Контроль и ревизия денежных средств

Контроль и ревизия денежных средств

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: Контроль и ревизия денежных средств

Студент                                   Варламова Елена Ивановна

Научный руководитель                   Варнакова Галина Федоровна

Рецензент                                Цербе Евгения Николаевна

Допустить к защите ГАК

Зав.кафедрой

_____________________

^(Ф.И.О.)

«___»___________2005 г.

Ульяновск   2005

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра ____________________________________

Специальность: Бухгалтерский учёт, анализ и аудит

ЗАДАНИЕ

ПО ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ

Студентки            Варламовой Елены Ивановны                                                       

1. Тема: Контроль и ревизия  денежных средств                                             

2. Срок сдачи студентом законченной работы: 01 октября 2005 года          

3.Исходные данные по работе: Гражданский Кодекс, Налоговый кодекс, инструкции, учебники, Положения по бухгалтерскому  учёту,  монографии, статьи, годовые отчёты за 2003, 2004г.г., регистры синтетического, аналитического учёта по ОАО «УЗТС»                                                          

4. Содержание разделов дипломной работы (наименование       глав)                            

Глава 1 Теоретические  основы  экономического контроля                                     

Глава 2 Учёт денежных средств в ОАО «УЗТС»                                             

Глава 3 Ревизия учёта денежных средств в ОАО «УЗТС»                              

5. Перечень графического материала: в дипломной работе   8  таблиц,         1        рисунок         

6. Дата выдачи задания     «    »              2005года

Подпись студента: __________________

Подпись руководителя дипломной работы (проекта): __________________

Содержание

Введение

В рыночных условиях хозяйствования экономический контроль выступает важным средством организации и регулирования всех видов деятельности по производству товаров, продуктов и услуг, включая и государственное управление, оказывающее нерыночные услуги обществу.

Экономический контроль направлен на обеспечение устойчивого и динамического развития отраслей народного хозяйства. К выполнению контрольных функций широко привлекаются специалисты учётно- экономического профиля, занятые как непосредственно в контрольно–ревизионных, так и учётно- аналитических службах организаций.

«Контроль» (от французского - дословно «список, ведущийся в двух экземплярах») означает проверку.

В узком смысле слова контроль – конкретно историческая категория, означающая наличие специального механизма сопоставляющего наблюдения за отдельными процессами и явлениями в соответствии с их целями. Экономический контроль, действуя в сфере экономики, обеспечивает отслеживание любых видов деятельности по производству товаров и услуг исходя прежде всего из целей самих товаропроизводителей, а в установленных случаях – всего общества.

Участие общественности в осуществлении экономического контроля реализуется благодаря конституционной гарантии свободы слова и средств массовой информации, а также права каждого на получение и распространение информации любым законным способом. При этом, сохраняя коммерческую тайну, государственную тайну и иную конфиденциальную информацию, законодательство предоставляет широкие возможности для общественных инициатив, что наиболее полно предоставлено в деятельности средств массовой информации, общественных объединений и политических партий, активно вторгающихся в сферу экономического контроля и проводящих собственные контрольные мероприятия либо использующих имеющуюся информацию третьих лиц.

Таким образом, сущность экономического контроля в условиях рыночной экономики состоит в отслеживании экономического производства для оценки его фактического состояния и принятия необходимых мер по результатам этого отслеживания.

Выполняя роль обратной связи, экономический контроль обеспечивает выявление отклонений в развитии экономического производства от заданных параметров (правового и иного нормативного регулирования, планирования, бюджетирования и т. д.) и выработку на этой основе соответствующих управленческих решений.

Отсюда следует, что экономический контроль занимает уникальное место в экономической системе, являясь незаменимым средством ее нормального функционирования на всех уровнях, начиная от хозяйствующего субъекта (микроэкономики) и заканчивая общенациональным уровнем (макроэкономикой). При этом его основное значение заключается в целенаправленном воздействии на ход воспроизводственных процессов для достижения оптимальных конечных результатов. Для хозяйствующих субъектов это означает прежде всего обеспечение эффективного использования контролируемых ими ресурсов, а для общества в целом – легальности и прозрачности бизнеса, усиления его социальной ответственности. Трудно представить, как в условиях рыночной экономики с присущими ей свободой выбора предпринимательской деятельности и конкуренцией можно эффективно вести дело, не отслеживая бизнес - процессы и не внося соответствующие коррективы по результатам этого отслеживания исходя из конечной цели каждого товаропроизводителя – обеспечения максимальной доходности бизнеса. В еще большей степени проблематично осуществлять государственное регулирование экономики без постоянного контрольного наблюдения за его соблюдением. Особенно характерно это для таких мер государственного регулирования, как лицензирование отдельных видов предпринимательской деятельности, государственная регистрация юридических лиц и предпринимателей без образования юридического лица, налогообложение, таможенное и валютное регулирование, формирование и исполнение государственного бюджета, охрана окружающей среды.

Всё возрастающее значение имеет экономический контроль в деле обеспечения прозрачности и социальной ответственности бизнеса, что непосредственно связано с интересами самих широких слоёв общественности, начиная от инвесторов, кредиторов, налоговых органов и заканчивая средствами массовой информации, общественными организациями  и отдельными гражданами, реализующими свои конституционные права на получение и распространение информации.

Дипломная работа выполнена на примере Акционерного общества открытого типа «Ульяновский завод тяжёлых и уникальных станков», созданного в 1992 г.

Завод основан в 1956 г. ОАО «УЗТС» учреждён в 1992 г. в соответствии с Указом Президента № 721 от 01.07.92г.

За период своего существования, с 1956г., заводом выпущено около 10000 металлообрабатывающих станков, в том числе по заказам Германии, Италии, Канады, США, Франции, Швеции, Японии. Более 3000 предприятий России и стран СНГ успешно эксплуатируют вертикально - фрезерные, горизонтально- фрезерные и специальные станки.

Предприятие специализируется на выпуске тяжёлого металлорежущего оборудования, коммерческой деятельности, оптовой и розничной торговле.

Учредителями предприятия являются: Комитет по управлению имуществом Ульяновской области, коллектив предприятия.

Численность персонала ОАО «УЗТС» составляет 910 человек, где промышленно- производственный персонал составляет 750 человек, непромышленный персонал (ЖКО, детский, сад, столовая и др.) – 160 человек.

Глава 1 Теоретические  основы  экономического контроля

1.1 Основные принципы, цели и задачи экономического контроля

Эффективное осуществление экономического контроля предполагает соблюдение системы основополагающих принципов как важнейших идей, составляющих структуру любой организации вообще и экономического контроля в частности. Известно, например, какое важное значение придавалось разработке и применению таких принципов в плановой экономике (к ним относились партийность, демократический централизм, массовость, гласность, всеобъемлемость, непрерывность, действенность, объективность, плановость, научность, экономичность). Аналогичные разработки характерны и для рыночной экономики, что особенно четко проявилось в системе нормативного регулирования аудиторской деятельности, чему посвящены специальные стандарты (международный стандарт 200 «Цель и общие принципы, регулирующие аудит финансовой отчетности» и национальный стандарт № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности»).

В качестве таких принципов в нормативных актах названы независимость, честность, объективность, профессиональная компетентность, добросовестность, конфиденциальность и профессиональное поведение [31, с. 225].

Предпринимаются попытки установить основные принципы в организации государственного контроля, к которым относят законность, объективность, подотчетность, гласность, разграничение деятельности и организационно-функциональную независимость.

Вместе с тем общепринятых принципов экономического контроля для всех видов и форм его осуществления пока нет ни в одной стране, хотя их можно выделить исходя из практики проведения контрольных мероприятий. В частности, в нашей стране достаточно распространены такие основные принципы экономического контроля, как законность, объективность, профессиональная компетентность, функциональная независимость, ответственность, действенность, рациональность.

Законность является одним из важнейших принципов экономического контроля и означает непременное соблюдение правовых норм действующего законодательства, регулирующих соответствующую среду контрольной деятельности. Этот принцип непосредственно вытекает из сути правового государства, и любой контролер, включая собственника хозяйствующего субъекта, не вправе игнорировать указанные требования, руководствуясь какими-либо иными соображениями при осуществлении контрольных функций [20, с. 146].

Объективность означает достоверность результатов контроля, что в свою очередь требует системного подхода, честности, добросовестности и беспристрастности при проведении контрольных мероприятий. Несоблюдение этого принципа ведет по существу к утере их смысла, делает невозможным принятие правильных решений, направленных на устранение недостатков и дальнейшее развитие бизнеса.

Профессиональная компетентность предполагает наличие специальной профессиональной подготовки, необходимой для эффективного выполнения контрольных функций. При всем многообразии участников и форм осуществления экономического контроля требуются знания и навыки, непосредственно связанные с приемами и способами проведения соответствующих контрольных действий.

Функциональная независимость обусловлена необходимостью обеспечить объективность контроля и требует определенной свободы профессионального поведения контролеров, не обремененных служебной подчиненностью по отношению к проверяемым лицам, а также организационной и финансовой зависимостью. О такой независимости следует вести речь на всех уровнях управления экономикой, начиная от хозяйствующего субъекта и заканчивая высшими контрольными органами государства, ибо в противном случае трудно, а чаще невозможно эффективно осуществлять контрольные функции [20, с. 148].

Ответственность связана с неотвратимостью правовых последствий при нарушении правовых норм действующего законодательства, регулирующих соответствующие сферы контрольной деятельности. Общие меры такой ответственности устанавливаются в актах законодательства по соответствующим отраслям права (гражданского, налогового, административного, уголовного и др.), в особенности - в законодательно-нормативных актах по отдельным видам и органам экономического контроля.

Действенность контроля означает его воздействие на экономику и выражается через эффективность мер, принятых по результатам его осуществления. Соблюдение этого принципа позволяет не только своевременно устранять недостатки и добиваться возмещения виновными лицами причиненного ущерба, но и создавать условия для более эффективного ведения дел и повышения общей культуры бизнеса [20, с. 150].

Рациональность предполагает соизмерение расходов на осуществление экономического контроля с экономическими выгодами, получаемыми от его проведения. Особенно важно учитывать этот принцип при формировании служб внутреннего контроля, а также системы государственных контрольных органов, не допуская их параллелизма, дублирования функций, громоздкости и добиваясь реагирования на «узкие» места в экономике. Здесь общий подход таков: получаемая экономическая выгода от проведения контроля должна многократно покрывать связанные с этим расходы [24, с. 78].

Для понимания сущности экономического контроля наряду с основными принципами важное значение имеет определение его целей и задач.

Выступая составной частью организации и регулирования экономического производства, экономический контроль направлен на достижение тех же целей, которые стоят и перед рыночной экономикой: повышение эффективности, усиление социальной значимости и приращение стоимости бизнеса. В соответствии с этим экономический контроль должен удовлетворять определенным требованиям, находящим отражение в следующих задачах:

а) проверка соблюдения действующего законодательства и иного нормативного регулирования финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов;

б) обеспечение сохранности контролируемых экономических ресурсов и выявление фактов недостач, потерь, порчи и иного нерационального использования;

в) проверка планов (смет, бюджетов), выявление и интерпретация отклонений фактических результатов от заданных параметров финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов;

д) выявление и использование резервов роста и повышения эффективности экономического производства;

е) проверка состояния бухгалтерского учета и внутреннего контроля, достоверности бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности;

1.2 Классификация видов и форм экономического контроля

Осуществить возложенные на экономический контроль задачи позволяет такая его организация, при которой в наиболее полной мере учитываются все основные принципы его построения. Важное значение при этом имеет правильное определение таких основных понятий экономического контроля, как его виды и формы, которые обусловлены соответственно организационным и методологическим классификационными подходами (рис. 1). При этом основу организационного признака составляют органы экономического контроля, означающие определенные коллективы людей, образованные специально либо уполномоченные для выполнения контрольных функций с соответствующим арсеналом действий и компетентности, и выступающие как субъекты экономического контроля [31, с. 73].

