Показатель
|
Значение
|
Количество
сотрудников в компании, чел.
|
80
|
Количество
пользователей информационной системы с правом ввода информации.
|
20
|
Количество
документов в книге продаж, шт./мес.
|
ок.1500
|
Количество
документов в книге покупок, шт./мес.
|
ок.100
|
Номенклатура
товаров и услуг, шт.
|
св.150
|
Приход/расход
складов, шт./мес.
|
ок.200
|
Количество
складов.
|
3
|
Рассматриваемое предприятие по размеру и объему документооборота можно отнести
к среднему.
Наиболее оптимальные системы для средних предприятий (10-100
рабочих мест) должны опираться на технологию клиент-сервер, иначе при таком
количестве пользователей неминуемы излишние затраты на аппаратное и программное
обеспечение. Рассмотрим существующие в данное время на российском рынке
программные продукты подобного типа.
Все их можно разделить на две группы: российской разработки
и зарубежной.
Рассмотрим подробнее интересующие нас характерные
особенности двух этих групп.
На рынке отечественных разработок сейчас активно происходит
процесс укрупнения бизнеса. Мелкие компании-разработчики либо перестают
существовать на рынке, либо поглощаются более крупными компаниями. В западных
странах в результате этого процесса на рынке осталось около пяти основных
производителей программных продуктов предназначенных для системной интеграции.
Почему следует обратить внимание на этот процесс?
Фирма, для которой разрабатывается данный проект, настроена
на длительное существование на рынке, и необходимо внимательно отнестись к
разработчику программного продукта, это должна быть достаточно крупная компания
нацеленная на развитие и занимающая прочное место на рынке. Прогресс не стоит
на месте, ежегодно выпускаются новые версии программного обеспечения,
потребитель постоянно переходит с одной версии на другую, это гораздо более
безболезненный процесс, чем перевод информационной системы с одного
программного продукта на другой, часто это просто не возможно. Но при уходе
разработчика с рынка, рано или поздно из-за отсутствия сервиса и морального
устаревания программного продукта потребуется такой перевод или создание новой
информационной системы на базе другого поставщика, и как следствие потеря части
информации, парализация системы информационного обмена внутри компании на
какое-то время и повторное вложение значительных денежных средств.
Поэтому при рассмотрении российских программных продуктов
остановимся только на крупнейших разработчиках.
Программных продуктов западной разработки на российском
рынке очень не много все они адаптированы под наши отечественные условия и
весьма дорогостоящи.
Рассмотрим возможные варианты:
Таблица 3.2
Краткая характеристика программных продуктов и производителей
Производитель
|
Краткая
характеристика программного продукта
|
Фирма1С
|
Крупный российский разработчик
программного обеспечения для мелкого и среднего бизнеса. С разветвленной
сервисной сетью. Занимает ок. 50% рынка в Санкт-Петербурге
Интересующий нас программный
продукт 1С:Предприятие Версия 7.7
Конфигурация позволяет вести
одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и
финансовый.
Существует SQL
версия, работающая с MS SQL Server
|
БЭСТ
|
Российская разработка, В
Санкт-Петербурге занимает примерно 25% рынка малых и средних предприятий.
Модульная система. Предназначенная для создания комплексов взаимосвязанных
АРМ. Хороша для торговых организаций имеющих торговый зал, т.к. хорошо
комбинируется с ККМ. Windows версия появилась
недавно.
Существует клиент-серверная версия
на основе Betreive
|
Галактика
|
Российская разработка, хорошо
проработанная DOS версия, позиционирована как система
для крупных предприятий. Давно существует клиент-серверная версия. Система
собственных дилеров, которые занимаются внедрением.
|
Инотек
|
Российская разработка, в
Санкт-Петербурге занимает примерно 8% рынка для малых и средних предприятий.
|
продолжение таблицы 3.2
Супер – Менеджер
|
Российская
разработка, в Санкт-Петербурге распространена слабо. Позиционирован как
программный продукт для крупных организаций. Существует клиент-серверная
версия.
|
R-3
|
Немецкая
разработка, адаптированная для Российского рынка фирмой R-стайл.
|
Platinum
|
Американские
разработки, имеют всемирную налаженную систему поставок и большой опыт
работы. Поставляется всегда с внедрением, «коробочный» вариант не продается.
Есть клиент серверные и SQL версии. Очень высокая
стоимость по сравнению с нашими аналогами (на 5 ПК стоимость продукта с внедрением
около 40 000$).
|
Scala
|
Сравним основные программные продукты по ряду критериев:
1. Доступность
сервиса. Как уже было отмечено выше, информационная система является объектом
непрерывного изменения, адаптации и совершенствования, кроме этого немаловажный
фактор наличие гарантийных обязательств, возможность получения консультаций и
их стоимость. Какая существует литература по работе с данным программным
обеспечением и есть ли возможность обучения. Существуют ли скидки лицензированным
пользователям на новые версии программы.
Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)
2. Соответствие
заданной управленческой структуре. Имеется в виду размер компании и количество
пользователей системы. Не стоит приобретать мощную систему если предполагается
2-3 пользователя и не имеет ни какого смысла использовать базу данных
рассчитанную на мелкие фирмы, там где число пользователь превышает сто человек.
Но здесь следует учесть и перспективы развития фирмы и возможный рост числа
пользователей системы.
(соответствует заданным параметрам, не соответствует)
3. Наличие Windows – версии. Наиболее распространенной операционной
системой является Windows-95 и сохранение привычного для пользователя
интерфейса и назначений функциональных клавиш представляется нам разумным. И
облегчит процесс обучения пользователей.
(есть, нет)
4. Удобство
интерфейса. Подразумевается удобство ввода информации и отсутствие повторения
одних и тех же операций, а так же удобство представления аналитической
информации.
(высокое, среднее, низкое)
5. Настраиваемость.
В данной компании проводится не обычная автоматизация учета, а создается единая
информационная система, связывающая различные отделы единым информационным
пространством и кроме стандартных бухгалтерских операций потребуется создать
целый ряд оригинальных решений для данной фирмы.
