходимости сплошным порядком) проверить соответствие подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовые соглашения и т.п.). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированных сумм,

-  правильность ведения кассовой книги и выведенных в ней остатков денег на конец дня;

- погашены ли приходные кассовые документы штампом «Получено», а расходные - штампом «Оплачено» с указанием даты;

-  правильность подсчета итогов в платежных ведомостях;

- правильность  оформления  документов   при  депонировании  заработной платы;

- с целью выявления «подставных лиц» выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказы о зачислении на работу, трудовые соглашения, лицевые счета по расчету заработной платы, табеля отработанного времени, наряды и т.п.);

-  правильность выдачи денег по доверенностям;

-  соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными деньгами с юридическими лицами. Лимит хранения наличных денег  в  кассе устанавливает учреждение банка,   в   котором обслуживается предприятие.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Указом Президента России №1006 от 23.05.94г. установлена ответственность за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями, организациями -сверх установленных предельных сумм. Предельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами установлены: с 30.06.93г. -500 тыс. руб.; с 25.11.94г. - 2 млн. руб.; с 29.09.97г. - 3 млн. руб.; с 7.10.98г. - 10 тыс. рублей. Упомянутым выше Указом Президента России установлена ответственность предприятий и их руководителей за несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:

- за расчеты наличными денежными средствами -с другими предприятиями, учреждениями и организациями -сверх установленных предельных сумм -штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа;

- за    неоприходование    (неполное    оприходование)    в    кассу    денежной наличности - штраф в 3-кратном размере выявленной неоприходованной денежной наличности;

- за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств,   а   также   за   накопление   в   кассах   наличных   денег   сверх установленных   лимитов   -   штраф   в   3-кратном   размере   выявленной сверхлимитной кассовой наличности;

- на   руководителя   предприятия,   допустившего   указанные   нарушения, налагается    административный    штраф    в    50-кратном    установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда.

В ходе ревизии банковских операций по платежным поручениям проверяется целесообразность и законность произведенных расходов, факты непроизводительных затрат и потерь.

Также выявляются факты проведения взаимозачетов с плательщиками страховых взносов. Налоговый кодекс Российской Федерации установил исключительно денежный характер исполнения обязательств по уплате налогов, сборов и других обязательных платежей, в связи с чем, проведение взаимозачетов является нарушением налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на следующее:

- соответствуют  ли   суммы   по   выпискам   банка   суммам,   указанным   в приложенных к ним первичных документах;

- имеется ли на первичных документах, приложенных к выпискам, штамп банка. В случае, если выявлены документы без штампа банка, необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменных запрос) с целью выявления правильности произведенной операции;

-  правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

- обоснованность     перечисления     денежных     средств     акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная зарплата, алименты и т.п.), а также достоверность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;

- полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним.  

Полноту банковских  выписок устанавливают по  их  постраничной нумерации  и переносу остатка средств на счете. Остаток средств   на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало  периода     в следующей  выписке.  Если  в  выписке  банка будут установлены неоговоренные исправления и подчистки,  нужно провести встречную проверку в учреждении банка [23,с.90].

Необходимо проанализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности на отчетные даты с установлением сроков и причин возникновения задолженностей. Установить, своевременно ли проводятся сверки взаимных расчетов с организациями и учреждениями. Следует иметь ввиду, что согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации общий срок исковой давности равен 3 года [2,с.447]. Срок исковой давности прерывается в случае если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Таким образом, если должник в течение 3 лет не подтвердил и не погасил свою задолженность, учреждение теряет возможность истребовать погашение должником своих обязательств в судебном порядке.

В ходе проверки нужно обратить внимание, не было ли случаев зачета кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в погашение дебиторской задолженности других организаций, а также перечисления такой задолженности на счета физических лиц. Своевременно ли перечисляются в доход бюджета ПФР суммы просроченной невостребованной кредиторской задолженности, обоснованно ли списание дебиторской задолженности с баланса учреждения.

При проверке особое внимание обратить на правильность списания сумм задолженности безнадежной к взысканию вследствие неплатежеспособности должников. Безнадежная к взысканию задолженность подлежит отражению и учету на забалансовом счете для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

По субсчету 170 «Расчеты по недостачам» необходимо проверить каждую сумму. К справке по результатам проверки следует приложить расшифровку по субсчету 170. Установить, какие меры принимаются к погашению недостачи. Все ли материалы переданы в следственные органы для предъявления гражданского иска и какая имеется переписка по этому вопросу в бухгалтерии.

