Бухгалтерский учет и внутрихозяйственный контроль на примере Сенгилеевского центра занятости населения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: Бухгалтерский учет и внутрихозяйственный контроль на

примере Сенгилеевского центра занятости населения

Студент            Лазутина Светлана Анатольевна          ______________

(подпись)

Руководитель  Сажина Светлана Семеновна                ______________

(подпись)

Рецензент         Байлярова  Клавдия Павловна             ______________

(подпись)

Допустить к защите ГАК

Зав. кафедрой

_____________________

(Ф.И.О.)

«____»____________2005 г.

Ульяновск  2005 г.

Содержание

Введение

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

 Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

 Ориентация бухгалтерского учета в условиях административно-командной системы управления на удовлетворение интересов государства привела к тому, что он перестал реагировать на нужды внутренней системы управления. В настоящее время одной из актуальных проблем российской системы управления является перестройка системы учета с целью удовлетворения запросов как внешних, так и внутренних пользователей. На сегодняшний день перед учетом поставлены достаточно сложные задачи по его адаптации как к условиям переходного периода от плановой централизованной системы управления к рыночной, так и одновременно к международным правилам. Это вызвало серьезные методологические преобразования в системах бухгалтерского и статистического учета, чья информация стала объектом пристального изучения.

 Изменение экономической ситуации в Российской Федерации привело к тому, что многие нормативные документы, регулирующие ранее бухгалтерский учет в бюджетных организациях на территории Российской Федерации, устарели и фактически перестали применяться.

 Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. № 107н, другими нормативными документами по учету  и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям можно отнести:

- организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;

-  контроль исполнения сметы расходов;

-  переход на казначейскую систему исполнения бюджетов;

-  выделение в учете кассовых и фактических расходов;

-  отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы.

Специфические особенности учета в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета:

-  формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественным положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

-  обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-  предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости более конкретными действиями, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово-бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных доходов.

Целью исследования является раскрытие организации бухгалтерского учета в учреждении, которое финансируется из федерального бюджета, путем получения

средств от распорядителя.

Задачами исследования является:

-  раскрыть основные нормативные документы, которыми пользуются бюджетные учреждение при организации бухгалтерского учета;

-  выявить основные задачи учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, учета труда и его оплаты, учета расходов, денежных средств, учета расчетов и фондов;

-  охарактеризовать документацию  используемую  при организации учета;

-  проанализировать ведение синтетического и аналитического учета в учреждении;

-  показать форму организации бухгалтерского учета используемую в бюджетном учреждении;

-  перечислить виды, формы и методы  контроля;

-  описать  организацию инвентаризаций.

Объектом исследования явился Сенгилеевский районный центр занятости населения (ЦЗН). Основными видами деятельности является предоставление услуг по подбору персонала и по найму рабочий силы. Форма собственности – федеральная, организационно-правовая форма – учреждение. Имеется лицевой счет 03150274370 открытый в ОФК по Сенгилеевскому району УФК МФ РФ по Ульяновской области. Главным распорядителем является Федеральная служба по труду и занятости, распорядителем – Департамент федеральной государственной службы занятости населения по Ульяновской области.

Бухгалтерский учет в центре занятости ведется автоматизированным способом с использованием программы «Парус».

Глава 1 Теоретические основы организации бухгалтерского учета и контроля в бюджетных организациях

1.1 Характеристика бюджетных организаций  и система их финансирования

Бюджетные организации по своей сути являются некоммерческими  организациями, поэтому основным источником дохода для них является не выручка, а средства целевого финансирования, которые могут быть использованы только на уставные цели.

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях ведется согласно «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» с учетом изменений и дополнений, внесенных приказом Минфина РФ от 10.09.2001 г. № 73н. В ней сформулированы основные понятия, применяемые при организации бухгалтерского процесса в бюджетных учреждениях и порядок отражения его в бухгалтерском учете. В соответствии с этими понятиями бюджетное учреждение имеет следующие характерные признаки:

-  целью создания бюджетного учреждения является некоммерческая деятельность;

-  собственниками имущества бюджетного учреждения могут быть органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления;

-  деятельность бюджетного учреждения финансируется из соответствующего бюджета или государственного внебюджетного фонда;

-  смета доходов и расходов бюджетного учреждения утверждается в установленном порядке и является основой для выделения и расходования бюджетных средств [19, С.3].

«Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» установлен единый порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в бюджетных учреждениях и иных организациях, получающих финансирование из бюджета в соответствии с бюджетной росписью [19, С.4].

 В настоящее время в РФ существует трехуровневая система финансирования бюджетных учреждений. Такая система позволяет наиболее эффективно и строго по назначению использовать бюджетные средства. В соответствии с этой системой финансирования сначала Минфин РФ выделяет объемы финансирования и направляет их главному распорядителю бюджетных средств. В роли последнего могут выступать органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления. Главный распорядитель бюджетных средств (в данной организации – Федеральная служба по труду и занятости) распределяет эти средства по распорядителям (Департамент федеральной государственной службы занятости населения по Ульяновской области) и получателям, находящимся в его ведении. Затем распорядитель средств бюджета распределяет полученные от главного распорядителя бюджетные средства получателям бюджетных средств (Сенгилеевский районный центр занятости населения), находящимся в его ведении, которые и являются непосредственными пользователями этих средств.

 Все активы, поступающие в распоряжение бюджетных учреждений, делятся на активы, приобретенные за счет бюджетных средств, и активы, приобретенные за счет внебюджетных средств (средства, полученные от предпринимательской деятельности; средства, полученные от государственных внебюджетных фондов; средства, поступившие во временное распоряжение бюджетного учреждения; средства целевого назначения; безвозмездные поступления). Естественно, что из находящихся в распоряжении бюджетных организаций  средств, большая часть – это бюджетные ассигнования, затем следуют средства целевого назначения, безвозмездные поступления (как единовременные,  так и регулярные) от учредителей организации или добровольные имущественные взносы и пожертвования граждан и юридических лиц и средства, полученные от предпринимательской деятельности.

 В зависимости от источников финансирования приобретения активов бюджетных средств, их движение отражается в бухгалтерском учете разными проводками.

1.2   Организация и форма бухгалтерского учета                            

Организация бухгалтерского учета на любом предприятии должна строиться на нормативно-законодательной базе, а отраслевая специфика и другие особенности финансово-хозяйственной деятельности должны отражаться в распорядительном документе, который создают сами хозяйства, — это учетная политика организации (УПО). Учетная политика организации — принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета, выбранных организацией для использования первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Порядок составления учетной политики организации регулируется Федеральным законом от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98)  утвержденным приказом Минфина РФ от 09.12.98 г. № 60н, в ред. приказа Минфина РФ от 30.12.99 г. № 107н. Принятая учетная политика должна быть оформлена соответственной организационно-распорядительной документацией, причем предполагается, что учетная политика применяется организацией последовательно из года в год. Изменения учетной политики могут иметь место, но только с 1 января года, следующего за годом ее утверждения (ПБУ 1/98 п.18) [18]. Хотя с 01.01.2000 г. в бюджетных организациях ПБУ 1/98 не применяется, учетная политика организации  Федеральным законом от 21.11.96 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для бюджетных организаций не отменена [6, С.5].Учетная политика для бюджетных учреждений разработана в «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», утвержденной приказом Минфина РФ от 30.12.1999 г. № 107н. В составе учетной политики бюджетного учреждения утверждаются:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета с содержанием синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета;

-  применяемые формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы и формы внутренних документов;

-  порядок ведения инвентаризации активов и обязательств организации;

-  методы оценки активов и обязательств;

-  правила документооборота и технология обработки учетной информации;

-  методы исчисления амортизации основных средств и нематериальных активов;

-  порядок отнесения к основным средствам;

-  метод списания материально-производственных запасов.

В состав годовой бухгалтерской отчетности входит порядок учета общехозяйственных расходов:

-  порядок учета в филиалах;

-  способ признания коммерческих расходов;

-  способ ведения бухгалтерского учета для целей налогообложения;

-  методика корректировки себестоимости при определении выручки для целей налогообложения «по оплате» и «по отгрузке»;

-  другие решения, необходимые для организации учета [19, С.4].

В бюджетных учреждениях, где учетная политика определена централизованно «Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», не установлен только контроль за проведением хозяйственных операций, так как принцип отражения каждой хозяйственной операции в бухгалтерском учете четко определен «Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях».

Порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях, установленный «Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», предусматривает:

-  план счетов бухгалтерского учета в учреждениях;

-  мемориально-ордерную форму ведения бухгалтерского учета;

-  способ применения субсчетов плана счетов бухгалтерского учета для отражения операций по исполнению сметы доходов  и расходов, как бюджетных средств, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников;

-  формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;

-  методы оценки активов и обязательств;

-  корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям;

-  другие вопросы организации бухгалтерского учета [19, C.4].

В бюджетных организациях для бухгалтерского учета операций по исполнению смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, а также операций по централизованному снабжению материальными ценностями применяется План счетов, утвержденный Минфином РФ в составе Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях [19, С.116].

В плане счетов счета сгруппированы в 15 глав, отдельно выделены забалансовые счета. В основу группировки счетов по разделам положены экономические особенности учитываемых объектов. В каждой главе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Расположены главы  в определенной последовательности, определяемой характером участия имущества в его кругообороте. Вначале отражены главы со счетами имущества, необходимого для осуществления деятельности бюджетных организаций (главы I, II, III). Затем показаны главы со счетами учета готовой продукции, средств учреждений и расчетов и расходов бюджетных организаций.

В последующих главах отражены источники формирования имущества организаций и покрытия расходов бюджетных организаций, доходы, прибыли и убытки, выполненные и сданные заказчиком продукция, работа и услуги.

Порядок ведения аналитического учета бюджетные организации устанавливают сами исходя из плана счетов и нормативных актов по объектам учета. Для обеспечения раздельного учета операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, субсчетам присваивается свой номер: по бюджетным средствам-1; по средствам, полученным за счет внебюджетных источников от  предпринимательской деятельности-2; по средствам, полученным за счет внебюджетных источников целевого назначения и безвозмездным поступлениям-3.  

Входящие в состав бюджетного учреждения структурные подразделения обязаны в установленные  для них сроки передавать в бухгалтерию необходимые для ведения бухгалтерского учета документы. Это относится и к учреждениям, обслуживаемым централизованными бухгалтериями. Бухгалтерский учет в части исполнения сметы доходов и расходов в зависимости от объема учетной  работы ведется централизованной бухгалтерией или главным бухгалтером при отсутствии самостоятельного структурного подразделения. В централизованной бухгалтерии главный бухгалтер утверждает должностные инструкции  для каждого из работников бухгалтерии. В бухгалтерии бюджетного учреждения принято производить распределение должностных обязанностей по функциональному признаку. Это значит, что за каждым работником или группой работников закрепляется определенный участок учета. В бухгалтерии бюджетного учреждения обычно создаются финансовая группа, материальная группа, группа расчетов.

Согласно пункту 12 «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» на главного бухгалтера бюджетного учреждения возлагается обязанность по составлению графика документооборота [19, C.8]. График документооборота должен быть утвержден руководителем бюджетного учреждения. Все должностные лица получают выписки из этого графика. Все первичные документы, на основании которых производятся записи в соответствующих регистрах бухгалтерского учета, должны быть предоставлены в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота и в полном объеме. Набор необходимых учетных регистров, используемых для обобщения данных их первичных документов в целях получения отчетности, определяет связь между учетными регистрами и по существу не зависит от применяемых технических средств ее ведения. Автоматизированная форма учета  предполагает применение специальных бухгалтерских машин и компьютерной техники, необходимой  для обработки учетной информации. «Входные» и «выходные» документы могут существенно отличаться от регистров ручной обработки по внешней форме, но не по назначению и содержанию. Таким образом, форма учета предусматривает определенный порядок и последовательность сбора информации с первичных документов, и ее обработку для целей отчетности организации.

В бюджетных учреждениях Российской Федерации бухгалтерский учет осуществляется по мемориально-ордерной системе. При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваивают постоянные номера. В соответствии со своими номерами мемориальные ордера используются при отражении следующих операций бухгалтерского учета:

-  наличные денежные средства — мемориальный ордер 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) — форма 381 и мемориальный ордер 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами) — форма 386;

-  безналичные денежные средства, полученные за счет бюджетов разных уровней — мемориальный ордер 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090 «Средства федерального бюджета для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и  на другие мероприятия» , 091 «Средства федерального бюджета на расходы учреждения», 097 «Средства федерального бюджета в иностранной валюте», 100 «Средства для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя, и на другие мероприятия», 101 «Средства на расходы учреждения», 102 «Средства бюджета субъекта Российской Федерации и местного бюджета в иностранной валюте») — форма 381;

-  безналичные денежные средства, полученные от внебюджетных источников - мемориальный ордер 3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных за счет внебюджетных источников на субсчетах 110 «Целевые средства и безвозмездные поступления»,111 «Средства полученные от предпринимательской деятельности», 114 «Средства, поступившие во временное распоряжение учреждения», 115  «Средства, полученные от государственных внебюджетных фондов», 118 «Средства в иностранной валюте») — форма 381;

-  безналичные денежные средства, депонированные на лимитированных чековых книжках — мемориальный ордер 4 (накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных чековых книжек)— форма 323;

-  расчеты с рабочими, служащими и учащимися — мемориальный ордер 5 (свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям) — форма 405;

-  расчеты с дебиторами и кредиторами — мемориальный ордер 6 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами— форма 408 и мемориальный ордер 15 (свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей в детских учреждениях) — форма 406;

-  выбытие внеоборотных активов и малоценных предметов мемориальный ордер 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) — форма 438 и мемориальный ордер 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) — форма 438;

-  движение материалов — мемориальный ордер 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) — форма 398, мемориальный ордер 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) — форма 411, мемориальный ордер 13 — (накопительная ведомость по расходу материалов) — форма 396;

-  доходы и финансовые результаты — мемориальный ордер 14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам) — форма 409;

-  все остальные операции и операции «сторно» включаются в мемориальные ордера, нумерация которых начинается с 16 за каждый месяц по форме 274.

Для отражения фактических расходов по кодам экономической классификации расходов  бюджетов Российской Федерации  применяется расшифровка к мемориальному ордеру формы 803 [19, C.12].

Записи в мемориальные ордера осуществляются по отдельным документам или группе однородных документов. В зависимости от характера операции корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета, по дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов, по дебету нескольких субсчетов и кредиту одного субсчета.

Записи в книгу «Журнал-главная» (форма 308) производятся по мере составления мемориальных ордеров. Сумма мемориального ордера заносится в графу «Сумма по ордеру», затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть: равна итогу «Сумма по ордеру» и записывается внизу страницы. Остаток по каждому субсчету на начало следующего месяца просчитывается и записывается строкой ниже.

Если составляются мемориальные ордера - накопительные ведомости, то записи в форму 308  производятся один раз в месяц.

Мемориальные ордера и мемориальные ордера - накопительные  ведомости вместе с относящимися к ним документами по окончании отчетного периода сброшюровываются  в хронологическом порядке в папку. На обложке этой папки указываются наименование учреждения, название и порядковый номер папки, отчетный период, начальный и последний номера мемориальных ордеров, количество листов в папке.

Обычно бухгалтерские книги заводятся на каждый отчетный год, и по истечении года сдаются в архив. В бухгалтерских книгах до начала ведения записей в них нумеруются все страницы, книга прошивается, и на последней странице за подписью главного бухгалтера, заверенной печатью, делается надпись: «В книге всего пронумеровано и прошнуровано __ страниц». На каждой книге надписывается наименование учреждения и год, на который эта книга открыта. В книге прописывается оглавление открытых в ней субсчетов. Если записи по какому-либо субсчету не помещаются на отведенных для них страницах и переносятся на другие страницы, в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записей с указанием номеров новых страниц. В том случае, когда по окончании отчетного года в книге остается много чистых страниц, они могут быть использованы для записи операций следующего года. Такие книги сдаются в архив один раз в два года.

Учет в книге «Журнал-главная» начинается с записей сумм остатков на начало года и ведется согласно «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» по субсчетам для операций по бюджетным средствам и средствам, полученным из внебюджетных источников. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов по каждому субсчету и выводятся остатки по ним [19, C.13].

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции. Формы регистров приведены в приложении к Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используется стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными  документами. Оправдательные документы  служат первичными учетными документами, на основании которых ведется  бухгалтерский учет. Первичный  документ- это юридически доказательный акт, и поэтому он должен содержать достоверные сведения для обоснования записей в системе  счетов  и для контроля над совершением хозяйственных операций.

