Бухгалтерский учет и аудит движения наличных денежных средств

На современном этапе развития рыночной экономики денежные средства выполняют функцию всеобщего обмена, позволяя предприятиям и организациям выплачивать заработную плату персоналу, рассчитываться с контрагентами, выполнять платежи в бюджет и выполнять прочие хозяйственные операции.

На сегодняшний день, при всем многообразии денежных средств, наличные деньги по-прежнему имеют широкое распространение в нашей стране. Вследствие этого, для сокращения объемов теневой экономики, государство достаточно жестко регулирует вопросы организации и учета наличных денежных средств, соответствующих расчетов между предприятиями.

В этой связи, организация бухгалтерского учет наличных денежных средств играет важную роль в общей системе бухгалтерского учета и должна обеспечивать законность и эффективность обращения наличности на предприятии.

Целью настоящего исследования является изучение теории и методологии, практической организации бухгалтерского учета наличных денежных средств коммерческого предприятия.

Задачами исследования является изучение теории, методологии и практической организации бухгалтерского учета и аудита наличных денежных средств:

- документирования операций по движению денежных средств и расчетов, контроля за сохранностью денежных средств в кассе;

- использования денежных средств по их целевому назначению;

- расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.;

- расчетов с дебиторами и кредиторами для предупреждения просроченной задолженности;

- результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов.

Предметом исследования являются организационно-экономические отношения участников расчетов наличными денежными средствами в кассе организации.

Объектом исследования является система бухгалтерского учета и контроля наличных денежных средств ОАО "Ульяновский механический завод". Выбор объекта исследования обусловлен тем, что завод является одним из крупнейших предприятий в Российском оборонном комплексе.

В настоящее время, большое внимание на заводе уделяют программам по разработке и производству медицинской техники и продукции производственно-технического назначения, а также товаров народного потребления. Серийно выпускали автомобили скорой медицинской помощи для районов со сложными условиями эксплуатации (крайний север).

Кроме своих разработок завод использует и опыт зарубежных фирм: освоен выпуск высокотехнологичных медицинских приборов и систем. Таким образом, на ОАО "Ульяновский механический завод" существует устойчивая номенклатура товаров народного потребления:

-медицинское оборудование, в т.ч. стерилизаторы ГП-40-2 И ГП-80-2, комплект мед, оборудования для АСМП, электрокардиограф, аппарат «Биомаг», запасные части к газовому оборудованию, детские игрушки, вулканизаторы, основание «Магдино», выпрямитель универсальный.

В настоящее время в период перехода отечественной системы учета и отчетности к системе, отвечающей требованиям рыночной экономики и международным учетным стандартам, система бухгалтерского учета на ОАО «УМЗ» претерпевает большие изменения как в плане технического оформления учета, т.е. механизации и автоматизации учета, так и в плане методологии и организации учета. Все эти изменения направлены на отражение реальных процессов, происходящих в нашей стране, и на приближении отечественного учета к зарубежному.

Особый интерес представляет организация бухгалтерского учета наличных денежных средств на заводе, представленного большим числом хозяйственных операций.

Теоретической и методологической основой исследования послужили исследования труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам организации учета наличных денежных средств, нормативные акты государственных органов.

Информационная база сформирована на основе годовой отчетности, первичных документов, сводных регистров ОАО «Ульяновский механический завод» за 2003-2004 годы. В связи с секретностью годовой отчетности, ее показатели были изменены без потери экономического смысла.

В процессе исследования применялись следующие методы: диалектический, монографический, дедуктивный, абстрактно-логический, экономико-статистический, сравнительного анализа, индуктивный, метод сопоставления однородных фактов, анализ, синтез.

Глава 1 Теоретические основы учета и контроля наличных денежных средств

1.1 Денежные средства как экономическая категория

На сегодняшний день, денежные средства относятся к важнейшим и необходимым активам предприятия. Являясь быстроликвидными оборотными средствами, общепринятым средством платежа они обмениваются на товары и услуги других хозяйствующих субъектов, продолжая тем самым развитие предприятия. Деньги являются неотъемлемым звеном в процессе воспроизводства по схеме деньги – товар – продукция – деньги.