Оценивается по шкале (высокая,
средняя, низкая)
6. Стоимость
одного рабочего места. Понятно, что компания готова потратить какую-то сумму
денег для проведения нововведения, но она не должна превышать установленного
руководством фирмы лимита.
(Стоимостная оценка)
7. Возможно
ли написание базы данных собственными силами. Это дополнительное условие
несомненно являющееся плюсом. Но не оказывающее решающего воздействия.
Таблица 3.3
Сравнение программных продуктов по заданным критериям.
Программный продукт
|
Критерии оценки
|
|
Сервис
|
Соответствие размерам
|
Win
|
Интерфейс
|
Настраи-ваемость
|
Стои-мость, 1 р/м, $
|
1:С
|
Выс.
|
Да
|
Да
|
Выс.
|
Выс.
|
250
|
БЭСТ
|
Сред.
|
Да
|
Нет
|
Нет
|
Низ.
|
200
|
Галактика
|
Выс.
|
Да
|
Да
|
Сред.
|
Выс..
|
300
|
Иннотек
|
Сред.
|
Да
|
Да
|
Сред.
|
Сред.
|
200
|
Супер-Менеджер
|
Сред.
|
Да
|
Да
|
Сред.
|
Сред.
|
350
|
R-3
|
Низ.
|
Да
|
Нет
|
Сред.
|
Сред.
|
200
|
Platinum
|
Выс.
|
Да
|
Да
|
Выс.
|
Выс.
|
5000
|
Scala
|
Выс.
|
Да
|
Да
|
Выс.
|
Выс.
|
5000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Сравнив программные продукты видно, что наиболее подходящим
по заданным критериям является 1:С Предприятие 7.7 SQL.
Дополнительным плюсом является возможность создания системы собственными силами
это позволит уменьшить затраты на нововведение. Кроме этого в процессе создания
собственной системы сотрудники получат опыт в области системной интеграции, и
фирма сможет предоставлять своим клиентам новую услугу.
Ту часть документооборота, которая связана с
внесением/изменением информации в системе можно разделить условно на два вида –
бухгалтерская и оперативная. Под бухгалтерскими будем понимать внесение таких
изменений в систему, которые вызывают формирование бухгалтерских проводок.
Особенностями бухгалтерской информации являются:
1. Изменения
вносятся только на основании правильно оформленных документов, имеющих в
обязательном порядке дату и номер (такие документы называются первичными).
2. Первичные
документы при складировании упорядочиваются (обычно по номерам). Должна
существовать возможность всегда легко найти и проверить первичный документ, на
основании которого была внесена бухгалтерская проводка.
3. Высокие
требования к достоверности внесения информации, так как ошибки могут вызвать
финансовые потери на штрафы при налоговых проверках.
Всю остальную информацию (учет переписки, нарядов-заказов на
выполнение работ, сведений о клиентах) можно отнести к оперативной.
При больших объемах документооборота удобно использовать
следующую схему формирования и контроля исходящих бухгалтерских документов:
-
оператор формирует и распечатывает документ с уникальным штрих кодом,
состоящим из номера и контрольной суммы документа;
-
после оператор проверяет документ, и считывает штрих-код сканером;
-
система находит документ, проверяет контрольную сумму и если она
совпадает, выполняет проведение документа, если контрольная сумма не совпадает
то выдается информационное сообщение.
Такой же процесс можно использовать при учете большого
потока скажем заказов-нарядов.
Рис.
10. Процессная схема работы фирмы в будущем состоянии.
Таблица 3.4
Тактический план
развития
|
1
этап. Подготовительный.
|
1-ый месяц
|
Назначение
менеджера курирующего проект.
|
|
Обеспечение
информированности сотрудников
|
|
Подбор
сотрудников в группу проводящую разработку и реализацию проекта.
|
|
2
этап. Проектирование и постановка задачи.
|
2-ой месяц
|
Внутренний
аудит для выявлений проблем учета.
|
|
Описание
бизнес процессов для постановки задачи и написания интерфейса.
|
|
Создание
структурной схемы организации.
|
|
3
этап. Создание системы.
|
3-ий месяц
|
Создание
оболочки.
|
|
Тестирование
и доработка.
|
|
Перекачивание
данных из БД Access и БД 1:С Бухгалтерия 6:0.
|
|
Анализ
остатков за период и проверка корректности переноса данных.
|
|
4
этап. Внедрение системы.
|
4-ый месяц
|
Обучение
пользователей.
|
|
Плавный
перевод пользователей на новую системы.
|
|
Сбор
отзывов пользователей и доработка системы по мере возникновения
необходимости.
|
|
5 этап.
Поддержание работоспособности системы.
|
|
Назначение
лица или группы лиц ответственных за поддержание системы.
|
Стратегический
план развития (срок 1 год)
Введение бухгалтерской подсистемы и обеспечение получения
информации по оплате в режиме реального времени.
Создание налаженной системы регулярного напоминания
должникам.
Создание эффективной системы учета работ.
Улучшение существующей системы поставок и сервиса.
Анализ полученного эффекта и планирование дальнейших
изменений.
Оценка экономического эффекта от ввода интегрированных
информационных систем для малых и средних предприятий достаточно сложна. Для
наших условий вообще вряд ли есть стандартные алгоритмы для этого, потому что
основой бум появления этих предприятий начался всего 5-6 лет назад.
Руководители при внедрении информационных систем обычно
руководствуются следующими соображениями:
-
теперь это есть у всех, это характеризует уровень сервиса, это важное
конкурентное преимущество;
-
с ростом компании предыдущая система исчерпала свои возможности,
расширение ее требует на порядок больше затрат (создание новой структуры в
организации), поэтому выгоднее вложить деньги дорогие, но перспективные новые
технологии;
-
нет других способов улучшить качество предоставляемых услуг (например,
сколько кассиров в ж/д кассах не сажай, все равно без ПК будут очереди).
