Курсовая архивное хранение
Содержание
Введение. 3
1.
Подготовка документов к архивному хранению.. 5
1.1.
Обработка дел. 5
1.2.
Экспертиза ценности документов. 9
1.3.
Оформление дел. 12
1.4.
Оформление обложки дела. 15
1.5.
Составление описи дел. 18
2. Сдача дел
в ведомственный архив. 23
3. Хранение
документов в электронной форме. 25
Список
используемой литературы.. 29
Приложения. 31
Завершающим этапом
процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению
и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов —
создание условий для их использования в справочной работе учреждений и
пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Система хранения
информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой
письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в
зависимости от точки зрения конкретного историка.
С появлением первых
документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник,
ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться
первым архивистом.
С появлением системы
государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и
использования значительно усовершенствовалась.16 июля 1712 г. - особая дата в
истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров»
правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ
вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их
систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда
ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся
документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию «
Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший
начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня
1918 г. , « О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».
После распада СССР
участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено
Соглашение о правоприемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с
принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при
Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в
систему Российских государственных архивов.
Документы предприятий,
отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное
хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для
хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют
ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об
архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов» , а
также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми
положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В
небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило отсутствует
специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности
архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность
документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие
государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается
осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон
: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение
и т. д.
Предприятие может
сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их
на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности
деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого
предприятия.
В процессе деятельности
фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество
документов. После их использования в оперативной деятельности для решения
текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как
накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации ,
надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т.е. они
выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и
использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Государственный стандарт даёт определение дела, как « Совокупность документов
или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и
помещённые в одну обложку». Дела считаются заведёнными с момента включения в
них первого исполненного документа. Они формируются в структурных
подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий
этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для
последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях
документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период
к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны
быть обработаны и сданы в архив учреждения [12, с. 90].
Например: дела за 2004
год должны обрабатываться в 2004 году. Дела для хранения готовятся в строгом
соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и
изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и
«Государственной системе документационного обеспечения управления». Обработка
дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности
документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и
долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся
под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.
Правила оформления
реквизитов 16, 19, 20, 22.
Документы состоят из
отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского
reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа
отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он
должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории
документов. От полноты и качества оформления документов зависит их
доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством,
подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением
Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с I
июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 . «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет
состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их
оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению
бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации, гербов субъектов РФ.
В новом государственном
стандарте определено 29 реквизитов (было 31).
16. Резолюция. В
резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п.,
зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим
должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок
исполнения, подпись и дату. Например:
Зайцевой А.В. Никитину
П.С.
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «ХИТЭК» к
21.02.99
Подпись 05.02.99
При наличии в резолюции
нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний
нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах,
не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается
исполнитель, ставите подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление
резолюции на отдельном листе.
19. Текст. Тексты
документов пишут на русском языке при направлении их
— в федеральные органы
государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской
Федерации;
— на предприятия, в
организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта
Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов
Российской Федерации.
Тексты документов могут
оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
При составлении текста в
виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть
выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете», или .«были», «находились» и т.д.). Характеристики,
выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы
должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если
таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф [16,
с.73].
Связный текст, как
правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания,
цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную
часть (например приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов.
выводы).
В тексте документа,
подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных
документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер,
заголовок к тексту.
Если текст содержит
несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы,
подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных
документах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначаличия, а также документах, адресованных руководству организации,
изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).
В распорядительных
документах коллегиальных органов те излагают от третьего лица единственного
числа («постановляет», «решил»).
В совместных
распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа
(«приказываю», «решили»).
Текст протокола излагают
от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах,
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа («от осуществляет функции», «в состав
объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют
следующие формы изложения:
— от первого лица
множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от третьего лица
единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
20. Отметка о наличии
приложения. Если документ им приложения, названные в тексте, отметка о них
делаете следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3
экз.
Если приложения в тексте
не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров
каждого. Например:
Приложения: 1. Штатное
расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л.
в 3 экз.
На приложении к
распорядительному документу в npaвом верхнем углу следует сделать отметку с
указанием название распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение
к
постановлению
администрации
области
от 10.01.97 №
30
Экспертиза ценности
документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их
формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов,
отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для
контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания
методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются
постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в
котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии
кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается:
рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет)
хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом
повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих
передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное
хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на
рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения
документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по
делопроизводству и т.п.
Отбор документов на
хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности
документов.
Экспертиза ценности
документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве
и заканчивается в государственном архиве [15, с. 178].
Первым этапом определения
ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы
предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности
уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из
оперативной работы , при подготовке документов к длительному хранению или
сдаче в архив учреждения.