Деньги появились в глубокой древности в результате обмена товарами. Поначалу обмен был случайным. С развитием общественного разделения труда, производства и обмена выделился один товар (как всеобщий эквивалент), который и стал играть роль денег. Кратко рассмотрим определения, которые даются деньгам, их классификацию и значение для экономики предприятия.

В большой советской энциклопедии указано, что деньги – «…особый товар, всеобщий эквивалент (равностоимость) или всеобщая эквивалентная форма стоимости всех др. товаров. Специфическое свойство денежного товара - выражать стоимость любого др. товара, служить всеобщим орудием обмена» [14].

Преимущество использования денег, по сравнению с натуральным обменом, огромны. Издержки обмена были бы намного больше, а общественное богатство вследствие этого намного меньше, если бы не существовало денег, значительно облегчающих весь этот процесс. В экономической системе, ограниченной натуральным обменом, людям приходилось затрачивать много времени на поиск тех, с кем им было бы выгодно обмениваться. Зная о таких издержках обмена, люди старались производить блага для собственного потребления, избегая необходимости разыскивать тех, с кем можно было бы обмениваться.

Таким образом, деньги - это институт, который увеличивает богатство, снижая издержки обмена и способствуя большей специализации людей и организаций.

У денег чрезвычайно много разновидностей. Они различаются и типом денежного материала, и способами обращения, и использованием, и учетом денежной массы, и возможностями превращения одних видов денег в другие (рис.1).

Рисунок 1 – Виды денежных средств

Кратко рассмотрим предложенную классификацию и приведем определения каждому их видов денег. Итак, наличные денежные средства - это металлические и бумажные деньги, которые передаются из рук в руки в натуральном виде. Наличность в монетной форме удобна в виде денежной мелочи, а также для использования в кассовых аппаратах и автоматах. Доля монетных денег в общей денежной массе постоянно снижается.

Развитие товарных и символических денег имеет большую историю. Так, товарные деньги (металлы) по своей природе наилучшим образом выполняли функции денежного товара, т.к. обладают произвольной делимостью и однородностью. Благородные металлы (золото и серебро) имели высокую стоимость в малом объёме, были транспортабельны и не подвержены порче - окислению. Поэтому при капитализме золото и серебро (а в современную эпоху почти исключительно золото) окончательно утвердили свою монополию в качестве денежного товара в мировом масштабе.

Золото и серебро как деньги получили форму монеты. Обращаясь, монеты постепенно стираются, теряют в своём весе. Однако на рынке их продолжают принимать в обмен в соответствии с прежним номиналом, т. е. они функционируют как полноценные монеты. Их платёжная и покупательная сила остаётся прежней. Таким образом, обращение денег отделяет реальное содержание металла в монете от её номинального содержания. В связи с этим неполноценные серебряные и медные знаки в качестве заместителей полноценной золотой монеты начинает чеканить само государство.

Эта практика в дальнейшем дала основание для выпуска чисто номинальных знаков стоимости - бумажных денег в качестве заместителей металлических монет (полноценных и неполноценных).

Бумажные деньги - денежные знаки, отпечатанные на специальной бумаге, которым государство придает силу официальных денег [16, с.79]. Они являются, по существу, декретными (условными) деньгами, так как их подлинная стоимость, измеряемая затратами на изготовление бумажного знака, банкноты, намного ниже указанного на знаке номинала. Бумажные деньги используются благодаря их дешевизне и удобству обращения с такими деньгами.

В процессе исторического развития бумажные деньги заменили в обращении металлические. Бумажные деньги печатаются на специальной бумаге, имеют несколько степеней защиты от подделки

Бумажные деньги обслуживают денежное обращение в форме банкнот (банковских билетов, выпускаемых Центральным Банком страны) и казначейских билетов (они выпускаются государственным казначейством). Обе формы представляют собой государственные бумажные деньги. Банкноты выпускаются в обращение в соответствии с потребностями экономического развития и обеспечиваются золотом, драгоценными металлами и другими активами центрального банка [18]. Бумажные деньги, как и разменная монета, постепенно теряют свое значение.