Основные требования к документам бухгалтерского учета  изложены  в Федеральном законе от 21.11.1996 г.№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденном приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г.
№ 34 н. Согласно пункту 18 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» в случае составления первичных учетных документов на машиночитаемых носителях информации  предприятие обязано изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других частников хозяйственных операций, а также для органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации [17]. Согласно статье 13 Федерального Закона «О бухгалтерском учете»  организация может составлять документы бухгалтерской отчетности в электронном виде [6, С.13].

 Для ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях применяются разработанные с учетом специфики их деятельности формы первичных документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации», утвержденные Постановлением Государственного комитета Российской Федерации от 30 октября 1997 г.№ 71а [8].

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно  подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

1.3 Методические аспекты учетной политики бюджетной организации

Согласно «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» оценка материальных запасов производится по фактической себестоимости. В отношении готовой продукции исключение сделано лишь для сельскохозяйственной продукции, которая в течение года учитывается по плановой себестоимости, уточняемой в конце года [19, C.42].

В бюджетных организациях имеется особенность отнесения и к основным средствам. Так как бюджетное учреждение не является собственником переданного ему имущества, а распоряжается им на условиях оперативного управления по доверенности собственника, руководитель бюджетного учреждения не имеет права  самостоятельно устанавливать лимит стоимости предметов для принятия к бухгалтерскому учету в составе средств в обороте. С 01.01.2000г. для бюджетных учреждений согласно «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» к основным средствам относятся материально-вещественные ценности, срок эксплуатации которых превышает 12 месяцев, и стоимость на дату приобретения за единицу- свыше 50 МРОТ [19, C.26]. Порядок определения стоимостного лимита основных средств закреплен Федеральным Законом № 82-ФЗ от 19.06.2000 г. «О минимальном размере оплаты труда» [7 c.3], и подробно разъясняется в письме Минфина РФ № 3-01-08/11-426 от 08.11.2000 г.   

К основным средствам для бюджетных учреждений независимо от срока их полезного использования  и стоимости относятся сельскохозяйственные машины и оборудование, строительный механизированный инструмент, оружие, рабочий и продуктивный скот. Малоценные предметы в бюджетных учреждениях в течение всего срока своего полезного использования числятся на балансе по первоначальной стоимости, амортизация на них не начисляется. Передача малоценных предметов со склада в эксплуатацию в бухгалтерском учете отражается внутренней проводкой между субсчетами счета 07 «Малоценные предметы».

Согласно «Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово -  хозяйственной  деятельности организации» амортизация по объектам основных средств и нематериальных активов, приобретенным за счет бюджетных средств, не начисляется. По «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» этот принцип распространяется на все объекты основных средств и нематериальных активов бюджетных организаций независимо от источников финансирования на их приобретение или строительство. Износ основных средств в бюджетных организациях начисляется по утвержденным нормам согласно  «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях». Износ же нематериальных активов не начисляется [19, C.33].

При списании материально-производственных запасов в бюджетных учреждениях  фактическая стоимость формируется непосредственно на счетах их учета, так как специальных субсчетов для учета отклонений фактической стоимости поступающих материалов от их учетных цен в бухгалтерском учете бюджетных учреждений не существует. По фактической себестоимости в бюджетных учреждениях учитывается и готовая продукция, кроме сельскохозяйственной продукции. Сельскохозяйственная продукция  в течение года учитывается по плановой себестоимости, а окончательный расчет по фактической себестоимости производится в конце года.

 Для бюджетных учреждений метод определения выручки согласно «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» существует только «по  оплате». Фактическая себестоимость  реализованной продукции не списывается до поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу учреждения. Естественно, при таком методе учета до момента оплаты не может быть определен финансовый результат [19, C.55].

Бюджетные учреждения могут осуществлять разностороннюю предпринимательскую деятельность. Прибыль, полученная от такого рода деятельности, распределяется по двум фондам - фонду средств на материальное поощрение и социальные выплаты и фонду средств на содержание и развитие материально-технической базы.

В бюджетных учреждениях есть и специфические особенности при исправлении ошибок. Ошибки, допущенные в бухгалтерском учете бюджетного учреждения, можно разделить на две категории: требующие изменения в мемориальном ордере и не требующие изменения в мемориальном ордере.

При обнаружении ошибки за текущий  отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующий изменения в мемориальном ордере, она исправляется зачеркиванием неверной информации. Неправильная информация зачеркивается тонкой линией таким образом, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, сверху надписывается правильная информация. На полях документа против исправленной строки делается надпись «Исправлено» и заверяется подписью главного бухгалтера.

При обнаружении ошибки за текущий отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, требующей изменения в мемориальном ордере, эта ошибка исправляется сторнировочной записью в бухгалтерском учете или дополнительным мемориальным ордером. Подобные записи по исправлению ошибок оформляются  Бухгалтерской справкой формы № 433, в которой указывается дата и номер исправляемого мемориального ордера и номер и дата документа, на основании которого были внесены исправления. На основании Бухгалтерской справки формы № 433 составляется мемориальный ордер формы
№ 274 [19, С.11].

Аналогично исправляются ошибки в тех случаях, когда они обнаружены в бухгалтерских записях периода, за который бухгалтерский баланс сделан.

Если бухгалтерский учет в учреждении осуществляется в электронном виде, то исправление ошибок в базе данных производится на основании документального подтверждения необходимости таких исправлений. Внесение соответствующих исправлений в базу данных производится сторнировочными проводками  датой обнаружения ошибки с оформлением измененных документов. После внесения исправлений необходимо получить выходные формы с учетом исправленных данных.

1.4 Основные формы бухгалтерской отчетности

Все учреждения и организации, а также централизованные бухгалтерии, обслуживающие учреждения, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации, бюджетах национально-государственных и административно-территориальных образований Российской Федерации, обязаны составлять годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты об исполнении смет расходов. Одновременно с годовым и квартальным отчетом представляется объяснительная записка.

Образцы форм годового, квартальных и месячных отчетов для бюджетных учреждений и показатели в них устанавливаются указаниями Минфина РФ и заполняются в точном соответствии с предусмотренными в них показателями. Годовые, квартальные и месячные отчеты могут быть представлены в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники. Образцы специализированных форм годовой и квартальной отчетности для бюджетных учреждений разрабатываются Минфином РФ. Внесения в утвержденные формы дополнительных показателей или изменение показателей и кодов не допускаются.

Сроки представления промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений устанавливаются ежегодно отдельным приказом Минфина Российской Федерации.

Годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты составляются и предоставляются учреждениями в порядке, сроки и адреса, установленные «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» [17].

Годовые и квартальные отчеты представляются в сброшюрованном виде с оглавлением и пронумерованными страницами.

Учреждения, состоящие на федеральном балансе, кроме бухгалтерского баланса представляют в органы федерального казначейства  Минфина РФ  по месту открытия  лицевых счетов форму 4 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам» в следующие сроки: годовую –не позднее 30 января года, следующего за отчетным, квартальную- не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Учреждения, получающие средства из федерального бюджета и не переведенные на обслуживание через лицевые счета в органах федерального казначейства Минфина РФ, составляют и представляют месячную бухгалтерскую отчетность об исполнении сметы доходов и расходов не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Учреждения, финансирование которых передано с одного бюджета на другой, или переданные из одного подчинения (ведомства) в другое, а также при ликвидации учреждения, составляют бухгалтерский отчет на дату передачи или ликвидации в объеме годового отчета и представляют его своему вышестоящему органу. Ведомства, переданные из одного подчинения в другое, а также при ликвидации составляют бухгалтерский отчет об исполнении смет расходов в объеме годовой отчетности и представляют его в Минфин РФ на дату передачи или ликвидации: при передаче по прежней и новой подчиненности, а при ликвидации - ликвидационный баланс в общеустановленном порядке [20].

При непредставлении главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств бухгалтерских отчетов об исполнении смет доходов и расходов в установленные сроки органы, ответственные  за исполнением бюджетов, могут приостановить финансирование из соответствующего бюджета с уведомлением об этом руководителей указанных органов исполнительной власти.

В состав годовой бухгалтерской отчетности учреждения включаются следующие формы:

- Баланс исполнения  сметы  доходов и расходов - ф. 1 со справкой о движении сумм финансирования из бюджета.

- Баланс исполнения сметы доходов и расходов по внебюджетным  источникам - ф. 1-1.

- Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам – ф.2.

- Отчет  об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам  в иностранной валюте - ф. 2-в.

- Отчет о доходах и расходах целевого бюджетного фонда - ф. 2-4.

- Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - ф.4.

- Отчет о движении основных средств-ф.6..

- Отчет о движении материальных запасов – ф.6б.

- Отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях – ф.15.

- Справка о полученном  финансировании из федерального бюджета.

- Справка об остатках средств, полученных из федерального бюджета.

- Сводная справка об остатках средств, полученных из федерального бюджета.

Кроме того, в состав годовой и квартальной бухгалтерской отчетности учреждений и организаций включается объяснительная записка об исполнении сметы доходов и расходов. В объяснительной записке приводятся основные факторы, оказавшие влияние на исполнение смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, суммы недоиспользованных бюджетных средств, данные о результатах инвентаризации, состояние расчетных статей баланса дебиторской, кредиторской задолженности и других.

В объяснительной записке приводится подробная расшифровка дебиторской  и кредиторской задолженности с указанием даты возникновения и причины образования и расшифровка денежных средств по их источникам финансирования по субсчетам 091 «Средства федерального бюджета на расходы учреждения», 101 «Средства на расходы учреждения», 118 «Средства в иностранной валюте» и 133 «Средства в пути» бухгалтерского учета [20].

Дублировать  данные из форм годовой и квартальной бухгалтерской отчетности, не несущие дополнительной информации, в объяснительной записке не нужно.

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером главного распорядителя, распорядителя или получателя средств, а при наличии в штате финансово - экономически служб подписывается руководителем этих служб.

Бухгалтерская отчетность учреждений составляется на основании бухгалтерских записей, подтвержденных оправдательными документами.

До составления годовой отчетности необходимо осуществить в учреждении следующие мероприятия:

- провести инвентаризацию имущества и обязательств бюджетного учреждения в порядке и сроки, установленные нормативными документами;

- отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете;

- провести сверку оборотов и остатков по аналитическим счетам с оборотами и остатками по счетам синтетического учета;

- провести выверку расчетов с дебиторами, кредиторами и по другим обязательствам с оформлением результатов выверок расчетов с дебиторами и кредиторами двусторонними актами сверки взаиморасчетов.

После этого можно производить закрытие остатков по субсчетам бухгалтерского учета. После  заключительных записей по счетам бухгалтерского учета составляется заключительный баланс на 1 января года, следующим за отчетным.

Глава 2 Учет в бюджетной организации на примере 

Сенгилеевского центра занятости населения

 2.1 Учет основных средств

К основным средствам относятся материально-вещественные ценности, срок эксплуатации которых превышает 12 месяцев, стоимостью на дату приобретения за единицу свыше 50-кратного минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством.

 Порядок определения стоимостного лимита отнесения имущества к категории объектов основных средств разъяснен письмом Минфина России от 08 ноября 2000 г. № 3-1-08/11-426. В частности, указано, что для этих целей  необходимо руководствоваться ст.3 Федерального закона от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» [7, С.3]. Данным Законом  определен лимит стоимости объектов, относящихся к основным средствам, МРОТ установлен с 1 января 2001 г. исходя из базовой суммы, равной 100 руб. Следовательно, в состав объектов основных средств должны входить объекты стоимостью свыше 5000 руб. за единицу.

Основными задачами бухгалтерского учета основных средств являются:

-  правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;

-  достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;

-  полное определение затрат, связанных с поддержанием основных средств в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и уход, на проведение всех видов ремонта);

-  контроль за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету,  и эффективностью использования.

По видам основные средства организаций подразделяются на следующие группы: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная и оргтехника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь, рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие основные средства.

В Сенгилеевском центре занятости на балансе числятся: здание, машины и оборудование, транспортное средство, инструмент и хозяйственный инвентарь,

В бухгалтерском учете основные средства отражаются по первоначальной стоимости. Изменение первоначальной стоимости допускается в случаях переоценки, достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и частичной ликвидации соответствующих объектов.

Остаточная стоимость определяется вычитанием из первоначальной стоимости суммы износа основных средств.

С течением времени первоначальная стоимость основных средств отклоняется от стоимости аналогичных основных средств, приобретаемых или возводимых в современных условиях. Для устранения этого отклонения необходимо периодически осуществлять переоценку основных средств и определять восстановительную стоимость.

 Восстановительная стоимость – это стоимость воспроизводства основных средств в современных условиях (при современных ценах, современной технике и т.п.).

Переоценка основных средств и нематериальных активов бюджетных учреждений проводится в целях периодического пересчета их стоимости и смешанных цен различных лет, по которым они учтены в бухгалтерском учете, в единые цены, существующие на дату, по состоянию на которую проводится переоценка.

Последняя переоценка основных средств в Сенгилеевском ЦЗН произведена в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 15 ноября 2002 г. № 1611-р на 1 января 2003 г. Порядок переоценки основных средств и отражения ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности установлен приказом Минэкономразвития России, Минфина России, Минимущества России и Госкомстата России от 25 января 2003 г.[14] и письмом Минфина России от 23 апреля 2003 г. [25].

В соответствии с вышеуказанными документами на 1 января 2003 г. переоценке подлежали основные средства и нематериальные активы, действующие, находящиеся на консервации и в резерве, подготовленные к списанию, но не оформленные в установленном порядке соответствующими актами и т.д.

Переоценка осуществлена путем индексации балансовой стоимости основных средств, объектов, не завершенных строительством, приобретенного оборудования, предназначенного к установке, нематериальных активов, накопленного износа по основным средствам и нематериальным активам по состоянию на 1 января 2003 г. на коэффициенты, разработанные Госкомстатом России на основе индексов цен на фондообразующую продукцию и строительно-монтажные работы [9].

Результаты переоценки отражаются отдельно по каждому субсчету, на котором учтено подлежащие переоценке имущество.

Административное здание Сенгилеевского ЦЗН числилось в бухгалтерском учете на 01.01.2002 г стоимостью 418133 руб., в результате переоценки его стоимость стала 627200 руб. Результаты переоценки были отражены:

- дебет счета 010/1 «Здания», кредит субсчета 250/1 «Фонд в основных средствах» -  209067 руб., на сумму дооценки стоимости здания;

- дебет субсчета 250/1 «Фонд в основных средствах», кредит субсчета 020/1 «Износ основных средств» -  273 618 руб.,на сумму корректировки износа.

Каждому объекту присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый – группу и последние четыре знака – порядковый номер предмета в группе. По тем субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Например, в центре занятости зданию присвоен инвентарный номер 01010001,  компьютеру 386/DX  № 01360007 и т.п.

Инвентарный номер обозначен на объекте краской.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются следующими формами первичной учетной документации.

Поступающие основные средства от других учреждений и организаций принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в двух экземплярах акт ввода в эксплуатацию основных средств (ф. ОС-1 бюдж.)  на каждый объект в отдельности.

На основании акта и приложенных к нему технической документации бухгалтер оформляет инвентарную карточку основного средства.

Поскольку объекты основных средств закреплены за бюджетными учреждениями на праве оперативного управления, вопросы приемки-передачи этих средств должны быть согласованы в установленном действующим законодательством порядке с собственником имущества, от имени которого в соответствии с Положением о Министерстве имущественных отношений РФ, утвержденным постановлением Правительства РФ от 03.06.2002 г. № 377, выступают его территориальные органы.

Передачу объектов основных средств в центр занятости, в основном осуществляет Департамент занятости населения  на основании доверенности.  Передача оформляется накладной на внутреннее перемещение основных средств.

Например,  по накладной № 167 от 18.10.2004 г., на основании доверенности №16 от 18.10.2004 г., Сенгилеевскому ЦЗН  Департаментом занятости населения по Ульяновской области  был отпущен набор офисной мебели. В ЦЗН комиссией был составлен акт от 18.10.2004 г. о вводе в эксплуатацию набора офисной мебели (приложение А) и оформлена инвентарная карточка на него.

Выбытие основных средств производится учреждением в установленном действующим законодательством порядке

Для оформления списания пришедших в негодность основных средств применяются: акты о списании основных средств в бюджетных учреждениях (ф. ОС-4 бюдж.); акты о списания транспортных средств в бюджетных учреждениях (ф. ОС-4а бюдж.).

Указанные акты составляются постоянно действующей комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения.