Органы экономического контроля составляют его организационную структуру и представлены как соответствующими службами в системе органов государственной власти, так и независимыми организационными формированиями в рамках гражданского законодательства (в виде хозяйственных обществ, товариществ, кооперативов, аудиторских союзов, средств массовой информации и т.п.), а также внутренними контрольными службами хозяйствующих субъектов.

Виды экономического контроля различают в зависимости от его субъектов и совокупности его контрольных органов, различающихся кругом действий и особенностями формирования. По этому признаку выделяют следующие четыре вида экономического контроля: государственный, внутренний, аудиторский и общественный (рисунок 1).

Государственный контроль представлен специальными органами государственного аппарата, компетенция которых распространяется на проверку соответствующих вопросов во всех отраслях национальной экономики. В ходе осуществляемых в стране социально-политических и экономических преобразований государственный контроль претерпел кардинальные изменения -от господствующего положения в дореформенном периоде до обычной практики, принятой в условиях рыночной экономики исходя из особенностей ее государственного регулирования на современном этапе.

Разновидностями государственного контроля выступают ведомственный и вневедомственный контроль. Первый из них представлен контрольными органами ведомств соответствующих отраслей экономики и сфер деятельности, рамками которых ограничивается его практическое осуществление. Ведомственный контроль является контрольной функцией каждого министерства, комитета или другого отраслевого (функционального) ведомства и направлен на систематическую проверку хозяйственной деятельности организаций и учреждений, входящих в систему того или иного ведомства. В отличие от органов государственного вневедомственного контроля, полномочия которых распространяются на все отрасли экономики, компетенция органов ведомственного контроля ограничивается системой только данного ведомства и может выходить при необходимости за его пределы лишь по взаимосвязанным операциям и с согласия другого заинтересованного ведомства. Должностное положение ведомственных контролеров также несколько отличается от статуса государственных вневедомственных контролеров. И, наконец, круг мер по результатам проведенных ревизий и проверок имеет определенные различия при государственном вневедомственном и ведомственном контроле [31, с. 115].

Рисунок 1 – Классификация видов и форм экономического контроля

Вместе с тем эти разновидности государственного контроля не противопоставляются друг другу, а, напротив, один вид контроля дополняется другим. Система одновременного функционирования государственного вневедомственного и ведомственного контроля предполагает наиболее эффективное воздействие экономического контроля на процессы экономического производства, поскольку при этом полнее учитываются интересы развития как отдельных ведомств, так и всей национальной экономики.

Внутренний контроль выступает составной частью системы корпоративного управления и осуществляется как непосредственно руководством и другими должностными лицами хозяйствующего субъекта, так и его специальными контрольными службами или привлеченными специализированными организациями. В свою очередь, внутренний контроль может осуществляться собственником (путем создания ревизионных комиссий или на договорной основе) и исполнительным органом путем создания специальной службы внутреннего контроля (аудита) либо непосредственно управленческим персоналом. В последнем случае такой контроль нередко называют управленческим, рассматривая его по аналогии с управленческим учетом одним из средств решения управленческих задач каждого юридического лица или индивидуального предпринимателя [26, с. 331].

Можно ожидать, что с развитием рыночных отношений в нашей стране внутренний контроль будет играть все более возрастающую роль, становясь неотъемлемым средством руководства бизнесом и благодаря этому распространяясь на все бизнес-процессы в рамках каждого хозяйствующего субъекта.

Аудиторский контроль характерен для рыночной экономики и появился в нашей стране лишь в начале девяностых годов прошлого века (если не считать его первые шаги в досоветский период). Представляя собой независимую проверку состояния бухгалтерского учета и достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудиторский контроль невольно вторгается и во все смежные вопросы финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов, благодаря чему он правомерно рассматривается как отдельный вид экономического контроля. Если принять во внимание, что в ходе осуществления аудита зачастую оказываются и сопутствующие консультационные услуги, то становится очевидным его особое значение для нормального ведения бизнеса. Не случайно именно в пореформенный период этот вид экономического контроля получает все более заметное развитие по сравнению с другими видами контроля [24, с. 177].

Общественный контроль осуществляется контрольными органами общественной самодеятельности и представляет собой самый массовый вид экономического контроля. Общественный контроль, как и государственный, с переходом к рыночной экономике подвергся существенной модернизации. Как известно, в советский период он провозглашался в качестве одной из форм развития социалистической демократии, средством постепенного превращения государственного аппарата в органы общественного самоуправления, для чего функционировала система органов народного контроля с идеей органического сочетания государственного контроля с общественной инспекцией в центре и на местах. В условиях становления рыночных отношений общественный контроль не постулируется государством, а развивается самостоятельно в той естественной среде, которая создается в рамках функционирования демократического и правового государства. Он представлен прежде всего в деятельности трудовых коллективов, наделенных трудовым законодательством определенными правами и гарантиями, которые обязаны соблюдать работодатели. Широкие возможности по осуществлению общественного контроля открывают конституционные права граждан на получение и распространение информации любым законным способом, что наиболее полно проявляется в деятельности средств массовой информации. Действенности общественного контроля существенно способствует самоорганизация граждан в виде экономических, потребительских, правозащитных и иных общественных объединений и движений. В реальную общественную силу превращаются профессиональные союзы и политические партии, активно использующие контрольную функцию для защиты интересов своих членов [23, с.231].

Основу методологического классификационного подхода экономического контроля составляют формы его осуществления, означающие сферу и технику проведения тех или иных контрольных мероприятий. В зависимости от признака, лежащего в основе того или иного методологического подхода, выделяют различные формы экономического контроля. К таким признакам относятся сфера применения контроля, время его проведения, источники контрольных данных, полнота охвата объектов контроля, периодичность проведения, способы и приемы его осуществления [29, с. 53]. По сфере применения экономического контроля различают финансовый и специализированный контроль.

Финансовый контроль охватывает финансовую сферу как совокупность экономических отношений, связанных с образованием и использованием фондов денежных средств. Имея в виду, что в рыночных условиях абсолютное большинство таких отношений опосредуется в денежном измерителе, финансовый контроль выступает преобладающей формой осуществления экономического контроля (он включает в себя финансово-хозяйственный, налоговый, бюджетный, таможенный контроль, банковский и страховой надзор). Видимо, по этим чисто практическим соображениям. В экономической литературе (особенно зарубежных авторов) контроль, осуществляемый в сфере экономики, понимается как финансовый контроль (или просто контроль в том же смысле). Вместе с тем отождествлять эти понятия неправомерно, ибо экономический контроль распространяется и на ту сферу экономических отношений, где денежный измеритель не используется, а зачастую и сами эти отношения не опосредуются в финансовой форме (мы их относим к специализированной сфере) [22, с. 234].

Специализированный контроль охватывает не финансовую, а специализированную сферу экономических отношений, связанных с технологическими и иными специфическими аспектами экономического производства. В отличие от многих других стран с рыночной экономикой в нашей стране традиционно действовала и сохраняется на современном этапе довольно разветвленная система специализированного контроля, включающая в себя лицензионный, санитарно-карантинный, транспортный, иммиграционный, метрологический контроль и т.п. [30, с. 117].

В отличие от финансового контроля, характерного для всех видов экономического контроля, специализированный контроль осуществляется преимущественно государственными органами, наделенными соответствующими полномочиями.

По времени проведения экономического контроля различают предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций, подвергающихся контролю, и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования экономических ресурсов. Форма предварительного контроля играет важную роль в финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов, в связи с чем ее целесообразно использовать прежде всего во внутреннем контроле непосредственно в процессе планирования, бюджетирования и до начала осуществления бизнес-процессов.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и призван оперативно устранять недостатки, выявлять и закреплять положительные тенденции в финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов. Экономический контроль в его текущей форме осуществляется всеми органами контроля и прежде всего внутренними контролерами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций и направлен на выявление уже допущенных недостатков или примененного положительного опыта. Благодаря последующему контролю обеспечивается объективная оценка деятельности хозяйствующих субъектов и отдельных должностных лиц. Эта форма контроля является самой распространенной и применяется в работе всех органов экономического контроля.

По источникам контрольных данных выделяют документальный и фактический контроль.

Документальным называется контроль, осуществляемый по документальным данным. В качестве источников контрольных данных выступают бизнес-планы, сметы, бюджетные задания структурным подразделениям хозяйствующих субъектов, годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность, формы статистической и налоговой отчетности, а также первичные документы и регистры, внутриуправленческая отчетность, справочники и другие документальные носители экономической информации.

Фактическим считается контроль, осуществляемый по данным осмотра в натуре проверяемых объектов. Достоинство фактического контроля состоит в том, что он обеспечивает безусловную достоверность контрольных данных. Однако из-за отсутствия необходимой информации во всей полноте он не в состоянии воссоздать всю картину хозяйственных процессов и объектов, поэтому его следует сочетать с документальным контролем [27, с. 87].

По охвату проверяемых объектов выделяют сплошной и выборочный контроль.

Сплошной контроль означает проверку объектов (хозяйственных операций) в сплошном порядке и характеризуется большой трудоемкостью, в связи с чем он используется по отдельным участкам финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов (обычно при обнаружении фактов недостач, растрат и хищений, а также в профилактических целях, например, при ревизии кассовых операций, финансовых вложений, отдельных видов материально-производственных запасов, основных средств и др. [31, с. 13].

Выборочный контроль ограничивается проверкой выборочного круга проверяемых объектов (хозяйственных операций) по существующим методам их отбора, на основании чего по выборочной совокупности формируются выводы по результатам проведенного контроля. Он получил широкое распространение в контрольно-ревизионной практике.

Следует отметить, что при проведении комплексных ревизий и тематических проверок рекомендуется шире сочетать сплошной и выборочный способы контроля, что существенно повышает их качество.

По периодичности проведения контроля можно выделить систематический (регулярный) и разовый (эпизодический) контроль.

Систематический (регулярный) контроль проводится, как правило, с определенной периодичностью и характерен для государственного, внутреннего и аудиторского контроля. В этом отношении общественный контроль часто осуществляется в разовом (эпизодическом) порядке и обусловлен в основном теми или иными общественными интересами (инициативами). Однако при наличии отдельных обстоятельств и разовый контроль может стать систематическим (впредь до решения поставленных вопросов, проведения какой-либо кампании и т.п.), а систематический контроль превратится в разовый (эпизодический) (например, при снижении пороговых значений критериальных показателей обязательного аудита).

По способам осуществления экономического контроля различают следствие (расследование), хозяйственный спор, проверку (обследование), экономический анализ, самоконтроль и ревизию.

Следствие (расследование) представляет собой такой способ контроля, при котором выявляются виновность физических лиц и размер причиненного ими материального ущерба. Специфика этого способа контроля заключается в том, что он осуществляется только судебно-следственными органами при наличии необходимых признаков уголовно наказуемых деяний отдельных должностных лиц. Результаты следствия (расследования) оформляются протоколами и постановлениями следственных органов (органов дознания) [21, с. 76].