Безналичные деньги – деньги, денежные средства на банковских счетах, используемые для оплаты, взаимных расчетов посредством перечислений с одного счета на другой [16, с.64].

Безналичные деньги также называют депозитными или - кредитными деньгами безналичного расчета. Они обслуживают оптовый товарооборот и платежно-расчетные операции между предприятиями, корпорациями и банками. Поскольку оптовый товарооборот в 3-3,5 раза превышает розничный, то депозитные деньги доминируют в общей денежной массе в обращении. Внедрение в банковскую практику компьютерной техники и новейших средств связи сопровождается дальнейшим сокращением сферы использования наличных денег.

Наибольшее распространение среди средств безналичного денежного расчета имеют денежные чеки, а в последнее время - электронные деньги и их разновидность кредитные карточки. Чек - это денежный документ установленной формы, содержащий приказ владельца счета в кредитном учреждении о выплате его держателю указанной в чеке суммы. Основой чекового обращения служат депозитные вклады (отсюда и название - депозитные деньги). Таким образом, безналичные деньги на текущих счетах в балке с помощью чека легко превращаются в средство платежа.

Электронные деньги - наиболее удобная и современная форма денежных расчетов. Она появилась благодаря внедрению новых технических средств в кредитно-банковскую систему. Компьютерная техника и новые системы связи резво ускорили расчетные операции - например, начисление и списание средств, переводы со счета на счет, начисление процентов и др. Они же внедрили новые носители информации посредством электронных сигналов, то есть без бумажных носителей. Электронные деньги постепенно вытесняют чеки и заменяют их кредитными карточками - средством расчетов, замещающим наличные деньги, а также средством получения срочных ссуд в банках.

В развитых странах на практике в настоящее время четко проявилась общая тенденция к переводу денежных расчетов на систему безналичных платежей. Например, в США около 90% всей стоимости сделок и товарно-денежного оборота охватывают расчеты без использования наличных денег. Наличными деньгами получают заработную плату в Англии всего 10% занятых, во Франции - менее 10%, в Германии - около 5%, в США - 1%.

В структуре денежного обращения России прослеживаются обратные тенденции: удельный вес наличных денег увеличивается; а доля депозитных денег снижается, что подчеркивает актуальность дипломной работы.

Сущность денег находит свое непосредственное выражение в выполняемых пяти функциях.

1. Выступая мерой стоимости, деньги тем самым измеряют стоимость всех остальных товаров как всеобщий эквивалент. Стоимость товара, выраженная в деньгах, называется его ценой. На рынке цены могут отклоняться вверх или вниз от стоимости (в зависимости от соотношения спроса и предложения).

2. В качестве средства обращения (обмена) деньги обслуживают товарный оборот, то есть выступают посредником в актах купли-продажи товаров. Участие денег в обмене составляет лишь момент обращения (оно мимолетно). Поэтому данную функцию могут выполнять неполноценные бумажные и кредитные деньги.

3. Функция денег как средства платежа появилась в связи с развитием кредитных отношений, то есть с возможностью отсрочки платежа. Налицо разрыв между продажей (покупкой) товара и его денежной оплатой.

4. Как средство накопления и сбережения деньги, будучи всеобщим эквивалентом, становятся воплощением общественного накопления. Для этой функция деньги должны сохранять свою стоимость хотя бы в течение определенного периода. Накопление и сбережение денежных средств как капитала стало условием расширенного воспроизводства и экономического роста.

5. В функции мировых денег (то есть в качестве международных платежных средств) они выступают при расчетах по платежным балансам. Как покупательное средство деньги используются при покупке товаров с их оплатой наличными. Деньги воплощают в себе часть общественного богатства, переносимую из одной страны в другую.