Третий раз снова
уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение из архива
учреждения в государственный архив.
Экспертиза ценности
документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии(ЭК),
действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные
комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных
подразделений.
Порядок организации
работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в « Основных правилах работы
ведомственных архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа
квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих
канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии (3-5 человек).
В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.
- рассмотрение проектов
номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;
- организация ежегодного
отбора документов на хранение и уничтожение;
- рассмотрение годовых
разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения
(свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д.
Экспертиза научной и
практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные
сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и
утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием
сроков хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями
разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации,
типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие
функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учёт,
отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и
т.п.).
В зависимости от
значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или
временные (1, 3, 5, 10, 15 и т. д. лет). Срок исчисляется с 1 января года,
следующего за годом окончания дела.
Для ряда дел по личному
составу в перечне указан срок хранения «75 лет ЭКП-в», т.е. предполагается учёт
возраста человека, продолжительность хранения такого дела равняется разности
75 лет минус возраст человека [12, с. 90].
Отбор документов
постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия
с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел
постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками
хранения. Если в деле обнаружено, что вместе с документами постоянного
хранения в нём значительное количество документов временного хранения, дело
переформируется и документы постоянного хранения отделяются от временного. Если
в деле содержатся документы временного хранения , но различной ценности, с
разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее
ценной документации, т.е. больший. Одновременно проводится отбор документов и
дел временного ( до 10 лет ) хранения с истёкшими сроками хранения.
Выделяются 4 группы дел:
-постоянного хранения,
подлежащие в последующем передачи в государственный архив;
-длительного хранения в
архиве учреждения (свыше 10 лет);
-временного хранения (до
10 лет);
-подлежащие уничтожению в
связи с истечением сроков хранения.
Организация обязана
систематически описывать документы по личному составу и документы временного
хранения (свыше 10 лет) , обеспечивать их сохранность и учёт [6, с. 129].
По результатам экспертизы
ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10
лет) сроков хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Оформление дела — это
комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной
надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в
делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в
ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело
было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В
зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление
дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно)
хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в
скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов,
а также без составления заверительной надписи.
Законченные
делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения,
после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть
подготовлены к передачи в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел
включает две основных операции: оформление и описание дел. Оформление дел
производится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от
ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или
частичное (упрощённое) оформление дел. Дела временного ( до 10 лет
включительно) хранения подлежат упрощённому оформлению. Прежде всего выявляется
их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность
формирования , они остаются на скоросшивателях, листы не нумеруются , за
верительные надписи не составляются, систематизируются по номенклатуре дел и
сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного ,
долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В
соответствии с требованиями «Государственной системы документационного
обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов»
проводится их полное оформление, которое включает:
-перегруппировку
документов дела в прямой хронологической последовательности с января по
декабрь;
-подшивку или переплёт
дела;
-нумерацию листов;
-составление за
верительной надписи (листа-заверителя) дела;
-составление внутренней
описи документов дела (если это необходимо);
-оформление всех реквизитов
обложки дела;
Прежде чем подшить
документы дела, из них удаляются металлические скрепления, вкладывается чистый
бланк формы листа-заверителя, и , в тех случаях, когда к делу будет составлена
внутренняя опись, бланки форм внутренней описи. Все листы дела нумеруются
черным графитным карандашом (употребление чернил или цветных карандашей
запрещено) или нумератором в верхнем правом углу, не задевая текста документа.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не
нумеруется. Если дело имеет несколько томов нумеруется каждый том отдельно.
Лист любого формата ,подшитый за один край, нумеруется как один лист ( даже
если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется
как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной
стороне. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются
самостоятельно . Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом [13, с. 30].
В случае пропуска или
нумерации листов одной цифрой, на них ставят номера предыдущих листов с
прибавлением букв а, б, в и т.д. Все эти исправления отмечаются в конце дела в
заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера
зачёркиваются и всё дело нумеруется заново. В конце дела для учёта количества
листов на отдельном листе -заверителе дела составляется заверительная надпись,
в которой цифрами и прописью указывается количество листов, оговариваются все
особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле ( приложение №
1).
Формы листа-заверителя не
идентичны, но состав информации, вносимый в формы одинаков.
Для дел с особо ценными
документами , личных, судебных и следственных дел, дел о присуждении учёных
степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.д. при
подготовке к сдаче в архив составляется , если она не велась в течении года,
внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также и
делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом
случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск
необходимой информации.
В конце внутренней описи
дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего
количества документов в деле, включённых в опись и количество листов описи.
Дела подшиваются прочной
ниткой в твёрдую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются. При брошюровке
нельзя зашивать текст документа . В тех случаях, когда текст очень близко
подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается
полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.