В актах о списании основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму износа, расходы, связанные с выбытием объекта, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т.п.), полученных от списания объекта (выручки от реализации). Акты подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. 

Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в накопительной ведомости ф.438 (мемориальный ордер 9) (приложение Б). Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе «Итого» записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу «Журнал-Главная» (приложение В), данные из которой переносятся в оборотный баланс за месяц   (приложение Г).

 Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих организации на правах собственности, осуществляется на счетах:

01 «Основные средства»;

02 «Износ основных средств»;

25 «Фонд в основных средствах».

Счет 01 «Основные средства» предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в аренду.

В Центре занятости  счет 01 «Основные средства» подразделяется на субсчета:

010 «Здания»;

013 «Машины и оборудование»;

015 «Транспортные средства»;

016 «Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь».

Расходы по приобретению объектов основных средств относятся к текущим и соответственно отражаются в бухгалтерской отчетности:

-  для машин и оборудования – дебет 013 «Машины и оборудование» кредит 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и вторая проводка дебет 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия» кредит 250 « Фонд в основных средствах»;

-  для транспортных средств – дебет 015 кредит 178 и вторая проводка дебет 200 кредит 250;

-  для инструментов и хозяйственного инвентаря – дебет 016 кредит 178 и вторая проводка дебет 200 кредит 250.

       Так, приобретение набора офисной мебели было отражено проводками:

        Дебет 016/1  кредит  178/1  - 43300 руб.00 коп.

        Дебет 200    кредит  250/1  - 43300 руб. 00 коп

Аналитический учет основных средств осуществляется в инвентарных карточках учета основных средств в бюджетных учреждениях – ф. ОС-6 бюдж. Инвентарная карточка предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств и др. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов. Перемещение основных средств внутри учреждения также отражается в карточке. Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Записи в них производятся в количественном и суммовом выражении.

 В бюджетной организации износ основных средств определяется и учитывается по зданиям и сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию, транспортным средствам. Износ объектов основных средств определяется за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или построены) в соответствии с установленными нормами [13, С.39].

В инвентарных карточках учета основных средств ф. ОС-6 бюдж. записываются годовая норма и сумма износа в рублях, шифр годовой нормы износа и год, в котором последний раз начисляется износ. Так, на набор офисной мебели  в инвентарной карточке   было занесено: код годовой нормы 48008, нома износа –10%, в рублях- 2011-60,последний год начисления –2014 год.

Для учета износа основных средств используется счет 020 «Износ основных средств». При начислении износа основных средств происходит уменьшение фонда в основных средствах.

На общую сумму износа  в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер ф. 274 с отражением износа основных средств по дебету субсчета 250 «Фонд в основных средствах» и кредиту субсчета 020 «Износ основных средств».

Начисление износа не может производиться свыше 100% стоимости основных средств. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в оборотную ведомость ф. 326 по субсчету 020.

Списание износа по выбывшему объекту основных средств отражают по дебету субсчета 020 «Износ основных средств» и кредиту субсчетов 010-019 «Основные средства».

Для аналитического учета по субсчету 020 применяется оборотная ведомость по основным средствам ф. 326  .Записи в оборотной ведомости производятся путем отражения входящего сальдо по начисленному износу в разрезе каждого объекта основных средств и движения сумм по его начислению и списанию.

Например, инвентарный номер 01360028-компьютер С-400, стоимостью 16062 руб., шифр годовой нормы износа 48008, годовая норма износа составляет 10% в сумме 1606 руб. 00 коп., текущая сумма износа 6489 руб. 00 коп., что составляет 40% от стоимости компьютера.

2.2 Учет материальных запасов

Материальные запасы – часть имущества, используемая:

а) для управленческих нужд организации;

б) при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи.

Основными задачами учета материальных запасов являются: контроль за сохранностью ценностей; соответствие складских запасов нормативам; за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм потребления; своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации; получение точных сведений об остатках, находящихся на складе учреждения.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Классификация материалов в бюджетных учреждениях положена в основу их учета по синтетическим счетам.  В Сенгилеевском ЦЗН используют счета:

06 «Материалы и продукты питания»;

07 «Малоценные предметы»

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов учреждения на их приобретение.

Документальное оформление поступления и расхода производственных запасов. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершавших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен га главного бухгалтера центра и директора.  

Материальные запасы в ЦЗН  поступают от  подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета. Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций  на конкурсной основе за наличные деньги. Документом,  подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет.

Материалы отпускаются на производственное потребление, хозяйственные нужды.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации деятельности учреждения, направления расхода и периодичности отпуска и вида материалов.

Выдача материалов в ЦЗН производится по следующим документам:

 а) накладная (требование) ф. 434, применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах;

б) ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. 410,  применяется для выдачи хозяйственных материалов в течение месяца. Записи в ведомости следует производить не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов необходимо оставлять определенное количество строк, с тем чтобы в конце месяца по каждому из материалов можно было получить общий итог;

в) путевой лист применяется для списания в расход всех видов топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. Регистрация путевых листов производится в журнале учета движения путевых листов (ф.8).

Учет материальных запасов приобретенных за счет бюджетных средств, целевых средств ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям материалов и материально ответственным лицам в  оборотных ведомостях ф. М-44 (приложение Д). В оборотной ведомости материальных запасов по каждому материально ответственному лицу в разрезе субсчетов записывают наименование материалов, единицу измерения (с указанием кодов), остаток материалов на начало месяца в количественном и суммовом выражении, приход и расход за месяц также в количественном и суммовом выражении.

 Для учета материальных запасов в Сенгилеевском ЦЗН используются счета: 06 «Материалы и продукты питания», 07 «Малоценные предметы». Поступление материальных запасов отражают по дебету материальных счетов, а выбытие – по кредиту.

На счете 06 «Материалы и продукты питания» учитываются материалы по их предметной характеристике.

Счет 06 «Материалы и продукты питания» подразделяется на субсчета, в центре занятости используются следующие субсчета:

063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности»;

064 «Топливо, горючее и смазочные материалы»;

069 «Запасные части к машинам и оборудованию».

На субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» В ЦЗН учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждения. Они, приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, списываются на фактические расходы с отражением в ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, где имеется расписка лица, получившего эти материалы, корреспонденция счета, сумма, статья расхода по Экономической  классификации расходов.

На субсчете 064 «Топливо, горючее и смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов находящегося непосредственно у материально ответственного лица. Списывают ГСМ на основании  путевого листа и ведомости, где указывают километраж пробега автомобиля, норму расхода, цену 1 литра бензина и сумму к списанию, там же проставляют корреспонденцию счетов и код экономической классификации расхода.

Например, в ведомости на списание бензина за октябрь месяц 2004 года у водителя Архипова А.Ю. отражено: пробег –1273 км, норма расхода бензина на 100 км- 11,5 литра, цена 1 литра бензина-13 руб. 80 коп., списано по норме 146,43 литра, сумма –2051 рубль, списывается в дебет счета 200 и кредит 064/1-2051 руб. 00 коп., код экономической классификации расхода 148-1801-038-029-110340.

На субсчете 069 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах, оборудовании, транспортных средствах. Замена  изношенных частей на автомобиль происходит   на основании ведомости дефектов на ремонт машины.

Так 29 октября 2004 года в Сенгилеевском ЦЗН была составлена ведомость дефектов на ремонт машины ВАЗ 21213. Комиссия в составе трех человек и водителя  Архипова установила  100% износ воздушного фильтра в количестве 1 штуки по цене 28 рублей.  Общая стоимость текущего ремонта составила 28 рублей 00 копеек

 Стоимость приобретенных материалов записывают в дебет субсчетов 063, 064, 069 и кредит 160 «Расчеты с подотчетными лицами», 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Стоимость израсходованных материалов списывается с кредита субсчетов 063, 064, 069 в дебет 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия». Так покупка воздушного фильтра была отражена в учете: дебет  069/1 кредит 160/1-28 руб. 00 коп., а затем списана дебет 200  кредит 069/1 –28 руб. 00 коп.

 По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу «Журнал-Главная» (приложение В).

2.3 Учет труда и его оплаты        

Основными задачами учета труда и его оплаты являются: точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполняемых работ; правильное исчисление сумм оплаты труда и удержаний из нее; учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами социального страхования, фондами обязательного медицинского страхования и Пенсионным фондом РФ; контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, фонда оплаты труда и фонда потребления; правильное отнесение начисленной оплаты труда и отчислений на социальные нужды на счета издержек производства и обращения и на счета целевых источников.