Введение информационной системы на первом этапе выявляет
много организационных проблем в организации. Хотя скорость ввода и обработки
информации увеличивается, однако выявляется необходимость вести учет по
дополнительным позициям, что требует большего ввода информации. Может быть
достаточно много непредсказуемых факторов, таких как скажем выявление
неучтенного товара или даже целого склада или непродуктивного расходования
ресурсов.
Попробуем оценить прямую выгоду от увеличения эффективности
работы по клиентам задерживающим платежи. Существуют 2 основных способа работы
с должниками – это прозвонка с напоминаниями (занимает больше времени, но
наиболее эффективна, т. к. есть личный контакт) и рассылка писем с
напоминаниями (занимает меньше времени, но и менее эффективна). Обычно
сочетаются оба этих способа. Исходные данные расчета приведены в таб. 3.5.
Таблица 3.5
Исходные данные
Показатель
|
В
существующей системе
|
В
новой системе
|
Время,
необходимое для определения задолженности, мин
|
5
|
0,1
|
Среднее
время звонка 1-ому клиенту, мин
|
30
|
30
|
Выход
оплативших по звонкам, %
|
80
|
80
|
Печать
1 письма с напоминанием и расшифровкой задолженности
|
10
|
0,1
|
Выход
оплативших по письмам %.
|
50
|
50
|
При количестве клиентов 3 000, около 15 % задерживают
платежи. Из них 10% - это неплательщики, которым достаточно письменного
напоминания о наличии задолженности, 5% - это «злостные» неплательщики, в
работе с которыми требуется звонок по телефону – это 300 и 150 клиентов
ежемесячно.
При существующей системе требуется ((5+30)*150 +
10*300)/60=135,7 часов чистого рабочего времени, для выполнения этой работы.
При новой информационной системе потребуется
((30+0,1)*150+0,1*300))=75,75 чистого рабочего времени.
Производительность возрастет как минимум на 55%, даже без
учета того, что из-за более быстрого и точного прохождения информации о
платежах, напоминания будут идти более избирательно.
В конечном итоге, если принять, что платежи 10%*0,5+5%*0,8=9
% клиентов собираются после напоминания, то учитывая возросшую эффективность
работы объем собираемых платежей можно увеличить как минимум на 3-4 %.
Рис. 11. Системная
карта будущего состояния.
При внедрении любого нововведения менеджер сталкивается с
сопротивление людей.
Лучшим решением по решению проблемы сопротивления будет
создание мотивации. То есть необходимо со стороны руководства:
1. Обнаружить
и показать неудовлетворенности текущим состоянием.
2. Обеспечить
участие в нововведении.
3. Ввести
систему поощрений.
4. Предоставить
людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.
Рассмотрим, как можно использовать
эти меры в нашей ситуации:
Þ
Прежде всего, необходимо разъяснить сотрудникам, почему
руководство недовольно текущим состоянием информационной системы в настоящее
время и каким оно хочет его видеть в будущем. Подробно объяснить, почему
принято решение создать новую систему собственными силами, а не какое-то иное
решение. Лучше всего сделать это на общем собрании сотрудников фирмы, которое
должно быть первым шагом к внедрению нововведения. Надо обнародовать цели и
план развития, а так же разъяснить роль каждого сотрудника. Разъяснить, что
будет проведена работа по обучению и заверить, что перемены не приведут к
увольнению среди сотрудников. Это позволит уменьшить слухи, связанные с
нововведением и как следствие снизить страх перед ним. Руководство должно
обратиться к сотрудникам, с просьбой высказать свои мысли, идеи и пожелания.
Заверить, что наиболее интересные будут отмечены и учтены в процессе проектирования
и внедрения.
Þ
Для вновь создающейся группы, ответственной за проект, требуются
сотрудники в первую очередь их надо искать среди собственных сотрудников. Надо
тщательно проанализировать имеющиеся кадры и предложить принять участие в
проекте. Более всего это касается отдела прикладных программ и сотрудников
работающих по сдельной форме оплаты. Необходимо объявить среди них свободный
набор во вновь создаваемую группу. Отказ всегда должен быть четко мотивирован.
Вероятно, потребуется и набор новых опытных программистов.
Þ
Для избежания мифов о старых добрых временах надо регулярно
информировать людей о ходе нововведения на собраниях, постоянно сравнивая новые
результаты с предыдущими показателями. У людей должно быть ощущение движения
вперед к общей цели.
Необходимо уделить дополнительное внимание корпоративным
мероприятиям в этот период объявить какой-нибудь корпоративный конкурс или
провести, например, футбольный матч между сотрудниками разных отделов. Это не
потребует больших затрат, но напомнит людям, что все они составляющие одного
целого.
Þ
Переход на новую систему по возможности должен быть постепенным.
Желательно по мере создания модулей системы тут же внедрять их на рабочих
местах и обучать сотрудников работе с ними. По результатам обучения необходимо
провести тестирование. То есть необходимо назначить одного из участников группы
ответственным за обучение.
Мероприятия по управлению переходным процессом:
1. Создание и
расширение ясного представления о будущем состоянии организации.
Необходимо четко обрисовать цели создания общей информационной сети и
разъяснить ее задачи. Лучше всего сделать это на общем собрании фирмы
предшествующем началу нововведения. На нем необходимо сообщить сотрудникам о
примерных сроках начала мероприятия и плане его проведения. Должна быть создана
«папка для изучения», в которой каждый сотрудник может более подробно
ознакомиться с планами переходного и будущего состояния, а также написать свое
мнение.
2. Наше
предприятие включает в себя компоненты:
-
организационная структура;
-
персонал;
-
цели и задачи.
В процессе осуществления программы нововведения изменяется
структура предприятия, т. к. произойдет перераспределение обязанностей среди
сотрудников, цели и задачи организации не меняются, т. к. остается неизменным
профиль предприятия и состав работы на рынке.