Хозяйственный спор означает способ выявления соблюдения законности и обеспечения законных прав в хозяйственных взаимоотношениях экономических субъектов. Хозяйственные споры разрешаются органами Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, а также судами общей юрисдикции. В деле обеспечения правовых норм и обычаев делового оборота в стране правильное разрешение хозяйственных споров играет важную роль, что служит уникальным способом осуществления экономического контроля. Результаты рассмотрения хозяйственных споров оформляют в виде протоколов и постановлений.

Проверка (обследование) есть один из самых распространенных способов экономического контроля, заключающийся в установлении достоверности фактов о совершении тех или иных хозяйственных операций. Термин «проверка», адекватный в широком смысле слова понятию «контроль», в данном случае характеризует лишь один из его способов, который наиболее часто применяется либо в отдельных видах экономического контроля (аудиторского, общественного) или при необходимости специального изучения отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов. И в тех, и в других случаях результаты проверки оформляются обычно отчетами (справками) лиц, осуществляющих эти проверки. Разновидностью проверки является обследование, которое применяется обычно для подготовки к обсуждению или решению тех или иных вопросов хозяйственной деятельности путем их изучения на месте. Результаты обследования оформляют также в виде отчета (справки).

Экономический анализ представляет собой один из важных способов контроля, заключающийся в выявлении влияния отдельных факторов на результаты хозяйственно-финансовой деятельности хозяйствующих субъектов. Практическое осуществление экономического анализа как способа контроля совмещается обычно с другими способами (проверками, обследованиями, ревизиями и т.д.). Результаты анализа оформляют аналитическими таблицами, графиками, текстовым описанием [29, с. 224].

Самоконтроль означает осуществление экономического контроля непосредственно управленческим персоналом хозяйствующего субъекта и является преобладающей формой проведения внутреннего контроля.

Ревизия - важнейшая форма экономического контроля по способам его осуществления, что подчеркивается и названием данной учебной дисциплины «Контроль и ревизия». Одновременно Она выступает одним из элементов метода экономического контроля.

Перечисленные формы экономического контроля используются в контрольно-ревизионной практике не изолированно, а в сочетании, что существенно повышает действенность экономического контроля.

Основные положения этого нормативного документа сохранены и в действующих нормативных актах по экономическому контролю.

Начиная с 1992 г. в стране осуществляются радикальные политические и социально-экономические преобразования, направленные в конечном счете на построение правового демократического государства с рыночной экономикой и общепринятыми человеческими ценностями. Составной частью таких преобразований является переход на принятую в мировой практике систему учета и контроля, что наиболее ярко проявилось в последовательном освоении международных стандартов бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудита и социально-экономической статистики. Предпринимаются меры по введению в отечественную практику и общепринятых норм государственного финансового контроля в рамках международного сотрудничества их высших национальных органов (счетных палат и им подобных структур) [31, с. 33].

В настоящее время уже достаточно полно сформировалась отечественная система экономического контроля, характерная для стран с рыночной экономикой. Его основу составляют внутренний контроль самих хозяйствующих субъектов, непосредственно организующих и контролирующих экономические процессы, и независимый аудиторский контроль, выступающий в форме предпринимательской деятельности и благодаря этому обеспечивающий объективность своих результатов, а также государственный контроль, посредством которого реализуются меры по государственному регулированию экономики, и общественный контроль, способствующий соблюдению конституционных прав граждан на получение и распространение информации, в том числе связанной с функционированием экономики.

1.3 Основные организационные формы экономического контроля в Российской Федерации на современном этапе

На современном этапе развития страны экономический контроль в организационном отношении представлен главным образом органами государственного и аудиторского контроля, тогда как внутренний и общественный контроль осуществляется в рамках деятельности соответствующих коммерческих и некоммерческих организаций.

Основными органами государственного контроля являются: Счетная палата РФ, Главное контрольное управление Президента РФ, Министерство экономического развития и торговли РФ, Министерство финансов РФ, Федеральная налоговая служба, Федеральная таможенная служба и их территориальные органы, судебные и правоохранительные органы (система судов общей юрисдикции, Прокуратура РФ, Министерство юстиции РФ, Министерство внутренних дел РФ, Высший Арбитражный суд РФ и др.), отраслевые министерства и ведомства, органы специализированного государственного контроля (главным образом государственные инспекции разного рода), а также соответствующие государственные органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления. Рассмотрим задачи и функции основных федеральных органов государственного контроля [31, с. 47].

Счетная палата РФ является по существу высшим органом государственного финансового контроля, впервые в отечественной практике созданного в структуре законодательной власти. В соответствии со ст. 101 Конституции Российской Федерации Счетная палата образуется Советом Федерации и Государственной Думой Федерального Собрания (парламента) страны для осуществления контроля за исполнением федерального бюджета. По своему статусу Счетная палата РФ подотчетна только Федеральному Собранию и в рамках задач, определенных действующим законодательством, обладает организационной и функциональной независимостью, соблюдая при этом также основные принципы экономического контроля и прежде всего законности, объективности и гласности. В ее задачи входят: организация и осуществление контроля за своевременным исполнением доходных и расходных статей федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов; определение эффективности или целесообразности расходов государственных средств и использования федеральной собственности; оценка обоснованности проектов федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов. Для реализации указанных задач Счетная палата РФ самостоятельно организует свою деятельность (контрольно-ревизионную, экспертно-аналитическую, информационную и т.п.), обеспечивая единство и непрерывность финансового контроля на всех стадиях бюджетного процесса, начиная от оценки проектов федерального бюджета и заканчивая представлением заключения по отчету Правительства РФ об исполнении федерального бюджета за истекший финансовый год.

При этом основу всех контрольных мероприятий Счетной палаты РФ составляют ревизии и проверки, проводимые по месту расположения проверяемых объектов (вне зависимости от видов и форм собственности, если они получают, перечисляют, используют средства из федерального бюджета или используют федеральную собственность либо управляют ею, а также имеют предоставленные федеральным законодательством налоговые, таможенные и иные льготы и преимущества) [29, с. 11].

Руководители проверяемых организаций обязаны создавать нормальные условия для работы указанных сотрудников, предоставлять им необходимые помещения, средства транспорта и связь, обеспечивать техническое обслуживание и выполнение работ по делопроизводству.

В контрольно-ревизионной работе Счетной палаты РФ принят порядок, в соответствии с которым по итогам проведения ревизии или проверки соответствующие должностные лица составляют отчет, а при необходимости по отдельным объектам и вопросам в рамках данной ревизии или проверки оформляют промежуточные акты.

О результатах проведенных ревизий и проверок Счетная палата РФ информирует Совет Федерации и Государственную Думу, а также доводит до сведения руководителей соответствующих органов государственной власти и проверенных организаций в виде представлений для принятия мер по устранению выявленных нарушений или обязательных для исполнения предписаний (в случаях нанесения государству ущерба, умышленного и систематического несоблюдения порядка и сроков рассмотрения ее представлений), а при выявлении уголовно наказуемых нарушений передает соответствующие материалы в правоохранительные органы. При этом представление должно быть рассмотрено в указанный в нем срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения, о чем незамедлительно уведомляется Счетная палата РФ. Для исполнения ее предписания законодательством срок не установлен, но определено, что при неоднократном неисполнении или ненадлежащем исполнении предписаний Коллегия Счетной палаты РФ может по согласованию с Государственной Думой принять решение о приостановлении всех видов финансовых, платежных и расчетных операций по счетам проверяемых организаций.

Таким образом, создание и функционирование Счетной палаты РФ в новейшей истории нашей страны можно рассматривать как крупный реальный шаг в становлении и укреплении правового демократического государства.

Главное контрольное управление Президента РФ занимает особое место в системе государственного контроля, обеспечивая контроль и проверку исполнения федеральных законов, а также указов и иных решений Президента РФ, подготовку на основе проведенных проверок информации для Президента РФ о предупреждении нарушений и совершенствовании деятельности государственных органов исполнительной власти. Основные задачи этого контрольного органа: организация контроля и проверки деятельности федеральных и региональных органов исполнительной власти и их руководителей; взаимодействие с указанными государственными органами при осуществлении контроля и проверки исполнения федеральных законов; координация деятельности федеральных контрольных и надзорных органов при осуществлении таких проверок; подготовка предложений по результатам проверок о совершенствовании деятельности федеральных органов исполнительной власти, а при выявлении нарушений направление соответствующих материалов в правоохранительные органы; осуществление методического руководства аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Федеральном округе по вышеуказанным вопросам.

Министерство экономического развития и торговли РФ - федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий разработку и реализацию государственной социально-экономической политики. Оно наделено контрольными полномочиями в области регулирования экономических процессов лицензирования отдельных видов деятельности, развития государственного сектора экономики, применения государственных цен (тарифов), внешнеэкономического сотрудничества и иных направлений этой политики.

Основные задачи, полномочия и функции этого министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и агентств закреплены в соответствующих положениях, утвержденных Правительством РФ.

Министерство финансов РФ является федеральным органом исполнительной власти, обеспечивающим проведение единой финансовой, налоговой и валютной политики страны и координирующим деятельность в этой сфере иных федеральных органов исполнительной власти. На указанное министерство в числе основных задач возложено осуществление в пределах его компетенции государственного финансового контроля, для чего оно выполняет следующие контрольные функции: осуществляет контроль за целевым использованием средств федерального бюджета и государственных внебюджетных фондов, координирует политику федеральных органов исполнительной власти, на которые возложена ответственность за обеспечение своевременного поступления налогов и других обязательных платежей в федеральный бюджет; участвует в раз работке порядка и проведении контроля за поступлением доходов от имущества, находящегося в федеральной собственности; осуществляет контроль за обеспечением платежеспособности страховых организаций и надзор за их деятельностью; организует и проводит пробный надзор и государственный контроль за операциями с драгоценными металлами и драгоценными камнями. Для реализации этих задач и функций Министерство финансов РФ наделено необходимыми правами и имеет в своем составе соответствующие подразделения, среди которых департамент государственного регулирования финансового контроля, аудита и бухгалтерского учета, а также федеральные службы финансово-бюджетного надзора, страхового надзора по финансовому мониторингу, Федеральное казначейство, Федеральная налоговая служба, имеющие свои территориальные подразделения в субъектах РФ, что позволяет им оперативно выполнять возложенные на них функции на территории всей страны [28, с. 58].

Федеральная налоговая служба создана на базе функционировавшего в 1998-2004 гг. Министерства РФ по налогам и сборам. Правовой статус достаточно развернуто представлен в Налоговом кодексе РФ. Федеральная налоговая служба со своей сетью территориальных органов в виде управлений по субъектам РФ, межрегиональных, межрайонных и городских инспекций составляет единую систему налоговых органов страны. На нее возложены следующие контрольные функции: взимание налогов и сборов; координация деятельности федеральных органов исполнительной власти по вопросам налогов и сборов; государственный контроль за соблюдением налогового законодательства, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения налогов и других обязательных платежей в соответствующие бюджеты и государственные внебюджетные фонды, а также за производством и оборотом этилового спирта и аналогичной продукции.