Оплата труда – это система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями и трудовыми договорами.

В бюджетных учреждениях правила начисления оплаты труда и дополнительных выплат регулируются трудовым законодательством и отраслевыми и ведомственными инструкциями, разработанными на основе трудового законодательства. В  Сенгилеевском ЦЗН при начислении  заработной платы в соответствии со ст.143 Трудового кодекса РФ [5, С.125] применяется тарифная система оплаты труда, устанавливаемая на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, и Положение по премированию и материальному стимулированию  работников Департамента занятости населения по Ульяновской области.

Единая тарифная сетка, установленная постановлением Правительства РФ от 14 октября 1992 г. № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки», имеет 18 разрядов: для рабочих – с 1-го по 8-й, для служащих – со 2-го по 18-й.

Каждому разряду соответствует тарифный коэффициент. Заработную плату по соответствующей должности определяют умножением ставки (оклада) 1-го разряда на тарифный коэффициент.

Тарифные коэффициенты Единой тарифной сетки по оплате труда работников организаций бюджетной сферы приведены в приложении к постановлению Правительства РФ от 2 октября 2003 г. № 609  [11].

Ставки и оклады каждому работнику устанавливаются по результатам аттестации и тарификации. При аттестации и тарификации работников бюджетной сферы используют Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, требования которого увязаны с разрядами Единой тарифной сетки.

В Сенгилеевском ЦЗН применяется повременно-премиальная система оплаты труда, т.е. к сумме заработка по тарифу прибавляют премию в определенном проценте к тарифной ставке или к другому измерителю. В октябре месяце на основании приказа № 169 от 30.10.2004 г. работникам ЦЗН была начислена премия в размере 50%. Например, Морозовой Р.Н.  оклад которой составляет 1880 руб. была начислена премия в размере 940 руб.

Пособие по временное нетрудоспособности выплачивают рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование исходя из среднего заработка. Основанием для выплаты пособий являются больничные листы, выдаваемые лечебными учреждениями и подписанные профсоюзным органом. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и его среднего заработка: при непрерывном стаже работы до пяти лет – 60% заработка; от пяти до восьми лет – 80% заработка, от восьми лет и более – 100% заработка.

Независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100%:

-  вследствие трудового увечья или профессионального заболевания;

-  работающим инвалидам Великой Отечественной войны и другим инвалидам, приравненным по льготам к инвалидам Великой Отечественной войны;

-  лицам, имеющим на своем иждивении трех детей и более, не достигших 16 лет (учащихся – 18 лет);

-  по беременности и родам.

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации независимо от источников этих выплат.

Расчет среднего заработка работника  производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты. Средний заработок работника определяется умножением среднего дневного заработка на количество рабочих дней в периоде, подлежащим оплате [12]. Пример расчета оплаты больничного по беременности и родам Купцовой Н. А. дан в приложении  Ж. 

Средний заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 3 календарных месяца (с 1-го до 1-го числа). Средний дневной заработок для их оплаты исчисляется делением суммы заработной платы , фактически начисленной за расчетный период, на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6) [12].

Расчет  оплаты отпуска   Елескину В.Н. приведен в приложении К.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06 апреля 2001 г. № 26, а также первичные учетные документы, применяемые только в бюджетных организациях [10].

По учету кадров применяют первичные документы форм Т-1 – Т-11а, утвержденные указанным выше постановлением Госкомстата: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. Т-1), личная карточка работника (ф. Т-2), штатное расписание (ф. № Т-3), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6), график отпусков (ф. Т-7), приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. Т-8), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9), командировочное удостоверение (ф. Т-10).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда в бюджетной организации используют следующие формы первичных учетных документов.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 421)применяют для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов – справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам. Табельный учет осуществляется лицами, назначенными приказом по учреждению.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят в расчетно-платежной ведомости (ф.49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.  

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям на выдачу аванса, заработной платы (ф. 389). Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней. В платежной ведомости указывают фамилию, имя, отчество работников, их табельный номер, сумму к выдаче, расписку в получении суммы. Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

На выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На платежных и расчетно-платежных ведомостях проставляются дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.

Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.) производят по расходным кассовым ордерам.

На основании расчетно-платежных ведомостей составляется мемориальный ордер 5 (приложение Л).

Больничные листы подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листе проставляется номер расчетно-платежной ведомости, в которую он включен для начисления.

Для получения заработной платы в казначейство представляют следующие документы: заявку на денежную наличность, доверенность на получение чека для выдачи наличных денег со счета органа федерального казначейства, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление платежей  на социальные нужды (в фонд – Пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования).

Синтетический учет расчетов с работниками по заработной плате, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другим выплатам, предусмотренным действующим законодательством, осуществляют на счете 18 «Расчеты по оплате труда и стипендиям». По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхования, пенсий и других аналогичных сумм, а по дебиту – удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным выплатам.

В центре применяется субсчет 180 «Расчеты по оплате труда», другие субсчета в настоящее время не используются.

По субсчету 180 «Расчеты по оплате труда» учитываются расчеты с работниками учреждений, состоящими и не состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а также по другим видам начисленного дохода.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф. 421, другие документы.

Начисление заработной платы штатным о нештатным работникам отражают по кредиту субсчета 180 и дебету субсчета 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия».

Начисление пособий женщинам по беременности и родам, единовременных пособий женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременных пособий при рождении ребенка, а также ежемесячных пособий на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет отражается по кредиту субсчета 180 и дебету субсчета 193 «Расчеты с Фондом социального страхования Российской Федерации».

На период отпуска по уходу за ребенком старше 1,5 лет ежемесячное пособие начисляется женщинам за счет средств, полученных от государственных внебюджетных фондов. Начисленное пособие отражается по дебету субсчета 228 Расходы за счет средств, полученных от государственных внебюджетных фондов» и кредиту субсчета 180.

Удержания из заработной платы работников записывают в дебет субсчета 180 и кредит субсчета 173 «Расчеты по платежам в бюджет».

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляется следующей бухгалтерской записью: дебет субсчета 180 «Расчеты по оплате труда» и кредиту субсчета 120 «Касса».

Не полученная в срок заработная плата оформляется бухгалтерской записью: дебет субсчета 180 «Расчеты по оплате труда» и кредит субсчета 177 «Расчеты с депонентами».

Остатки не выданной в срок заработной платы (депонированных сумм) по истечении 3 дней должны быть сданы в банк на бюджетный текущий счет.

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету субсчета 177 и кредиту субсчета 120 «Касса».

Из начисленной работникам заработной платы, суммы оплаты труда по трудовым соглашениям, договорам подряда и по совместительству производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные и удержания по инициативе организации.

Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам.

В соответствии со второй частью Налогового кодекса [3, C.231] c 1 января 2001 г. подоходный налог заменен на налог на доходы с физических лиц. Плательщиками налога на доходы с физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников, расположенных в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ налоговая ставка на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%.

Порядок удержания алиментов определен Семейным кодексом РФ [4, С.197] вступившим в силу в марте 1995 г., и Временной инструкцией о порядке удержания алиментов.

Поступившие в бухгалтерию организации исполнительные листы регистрируют в специальном журнале и хранят как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительных документов бухгалтерия сообщает судебному исполнителю и взыскателю.

Взыскание алиментов производится со всех видов дохода и дополнительного вознаграждения как по основной, так и по совмещаемой работе, с дивидентов, пособий по государственному социальному страхованию, сумм, выплачиваемых в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья или иного повреждения здоровья.

Алименты не взыскиваются с сумм материальной помощи, единовременных премий, компенсационных выплат за работу во вредных и экстремальных условиях и иных выплат, не носящих постоянный характер.

Удержанные суммы алиментов бухгалтерия обязана в течении 3 дней со дня выплаты заработной платы выдать взыскателю лично из кассы, перевести по почте акцептованным платежным поручением (с отнесением расходов по переводу на взыскателя) или перечислить на счета взыскателей по вкладам в отделение Сберегательного банка на основании письменного заявления заявителя. Если адрес заявителя не известен, то удержанные суммы перечисляют на депозитный счет народного суда по месту нахождения организации.