Т.о. нововведение происходит более всего в компоненте
организационная структура.
3. Наиболее
важные элементы переходного процесса:
-
менеджер переходного процесса;
-
ресурсы необходимые для перехода;
-
план переходного процесса;
-
структура переходного процесса.
Это означает, что необходимо создать группу менеджеров для
управления переходным процессом. Они связаны непосредственно с руководством и
обладают полномочиями для внесения корректив в процесс осуществления нововведения.
Эта группа менеджеров действует только в период переходного процесса.
План перехода нужен для того, чтобы обеспечить эффективное
управление переходом. Оно заключается в том, чтобы осуществить переход из
текущего состояния в будущее без ущерба для организации в целом и для отдельных
сотрудников. Переходный процесс в данном случае происходит в соответствии с
тактическим планом развития и по схеме контура управления.
В нашем случае структура претерпевает изменения. Для
успешного осуществления данного проекта назначается куратор проекта, который
без отрыва от основной деятельности контролирует и направляет работу группы
осуществляющей проект.
КОНТУР УПРАВЛЕНИЯ ПЕРЕХОДНЫМ ПРОЦЕССОМ
Входные параметры:
1. Покупка
программного обеспечения и оборудования.
2. Создание
инновационной группы сотрудников.
Управляющее воздействие:
3. Сокращение
(увеличение) сметы расходов.
4. Мотивация.
Выходные параметры:
5. Затраты.
6. Квалифицированный
персонал.
Рис. 12. Контур
управления переходным периодом.
В рамках проводимой работы по преодолению проблемы власти
проводятся следующие конкретные действия:
1). Проведение всеобщего
психологического тестирования при приеме на работу;
2). Проводить совместные
культурно-массовые мероприятия;
3). Регулярное проведение
планерок и отчетных собраний;
4). Открытое поощрение за
успешную работу;
5). Доводить до всеобщего
сведения появление вакантных мест и устраивать открытые конкурсы на их
получение;
6). Организовать разделение
сотрудников на группы, между которыми проходят соревнования;
7). Создать командный дух
организации с помощью установления всеобщей мотивации.
Проводимые мероприятия будут
иметь успех при четко определенной структуре власти фирмы.
Кроме того, необходимо заручиться
поддержкой критической массы всех групп. Этого можно добиться путем проведения
разъяснительной работы среди сотрудников.
В данной главе был проведен краткий анализ основных
программных продуктов предназначенных для комплексной автоматизации учета и в
результате сравнения по ряду критериев был выбран программный продукт фирмы
1:С,1:С Предприятие 7.7 SQL.
Было решено создавать систему при участии собственных
программистов и не обращаться в стороннюю фирму, что позволит уменьшить затраты
на нововведение. Кроме этого в процессе создания собственной системы сотрудники
получат опыт в области системной интеграции, и фирма сможет предоставлять своим
клиентам новую услугу.
Создается тактический и стратегический планы
развития при внедрении нововведения и рассчитывается экономический эффект от
внедрения нововведения
Предполагается рост производительности труда операторов как
минимум на 55% и увеличение собираемых платежей на 3-4 %.
В этой главе разработаны рекомендации для менеджеров фирмы
для преодоления сопротивления сотрудников фирмы нововведению и улучшения
морального климата в коллективе во время переходного периода.
В обеспечении бесперебойной работы одну из главных ролей
играет правильно организованная система эффективного управления ресурсами предприятия.
В данной работе произведено исследование проблем возникших в результате роста и
развития фирмы ООО «Урал-Информатика». По данным проведённого исследования была
разработана информационная система на базе современных информационных
технологий, в частности использовались программные продукты фирм 1С и Microsoft. В работе даны конкретные рекомендации по внедрению
разработанной системы, проведен расчёт экономического эффекта от внедрения
разработки. Внедрение системы позволит повысить производительность
внутрифирменных коммуникаций, качественно улучшить сервис предоставляемый
клиентам и тем самым вывести фирму на новый уровень развития.
Были даны рекомендации по преодолению проблемы сопротивления
сотрудников фирмы нововведению.
Руководство ООО «Урал-Информатика», рассмотрев
вышеизложенные предложения и рекомендации, приняло решение о внедрении данной
разработки и планирует осуществить данную инновацию во втором полугодии 2002 г.
Раздел 2. АСОЭИ
АСОЭИ создается с целью повышения эффективности результатов производственно-хозяйственной
деятельности предприятия, самостоятельности хозяйствования, повышения
технического уровня персонала. Это достигается на основе:
-
интеграции функций управления взаимосвязанными процессами,
выполняемыми на автоматизированных рабочих местах с помощью различных
технических средств;
-
предоставления персоналу возможности автоматизированного взаимодействия
между собой в процессе принятия решения;
-
информационной увязки и технического комплектования автоматизированных
рабочих мест в единую систему на базе сетей ПК;
-
автоматизации процессов сбора и первичной обработки информации;
автоматизации информационного обеспечения процессов проектирования и
управления;
-
наличия согласованных норм и нормативов в информационной базе;
-
комплексного развития и совершенствования системы
управления предприятием на основе рационального сочетания целевого,
функционального и линейного управления, а также перераспределения функций
между подразделениями, обеспечивающими комплексность принятия согласованных
решений;
-
совершенствования документооборота.
АСОЭИ предназначена для комплексной автоматизации функций, связанных,
с инженерно-технической. административно-хозяйственной. производственной и
социальной деятельностью предприятия.
Объектами управления в АСОЭИ должны являться функции, связанные с
процессами деятельности по технологическому проектированию, производству,
обращению и реализации продукции, а также с техническими и организационными
элементами этих процессов.