В соответствии со ст. 31 Налогового кодекса РФ налоговые органы вправе: требовать от налогоплательщиков документы по установленным формам, служащие основаниями для исчисления и уплаты налогов и сборов, а также пояснения и документы, подтверждающие правильность их исчисления и своевременность уплаты; проводить налоговые проверки; проводить в установленном порядке выемку документов при проведении налоговых проверок, требовать от налогоплательщиков устранения выявленных нарушений налогового законодательства и контролировать выполнение указанных требований; взыскивать пени и штрафы по налогам и сборам; требовать от банков документы, подтверждающие исполнение платежных поручений налогоплательщиков и инкассовых поручений налоговых органов о списании сумм налогов и пени; привлекать для проведения налогового контроля специалистов, экспертов; вызывать в качестве свидетелей лиц, которым могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для проведения налогового контроля; заявлять ходатайства об аннулировании или о приостановлении действия выданных лицензий на право осуществления определенных видов деятельности; создавать в установленных случаях налоговые посты у налогоплательщиков; предъявлять в суды (общей юрисдикции и арбитражные) соответствующие иски (о взыскании налоговых санкций, ликвидации организаций, досрочном расторжении договора о налоговом кредите и т.д. [2, с. 11].

Кроме того контролирующими органами являются: Федеральная таможенная служба, Центральный банк РФ, Судебные и правоохранительные органы, Государственные органы субъектов РФ и муниципальные органы местного самоуправления они осуществляют аналогичные функции экономического контроля в пределах своих полномочий исходя из конституционного принципа разграничения государственной власти РФ, субъектов РФ.

Глава 2 Учёт денежных средств в ОАО «УЗТС»

2.1 Учет кассовых операций

Порядок ведения наличного денежного обращения на предприятиях установлены специальным Положением «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденным  Советом директоров Банка России (протокол от 19.12.1997г. № 47). Гражданский кодекс РФ не устанавливает каких-либо ограничений в способах хранения денежных средств, установление же такого порядка будет ему противоречить, поскольку в соответствии со ст. 3 ГК Российской Федерации никакие указы Президента не должны противоречить ему, при наличии такого противоречия они не подлежат применению.

Необходимые для текущей хозяйственной деятельности суммы наличных денег могут находиться в кассе. Касса ОАО «Ульяновский завод тяжёлых и уникальных станков»  предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов.

Учет денежных средств ведется на счете 50 «Касса». Счет 50 «Касса» является активным счетом. По дебету его отражается поступление денежных средств в кассу, по кредиту выдача денежных средств.

На предприятии к счёту 50 «Касса» открыты 3 субсчёта:

1)   касса организации;

2)   денежные документы;

3)   операционная касса.

В соответствии с действующими нормативными актами помещение  кассы в ОАО «Ульяновский завод тяжёлых и уникальных станков» специально оборудовано, оснащено охранной сигнализацией, помещение изолировано, все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах, посторонние лица в кассу не допускаются.

Всеми  операциями по приему и выдачи  денег из кассы в ОАО «Ульяновский завод тяжёлых и уникальных станков» занимается материально ответственное лицо-кассир.

При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинен ущерб хозяйству, то он обязан его возместить.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. Запрещается исполнять обязанности кассира  работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов.

В кассе разрешается  иметь минимальные  суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает лимит остатка средств в кассе.  В ОАО «УЗТС»  лимит остатка кассы  установленный Ульяновским ОАО ГБ «Симбирск» составляет в сумме 27500 рублей. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы - в течение трёх дней. Лимит устанавливается документом: Расчёт на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки (приложение А).

Основным каналом пополнения  наличных денег в кассе являются поступления  их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают не использованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги.

Все движения денежных средств по кассе должны оформляться кассовыми документами. Все документы по выдаче и принятию денежных средств должны быть оформлены по установленным формам в соответствии с требованиями.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ф.№КО-1) (приложение Б, В), в котором указывают: номер документа, дату, сумму, от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром. Регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале, в произвольной форме и поступает в кассу для оформления приема денег. После приема денег в кассу  плательщику выдают квитанцию с подписью главного бухгалтера и кассира.

Для выдачи наличных денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) (приложение Г). В нем указывается: номер документа, дата, кому выдаются: фамилия, имя, отчество, сумма, на какие цели или за что выданы деньги. Расходный кассовый ордер выписывают в бухгалтерии на основании заявления, на котором имеется разрешительная подпись руководителя хозяйства, и регистрируется в журнале (ф. № КО-3).

Расходный кассовый ордер ОАО «УЗТС» в строке кому выдаются деньги, после фамилии ставятся инициалы, проставляются корреспондирующие счета. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен требовать от получателя предъявления паспорта. Номер паспорта, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. В ОАО «УЗТС»  этой процедуры не проводят, № паспорта не проставляется.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир тщательно проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличия перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований расходный ордер не принимается к оплате. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере.

Когда деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Кроме того деньги из кассы могут выдаваться на основании платежных ведомостей (при выплате заработной платы). Платежная ведомость на выдачу заработной платы выписывается бухгалтером расчетного стола. Ведомость закрывается с указанием итоговой суммы прописью для выдачи. Подписывается руководителем и главным бухгалтером хозяйства. На ведомость должен оформляться расходный кассовый ордер на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. В ОАО «УЗТС» фактически выданная сумма по платежной ведомости списывается в расход, без оформления на платежную ведомость расходного кассового ордера. Это является нарушением в ведении первичных документов. На титульном листе платежной ведомости делается запись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром. Кассовая книга ведётся автоматизированным способом. В ней формируются два экземпляра листов: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. По итогам месяца на последнем листе вкладного листа кассовой книги печатается общее количество листов кассовой книги за месяц, за год.

Кассир подписывает оба листа — «Вкладной лист», «Отчет кассира» и передает последний вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации (приложение Д).

Ежедневно кассир подсчитывает итоги  операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число и передает в бухгалтерию с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии отчет кассира проверяется, группируется по корреспондирующим счетам.

В ОАО «УЗТС» учёт ведётся с применением программы 1С Предприятие.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции, является машинограмма Обороты по счёту 50 «Касса» (приложение Ж).

В первой  половине машинограммы отражают дебетовые  обороты счета 50 - приход денежных средств в кассу ОАО «УЗТС» Во второй половине машинограммы отражают кредитовые обороты счета 50 - расход денежных средств из кассы. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. Остаток выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, выведенные в машинограмме.

Итоги  кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» с корреспондирующими счетами по дебету переносят ежемесячно из машинограммы в Главную книгу. Итоговую сумму за месяц по дебету счета 50 «Касса» из машинограммы также переносят в Главную книгу, а составляющие его суммы по кредитуемым счетам переносят в кредит соответствующих корреспондирующих счетов (приложение К). В таблице 1 приведена схема бухгалтерских записей по счету 50 «Касса».

Таблица 1 – Схема бухгалтерских записей по счету 50 «Касса» в ОАО «УЗТС» за июнь месяц 2005 года

Из таблицы следует, что порядок отражения операций поступления и расхода денежных средств из кассы, корреспонденция счетов соответствует нормам.

Обязательно должна соблюдаться кассовая дисциплина на предприятии. Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя ОАО «УЗТС», главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности.

Нарушениями кассовой дисциплины считаются расходование полученных в банке наличных не по назначению, несоблюдение правил о расчетах наличными деньгами, несдача в банк денежной наличности в  установленные сроки и использование выручки не по назначению.

Оперативная работа по организации денежных средств является важнейшей стороной финансовой работы на промышленных предприятиях. В условиях перехода на рыночные отношения особенно не терпимыми становятся нарушения расчетной дисциплины, которые отрицательно сказываются на экономическом положении предприятий, замедляют оборачиваемость средств.

2.2 Учёт расчётов с подотчётными лицами

В практической деятельности ОАО «УЗТС» часто возникает необходимость оплачивать наличными деньгами закупки ТМЦ на других предприятиях и в розничной торговле, расходы по служебным командировкам и др. Для этого работнику организации выдают наличные деньги под его ответственность по распоряжению руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами. Деньги под отчет могут получать только сотрудники организации, уполномоченные приказом руководителя на право совершать хозяйственные, административные представительские и другие расходы, а также сотрудники,  направленные по распоряжению руководства организации в служебные командировки.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется расходным кассовым ордером.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Оформляя работников в командировку на основании издаваемого по этому поводу приказа работнику выдается командировочное удостоверение даже если командируемый вернется обратно в день выезда. Служебные командировки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер, не считаются командировками.

В состав командировочных расходов, возмещаемых командированному лицу включаются:

- оплата к месту проезда и обратно;

- оплата найма жилого помещения;

- оплата суточных за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по найму жилого помещения размер квартирных определяется по приложенным документам организаций, представляющих жилье.

Суточные за время нахождения в командировке за каждый день, включая выходные и праздничные дни,  а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных определяется в авансовом отчете таксировкой количества дней пребывания в командировке, включая день выезда и день приезда на установленный в данный период размер суточных. Размер суточных и квартирных устанавливается МФ РФ с учетом инфляции. Руководитель имеет право издать приказ об установлении более высокого размера суточных для своих работников.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются  по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Транспортные расходы по проезду к месту назначения и обратно возмещаются, согласно прилагаемых билетов, либо расчетным путем по тарифам, действовавшим в конкретном периоде, включая страховые платежи только по обязательному страхованию пассажиров, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за постельными принадлежностями, проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту.

Остальные расходы возмещаются в сумме фактических расходов только при наличии подтверждающих документов. Это сборы за услуги аэропорта, страховые и комиссионные сборы, расходы по получения заграничного паспорта, виз. Если нет документального подтверждения расходов, или они не предусмотрены инструкцией, то суммы, выданные по заявлению работника, подлежат отнесению за счет своей чистой прибыли и включению в совокупный годовой доход работника, кроме оплаты за жилье сверх норматива, подтвержденной документации.

По разрешению руководителя организации, в порядке исключения, производятся дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы с физических лиц.

На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяет по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицами только на цели, на которые они выданы.

При выдаче подотчетному лицу денежных средств для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность. Доверенность подтверждает право лица выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком.

Выдача наличных денег под отчет производится из кассы предприятия и регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России от 22.09.1993г. № 40.

Выдача наличных денег под отчет должна производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу, но это не всегда соблюдается. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

После проведенных хозяйственно-операционных расходов подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет образца по форме № АО-1 (форма введена в действие с 01.01.2002г.), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации». Авансовый отчет  (приложение Л, М, Н) сдается в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, или со дня возвращения из командировки. На основании авансового отчета из подотчетных сумм списывается выданный ранее аванс или выплачивается перерасход работнику из кассы. К авансовому отчету в обязательном порядке должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход полученных денежных средств (товарные чеки, накладные, кассовые чеки ККМ, и др.) первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Форма № АО-1 «Авансовый отчет» утверждается руководителем организации или уполномоченными на то лицами и принимается к бухгалтерскому учету.

В случае непредставлении отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращенных в кассу предприятия остатках неиспользованных сумм аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы возникшую задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

Операции по учету товарно-материальных ценностей и денежных средств у подотчетных лиц отражаются в учете с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Для учета таких операций используются  проводки представленные в таблице 2.

Таблица 2 – Корреспонденция счетов при наличном расчете за товары, полученные от подотчётных лиц

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным под отчет, для целей бухгалтерского учета используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму задолженности невозмещенного перерасхода. По дебету этого счета записываются суммы возмещенного перерасхода и выданные под отчет денежные средства по расходным кассовым ордерам, а по кредиту – использованные суммы на основании утвержденных авансовых отчетов.