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету субсчета 180 «Расчеты по оплате труда» и кредиту субсчетов:

173 «Расчеты по платежам в бюджет» - на сумму налога на доходы физических лиц;

160 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возврат суммы неизрасходованного аванса;

187 «Расчеты по исполнительным и другим документам и прочие расчеты» - на сумму удержаний из заработной платы по исполнительным листам и другим документам;

Погашение задолженности по удержаниям отражают по дебету субсчетов 173, 187 с кредита счетов учета денежных средств.

Для учета расчетов по обязательному социальному страхованию и социальной защите населения используют счет 19 «Расчеты по обязательному социальному страхованию и социальной защите населения», на котором учитываются в центре расчеты по страховым взносам с государственными внебюджетными фондами.

Счет 19 подразделяется на субсчета, в данном учреждении используются следующие субсчета:

193 «Расчеты с Фондом социального страхования Российской Федерации»;

194 «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования Российской Федерации»;

198 «Расчеты с Пенсионным фондом Российской Федерации».

На субсчете 193 учитываются расчеты по отчислениям на государственное социальное страхование.

На субсчете 194 учитываются расчеты по отчислениям на обязательное медицинское страхование работников учреждения.

На субсчете 198 учитываются расчеты по страховым взносам учреждения и страховым взносам работников с Пенсионным фондом Российской Федерации.

Все эти субсчета предназначены для учета расчетов учреждения по единому социальному налогу, который введен в соответствии со второй частью Налогового кодекса РФ с 1 января 2001 г. Данный налог зачисляется в государственные внебюджетные фонды – Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования РФ и предназначен для мобилизации средств для реализации права граждан на государственное пенсионное и социальное обеспечение и медицинскую помощь.

Объектом налогооблажения для исчисления налога признаются: выплаты, вознаграждения и иные доходы, начисляемые работодателями в пользу работников по всем основаниям, в том числе вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), а также выплаты в виде материальной помощи и иные безвозмездные выплаты налогоплательщиков.

Детальный перечень объектов налогооблажения, налоговая база, доходы, не подлежащие налогооблажению, налоговые льготы изложены во второй части Налогового кодекса РФ [3, C.301].

-  Пенсионный фонд Российской Федерации – 28,0%.

-  Фонд социального страхования Российской Федерации – 4,0%.

Фонды обязательного медицинского страхования:

- Федеральный фонд обязательного медицинского страхования – 0,2%.

- Территориальные фонды обязательного медицинского страхования –   3,4%.

Итого 35,6%.

Сумма налога исчисляется отдельно в отношении каждого фонда.

Начисление взносов в государственные внебюджетные фонды отражают по дебету субсчета 200 и кредиту субсчетов 193, 194, 198.

При перечислении средств в государственные внебюджетные фонды дебетуют субсчета 193, 194, 198 и кредитуют субсчет 091.

Часть сумм, начисленных в Фонд социального страхования, используется организацией для выплаты работникам соответствующих пособий по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет и др.

Выплата пособий по временной нетрудоспособности и пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет производится вместе с заработной платой по единому платежному документу.

Разовые пособия (на погребение, на рождение ребенка) выплачиваются на основании оправдательных документов через кассу.

Начисление работникам организации указанных пособий оформляют следующей записью: Дебет 193 «Расчеты с Фондом социального страхования РФ»  Кредит 180 «Расчеты по оплате труда».

Таблица 1 – Корреспонденция  счетов  по субсчету 180/1 за октябрь месяц 2004 г.

2.4 Учет расходов

Одной из главных задач бухгалтерского учета в бюджетных организациях является точный учет и контроль расходов, осуществляемых организациями и учреждениями. Бухгалтерский учет бюджетных структур – это прежде всего учет исполнения смет расходов. Расходы по бюджету в учреждениях и организациях учитывают в соответствии со структурой бюджетной классификации Российской Федерации. Производимые расходы считаются действительными при наличии подтверждающих и других правильно оформленных документов.

Расходы, производимые учреждением на мероприятия, предусмотренные по сметам доходов и расходов, финансируемым из федерального бюджета, являются фактическими расходами учреждения, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, обязательствам перед бюджетом, государственными внебюджетными фондами, начисленной заработной плате и др.

Для учета фактических расходов в Сенгилеевском ЦЗН предусмотрен счет 20 «Расходы по бюджету». На этом счете отражаются расходы, осуществляемые учреждением по исполнению смет, финансируемые из бюджета. Бюджетные средства, предоставляемые на возвратной и безвозвратной основе из бюджета на финансирование целевых программ и мероприятий, не облагаются налогом на добавленную стоимость.

Счет 20 «Расходы по бюджету» имеет субсчет:

200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мераприятия» на котором учитываются фактически произведенные расходы на содержание учреждения и на другие мероприятия.

Расходование бюджетных средств производится в строгом соответствии с утвержденными сметами доходов и расходов. Бюджетные учреждения не имеют права перерасходовать выделенные бюджетные средства и выходить за рамки выделенных ассигнований по каждому элементу экономической классификации расходов бюджетов. Право на такое перераспределение принадлежит распорядителям бюджетных средств, в частности Департаменту занятости населения по Ульяновской области.

Сенгилеевский ЦЗН по дебету субсчета 200 отражает:

-  расходы по приобретению основных средств, нематериальных активов, малоценных предметов в корреспонденции с кредитом субсчетов 250 «Фонд в основных средствах», 251 «Фонд в нематериальных активах», 260 «Фонд в малоценных предметах», например, приобретение набора офисной мебели отразилось на счетах по дебету 200 и кредиту 250/1   в сумме 43300 руб.;

-  расходы по списанию израсходованных материалов (на основании оправдательных документов) в корреспонденции с кредитом соответствующих субсчетов счета 06 «Материалы и продукты питания», например, списание воздушного фильтра к автомобилю дебет 200 кредит 069/1 в  сумме  28 рублей ;

-  начисление взносов в государственные внебюджетные фонды в корреспонденции с кредитом субсчетов 193 «Расчеты с Фондом социального страхования Российской Федерации», 194 «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования», 198 «Расчеты с Пенсионным фондом Российской Федерации», например, начисление в  пенсионный фонд в октябре месяце дебет 200 кредит  198/1 на сумму 14680,16 руб.;

-  списание израсходованных подотчетных сумм на основании авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов в корреспонденции с кредитом субсчета 160 «Расчеты с подотчетными лицами», например, списана по авансовому отчету Петрушиной Л.Э. сумма полученная  в подотчет на проезд дебет 200 кредит 160 в сумме 46 рублей;

-  начисление заработной платы штатным и нештатным работникам в корреспонденции с кредитом субсчета 180 «Расчеты по оплате труда», например, начислена зарплата за октябрь месяц дебет 200 кредит 180/1 в сумме 74044.61 руб;

-  начисление установленных законодательством РФ налогов в корреспонденции с кредитом субсчета 173 Расчеты по платежам в бюджет»;

-  прочие расходы в соответствии с нормативными актами Министерства финансов РФ, законодательством РФ.

ЦЗН при закрытии счетов бухгалтерского учета по окончании года расходы, учтенные по субсчету 200 в пределах полученного финансирования, по кодам экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации списывают в дебет субсчета 140 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия».

Учреждение учет фактических расходов производят в ведомости аналитического учета ассигнований (лимитов бюджетных обязательств) и фактических расходов получателей бюджетных средств ф.309 (приложение М).

2.5 Учет  денежных средств

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ [22].

В соответствии с этим документом организация независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организация производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки.

Для осуществления расчетов наличными деньгами ЦЗН имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, указанные в квитанции к доверенности на получение чека.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. С кассиром заключен договор о полной  индивидуальной материальной ответственности в установленном порядке. В кассе ЦЗН   хранятся небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита в сумме 900 рублей для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам учреждения, пособий по временной нетрудоспособности и премий. Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными  и расходными кассовыми ордерами ф. КО-1 (0310001), К0-2 (0310002). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер. К расходным кассовым ордерам прикладываются заявления о выдачи денег с разрешительной подписью директора центра.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера  выводятся автоматизировано через программу «Парус». Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработная плата выдается из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда кассир делает:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано»;

б) составляет реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ведомости делаеть надпись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

д) записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №  115».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов в центре осуществляется с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на его основании ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. 381 (мемориальный ордер 1а) (приложение Н).

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга ведется в центре  автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира» Обе названные машинограммы составляться к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. 

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» проверяет правильность составления указанных документов, подписывает  их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги главному бухгалтеру. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книга» брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книгу опечатывают. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Для обеспечения  сохранности денежных средств в центре оборудована касса.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 12 «Касса» В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы (таблица 2).