Развитие вычислительной техники привело к появлению нового класса
вычислительных машин - персональных компьютеров. Главное достоинство
персональных компьютеров сравнительно низкая стоимость и в тоже время высокая
производительность. Низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и
эксплуатации расширяет сферу применения персональных компьютеров прежде всего
за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше вычислительная
техника не использовалась из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и
взаимодействия. К таким областям относится так называемая управленческая
деятельность, где применение персональных компьютеров позволило реально
повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой
информации. Наиболее эффективной организационной формой использования
персональных компьютеров является созданная на базе автоматизированных рабочих
мест конкретных специалистов: экономистов, юристов, бухгалтеров,
руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в
отношениях между человеком и машиной. Специалистам часто приходится работать с
большими объемами данных, с тем чтобы найти требуемые сведения для подготовки
различных документов. Для облегчения такого рода работ создана система
управления базами данных.
Исходя из функциональной и линейной структуры системы
управления торговым предприятием можно выделить следующие основные подсистемы:
1.
управление бухгалтерской деятельностью.
Объект управления -
деятельность бухгалтеров и главного бухгалтера;
2.
управление организацией труда и заработной платы.
Объект управления - планирование, учет, контроль и анализ труда и заработной платы;
3.
оперативное управление предприятием.
Объект управления -
количественные характеристики закупаемой продукции и процесса реализации,
влияющего на эти -характеристики;
4.
управление сбытом.
Объект управления -
товары, готовые для реализации, при хозяйственной и управленческой деятельности
по ее сбыту;
5.
управление материально-техническим обеспечением.
Объект управления
-материально-технические ресурсы и процессы деятельности, связанные с их
снабжением;
6.
управление финансовыми ресурсами.
Объект управления -
финансовые ресурсы и процессы деятельности, связанные с обеспечением финансовыми
ресурсами;
7.
управление персоналом.
Объект управления -
трудовые ресурсы и процессы их использования.
8.
информационное обеспечение руководителей.
Объект управления -
процессы деятельности руководителей, связанные с принятием управленческих
решений.
3. Подсистема АСОЭИ - управление персоналом
Целью автоматизации в подсистеме является повышение эффективности
деятельности подразделений кадровой службы предприятия, по обеспечению кадрами
и контролю, за их использованием.
Создание средств автоматизации деятельности должно оказать существенное
влияние на следующие основные показатели:
-
минимизация объемов привлекаемых трудовых ресурсов на единиц)
реализуемой продукции;
-
обеспечение требуемого уровня качества ресурсов;
-
повышение производительности труда руководителей, специалистов и
служащих предприятия;
-
повышение оперативности и достоверности управления кадрами;
-
снижение издержек финансово-хозяйственной деятельности по формированию и
использованию трудовых ресурсов;
-
высвобождение работающих, занятых учетом движения трудовых ресурсов.
В подсистеме должны быть автоматизированы процессы
деятельности следующих основных специальных функций:
1. организация
обеспечения программы кадрами;
2. повышение
качественного уровня кадров;
3. организация
эффективного использования кадров.
Объектами управления в подсистеме управления кадрами являются трудовые
ресурсы и процессы их использования.
Трудовые ресурсы можно охарактеризовать следующими показателями:
-
наличие и состояние;
-
процессы движения.
Наличие и состояние трудовых ресурсов определяется элементами:
-
объемом (количественными характеристиками);
-
структурой;
-
состоянием (качественными характеристиками). Процессы движения трудовых
ресурсов включают элементы:
-
процессы формирования ресурсов;
-
процессы использования ресурсов;
-
процессы выбытия и высвобождения ресурсов.
Основная цель подсистемы детализируется по элементам объектов
управления:
1. Объем (количественные характеристики) трудовых ресурсов.
Цель управления элементом - обеспечение достоверной информацией о
наличии трудовых ресурсов всего предприятия, решающих кадровые вопросы.
Направления реализации цели управления:
- совершенствование учета, контроля и анализа кадров;
- совершенствование организации труда.
2. Структура трудовых ресурсов.
Цель управления элементом - изменение и перегруппировка кадровой
структуры в соответствии с расчетами по оптимизации структуры.
Направления реализации цели управления:
- совершенствование профессиональной структуры;
- оптимизация половозрастной структуры.
3. Качественный уровень трудовых ресурсов.
Цель управления элементом - повышение общеобразовательного уровня и
квалификации кадров, а также совершенствование форм и методов комплектования
кадров.
Направления реализации цели управления:
-
приведение в соответствие образовательного и квалификационного уровня
характеру выполняемых работ;
-
совершенствование методов и форм подготовки и повышения квалификации
кадров.
4. Процессы формирования кадров.
Цель управления элементом - улучшение обеспеченности кадрами.
Направления реализации цели управления:
-
обеспечение кадрами в соответствии с потребностями предприятия;
-
совершенствование системы профориентации кадров;
-
использование дополнительных источников рабочей силы (пенсионеры,
инвалиды, учащиеся);
-
расширение сети источников формирования кадров.
5. Процессы использования ресурсов.
Цель управления элементом - улучшение использования трудовых ресурсов.
Направления реализации цели управления:
-
совершенствование методов подбора и расстановки кадров в соответствии с
квалификацией и образованием;
-
совершенствование методов сбора информации о потерях рабочего времени;
-
управление адаптацией молодых рабочих;
-
снижение текучести кадров;
-
повышение стабильности коллектива;
-
укрепление трудовой дисциплины;
-
создание условий для восстановления физических и духовных способностей
кадров.
6. Процессы выбытия и высвобождения трудовых ресурсов.
Цель управления элементом - повышение стабильности кадров, снижение
их текучести, укрепление трудовой дисциплины.
Направления реализации цели управления:
-
регулирование движения кадров внутри предприятия;
-
регулирование профессионального продвижения;
-
осуществление мер по закреплению кадров;
-
стимулирование работающих к увеличению продолжительности трудовой
деятельности.
Показатели эффективности управления.
1. Показатели, утверждаемые вышестоящей организацией:
-
количественный и качественный состав по виду персонала;
-
социальный паспорт работающих;
-
количественный и качественный состав уволенных;
-
количественный и качественный состав принятых;
-
количественный и качественный состав молодых специалистов;
-
количественный и качественный состав подростков;
-
сведения о резерве руководящих кадров;
-
соотношение численности руководителей и служащих к общей численности работающих;
-
процент текучести кадров;
-
коэффициент трудовой дисциплины.