В конце месяца все данные заносятся в машинограмму по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами», и анализ счёта (приложение П).

2.3 Учет операций по расчётным  и другим счетам

ОАО «УЗТС» хранит свободные денежные средства на расчетном счете в Ульяновском ОАО ГБ «Симбирск». Товаропроизводители могут обслуживаться по всем видам банковских операций в одном или нескольких  банках, причем как по месту своего нахождения, так и расположенных в другом месте.

Учет денежных средств на расчетном счете ведется на счете 51 «Расчетные счета». Счет 51 «Расчетные счета» является активным. По дебету его отражается  поступление денежных средств на расчетный счет, по кредиту - списание денежных средств с расчетного счета.

Для расчетного обслуживания между кредитной организацией и клиентом заключён договор банковского счета, который является самостоятельным гражданско-правовым договором. Согласно статьи 845 ГК РФ по указанному договору банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту, денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету, а клиент, в свою очередь - распоряжаться денежными средствами на счете с соблюдением  установленных договором правил.

В соответствии с инструкцией от 30.06.1992 года № 2-р «Правила открытия и ведения  в учреждениях сберегательного банка РФ счетов юридических лиц » (в ред. письма Сбербанка РФ от 10.05.1994 года № 01-938) учреждения банка открывают и ведут счета организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Для оформления открытия расчетного счета в банк предоставляются следующие документы:

- заявление на открытие расчетного счета (форма № 0401025);

- нотариально заверенные карточки (форма № 0401026) с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати хозяйства (2 экземпляра);

- копии учредительных  документов и свидетельства о государственной регистрации хозяйства;

- копию свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции;

- копию справки Госкомстата России о присвоении организации статистических кодов.

После проверки  главным юрисконсультом либо главным бухгалтером полноты и правильности представленных документов, управляющий банком делает отметку о разрешении открыть счет, которому присваивается соответствующий номер. С этого момента договор банковского счета считается заключенным.

Согласно Указу Президента от 21.03.1995 года № 291 хозяйствующих субъектов может иметь неограниченное количество расчетных счетов.

Основным счетом товаропроизводителей является расчетный счет. Он предназначен для зачисления выручки от реализации продукции (работ, услуг), учета своих доходов от вне реализационных операций, сумм полученных кредитов и иных поступлений, осуществления расчетов с поставщиками, бюджетом по налогам и приравненным к ним платежам, с рабочими и служащими по заработной плате и другим обязательным выплатам, включаемым в фонд потребления, с банками по полученным кредитам и процентам по ним, а также для платежей по решениям судов, арбитражей и других органов, имеющих право взыскивать средства со счетов юридических лиц в бесспорном порядке.

При перечислении денежных средств поставщикам ОАО заключает с ними договора.

Наибольшая доля безналичных платежей осуществляется с помощью платежных поручений (приложение Р, С). Они используются в расчетах как по товарным операциям (оплата полученных товаров и услуг, предоплата, погашение кредиторской задолженности, платежи по решению суда и арбитража, внесение арендной платы), так и не товарным операциям (платежи в бюджет и внебюджетные фонды, погашение банковских ссуд с уплатой процентов и т.д.), при этом нетоварные платежи совершаются только платежными поручениями. Инициатором в расчетах выступает плательщик, оформляющий платежное поручение, которое представляет собой письменное сообщение плательщика обслуживающему банку о перечислении  определенной суммы с его счета на счет получателя средств.

Поручение составляется хозяйством-плательщиком на специальном бланке (форме № 0401060) и содержит все необходимые для совершения платежа реквизиты. Оно представляется в банк, как правило, в 4 экземплярах: первый экземпляр банк возвращает на предприятие, этот экземпляр должен храниться в организации не менее 5 лет; второй экземпляр остается в банке, в котором открыт расчетный счет хозяйства; третий и четвертый экземпляры направляются в банк, в котором открыт счет получателя денег.

Срок действия платежного поручения ограничен 10 днями с момента выписки.

Платежное требование выписывается поставщиком после отгрузки товара на специальном бланке (форма №0401061) в 4 экземплярах и вместе с отгруженными документами направляется в банк: первый экземпляр с отметкой  банк возвращает в хозяйство, этот экземпляр должен храниться не менее 5 лет; второй экземпляр остается в банке, в котором открыт расчетный счет хозяйства; третий и четвертый экземпляры направляются в банк, в котором открыт счет плательщика. В течение 5 дней со дня поступления платежного требования в банк и передачи его плательщику, последний должен вернуть его в банк, объявив при этом принятое решение относительно этого документа. Плательщик принимает свое решение, основываясь чаще всего на информации, полученной из расчетных документов, поскольку при расчетах требованиями документы, как правило, поступают к плательщику раньше прибытия оплачиваемых товаров. При отказе от акцепта (полного или частичного) вместе с приложенными отгрузочными документами возвращается непосредственно поставщику.

Для снятия наличных денежных средств с расчетного счета оформляется денежный чек. Для  получения чековой книжки ОАО «УЗТС» представляет в банк заявление за подписями руководителя и главного бухгалтера, с оттиском печати и образцом подписи  лица, получающего чековую книжку. В заявлении указывается номер счета, с которого будут получаться денежные средства по чеку.

Денежный чек состоит из двух частей: отрывного листа и корешка чека. На отрывном листе указывают цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги. Отрывной лист денежного чека передается сотруднику банка, который выдает наличные деньги. Корешок остается в чековой книжке и должен храниться в организации 5 лет.

Чек действителен в течение 10 дней с даты его составления. Если этот срок истек, банк чек не примет. 

Наличные деньги, полученные по чеку, ОАО «УЗТС» приходует в кассу по приходному кассовому ордеру.

Прием наличных денежных средств от хозяйства для зачисления на расчетный счет производится  при оформлении специального бланка «Объявление на взнос наличными» (форма № 0402001). Бланк состоит из трех отрывных частей: собственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

Объявление на взнос наличными заполняется в одном экземпляре. Работник банка после принятия денежных средств подписывает квитанцию, ставит на ней печать, возвращает кассиру. Квитанция подшивается к расходному ордеру, которым оформляется выбытие денег из кассы. Заполненный ордер со своими отметками банк передает хозяйству вместе с банковской выпиской.

Учет денежных средств по счету 51 «Расчетные счета» ведутся на бланках лицевого счета - выписка банка (приложение Т). К выпискам банка прилагаются экземпляры документов, на основании которых совершены записи по лицевому счету.

Полученные выписки бухгалтер предприятия проверяет по соответствующим документам, являющимся основанием для платежей. После проверки выписки на основании приложенных документов делаются бухгалтерские проводки против каждой суммы в выписке.

Регистром бухгалтерского учета, по счету 51 «Расчетный счет» является машинограмма по счёту 51 и анализ счёта 51 (приложения У, Ф).

В оборотной ведомости находят отражение дебетовые и кредитовые обороты по счёту 51.

Основанием для бухгалтерских записей в машинограмме являются выписки банка с приложенными документами. Записи делаются по корреспондирующим счетам на основании выписок банка за каждый день или итогами по нескольким выпискам. Предварительно однородные операции суммируют в соответствии со сделанной разметкой в выписках банка и приложенных к ним документах.

Итоговые суммы оборотов по дебету счета 51 одновременно отражаются в соответствующих машинограммах по кредитовому признаку (журнал-ордер № 6,8,11 или соответствующие машинограммы). В таблице 3 приведены бухгалтерские проводки по расчетному счету ОАО «УЗТС».

Таблица 3 – Схема корреспонденции по счету 51 «Расчетный счет» ОАО «УЗТС» за июнь 2005 года

Оборот по кредиту счета 51 из машинограммы заносят в Анализ счёта общей суммой в графу «Оборот по кредиту». Одновременно все, составляющие этот оборот, записываются в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Дебетовый оборот по счету 51 из машинограммы  заносят в Анализ счёта в дебет счета 51 по кредитуемым счетам.

Из таблицы следует, что порядок отражения корреспонденции по поступлению и снятию с расчетного счета денежных средств соответствуют инструкции по применению плана счетов.

Организации могут иметь валютные счета, на которых хранятся денежные средства в иностранной валюте. Валютные счета могут открываться на территории  Российской Федерации и за ее пределами.

Счет 52 «Валютные счета» является активным счетом. По дебету его отражается поступление денежных средств на валютный счет, по кредиту  отражается списание денежных средств с валютного счета. Записи производятся на основе получаемых из банка выписок с валютного счета.

Счет 52 «Валютные счета» в  ОАО «УЗТС» не применяются, так как учет на предприятии в валюте не ведется.

Учет движения средств на специальных счетах ведется на счете 55 «Специальные счета в банках». На данном счете учитывается наличие и движение хранящихся в банке всех видов средств, предназначенных на целевые нужды, но данный счёт на предприятии не ведётся.

Глава 3 Ревизия учета денежных средств в ОАО «УЗТС»

3.1 Планирование ревизии, предварительная подготовка ревизии

Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа — это разработка программы и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть:

- администрация организации;

- собственник организации;

- государственные органы.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:

- цель ревизии;

- вопросы, подлежащие проверке;

- средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

-  сроки и место исполнения;

- состав участников ревизии;

- формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ревизии, например: анализ финансового состояния акционерного общества, влияние дебиторской и кредиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность акционерного общества и расчеты с бюджетом; проверка законности и эффективности использования внеоборотных активов. Перечисляются объекты ревизии, например: акционерное общество; его дочерние предприятия и филиалы. Часто в данном разделе приводится перечень структурных подразделений организации.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации, например, могут быть перечислены внеоборотные активы: основные средства; капитальные вложения; ценные бумаги; вложения в уставный капитал; оборудование к установке.

В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания, время работы и др.

В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной информации.

В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

Полная правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации,— при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.

План ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии должен обладать определенными характеристиками.

Действенность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.

Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей.

Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов. В нем предусматривается возможность привлечения к ревизии дополнительных ресурсов. Например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада без привлечения рабочих, по мере пересчета переносящих ценности в помещении.

Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть успешной. Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогичным программам проверки. Как правило, в аудиторских фирмах накапливаются материалы всех ревизий.

Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий должны храниться в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации.

Для участников ревизии подбираются систематизированный перечень действующих законодательных нормативных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции, необходимые инструктивные материалы.

Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов. Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатываются во время подготовки ревизии.

Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.

Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. Ревизоры готовят проект приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого — документы, удостоверяющие его личность.

Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы.

На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.

Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца выверенной, ревизоры должны пользоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

Ознакомление с объектом ревизии. Следующий шаг в процессе организации ревизии — это непосредственное знакомство с объектом ревизии.

Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой могут содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления (совета директоров, правления и др.). В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть,— номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов. С опытным работником организации нужно пройти по цехам и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

3.2 Методика проведения ревизии денежных средств в кассе, по расчетному счету и прочим счетам в банке

Ревизия кассы организации. ОАО «УЗТС» имеет специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приёма, выдачи и временного хранения наличных денег. Ревизия проводится внезапно. Во время ревизии прекращаются прием и выдача денежных средств. Посторонние лица в кассовое помещение не допускаются. Перед началом ревизии проверяются наличие у кассира обязательства о материальной ответственности, приказ о его назначении на работу, расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций.

Перед началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии наличных денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), фактически находящихся в кассе организации. В преамбуле акта содержится расписка кассира о том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственных лиц, сдавших и принявших ценности, и бухгалтерии).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается.