Правила выдачи средств в подотчет и расчетов с подотчетными лицами регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993  № 40, Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете от 3 ноября 1993г.  № 122 (с 3 марта 2000  Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.99г. № 107 н) [29,с.12].

В ходе ревизии необходимо проверить соблюдение порядка выдачи авансов, правильность оформления авансовых отчетов, обоснованность произведенных расходов первичными документами, своевременность погашения остатков подотчетных сумм, целевое использование выданных авансов.

Порядок возмещения расходов на командировки установлен инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988г. № 62. Нормы расходов на возмещение командировочных расходов периодически пересматриваются Минфином России. Постановлением Правления ПФР от 29 декабря 1995г. № 190 «о нормах расходов на служебные командировки» предусмотрено в исключительных случаях, с разрешения руководства ПФР возмещать командировочные расходы сверх установленных норм. Постановлением Правления ПФР от 8 июня 1999г.  №72 Исполнительному директору ПФР и управляющим региональными отделениями ПФР в пределах сумм, предусмотренных на командировочные расходы по смете, разрешено применять нормы возмещения командировочных расходов, устанавливаемые местными органами государственной власти.

Оплата за проживание в гостиницах производится при наличии счетов, а при их отсутствии оплата производится по установленным для этого Минфином России нормам [11,с.159].

Командировки работников учреждений в г. Москву могут производиться только по разрешению руководства ПФР. Авансовые отчеты должны представляться не позднее трех суток после возвращения из командировки, в те же сроки возвращаются неизрасходованные суммы.

Предельная стоимость малоценных и быстроизнашивающихся предметов устанавливалась до 01.01.1999 Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, с 01.01.1999г. Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998г.  № 34н, а с 3 марта 2000г. Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 года № 107н. В ходе проверки приобретения зданий и сооружений необходимо руководствоваться письмами ПФР от 06.06.97г. № АБ-04-28/4354, от 11.12.97г. № АБ-4-28/8875, от 07.05.98г. №АБ-04-28/3454, от 02.03.99г. ЛгАБ-04-27/2029, а также Методическим руководством по составлению и оформлению договоров строительного подряда от 29.10.98 № АБ-09-11/9288, Методическим руководством по составлению, оформлению и исполнению договоров подряда в Пенсионном фонде Российской Федерации» от 04.12.97г. №09-12/8660ИН, постановлением Правления ПФР от 01.08.97 №64, Методическим руководством по составлению и оформлению договоров купли-продажи недвижимого имущества нежилых помещений от 07.12.98г. №АБ-09-11/10716.

В ходе ревизии проверяется сохранность товарно-материальных ценностей и основных средств, правильность оформления документов по приходу и расходу, обоснованность их списания, своевременность и правильность проведения инвентаризаций основных средств и товарно-материальных ценностей. Поводится выборочная инвентаризация основных средств и материальных ценностей, результаты которой оформляются актом.

Следует проверить соответствует ли приобретенное оборудование предусмотренному в заявках. Выполняются ли при закупке товарно-материальных ценностей требования Указа Президента Российской Федерации от 8 апреля 1997 года № 305 «О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд». Проанализировать объем освоения средств, выделенных на эти цели. Своевременно и полностью ли товарно-материальные ценности приходуются. При досрочном списании материальных ценностей установить его причины.

Необходимо также проверить правильность отнесения ценностей к основным средствам и МБП, правильность оценки основных средств и материальных ценностей в учете, правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных - средств и списанию материальных ценностей, правильность начисления и отражения в учете износа основных средств, правильность отражения данных о наличии и движении основных средств и материальных ценностей в бухгалтерском учете и отчетности [30,с.09].

Проанализировать состояние аналитического учета материальных ценностей, правильность составления накопительных ведомостей ф ф. 438, 396. Проверить соответствуют ли данные аналитического и синтетического учета.

Кроме того, в ходе ревизии необходимо проверить все ли материальные ценности находятся на ответственном хранении лиц, назначенных приказом руководителя Отделения; наличие договоров о материальной ответственности. Правильно ли ведется учет материальных ценностей (материально-ответственными лицами и в бухгалтерии) и оформляются документы по приемке и выдаче этих ценностей со склада; проверить правильность ведения книги складского учета материалов ф. М-17.