2. Показатели, рассчитываемые и утверждаемые на производстве:
-
количественный и качественный состав работающих;
-
количественный и качественный состав подростков;
-
количественный и качественный состав работающих, повысивших
квалификацию;
-
количество работающих по профессиям;
-
показатель, характеризующий соответствие наличия кадров
штатному расписанию;
-
потребность в кадрах по категориям для выполнения торговой программы;
-
процент текучести кадров по категориям работающих;
-
показатели, характеризующие уровень нарушения производственной
и трудовой дисциплины;
-
неявки по причинам.
3. Учитываемые показатели:
-
количество работающих пенсионеров;
-
количество работающих инвалидов;
-
количество работающих ветеранов войны и труда;
-
количество работающих, имеющих награды;
-
количество работающих осужденных и имеющих судимости;
-
количество работающих, дополнительно привлеченных на предприятие.
Применяемые первичные документы:
1. извещение об изменении данных по учету персонала;
2. личная карточка;
3. приказ о приеме;
4. приказ о переводе;
5. приказ о прекращении трудового договора.
Данные этих документов используются для получения в условиях
АСОЭИ ежесуточных, месячных, квартальных и годовых сведений по:
-
учету наличия и движения работающих;
-
составления статистической отчетности по учету кадров, труду и
заработной плате;
-
анализа использования рабочего времени.
Исходные данные для решения задачи записываются в первичном документе
«Приказ о переводе на другую работу».
5.1. входная информация
Состав входной оперативной информации приведен в таблице vhod. На основании данных наряда формируется массив VHOD.
vhod
Используемые
реквизиты
|
Имя
переменной
|
Тип
переменной
|
Размерность
|
1. Отдел
новый
|
Nov otd
|
Ч
|
2
|
2. Табельный
номер новый
|
Tab nov
|
Ч
|
2
|
3. Личная
карточка
|
LC
|
Ч
|
2
|
4. Ф.И.О.
|
Name
|
С
|
40
|
5. Причина
перевода
|
PP
|
Ч
|
2
|
6. Номер
приказа
|
Np
|
Ч
|
4
|
7. Дата
выполнения приказа
|
Data prikaz
|
Ч
|
6
|
8. Дата
изменения
|
Data izmen
|
Ч
|
6
|
9. Отдел
старый
|
Star otd
|
Ч
|
2
|
10. Табельный номер старый
|
Tab star
|
Ч
|
2
|
11. Профессия
|
Prof
|
С
|
20
|
12. Должность новая
|
Nov dol
|
С
|
40
|
Дополнительно используется нормативно-справочная информация.
В качестве нормативно-справочной информации выступает массив prichina, содержание причины перевода на другую работу,
который упорядочен по возрастанию кода причины.
prichina
Используемые
реквизиты
|
Имя
переменной
|
Тип
переменной
|
Размерность
|
Код причины перевода
|
Kod p
|
Ч
|
2
|
В качестве дополнительной информации выступает массив «Личная карточка»:
LC.
LC
Используемые
реквизиты
|
Имя
переменной
|
Тип
переменной
|
Размерность
|
Отдел
|
Otd
|
Ч
|
2
|
Профессия
|
Prof
|
С
|
20
|
Табельный номер
|
Tab
|
Ч
|
2
|
Номер личной карточки
|
NLC
|
Ч
|
2
|
Результатом обработки входной информации является – выходная информация.
В качестве выходной информации выступает массив perevod.
perevod
Используемые
реквизиты
|
Имя
переменной
|
Тип
переменной
|
Размерность
|
Номер личной карточки
|
NLC
|
Ч
|
2
|
Отдел новый
|
Nov otd
|
Ч
|
2
|
Табельный номер новый
|
Tab nov
|
Ч
|
2
|
Новая должность
|
Nov dol
|
С
|
40
|
Блок-схема алгоритма последовательности действий задачи "Формирование
приказа о переводе на другую работу" представлена на рис. 13.
Рис. 13. Блок-схема алгоритма
последовательности действий задачи "Формирование приказа о переводе на
другую работу"
Описание блок-схемы алгоритма последовательности действий задачи "Формирование
приказа о переводе на другую работу"
1. Ввод
данных массива VHOD.
2. При
введении массива VHOD читать массив prichina с целью отыскания кода причины перевода.
3. Читать
массив VHOD.
4. Читать
массив LC с целью отыскания табельного номера. Если эти
данные не найдены, т.е. Tab1 <> Tab2,
то прочитанная запись исключается. Переход на пункт 3.
5. Формируется
запись выходного массива.
6. Переход на
пункт 3 до тех пор, пока не кончатся исходные данные.
7. Сформировать
выходной массив perevod.
Предположим, что для автоматизации ручного труда предприятие несет
следующие затраты:
1. Персональный
компьютер стоимостью – 10 000 рублей.
2. Принтер
стоимостью – 4 000 рублей.
3. Программное
обеспечение и другие затраты – 15 000 рублей.
Итого затрат: 29 000 рублей.
Рассчитаем для средней по времени однородной группы операций стоимость
обработки информации до и после внедрения АСОЭИ (Со, С1), При расчете
принимается трудоемкость до и после внедрения АСОЭИ соответственно: Т0=0,5
чел.час, Т1=0,1 чел.час
С=Т´Z,
где Z – стоимость одного часа работы ПК.
Для ручного труда стоимость одного часа работы составляет 10
рублей, а стоимость одного часа работы на ПК составляет 12 рублей.
Тогда стоимость одного часа работы составляет соответственно:
С0=0,5 ´
10 = 5 рублей;
С1=0,1 ´
12 = 1,2 рубля.