При обнаружении в кассе излишка или недостачи наличных денег в акте указываются их суммы и причины их возникновения. Представим данные контроля денежных средств анализируемого ОАО «УЗТС»  в таблице 4.

Таблица 4 – Данные контроля денежных средств в кассе ОАО»УЗТС»  за 20003-2005 годы

Из приведенных данных таблицы 4 видно, что инвентаризация проводится в ОАО «УЗТС» всего один раз в год, хотя следовало бы проводить 1 раз в квартал. Положительно, что по результатам инвентаризации расхождений с данными учета не наблюдается, поэтому бухгалтерские записи на их разницу не осуществляется. Если бы в результате инвентаризации были обнаружены излишки, то их необходимо оформить следующей проводкой: Дт 50 «Касса» Кт 91 «Прочие доходы и расходы». Недостача должна отражаться следующим образом:

- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – на сумму выявленной недостачи;

- Дт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Прочие доходы и расходы» – выявленные суммы отнесены на материально-ответственное лицо;

- Дт 50 «Касса» Кт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – в кассу внесена сумма недостачи.

На момент ревизии все кассиры-раздатчики должны сдать деньги главному кассиру и расписаться в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу неотраженные кассовые ордера и выводит остаток. После проверки кассового отчета инвентаризационная комиссия приступает к подсчету фактического наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе.

Главный кассир открывает сейф и в присутствии комиссии подсчитывает деньги и другие ценности, а затем их пересчитывает ревизор. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются. В виде исключения разрешается засчитывать выплаченные суммы по платежным ведомостям, по которым выплата еще не закончена и не истек срок разрешительной надписи, как наличные деньги. Все предъявленные кассиром частные расписки и другие незаконные документы перечисляются в акте ревизии с указанием, когда, кому, для какой цели, сколько и по чьему распоряжению (или без распоряжения) выданы деньги.

Наличные деньги пересчитываются по купюрам, пачки денег следует распечатать и проверить количество денег в них прямым счетом. Закончив пересчет наличных денег, ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности, ценных бумаг. Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяснений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Наличие бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности проверяется по видам бланков (по акциям, например, именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке расходных и приходных кассовых ордеров, подшитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи. Случай расхождения дат составления приходного кассового ордера и фактического оприходования в кассу поступивших сумм может свидетельствовать о незаконном использовании в течение какого-либо срока денежных средств для других целей или о попытке скрыть фактическое поступление денег в кассу.

Требование соблюдения лимита остатка кассы должно обеспечиваться на основании порядка ведения кассовых операций в РФ и Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. Если предприятие все же оставит в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, оно может быть оштрафовано. Сумма штрафа составит от 4000 до 50000 рублей. За это же нарушение руководителя организации могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей. Такие размеры штрафов установлены ст.15.1 Кодекса об административных нарушениях. Данные санкции применяются и при превышении лимита расчетов наличными денежными средствами по одной сделке.

Со вступлением в силу с 28 июня 2003 года Закона о контрольно-кассовой технике предприятие должно применять контрольно-кассовую технику даже в том случае, если его клиент – юридическое лицо. Налоговые органы обязаны следить за тем, чтобы предприятие всю наличную выручку пробивали через кассовый аппарат и выдавали покупателям чеки. Штрафы за неприменение контрольно-кассовой техники предусмотрены в статье 14.5 КоАП РФ. В нем сказано, что с организации за это могут взыскать от 30000 до 40000 рублей. На сотрудника, который допустил нарушения налоговые органы вправе наложить штраф в размере от 3000 до 4000 рублей.

В ОАО «УЗТС» не соблюдается кассовая дисциплина в части остатков денежных средств на конец дня в середине месяца, а также на отчётную дату, которые составляют различные суммы. Тем самым ОАО «УЗТС» может быть подвергнут штрафным санкциям.

Не соблюдается предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу, который не должен превышать 60000 рублей между юридическими лицами. Так в январе в кассу получено от ООО «Ноосфера» 90000 рублей по одному приходному ордеру, т. е. превышение составило 30000 рублей, за что в соответствии КоАП РФ ОАО «УЗТС» при проверке кассовой дисциплины налоговыми органами или банком может быть оштрафован. На протяжении всего проверяемого периода имеет место нечёткое оформление кассовых документов:

-отсутствует гашение приходных и расходных кассовых документов штампом «оплачено», «получено» с указанием даты;

- нет даты получения денежных средств получателями;

- сумма к выдачи пишется получателем с маленькой буквы, не с начала строки;

- имеет место не соответствие даты выписке расходного ордера и даты получения денежных средств получателями, к примеру выплачено 21. 04. 2004г., а расходный кассовый ордер составлен 24.04.2004г. 5000 рублей, выплачено 25.05.2004г., а расходный кассовый ордер составлен 31.05. 2005г.на сумму 1800 руб.

Общее поступление денежных средств в кассу ОАО «УЗТС» за май месяц 2005г. составило 20685777,76 руб. из которых 1540965,58 руб.от покупателей, за квартплату поступило 5424, 60 руб., с расчётного счёта поступило 14329092,96 руб., прочие поступления составили 4810294,62 руб. (приложение Х).

Общий расход денежных средств за этот же период составил 20685794,68, которые были направлены на:

-зарплату работникам предприятия 3749199,97 руб.;

- выдано под отчёт 687953,25 руб.;

- оплачено поставщикам 4762728,49 руб.;

-произведены платежи в бюджет 2482590,95 руб.;

- прочие выплаты 375225,18 руб.

Документы, не соответствующие требованиям Положения о ведении кассовых операций, не признаются оправдательными. В процессе ревизии необходимо тщательно проверять достоверность операций, отраженных в таких документах.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте ревизии указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Недостача взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Ревизия отражения кассовых операций в учете. Одновременно с ревизией кассы предприятия ревизор проверяет правильность отражения приходно-расходных операций на соответствующих счетах баланса. На каждом первичном документе или кассовом отчете бухгалтер предприятия должен указывать балансовый счет. Ревизор проводит сплошным или выборочным методом сверку оборотов по дебету и кредиту, а также остатков денег, показанных в кассовых отчетах, журналах, ведомостях и книгах. При обнаружении случаев неоприходования денег или разрыва между датами получения денег согласно выписке банка и оприходования их по кассе ревизор обязан выяснить причины и определить виновных лиц, обязанных письменно объяснить указанные злоупотребления и нарушения. Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка средств следует определить, правильно ли отражены по кассе наличные деньги, внесенные в банк на счета ревизуемой организации. Для этого ревизор составляет отдельную ведомость, где указывает дату и номер расходного кассового ордера, номер и дату квитанции банка о приеме денег, сумму и дату выписки банка, в которой отражено поступление денег. При анализе полноты и своевременности оприходования поступивших наличных денег из прочих источников рекомендуется проводить встречные проверки.

В ОАО «УЗТС» имеются кассиры-раздатчики, в чьи функции входит выплата заработной платы в цехах по платежным ведомостям или получение денег от покупателей при выездной торговле.

Главный кассир ведет книгу учета принятых и выданных денежных средств другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику) (форма № КО-5). Перед началом рабочего дня главный кассир выдает другим кассирам необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге формы № КО-5.

Кассиры-раздатчики в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда кассир-раздатчик обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

Если по платежной ведомости выдает деньги кассир-раздатчик, то в конце ведомости должна быть надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

Ревизия работы кассира-раздатчика. Ревизор обращает внимание на следующие особенности работы кассира-раздатчика: проверяет платежные ведомости, по которым выдается заработная плата, есть ли на платежных ведомостях разрешительные надписи на выплату денег с указанием срока выплаты, есть ли расписки лиц, получивших деньги, или отметка «Депонировано», если деньги не получены.

Установлен случай, когда рабочим начислялись премии в принятом порядке по показателям выработки. При проверке жалоб некоторых рабочих на несвоевременное начисление им причитающихся сумм ревизор обратил внимание на то, что премии начислялись давно выбывшим лицам, поскольку за выпиской документов на выдачу депонированных сумм не было должного контроля: в списке депонентов не были выделены выбывшие лица и не установлен особый режим выдачи этих сумм.

Выборочно следует проверять, все ли внесенные в платежные ведомости лица являются работниками ревизуемой организации, нет ли среди них подставных лиц. Такие факты можно обнаружить, сопоставляя фамилии лиц в платежной ведомости с данными учета личного состава, табелей и других документов. Для предупреждения подобных злоупотреблений платежные ведомости после их составления и до выплаты по ним денег следует передавать на визирование отделу кадров.

Согласно ст. 167 НК РФ, если покупатель не исполнил свои обязательства по договору, датой оплаты товаров признается наиболее ранняя из следующих дат:

- день истечения срока исковой давности;

- день списания дебиторской задолженности.

Таким образом, списанная в убыток дебиторская задолженность признается погашенной, и НДС у организаций, начисляющих налоги «по оплате», подлежит перечислению в бюджет.

Списать дебиторскую задолженность на убыток можно только по приказу или распоряжению руководителя организации по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности и резервов сомнительных долгов. Списанная дебиторская задолженность учитывается на забалансовом счете 007 «Списание в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Согласно действующему порядку сначала организация должна написать претензию дебитору. Претензия — это письменное уведомление, которое один участник договора направляет другому в случае, если тот нарушил свои обязательства по договору.

Если не удается уладить разногласия с помощью претензии, организация-кредитор предъявляет иск в арбитражный суд не позднее четырех месяцев с момента отгрузки продукции (товаров, работ, услуг). Ответчику-дебитору направляется копия искового заявления с приложением необходимых документов.

Зачет взаимных требований может быть произведен либо по заявлению одной из сторон, либо по соглашению сторон. Заявление необходимо составлять в безусловном порядке, не ожидающем согласия другой стороны на проведение зачета. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения заявления другой стороной. Подтверждением получения может служить почтовая квитанция, уведомление о получении. Заявление может составляться лишь после акта сверки расчетов взаимной задолженности.

Акт сверки расчетов взаимной задолженности составляется сторонами до проведения взаимозачета для выявления ее точных размеров. Данный акт применяется для проведения одностороннего или двустороннего взаимозачета. В соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-97 акт должен содержать справочные данные об организациях, проводящих сверку расчетов. Во вводной части проводится основание его составления: ссылка на договора или на какие-либо действия сторон. В акте указываются должности, фамилии и инициалы лиц, уполномоченных проводить сверку. Акт сверки должен иметь гриф утверждения, подпись руководителя организации, быть заверен печатью. Текст акта может включать пункты, подпункты или иметь табличную форму, далее указываются отметки о приложении, сведения о количестве экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Наличие акта сверки без указания в нем факта погашения встречных требований не погашает обязательств сторон.

Одним из самых распространенных способов продажи дебиторской задолженности — продажа по договору уступки права требования (цессии). Он предполагает переоформление первоначального договора, где в качестве одной из сторон будет выступать другая организация, которое приобретает не только право требовать погашения долга, но и другие права и обязанности первоначального кредитора, вытекающие из договора, по которому возникла дебиторская задолженность. Для того чтобы переуступить право требования дебиторской задолженности, не требуется согласия должника. Его только следует известить о переводе долга новому кредитору.

Важным моментом является то, что по договору цессии права передаются в полном объеме, т.е. новый кредитор может требовать от должника не только выплаты основного долга, но и уплату штрафов, пеней, неустоек.