Акт ревизии состоит из текста акта и приложений к нему, на которые имеются ссылки в тексте акта (документы, копии документов, объяснения должностных и материально-ответственных лиц и т.п.).

В содержании акта ревизии ревизующие обязаны соблюдать объективность, точность используемых данных и описания выявленных фактов, ясность и грамотность изложения событий.

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемой организации документами, результатами процедур фактического контроля, других ревизионных действий, объяснений должностных и материально-ответственных лиц.

Констатация фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии должна содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, когда, при каких обстоятельствах, в чем выразилось нарушение, размер документально подтвержденного ущерба.

Не допускается включение в акт ревизии выводов ревизующих и других лиц, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок.

В акте ревизии ревизующие не должны давать правовую и морально-этическую оценку действий должностных и материально-ответственных лиц ревизуемой и других организаций, квалифицировать их поступки, намерения и цели, применять понятия и фразы, имеющие заведомо оценочный или обвинительный смысл.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной и возможной лаконичности изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы утвержденной программы или указания объективных причин невозможности формулировки однозначных ответов на поставленные в программе вопросы.

В акте указывается, за какой период проведена ревизия и какие документы подвергнуты сплошной и выборочной проверке.

Акт подписывается ревизующими, а также руководителем учреждения и главным бухгалтером. В случае несогласия проверяемых с фактами, изложенными в акте ревизии, лица, подписавшие акт, наряду с его подписанием делают оговорку перед своей подписью и представляют письменные объяснения и документы.

На основании плана контрольно-ревизионного отдела на первое полугодие 2004 года была проведена проверка исполнения смет расходов и расходов на содержание одного из Управлений  структурного подразделения Отделения ПФР. Был проведен анализ исполнения смет расходов, ревизия банков операций, ревизия кассовых операций, проверка правильности расходования средств на заработную плату и другие выплаты, проверка состояния расчетов, проверка сохранности, учета и использования основных средств, товарно- материальных ценностей, предметов снабжения и расходных материалов, проверка использования средств фонда социального развития, состояние бухгалтерского учета. В процессе ревизии было отмечено, что бухгалтерский учет в данном Управлении в целом ведется в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях. Утвержденной приказом Минфина России от 30.12.1999г. № 107н и указами ПФР. Расхождений между данными аналитического и синтетического учета не установлено. Учет операций по бюджетным средствам, полученным за счет внебюджетных источников, ведется раздельно.

В случаях, когда ревизия проводилась по поручению Ревизионной комиссии ПФР, один экземпляр акта представляется в Ревизионную комиссию ПФР.

Заключение

В завершении дипломной работы хочется отметить, что в Отделении созданы необходимые условия для правильной организации бухгалтерского учета, обеспечено неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками подразделениями  и службами, работниками Отделения требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи бухгалтерию необходимых документов.

 Главным бухгалтером обеспечивается контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, подписываются все документы совместно с управляющим Отделения по финансово-расчетным операциям, а также документы, служащие основанием для выдачи, товарно- материальных ценностей.

  Автоматизированный учет позволяет своевременно, ежедневно отражать в учете все бухгалтерские операции. Работники отдела казначейства работают в единой автоматизированной системе обработки первичных документов. Это позволяет своевременному отражению в бухгалтерском учете всех финансовых операций. В  любой момент есть возможность получить полную информацию о финансовом состоянии Отделения.

         Бухгалтерская служба Отделения выполняет  все поставленные перед собой задачи. Учет организован в соответствии с действующими нормативными актами. Для  бухгалтерского учета Отделение использует передовые формы и методы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники. Также все свои действия осуществляет через предварительный контроль за своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций. Контролирует правильность, рациональность и бережность расходования средств целевым назначениям по утвержденным сметам расходов по бюджету.

В Отделении осуществляется  строгий контроль за рациональным и экономичным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, ведется решительная борьба с бесхозяйственностью и расточительством, принимаются меры к своевременному предупреждению негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявляются и мобилизируются внутрихозяйственные резервы. В подведомственные учреждения, 27 Управлений, Отделение  осуществляет своевременное финансирование также контролирует их деятельность, принимает от них бухгалтерский отчет. Ведет учет расходов и доходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам. Также ведется формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности Отделения. Своевременно организуется начисление и выплата заработной платы. В отделе казначейства ведется строгий учет и расчет с дебиторами и кредиторами. Отдел участвует  в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременно и правильно отражает в учете результаты инвентаризаций. Также периодически ведется инструктивная работа с материально ответственными лицами по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно- материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении. В установленные сроки Отделение составляет финансовую отчетность и предоставляет ее соответствующим органам, обеспечив достоверность отчетов и балансов. Соблюдается установленный порядок хранения бухгалтерских документов, регистров, смет расходов и расчетов к ним, а также других служебных документов, своевременно в установленном порядке сдаются документы в архив.