Рассчитаем коэффициент снижения трудовых и стоимостных затрат:
Кт, Кс
Кт = Т / Т0,
где Т – изменение трудоемкости после внедрения АСОЭИ;
Т0 – трудоемкость до внедрения АСОЭИ;
Кс = С / С0,
где С – изменение стоимости обработки информации;
С0 – стоимость обработки информации до
внедрения
АСОЭИ.
Кт=0,4 / 0,5 = 0,8
Кс=3,8 / 5 = 0,76
Рассчитаем индексы изменения трудовых и стоимостных
затрат:
Jт, Jс
Jт =
Т1 / Т0
Jс =
С1 / С0
Jт = 0,1 / 0,5 = 0,2
Jс = 1,2 / 5 = 0,24
Минимальное предполагаемое количество обращений к данной усредненной
группе операций в день равно четырем. Тогда за год количество обращений равно:
3´250 = 750.
Рассчитаем коэффициент окупаемости и срок окупаемости:
Ер, Ток
Ер = (Со–С1) /Кв,
где Кв - капиталовложения на внедрение АСОЭИ.
Ер = (5–1,2) ´ 750 /
29000 = 0,11
Нормативный коэффициент окупаемости Ен = 0,2.
Внедрение АСОЭИ целесообразно.
Ток = 1/ Ep
Ток = 1/ 0,21 = 4,7 года.
В результате получаем, что внедряемый проект окупится через 4,7
года.
Необходимость внедрения АСОЭИ на предприятии вызвано предпосылками
рыночной системы, переходом на более совершенствованные методы деятельности
предприятия.
Какое же влияние оказывает АСОЭИ на организацию управления:
Во-первых, АСОЭИ обеспечивает создание новых структурных
подразделений или новых штатных единиц;
Во-вторых, АСОЭИ обеспечивает автоматизацию значительного
объема информационно-вычислительных работ;
В-третьих, АСОЭИ обеспечивает изменение характера труда
в ряде звеньев управленческого аппарата.
Так как АСОЭИ создается с целью повышения эффективности результатов
финансово-хозяйственной деятельности предприятия, самостоятельности
хозяйствования повышения уровня товарооборота, предложение новых ассортиментных
групп на рынок сбыта, а также повышения качества и надежности работы
предприятия. Для этого необходима полная и комплексная автоматизация
предприятия.
Квалификация персонала должна обеспечивать эффективное функционирование
системы во всех заданных режимах работы. Персонал должен быть подготовлен к
выполнению своих обязанностей в соответствии с инструкциями организационного
обеспечения АСОЭИ. АСОЭИ должна быть оснащена устройствами, автоматизированными
обучающими системами и документацией на них для самоподготовки персонала.
1.
Анисимов Ю.П. и др. Организация управления нововведениями: Учебное пособие.
–Воронеж, 1993.
2.
Багриновский К.А. Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии ЭКО,
1996, №7.
3.
Балабанов И.Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта.
–М.: Финансы и статистика, 1994.
4.
Баркан Д.И., Валдайцев С.В., Долбёжкин В.А. и др. Как создаются
коммерчески успешные товары и услуги: маркетинг и нововведение. –Л.: изд.
«Аквилон», 1991.
5.
Глухов В.В. Основы менеджмента. –СПб.: Специальная литература, 1995.
6.
Завлин П.Н., Ипатов А.А., Кулагин А.С. Инновационная деятельность в
условиях рынка. –Спб.: Наука, 1994.
7.
ИТ в России. / Компьютерра. 1997, №47.
8.
Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента Пер. с англ. /общ.
ред. Л.И. Евенко. –М.: Дело, 1994.
9.
О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ. /Экономика
и жизнь. 1995, №№25, 26.
10. Основы
управления персоналом. /Под ред. Б.М. Генкина М.: Высшая школа, 1996.
11. Питерс
Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления: опыт лучших компаний. Пер. с
англ. –М.: Прогресс, 1997.
12. Родакова
М.С. Инновационный процесс в странах развитого капитализма. –М., 1991.
13. Статистика
науки и инноваций: Краткий терминологический словарь / Под ред. Л.М. Гохберга.
–М.: ЦИСН, 1996.
14. Статистика науки и
инноваций: краткий терминологический словарь/ Под ред. Л.М. Гохберга. –М.:ЦИСН,
1996.
15. Томпсон
А.А., Стрикленд А. Д. Стратегический менеджмент. –М., 1998.
16. Феокистов
Г. Информационная безопасность общества Социально-политический журнал. 1996,
№5.
17. Фигурновский
Н. Будущие за инкубаторами инновационного бизнеса. /Радикал. 1992, №44.
18. Экономическая
стратегия фирмы: Учебное пособие / Под ред. А.П. Градова. –Спб.: Специальная
литература, 1995.
19. Яковец
Ю.В. Проект федерального закона «Об инновационной деятельности и
государственной инновационной политике в РФ». –М.: Изд. Российской академии
госслужбы при Президенте РФ, 1997.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Московская фирма «1С» основана в 1991 году и
специализируется на дистрибуции, поддержке и разработке программного
обеспечения и баз данных деловой ориентации. В штате фирмы более 110
специалистов. В 1998 году по результатам опроса участников рынка фирма «1С»
признана самой профессиональной компьютерной компанией России.
Фирма «1С» специализируется на разработках в области
бухгалтерского и телекоммуникационного программного обеспечения и дистрибуции через
широко развитую сеть партнеров. Из своих разработок фирма «1С» больше всего
известна бестселлером «1С:Бухгалтерия» (более 6.000 копий экземпляров программ
в месяц) и программным обеспечением для телекоммуникаций «1С:Электронная почта»
(более 1000 хостов в государственных и коммерческих организациях). Новые
продукты «1С:Торговля и склад», «1С:Зарплата и кадры» и «1C:Бухгалтерия 7.5»,
входящие в состав системы программ «1С:Предприятие» являются достойным
продолжением серии программного обеспечения для автоматизации предприятия.