К договору цессии прилагаются документы, подтверждающие сам факт задолженности, а также ее размер. Таким документом, в частности, может быть акт сверки взаимной задолженности кредитора и должника.

Иногда сторона, которая приобретает задолженность, требует от прежнего кредитора подлинник базового договора, так как с момента вступления в силу договора цессии новый кредитор становится одной из сторон этого договора. Зачастую именно это требование становится главным препятствием в переговорах.

Формой погашения дебиторской задолженности является проведение одностороннего зачета. Возможность проведения зачета в одностороннем порядке, представленная ст. 410 ГК РФ, является правом, а не обязанностью.

Необходимо ежемесячно проводить сверку взаиморасчетов с покупателями, одновременно являющимися поставщиками. Основанием для осуществления операции по счетам бухгалтерского учета может быть справка, составленная бухгалтерией организации.

Товарообменная сделка — это сделка, предусматривающая обмен исключительно товарами. Если одна из сторон сделки представляет другой не товары, а работы или услуги, то такая сделка не считается товарообменной.

Отношения сторон при осуществлении товарообменных операций регулируются главой 31 «Мена» ГК РФ. В соответствии со ст. 567 ГК РФ по договору мены каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой, т.е. объектом договора мены может быть только имущество, принадлежащее субъекту сделки на праве собственности. Иными словами, не могут стать объектом договора мены услуги, работы, обязательства.

Возможны три варианта договоров мены:

- стоимость товаров договором не установлена и товары признаются равноценными;

- товары признаны неравноценными и предусмотрено, что сторона, передающая товар меньшей стоимости, обязана уплатить другой стороне разницу в стоимости ее товара;

- товары признаны неравноценными, но порядок уплаты разности в ценах не установлен.

Согласно ПБУ 9/99, если невозможно установить стоимость получаемого имущества, выручка отражается исходя из стоимости того имущества, которое было передано по договору мены. Эта стоимость определяется по ценам, по которым организация обычно реализует такое же или аналогичное имущество сторонним покупателям.

Согласно ПБУ 10/99, если неизвестна стоимость передаваемого имущества, величину оплаты по договору мены определяют исходя из стоимости получаемого имущества. Эта стоимость рассчитывается по ценам, по которым обычно организация приобретает такое или аналогичное имущество.

Понятие «бартер» в ГК РФ не определено. Определение бартера дано в Указе Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1209 «О государственном регулировании внешнеторговых бартерных сделок». Внешнеторговыми бартерными сделками признаются сделки, предусматривающие обмен эквивалентными по стоимости товарами, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности.

Бартер предусматривает более широкий спектр объектов, в отношении которых осуществляется обмен. По договору бартера обмениваются как товары, так и работы, а по договору мены объектом обмена являются только товары, принадлежащие сторонам сделки на праве собственности.

Учет дебиторской задолженности ведется в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции № 16 или машинограмме, которая является регистром аналитического учета одновременно по двум счетам — 90 «Продажи» (в части отгрузки — графы 1—4 ведомости) и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции позволяет:

- определить объем выручки от реализации;

- определить дебиторскую задолженность за каждым покупателем и время ее образования;

- отразить бухгалтерские проводки по счетам синтетического учета, в том числе по списанию дебиторской задолженности (графы 13, 14 ведомости № 16).

Суммы в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции должны регулярно сверяться с сальдо счета 62.

Двусторонним документом для оформления зачета взаимных требований может быть акт зачета взаимных требований. В нем должны быть указаны сведения об основаниях возникновения задолженности (реквизиты договоров), дата проведения взаимозачета и сумма взаимных требований. Иногда акт зачета взаимных требований называют соглашением. Требования к форме акта зачета взаимных требований такие же, как и к акту сверки задолженности.

Для проведения взаимозачета необходимыми документами являются:

-  акты выполненных работ с окончательной суммой платежа по каждому из договоров и обязательным выделением сумм НДС;

-  накладные на отгрузку и оприходование продукции (товаров) с выделением НДС;

- акты сверок сумм начисленных кредиторских и дебиторских задолженностей в балансах организаций с обязательным выделением сумм НДС.

На дату проведения зачета взаимных требований делаются следующие записи:

Дт 60 — Кт 62 — закрыты задолженности в сумме зачета;

Дт 68 — Кт 19 — отражен НДС в зачет бюджета;

Дт 76 — Кт 68 — начислен оплаченный НДС с выручки.

Проверка реальности и законности расчетов с дебиторами и кредиторами. Ревизор проверяет законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями (потребителями), разными дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам. Необходимо выяснить, проведена ли в установленном порядке годовая инвентаризация всех расчетных статей баланса и отражены ли ее результаты в учете и отчетности; не значатся ли на расчетах с поставщиками недостачи материальных ценностей, подлежащие отнесению на виновных лиц или списанию на издержки обращения в пределах норм естественной убыли, незаконно перечисленные по бестоварным счетам или в порядке авансирования поставщиков под предлогом возврата кредиторской задолженности.

Проверяются также своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание этих документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок и скидок, предусмотренных прейскурантами и особыми условиями поставки. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность по расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам продукции, своевременно ли составлены акты приемки (приходные ордера), полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, поступившие без сопроводительных документов, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам, не оплаченным в установленные сроки, и задолженности по неотфактурованным поставкам.

При запущенности бухгалтерского учета расчетов следует организовать проведение внеплановой инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, проанализировать оборачиваемость дебиторской задолженности, период погашения её, сделать соответствующий анализ по каждому дебитору. Анализ приведен в таблице 5.

Таблица 5 – Анализ оборачиваемости дебиторской задолженности в ОАО «УЗТС»

Согласно данным таблицы 5, заметим, что оборачиваемость дебиторской задолженности ускорилось. Так в 2004 г. она составляла 4,5 оборота, что на 2 оборота больше, чем в 2003 г. Следствием ускорения оборачиваемости является уменьшение периода погашения дебиторской задолженности в 2004 году на 64 дня по сравнению с 2003 г. Данное положение позволяет судить об улучшении состояния расчетов с дебиторами. Доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов в 2004 г. снизилась на 1,6 пункта по сравнению с 2003 г. Снижение данного показателя свидетельствует об увеличение мобильности структуры имущества предприятия. Анализ дебиторской задолженности необходимо дополнить анализом кредиторской задолженности.

Необходимо выяснить следующие факты: какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности (особенно просроченной); производится ли взаимная сверка с дебиторами и кредиторами сумм задолженности; имеются ли подтверждения о размерах долгов; существует ли нереальная дебиторская и кредиторская задолженность, каковы причины и лица, виновные в ее возникновении; соблюдается ли установленный порядок списания на убытки сумм безнадежной дебиторской задолженности; нет ли фактов необоснованного списания дебиторской и кредиторской задолженности на результаты деятельности; не производилось ли списание как безнадежной дебиторской задолженности поставщиков, покупателей и заказчиков стоимости оплаченных и фактически полученных товарно-материальных ценностей, но не оприходованных под отчет материально ответственных лиц; не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям (или на другие счета) недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков.

Кредиторская задолженность возникает, как правило, вследствие существующей системы расчетов между предприятиями, когда доля одного предприятия-покупателя другому погашается по истечении определенного периода. Кредиторская задолженность возникает также в тех случаях, когда предприятие сначала отражает у себя в учете возникновение задолженности
 (перед работниками по оплате труда, перед бюджетом по разного рода платежам, внебюджетными фондами и тому подобное), кроме того, кредиторская задолженность является следствием несвоевременного выполнения предприятием своих платежных обязательств.

Ее объем, качественный состав и движение характеризуют состояние платежной дисциплины, которая в свою очередь, свидетельствует о степени стабильности финансового состояния предприятия.

Наличие краткосрочной кредиторской задолженности означает, что в ОАО «УЗТС» несвоевременно осуществляет платежи по своим обязательствам и нарушает сроки погашения задолженности. Несвоевременные расчеты по причитающимся платежам создают финансовые затруднения у других предприятий, организаций и учреждений.

Показатели оборачиваемости кредиторской задолженности определяются аналогично показателем оборачиваемости дебиторской задолженности. Анализ оборачиваемости кредиторской задолженности приведен в таблице 6.

Таблица 6 – Анализ оборачиваемости кредиторской задолженности в ОАО «УЗТС»

Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности показывает расширение или снижение коммерческого кредита, предоставляемого организации. Оборачиваемость кредиторской задолженности (в днях) показывает средний срок возврата долгов организации по текущим обязательствам.

Данные таблицы 6 показывают, что состояние расчетов предприятия с кредиторами улучшилось. Оборачиваемость кредиторской задолженности ускорилась. В 2003 г. она составляла 0,5 оборота, в 2004г. – 1 оборот. Вследствие ускорения оборачиваемости происходит снижение периода погашения кредиторской задолженности в 2004 г. на 360 дней по сравнению с 2003 г. Доля кредиторской задолженности в общем объеме сократилась на 16,7 пункта в 2004 г. по сравнению с 2003 г.

Инвентаризация расчетов с покупателями. Инвентаризация расчетов проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Приказом предусмотрены инвентаризационные описи для инвентаризации товаров отгруженных, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Основным при проведении такой инвентаризации является факт подтверждения (согласования) задолженности с дебиторами (кредиторами) по результатам сверки задолженности (встречные проверки).

Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

У организации возникают расчеты с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных задач. При выдаче денежных средств организация обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

- выдавать денежные средства работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. В него могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.

Банком России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, товарно-материальных ценностей должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации, и т.п. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п. Ревизор проверяет учётные и отчётные данные (баланс, форму №2 – Отчёт о прибылях и убытках ) (приложение Ц, Ш).

Оприходование материалов и прочих хозяйственных расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.

Наиболее часто встречаются в ОАО «УЗТС» следующие нарушения:

- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

- выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

- несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

3.3 Результаты оформления ревизии денежных средств

Результаты ревизии оформляются актом, который состоит из вводной и описательной частей.

Вводная часть акта ревизии содержит следующую информацию:

-  наименование темы ревизии;

-  дату и место составления акта ревизии;

-  кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, указание на плановый характер ревизии или ссылка на задание);

-  проверяемый период и сроки проведения ревизии;

-  полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

-  ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

-  сведения об учредителях;

-  основные цели и виды деятельности организации;

-  имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

-  перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

-  кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

-  кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии включает разделы в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии должны быть соблюдены объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Результаты ревизии излагаются в акте на основании проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в организации документами, результатами проведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускаются различные выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, сведениями из материалов правоохранительных органов и ссылками на показания, данные следственным органам.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но должна соблюдаться разумная краткость изложения при обязательном отражении ясных и полных ответов на все вопросы ревизии.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или необходимо принять срочные меры по их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, составляется отдельный (промежуточный) акт и у этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации.

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежащим образом оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

Денежные средства. Инвентаризация наличных денежных средств в кассе организации заносится в акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, в начале которого даются ссылки на номер и дату распорядительного документа, указывается дата фактического проведения инвентаризации кассы, приводятся подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица, а также содержатся две расписки материально ответственного лица: во-первых, о том, что все документы сданы в бухгалтерию и все наличные денежные средства оприходованы, и, во-вторых, о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

В акте предусмотрено место для объяснения материально ответственным лицом причин выявленных излишков или недостач. Руководитель организации обязан в акте отразить решение, принятое по итогам инвентаризации наличных денежных средств.