Картон обложек для
постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы
обеспечивать долговременную сохранность документов. Наиболее ценные в
историческом и художественном отношении документы ( чертежи, рукописи и т.д.)
не подшиваются , а вкладываются в папки стремя клапанами и завязками или
специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их
можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
При оформлении обложек
дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его
непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс
дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих
особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле;
срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного
хранения предусматривается место для наименования государственного архива и
учреждения.
Следует особо отметить,
что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами
в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных
описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной
архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на
обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей
дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего
учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и
утвержденных руководителем учреждения [18, с. 71].
При заполнении реквизитов
обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения
пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают
его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела
переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на
корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце
делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или
долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если
название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения)
изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение),
на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения).
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной
с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В
необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания
документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел,
содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность
документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности
документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в
строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части
документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в
скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на
обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого
тома (части).
Важным реквизитом обложки
дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в
делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета
характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего
распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы,
письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также
дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов,
т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого
позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего
протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты
составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они
утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и
фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется
заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество
пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов
внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с
указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем
с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела
(недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями
и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт [10,
с. 95].
Для определенных
категорий дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения,
учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные
личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и
присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные
изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов,
заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется
внутренняя опись документов.
Государственный стандарт
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет опись,
как архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц
хранения, а также предназначенный для их учёта и закрепления систематизации».
Опись, таким образом,
служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е.
располагают в строго определённом порядке. Для учёта документов определённых
категорий дел постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения, что
вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности,
личные дела , дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также
внутренняя опись( приложение 2 ). Внутреннюю опись документов дела необходимо
также составлять в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет) сроков
хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного
хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи
составляют раздельно , то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе
раздельно. « Основные правила работы ведомственных архивов» предполагают также
составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных
только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные
отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.
При подготовке к
передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают
погодам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация
дел называется хронологически-структурная.
По окончании
делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного
хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел
представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их
состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их
учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным
видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и
описей.
С момента заведения и до
сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально
отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы,
которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать
документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях
(например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя
учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию
документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов
для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают
с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено
соответствующими ведомственными инструкциями [17, с. 38].
В течение делопроизводственного
года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения.
При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором
указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения
делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости
выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют
карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое
выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица,
получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.
За сохранность
документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность
заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны
обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и
у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об
имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения
учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только
по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные
карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата,
общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в
ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному
заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив),
предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и
утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10
лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны
храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе
делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных
случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в
ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет
ведомственный архив.
Правильность формирования
и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел
проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к
передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в
формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных
подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий
ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за
архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача
дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого
дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами
и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи
дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица,
передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.
Итоговая запись о
категориях и количестве дел,
заведённых в _______ году
в организации
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе
|
|
переходящих
|
с отметкой ЭПК
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
|
|
ИТОГО
|
|
|
|
Должность руководителя
службы
документационного
обеспечения
Подпись Инициалы,
фамилия
Итоговые сведения
переданы в архив
Должность передавшего
сведения
Подпись
Инициалы, фамилия
Итоговая запись о
категориях и количестве дел, заведенных в ___ году в структурном подразделении
|
|
В том числе
|
|
По срокам хранения
|
Всегоо
|
переходящих
|
С отметкой ЭПК
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
|
|
ИТОГО
|
|
|
|
Должность ответственного
за
делопроизводство подпись Инициалы, фамилия
Дата
Итоговые сведения
переданы в службу Документационного обеспечения управления министерства,
ведомства.
Должность передавшего
сведения подпись Инициалы, фамилия
Дата
Сдача дел из структурного
подразделения в архив учреждения , если он есть, проводится по графику,
составленному архивом , согласованному с руководителями структурных
подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна
проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше
10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются
работником ведомственного архива в присутствии работника структурного
подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается
отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого
экземпляра описи делается заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью
фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если
такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и
подписи лиц, осуществлявших её [16, c. 91].
Сверенные с описью дела
подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела
укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в
ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения.
Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив
регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.
Дела временного хранения
(до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во
многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, «Основные правила
ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой
делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их
хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
В недавно созданных
коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную
обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего
архива фирмы.
С переходом
делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении
и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы в электронном
виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены
по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с
традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо
сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск.
Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально
выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.
Прежде всего на жестком
диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как
бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам.
Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут
иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя»
должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание
документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте,
периоде, за который группируются документы (файлы) [9, с. 82].