Таблица 2- Корреспонденция счетов по субсчету 120/1 «Касса»

Распределение средств федерального бюджета производится в соответствии с законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Российской Федерации и бюджетной классификацией Российской Федерации на основе принципов самостоятельности бюджетов и единства бюджетной системы.

На счете 09 «Средства федерального бюджета» Сенгилеевский ЦЗН отражает объемы финансирования расходов федерального бюджета, выделяемые распорядителем Департаментом федеральной государственной службы занятости населения по Ульяновской области и доведенные Министерством финансов РФ через лицевой счет, открытый в отделение федерального казначейства  Сенгилеевского района.

Порядок доведения объемов финансирования расходов федерального бюджета до получателей, а также отражения указанных операций и кассовых расходов на лицевых счетах устанавливается Министерством финансов РФ.

Учет операций по исполнению расходов федерального бюджета на лицевых счетах ведется в накопительной ведомости по движению средств на бюджетных счетах ф.381 (мемориальный ордер 2)  (приложение П) на основании документов, приложенных к выписке из лицевого счета.

Счет 09 «Средства федерального бюджета» имеет в центре субсчет:

091 «Средства федерального бюджета на расходы учреждения», который используется для учета объемов финансирования из федерального бюджета на расходы учреждения по смете доходов и расходов  и осуществление кассовых расходов, проведенных по лицевому счету органа федерального казначейства.

Доведенные через органы федерального казначейства до учреждения объемы финансирования расходов записываются на основании выписки из лицевого счета   следующими проводками:

Дебет 091 Кредит 140 – суммы полученных бюджетных средств. Например, в октябре месяце Сенгилеевскому ЦЗН было выделено Департаментом занятости населения  деньги в сумме 1 163 800,00 руб., в учете это было отражено: дебет 091 кредит 140 –1 163 800,00 руб.

Также в октябре месяце на счет 091 ЦЗН была  возвращена сумма из Сбербанка  незачисленного пособия по безработице  безработного Семенова А.С., в результате была  сделана проводка дебет 091 кредит 178/1- в сумме 174, 41 руб.

При расходовании бюджетных средств на нужды Сенгилеевского ЦЗН оформляются следующие проводки:

Д-т 173/1 К-т 091 – 6542 руб.- сумма  перечисленного подоходного налога с оплаты труда в бюджет;

Д-т 178/1 К-т 091 – 5122,24 руб.- сумма,  перечисленная Красногуляевской поселковой администрации на организацию временного трудоустройства несовершеннолетних граждан;

Д-т 193 К-т 091 – 104,86 руб.-сумма взносов в Фонд социального страхования РФ (за вычетом тех сумм, которые подлежат расходованию непосредственно в бюджетном учреждении на выплату пособий по временной нетрудоспособности и в некоторых других случаях);

Д-т 194/1 К-т 091–1887,45 руб.-сумма взносов в фонды обязательного медицинского страхования;

Д-т 198/1 К-т 091 – 14680,16 руб.-сумма взносов в Пенсионный фонд РФ.

При осуществлении деятельности бюджетного учреждения возникает необходимость расчетов наличными деньгами. В первую очередь это, разумеется, связано с расчетами по оплате труда и прочими выплатами рабочим и служащим. Получение наличных денег со счета в органе федерального казначейства производится в порядке, установленном действующим законодательством, по заявке на денежную наличность и доверенности на получение чека для выдачи наличных денег со счета органа федерального казначейства и в бухгалтерском учете оформляется следующей проводкой: дебет 120/1 кредит 091 – 7200 руб.-  сумма  полученных  наличных денег со счета федерального бюджета на расходы учреждения».

Аналитический учет объемов финансирования расходов федерального бюджета ведется  по каждому лицевому счету в разрезе доведения кодов бюджетной классификации РФ в ведомости аналитического учета ассигнований, объемов финансирования и кассовых расходов получателя бюджетных средств ф.294 (приложение Р).

2.6 Учет расчетов

Современный финансовый механизм Российской Федерации, в том числе и бюджетный, невозможен без системы расчетов.  В Сенгилеевском ЦЗН осуществляются внутриведомственные расчеты, учет расчетов  с подотчетными лицами, учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами.

Классификация расчетов положена в основу построения синтетического учета расчетов в бюджетных учреждениях и организациях.

Для учета внутриведомственных расчетов по финансированию применяют одноименный счет 14 «Внутриведомственные расчеты по финансированию». На счете отражают расчеты по финансированию из бюджета между вышестоящим распорядителем ассигнований и подведомственными ему учреждениями, организациями, возникающие в процессе их деятельности и исполнения смет расходов.

К счету 14 открыт в ЦЗН субсчет 140 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия».

Центр занятости населения         (получатель средств), находящиеся в ведении распорядителя на субсчете 140 отражает:

- по дебету субсчета – списание расходов, произведенных за год в последний рабочий день декабря, в корреспонденции с кредитом субсчета 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия»; отзыв сумм финансирования в корреспонденции с кредитом субсчета 091 «Средства федерального бюджета на расходы учреждения»;

- по кредиту субсчета – поступление средств финансирования от распорядителя в корреспонденции с дебетом субсчета 091 «Средства федерального бюджета на расходы учреждения».

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении, по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется сметное подразделение, на которое должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют отчет по ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм в центре являются расходы по командировкам.

Нормы возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливаются Правительством РФ. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 с 1 января 2002 г. оплата суточных производится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. 

Руководители организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащих обложению подоходным налогом с физических лиц.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Подотчетные суммы учитываются на активном синтетическом счете 16 «Расчеты с подотчетными лицами» и одноименном субсчете 160.

Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчета. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса. В случаях непредоставления  в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

По дебету субсчета 160 отражают суммы, выданные подотчетным лицам, в корреспонденции с кредитом субсчета 120 «Касса». По кредиту субсчета 160 отражают: неизрасходованные возвращенные подотчетные суммы в корреспонденции с дебетом субсчета 120 «Касса»; израсходованные подотчетные суммы в корреспонденции с дебетом счетов 06 «Материалы и продукты питания», 07 «Малоценные предметы» (на стоимость приобретенных материальных ценностей),  09 «Средства федерального бюджета», 20 «Расходы по бюджету» (по произведенным расходам за счет бюджета). Корреспонденция  счетов по субсчету 160/1 «Расчеты  с подотчетными лицами» приведена  в таблице 3.

Таблица - 3 Корреспонденция счетов по субсчету 160/1

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами производят в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф.386 (мемориальный ордер 8а) (приложение С). Учет в этой ведомости ведется позиционным способом. По каждой строке записываются  фамилия подотчетного лица, суммы неиспользованного аванса. По окончании месяца итого по графе «Утвержденная сумма расходов по отчету – кредит субсчета 160» и по графам «Дебет субсчетов» и «Вторые записи» записываются в книгу «Журнал-Главная» (приложение В).

Для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами в бухгалтерском учете применяют счет 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В ЦЗН применяют следующие субсчета:

170 «Расчеты по недостачам»;

173 «Расчеты по платежам в бюджет»;

178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Субсчет 170 «Расчеты по недостачам» применяют для учета сумм недостач и хищений денежных средств и ценностей, сумм потерь от порчи материальных ценностей, отнесенных на счет виновных лиц, но в 2004  году в Сенгилеевском ЦЗН  по этому счету никаких проводок не было.

Аналитический учет по субсчету 170 должен вестись на карточке ф. 292 по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи

На субсчете 173 «Расчеты по платежам в бюджет» учитываются расчеты с бюджетом по  удержанным налогам из заработной платы.

Начисление сумм налогов и платежей в бюджет отражается следующей проводкой: дебет  200  кредит 173/1 –  6542 руб.- начисленная сумма  налога с оплаты труда.

Перечисление начисленных сумм в доход бюджета отражается следующей проводкой: дебет 173/1  кредит 091, – 6609,50 руб - перечисленные суммы в доход бюджета.

На субсчете 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, включая расчеты с поставщиками за поставленные товары, оказанные услуги и другие. Этот субсчет удобен для отражения любой операции, связанной с расчетами (как с покупателями и заказчиками, так и с продавцами и подрядчиками, по выданным и полученным авансам и т.п.). 

Корреспонденция счетов по субсчету 178/1 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» показана в таблице 4.

Таблица –4 Корреспонденция счетов по субсчету 178/1