Расчеты с подотчетными лицами. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования. Итоговый инвентаризационный документ по подотчетным суммам не предусмотрен Минфином России. Он разрабатывается инвентаризационной комиссией самостоятельно и должен отвечать общим требованиям к акту инвентаризации: иметь дату и номер распорядительного документа, даты фактического начала и окончания инвентаризации, подписи всех членов инвентаризационной комиссии.

Итоговая таблица акта должна содержать сведения по каждому подотчетному лицу, даты выдачи и погашения аванса, оценку его целевого использования. В акте должны содержаться сведения о фактических и бухгалтерских данных по подотчетным суммам.

В ОАО «УЗТС» имеет место несвоевременная сдача неизрасходованных сумм и авансовых отчётов в бухгалтерию (не позднее трёх дней), выдача сумм лицам, имеющим задолженность по ранее полученным аванса, очень часто встречаются авансовые отчёты не подписанные подотчётным лицом, имеют место выплаты командировочных за один день командировки.

Расчеты с покупателями, поставщиками. Инвентаризация расчетов с покупателями и поставщиками должна подтвердить обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, числящейся по счетам бухгалтерского учета. Кроме этого, инвентаризация должна выявить обоснованность сроков исковой давности по кредиторской и дебиторской задолженности.

Итоги инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками заносятся в акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17, вначале которого даются ссылки на дату и номер распорядительного документа, даты фактического начала и окончания инвентаризации. Все члены инвентаризационной комиссии заверяют данные акта своими подписями.

Итоги инвентаризации заносятся в две таблицы. В первой таблице фиксируются сведения по дебиторской задолженности, во второй — по кредиторской. Графы таблиц идентичны, в первом случае речь идет о дебиторах, во втором — о кредиторах:

- наименование и номер счета бухгалтерского учета, где числится дебиторская (кредиторская) задолженность;

- сумма задолженности по данным бухгалтерского учета;

- сумма задолженности, подтвержденная документами дебитора (кредитора);

- сумма задолженности, не подтвержденная документами дебитора (кредитора);

- сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности.

К данной форме акта Минфин России предусмотрел приложение под названием «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Справка представляет собой аналитическую таблицу, которая содержит следующие графы:

- наименование и адрес дебитора, кредитора;

- за что числится задолженность;

- дата начала задолженности;

- сумма дебиторской, кредиторской задолженности;

- наименование, дата и номер документа, подтверждающего задолженность;

- лицо, виновное в пропуске срока исковой давности (или по чьей вине возникла задолженность). На предприятии следует применять следующие формы акта инвентаризации и инвентаризационной описи.

Таблица 7 – АКТ инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Унифицированная форма № ИНВ - 17)

Таблица 8 – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма № ИНВ - 16)

Заключение

Экономический контроль занимает уникальное место в экономической системе, являясь незаменимым средством ее нормального функционирования на всех уровнях, начиная от хозяйствующего субъекта и заканчивая общенациональным уровнем. При этом его основное значение заключается в целенаправленном воздействии на ход воспроизводственных процессов для достижения оптимальных конечных результатов. Для хозяйствующих субъектов это означает прежде всего обеспечение эффективного использования контролируемых ими ресурсов, а для общества в целом – легальности и прозрачности бизнеса, усиления его социальной ответственности.

Инвентаризация денежных средств проводится в ОАО «УЗТС» всего один раз в год, хотя следовало бы проводить 1 раз в квартал. Положительно, что по результатам инвентаризации расхождений с данными учета не наблюдается, поэтому бухгалтерские записи на их разницу не осуществляется.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе организации заносится в акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, вначале которого даются ссылки на номер и дату распорядительного документа, указывается дата фактического проведения инвентаризации кассы, приводятся подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица, а также содержатся две расписки материально ответственного лица: во-первых, о том, что все документы сданы в бухгалтерию и все наличные денежные средства оприходованы, и, во-вторых, о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

В акте предусмотрено место для объяснения материально ответственным лицом причин выявленных излишков или недостач. Руководитель организации обязан в акте отразить решение, принятое по итогам инвентаризации наличных денежных средств.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Наличие бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности проверяется по видам бланков (по акциям, например, именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке расходных и приходных кассовых ордеров, подшитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи. Случай расхождения дат составления приходного кассового ордера и фактического оприходования в кассу поступивших сумм может свидетельствовать о незаконном использовании в течение какого-либо срока денежных средств для других целей или о попытке скрыть фактическое поступление денег в кассу.

В ОАО «УЗТС» не соблюдается кассовая дисциплина в части остатков денежных средств на конец дня в середине месяца, а также на отчётную дату, которые составляют различные суммы. Тем самым ОАО «УЗТС» может быть подвергнут штрафным санкциям.

Не соблюдается предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу, который не должен превышать 60000 рублей между юридическими лицами. Так в январе в кассу получено от ООО «Ноосфера» 90000 рублей по одному приходному ордеру т. е. превышение составило 30000 рублей, за что в соответствии КоАП РФ ОАО «УЗТС» при проверке кассовой дисциплины налоговыми органами или банком может быть оштрафован. На протяжении всего проверяемого периода имеет место нечёткое оформление кассовых документов:

-отсутствует гашение приходных и расходных кассовых документов штампом «оплачено», «получено» с указанием даты;

-на некоторых документах нет даты получения денежных средств получателями;

- сумма к выдачи пишется получателем с маленькой буквы, не с начала строки;

- имеет место не соответствие даты выписке расходного ордера и даты получения денежных средств получателями, к примеру выплачено 21. 04. 2004г., а расходный кассовый ордер составлен 24.04.2004г. 5000 рублей, выплачено 25.05.2004г., а расходный кассовый ордер составлен 31.05. 2005г.на сумму 1800 руб.

В ОАО «УЗТС» имеет место несвоевременная сдача неизрасходованных сумм и авансовых отчётов в бухгалтерию (не позднее трёх дней), выдача сумм лицам, имеющим задолженность по ранее полученным аванса, очень часто встречаются авансовые отчёты не подписанные подотчётным лицом, имеют место выплаты командировочных за один день командировки.

Инвентаризация расчетов проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Приказом предусмотрены инвентаризационные описи для инвентаризации товаров отгруженных, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Основным при проведении такой инвентаризации является факт подтверждения (согласования) задолженности с дебиторами (кредиторами) по результатам сверки задолженности (встречные проверки).

Результаты проведения анализа дебиторов и кредиторов за 2003-2004г. на ОАО «УЗТС»  показали, что:

-  кредиторская задолженность значительно превышает дебиторскую, это значит что;

-  предприятие не исполняет свои обязательства перед кредиторами. Это говорит о недостаточно эффективной расчетно-платежной системы;

-  доля сомнительной задолженности незначительна в общей величине дебиторской задолженности.

Оборачиваемость дебиторской задолженности ускорилось. Так в 2004 г. она составляла 4,5 оборота, что на 2 оборота больше, чем в 2003 г. Следствием ускорения оборачиваемости является уменьшение периода погашения дебиторской задолженности в 2004 году на 64 дня по сравнению с 2003 г. Данное положение позволяет судить об улучшении состояния расчетов с дебиторами. Доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов в 2004 г. снизилась на 1,6 пункта по сравнению с 2003 г. Снижение данного показателя свидетельствует об увеличение мобильности структуры имущества предприятия.

Состояние расчетов предприятия с кредиторами улучшилось. Оборачиваемость кредиторской задолженности ускорилась. В 2003 г. она составляла 0,5 оборота, в 2004г. – 1 оборот. Вследствие ускорения оборачиваемости происходит снижение периода погашения кредиторской задолженности в 2004 г. на 360 дней по сравнению с 2003 г. Доля кредиторской задолженности в общем объеме сократилась на 16,7 пункта в 2004 г. по сравнению с 2003г.  На предприятии при инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками следует применять унифицированную форма № ИНВ-17, по инвентаризации ценных бумаг - унифицированную форму № ИНВ-16.

Показанные недостатки в учёте позволят улучшить состояние организации учёта денежных средств на предприятии.

Результаты ревизии оформляются актом, который состоит из вводной и описательной частей.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, в редакции изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 21.03.2002 г. № 31- ФЗ.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации Ч.1 и 2. - в редакции изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 25.07.2002 года № 116 - ФЗ.

3. Кодекс об административных правонарушениях.

4. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129 – ФЗ (в ред. Фед. зак. от 23.07.98г. № 123 ФЗ, от 28.03.02. № 32 ФЗ, от 10.01.03. № 8 ФЗ, 30.06.03. № 86 ФЗ).

5. Федеральный закон от 22.05.2003г. № 54 - ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт».

6. Закон РФ от 19.10.92 № 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле».

7. Указания ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами».

8. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05. 01.1998г. № 14-П (в ред. 31.10.2002г.).

9. МСФО 7 «Отчеты о движении денежных средств» п. 19.

10.  Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных  организациях на территории Российской Федерации от 25 марта 1997г. № 56.

11.  Положение Банка России от 5.01.1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».

12.  Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 09.12.1998г. № 60 н (в редакции изменений, внесенных приказом Минфина РФ от 30.12.1999 года №107н) ПБУ 1/98.

13.  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998г.№34н (в редакции приказов Минфина РФ от 24.03.2000г. № 31 н).

14.  Положение о безналичных расчетах в РФ от 03.10.2002г. №2-П.

15.  Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 06.05.1999 №32 н (в редакции приказа Минфина РФ от 30.12.1999г. №107 н), ПБУ 9/99.

16.  Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации », утвержденное приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33 н (в редакции приказа Минфина РФ от 30.12.1999 №107 н), ПБУ 10/99.

17.  Инструкция Центрального Банка Российской Федерацией от 4 октября 1993 года № 18 «О порядке хранения и расходования денежных средств».

18.  Инструкция от 30 июня 1992 года № 2-р «Правила открытия и  ведения в учреждениях банка РФ счетов юридических лиц».

19.  План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций агропромышленного комплекса и методические рекомендации по его применению, утвержденный приказом Минсельхоза РФ от 13.06.2001г. № 654.

20.  Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995г. № 49.

21.  Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденные приказом Минфина России от 28.06.2000года № 60н.

22.  Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. - М.: Дело и Сервис, 2000.

23.  Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учебно-практическое пособие / М.С. Абрютина, А.В. Грачев. - М.: Дело и Сервис, 1998.

24.  Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. - М.: «МАРТ», 2000.

25.  Аудит / Под ред. проф. В.И.Подольского. - М.: ЮНИТИ, 2000.

26.  Бухгалтерский учет: Учебник / П.С. Безруких, В.Б. Ивашкевич, Н.П. Кондраков и др.; под ред. П.С. Безруких. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бухгалтерский учет, 2003.

27.  Бочаров В.В. Управление денежным оборотом предприятий и корпораций. - М.: ЮНИТИ, 2002.

28.  Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / Под ред. Ю.А. Бабаева-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

29.  Ковалев В.В. Финансовый анализ. Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности.- М.: Финансы и статистика, 1996.

30.  Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

31.  Ревизия и контроль: Учебное пособие / М.В. Мельник, А.С. Пантелеев, А.Л. Звездин; под ред.проф. М.В. Мельник. - М.: ИД ФБК ПРЕСС, 2004.

Дипломная работа выполнена мной совершенно самостоятельно. Все использованные в работе материалы и концепции из опубликованной научной литературы и других источников имеют ссылки на них.

"___"_____________ 2005 г.

                                                                               Варламова Елена Ивановна

                   (подпись)                                                                                                                              (Ф.И.О.)