Хранение файлов текущего
делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети
пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В
этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно
работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого
на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на
совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо
использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо
ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения
доступа к папке можно ввести пароль.
В организациях с большим
объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные
компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и
обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и
даже тысяч пользователей.
Все документы,
поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках,
создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в
целом) на основе стандартных классификаторов.
Один из основных
вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе –
это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов
складывается из:
·
устойчивого
электропитания;
·
резервного
копирования;
·
антивирусной
защиты;
·
профилактики и
диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенность электронного
хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по
завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить
сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и
распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с
использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах
формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за
истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год
будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может
быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема
информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный
носитель.
Документы постоянного и
долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы
временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по
истечении срока хранения и перезапись.
Сроки хранения документов
не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются
специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.
В качестве места для
хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько
папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и
копирование производится автоматически. В противном случае это делается
вручную: документы разделябтся по срокам хранения, создаются папки,
соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов
постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках
соответствующих подразделений.
Минимальный срок хранения
документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет
с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие –
проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка
сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.
Таким образом, организации, полностью
перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить
значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные
технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по
подготовке дел к архивному хранению.
По окончании делопроизводственного
года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения,
сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о
документах организации за истекший год используются для составления описи всех
документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по
порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой
список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в
начале дела.
Архивные правила предусматривают
составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие
автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи,
невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости.
Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в
архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на
государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных
описей легко могут быть сформированы обобщенные описина дела постоянного и
долговременного сроков хранения.
1. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная
система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению
и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.
3. Андреева В.И. Работа с документами в
делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО
«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
4. Андреева В.И. Делопроизводство:
Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО
«Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление
персоналом», 2003.
5. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П.,
Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве:
экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.
6. Басакина Н.В. Организация подготовки
и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности
// Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
7. Государственная система
документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования
к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
8. Делопроизводство : Учебник для вузов
/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:
ЮНИТИ – ДАНА, 2001.
9. “Делопроизводство на предприятии” –
практическое пособие, А.Б.Барихин, М.2000 г.
10. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное
пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.
11. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны
нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело
2002. №1. С. 4.
12. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к
формированию и оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.
13. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и
архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.
14. Основные правила работы ведомственных архивов. М.,
1988.
15. Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив,
2000.
16. Пособие по делопроизводству. Минск. Полымя 1993 г.
17. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в
фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
18. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы
документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.
Образец.
В деле подшито и
пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи
в том числе :
литерные листы 58 а, 120 а,
120 б.
Лист 150 имеет физическое
повреждение : разрыв и склейка.
Секретарь
подпись Ф.И.О.
Дата_______________
Приложение
2
Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя
опись документов дела №_____________
№№ ! Индекс !
Дата ! Заголовок ! Номера ! Примечание
п/п !докумен. !
документа ! документа ! листов дела !
1 ! 2 ! 3 ! 4 !
5 ! 6
Итого________________________
документов
цифрами и прописью
Количество листов внутренней
описи_______________________________
цифрами и прописью
Наименование должностного
лица, составившего
опись подпись расшифровка
подписи
Дата
Приложение 3
Форма описи постоянного и длительного сроков хранения
структурного подразделения.
Утверждаю
Наименование и должность руководите -
ля
структурного подразделения
Подпись расшифровка
подписи
Дата
Опись
___________________ №__________
название структурного
подразделения
Название раздела
№№ !Индекс ! Заголовок !
Дата ! Кол-во ! Срок ! Примечание
п/п !дела(то-! дела(тома,!
дела ! листов в! хранения !
! ма,част.! части
! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.) !
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 !
6 ! 7
В данную опись
внесено_______________________________ дел
( цифрами, прописью)
с №__________ по
№__________________ , в том числе
литерные
номера_______________________
пропущенные номера
_____________________
Наименование
должности расшифровка
составителя описи
подпись подписи
Дата
Приложение 4
Форма описи дел постоянного и
длительных сроков хранения.
Наименование
Утверждаю
предприятия
Руководитель предприятия
Подпись расшифровка
подписи
Дата
О П И С Ь №___________
Наименование раздела
|
№№
п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Дата
дела
|
Кол-во
листов дела
|
Срок
хранения
|
Примечание
|
В данную опись внесено
______________________ дел
(
цифрами, прописью)
№____________ по
№____________ в том числе :
литерные
номера_________________________
пропущенные
номера_____________________
Наименование
должности расшифровка
составителя
описи подпись подписи
Дата
Согласованно
Одобрено
Наименование
должности протокол
ЭК руководителя
предприятия предприятия
Подпись
расшифровка от__________№_____
дата подписи