Фирма «1С» имеет прямые договора с Microsoft,
Symantec, IBM-Lotus, Novell, Borland, ПроМТ, Никита и более чем 50 других
отечественных и зарубежных фирм-производителей программного обеспечения. Особое
внимание фирма "1С" уделяет поддержке и расширению дистpибутоpской,
франчайзинговой и дилерской сетей, которые объединяют основных торговых
партнеров фирмы "1С", а также сети авторизованных учебных центров.
Система программ
"1С:Предприятие" предназначена для комплексной автоматизации
экономической деятельности предприятий различных направлений деятельности и
форм собственности. "1С:Предприятие" позволяет организовать в единой
системе эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый учет, а также
расчет заработной платы.
В данную поставку входят компоненты
"Бухгалтерский учет", "Оперативный учет" и
"Расчет", работающие с единой конфигурацией. Предполагается, что
такая поставка будет использоваться в первую очередь для автоматизации
деятельности торговых предприятий и организаций.
Компонента БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ обеспечивает учет
операций по банку и кассе, основных средств и нематериальных активов,
материалов и МБП, товаров и услуг, валютных операций, взаиморасчетов с
организациями, дебиторами, кредиторами, взаиморасчетов с подотчетными лицами,
расчетов с бюджетом, а также любые другие разделы учета.
Компонента "Бухгалтерский учет" может быть
использована для реализации любой схемы бухгалтерского учета и предоставляет
гибкие возможности учета (несколько планов счетов, многоуровневый и многомерный
аналитический учет, сложные проводки и т. д.), возможность как ручного, так и автоматического
ввода бухгалтерских операций, вывода, хранения и печати различных первичных
документов, а также формирования и печати разнообразных отчетов.
Возможности компоненты ОПЕРАТИВНЫЙ (ТОРГОВЫЙ) УЧЕТ
включают ведение учета складских запасов товаров и их движения; учет
комплектации и разкомплектации товаров, оформление счетов, резервирование
товаров и контроль оплаты, отслеживание состояния взаиморасчетов с
контрагентами, формирование необходимых первичных документов, счетов-фактур,
книг продаж и покупок и т. д., ведение учета покупки и продажи товаров,
денежных средств на расчетных счетах и в кассе, отслеживание товарных кредитов
и товаров на реализации, автоматизация расчета цен списания товаров, учет
товаров в различных единицах измерения, а денежных средств в различных валютах;
получение разнообразной аналитической отчетной информации о финансовых и
товарных движениях.
Помимо основной функции, реализующей автоматизацию
складского учета и торговли, компонента "Оперативный учет" может быть
использована для автоматизации любого учета наличия и движения средств в реальном
времени.
Компонента РАСЧЕТ предназначена для РАСЧЕТА
ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ и ведения КАДРОВОГО УЧЕТА обеспечивает автоматизацию расчета
начислений и удержаний по любым алгоритмам; проведение расчетов
"задним" числом; формирование расчетных листков любого вида; расчеты
как индивидуальных, так и групповых начислений типа бригадных нарядов;
формирование платежных ведомостей с упорядочиванием информации по разным
критериям с разбиением ее по категориям, подразделениям и другим признакам;
расчет больничных листов, отпусков, оплаты по среднему заработку на основании
данных за прошлые расчетные периоды; полный расчет зарплаты как по месячному,
так и по недельному циклу; стандартные отчеты для налоговой инспекции и
пенсионного фонда РФ; ведение штатного расписания предприятия; распределение
задачи ввода исходной информации и расчета между кадровиком и расчетчиком;
статистическая информация по сотрудникам предприятии; фиксация кадровых
перемещений сотрудников и их продвижения по службе; создание отчетов по
кадровым перемещениям сотрудникам и их продвижению по службе.
Компонента "Расчет", наряду с расчетом
заработной платы, позволяет автоматизировать проведение и других сложных
периодических расчетов.
"1С:Предприятие 7.5" обеспечивает
ИНТЕГРИРОВАННОЕ ВЕДЕНИЕ УЧЕТА, которое включает единую систему ведения
нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских
операций и расчета заработной платы в бухгалтерском учете, финансовый учет по
нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет.
Комплексная конфигурация "Бухгалтерия +
Торговля + Склад + Зарплата + Кадры" "1С:Предприятия" реализует
наиболее общие схемы учета и может использоваться в большинстве организаций.
"1С:Предприятие" может быть адаптирована к
любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит
"Конфигуратор", который позволяет:
·
настраивать систему на различные виды учета и реализовать любую
методологию учета
·
редактировать свойства справочников: изменять состав хранимой
информации,
·
количество уровней вложенности, тип кода (числовой, текстовый) и
другие
·
создавать новые справочники произвольной структуры
·
настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации
·
редактировать существующие и создавать новые необходимые
документы любой структуры
·
изменять экранные и печатные формы документов
·
создавать новые журналы для работы с документами и произвольно
·
перераспределять документы по журналам
·
редактировать формы и алгоритмы формирования стандартных отчетов
·
создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации
·
описывать поведение элементов системы на встроенном языке.
Основным отличием
«1С:Предприятие 7.5 + MS SQL Server»
является возможность хранения таблиц базы данных на специализированном сервере
(MS SQL Server 6.5), что позволяет достичь большей надежности хранения данных,
свести к минимуму риск их повреждения или потери в случае возникновения
неполадок в работе компьютерной сети, аварий источников питания и т.п., а также
уменьшить простои системы, вызванные упомянутыми причинами. Кроме того, при
одновременной работе большого числа пользователей с большими объемами данных
улучшаются показатели производительности системы.
[1] Анисимов Ю.П. и др. Организация
управления нововведениями: Учебное пособие. Воронеж, 1993.
[2] Статистика науки и инноваций: краткий
терминологический словарь/ Под ред. Л.М. Гохберга. М.:ЦИСН, 1996.
[3] Инновационный менеджмент. Справочное
пособие./ под ред. П.Н. Завилина, А.К. Казанцева, Л.Э. Миндели. С-Пб.: Наука,
1997