         С 01.01.2005 года вступает в силу новая Инструкция по бухгалтерскому учету, которая утверждена Министерством финансов РФ от 26.08.2004 г. №70н.

Она устанавливает единый порядок ведения бухгалтерского учета в органах государственной власти. Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств органов государственной власти. Учетная политика реализуется новым планом счетов бюджетного учета; порядком отражения операций по исполнению бюджетов; корреспонденцией счетов бюджетного учета.

Список  использованных источников   

1.   Бюджетный Кодекс Российской Федерации: Закон РФ: Принят Государственной Думой 31.07.1998 - № 145-ФЗ

2.   Гражданский Кодекс Российской Федерации(часть первая): Закон РФ: Принят Государственной Думой  30.11.1999.- №51.

3.   Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях: Министерства финансов РФ от 30.10.1999- №107-н

4.   Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Р Ф от 13.06.1995- № 49

5.   Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть вторая):Закон РФ: Принят Государственной Думой 05.08.2000- №117 - ФЗ

6.   О бухгалтерском учете: Федеральный закон: Принят Государственной Думой  21.11.1996 - № 129 –ФЗ

7.   О бюджетной классификации в Российской Федерации: Приказ Министерства финансов Российской Федерации от  06.01.1998- №1

8.   О новом плане счетов в бюджетных организациях: Письмо Министерства Финансов РФ от 27.03.2000- № 03-01-12/11-110

9.   О порядке ведения кассовых операций в РФ: Инструкция Центрального Банка России от 04.10.1993- № 18

10. О порядке проведения ревизии и проверки контрольно -  ревизионными органами Министерства Финансов Российской Федерации: Инструкция Министерства Финансов РФ от 14.04.2000- № 42-н

11. О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации: Положение Центрального Банка   РФ  от 05.01.1998- № 14-н

12. О Центральном Банке Российской Федерации (Банке России): Федеральный  закон:  Принят   Государственной  Думой  28.04. 1997 - №70-ФЗ

13. Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей: Указ Президента РФ от 23.05.1994 - № 1006

14. Об унифицированных формах первичной документации по учету кассовых операций и учету результатов: Постановление Государственного Комитета РФ по статистике от 18.08.1998- № 88

15. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами: Письмо Центрального Банка Р Ф от 14.11.2001- № 1050 –У

16. Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях: Федеральный закон: Принят Государственной Думой от 28.01.2000г.- № 2064-ФЗ

17. Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие.-М.:ПРИОР,2000-467с.

18. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. – М:ЮНИТИ-ДАНА, 2003 -304с.

19. Бабич А. М. , Павлова Л. Н. Финансы, денежное обращение, кредит. – М.: ЮНИТИ,2000г. – 385с.

20. Богатая И. Н. Бухгалтерский учет. –Растов -на Дону: Феникс, 2002 -410с.

21. Вифлиемский А. Б., Чиркина О.В. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях 2002 – 220с.

22. Каморджанова Н. А. ,Карташов И. В. Бухгалтерский учет в схемах и рисунках: Учебное пособие. -М.: ИНФРА – М, 2002 -185 с.

23. Камышанов П. И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету.- М.: Финансы и статистика, 2000 – 458с.

24. Козлова Е. П. Бухгалтерский учет в организациях. – М.:Финансы и статистика,2001-352с.

25. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. -М.:ИНФРА-М, 2003-315с.

26. Кузина Е. Л. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: Учебно- практическое пособие. -М.:Книго-сервис,2003-128с.

27. Ларионов А. Д. Практикум по аудиту. -М.: Проспект, 2004 -504с.

28.  Нефедов В. П. Практическое пособие по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях.- М.: АО ЦИТП, 1998-296с.

29. Положение об учете политике Отделении Пенсионного Фонда по Ульяновской области.

30. Фактические данные и материалы ГУ- ОПФ РФ по Ульяновской области.