Наконец, деньги можно представить как элемент денежной системы, под которой подразумевается формы организации денежного обращения в стране и закрепленные в национальном законодательстве [16, с.163]. Денежная система включает такие элементы как денежная единица, масштаб цен, виды денег, имеющие законную платежную силу – кредитные и бумажные деньги, разменные монеты, порядок эмиссии и обращения денег, государственный аппарат, осуществляющий регулирование денежного обращения.

Денежная единица страны - законодательно установленный в стране денежный знак, основной элемент денежной системы страны, (например, рубль или доллар) [18]. В наличном обращении в Российской Федерации находятся банкноты достоинством в 5, 10, 50, 100 , 500, 1000 и 5000 рублей.

Тем или иным аспектам денежных систем посвящены многочисленные исследования таких ученых экономистов как У. Стэффорд, Дж. Беркли и Дж. Стюарт, Д. Юм (рис. 2)

Рисунок 2 – Основные денежные теории мира

Основой металлической теории денег выступал меркантилизм. Богатство отождествлялось с деньгами, а деньги - с драгоценными металлами и прежде всего с золотом.

По мнению номиналистов, ценность денег должна определятся не металлическим содержанием, а тем, что на них написано, их номиналом.

Последователи сторонников количественной теории денег утверждали, что увеличение количества денег в обращении способствует не росту богатства страны, а лишь росту цен на товары.

Современные экономические теории заложили прочный фундамент для развития наличных и безналичных денежных операций в общемировом масштабе. Имеющиеся определения денежных средств явно подчеркивают развитие интеграционных процессов. Так, по мнению А.Б. Борисова [16, с.163], денежные средства это «…средства в отечественной и иностранных валютах, находящиеся в кассе, на расчетном, валютном и других счетах в банках на территории страны и за рубежном, в ценных бумагах, а также в платежных и денежных документах».

Наибольший интерес, в соответствии с целями и задачами исследования, представляют наличные денежные средства – монеты и банкноты, находящиеся в кассовом обороте предприятия.

Отметим, что кассовый оборот – оборот наличных денежных средств, прошедших через кассу учреждения, организации, предприятия [16, с.298]. Касса (от лат. capsa - вместилище, ящик) - специально оборудованное помещение, предназначенное для приёма, выдачи и хранения наличных денег и др. ценностей [14]. Кассовые операции - операции с наличными деньгами, осуществляемые предприятиями с банками, физическими и юридическими лицами.

Таким образом, нами были рассмотрены основные экономические категории в рамках предмета исследования, дано определение сущности денежных средств. Подведем краткие итоги по результатам исследования и рассмотрим аспекты правового регулирования денежной системы в Российской Федерации.

Итак, нами установлено, что деньги посредством своих уникальных свойств позволяют решить множество организационно-экономических проблем на уровне страны и отдельного предприятия.

Роль денег прежде всего проявляется в результатах участия денег в установлении цены товара. На цену товара влияют соотношение спроса и предложения и конкуренция, что позволяет снижать цену товара. Однако снижение цен могут допустить производители, у которых уровень издержек ниже. Напротив, производители, у которых уровень издержек выше, вынуждены либо добиться снижения издержек, либо сократить или прекратить производство таких товаров. Механизм ценообразования направлен, следовательно, на повышение эффективности производства, на снижение уровня издержек.

Большое значение имеют деньги в процессе денежного оборота, когда выполняют функцию средства обращения или средства платежа. При оплате приобретаемых ценностей или оказанных услуг покупатель контролирует уровень цен и качество товаров и услуг, что вынуждает изготовителей снижать цены и повышать качество своей продукции. В итоге это направлено на повышение эффективности производства.

Деньги играют важную роль в хозяйственной деятельности предприятий, функционировании органов государства, в усилении заинтересованности людей в развитии и повышении эффективности производства, экономном использовании ресурсов. С помощью денег можно определить не только суммарную величину издержек на производство каждого вида продукции и совокупного их объема, но и результаты производства посредством цены отдельных видов продукции, всего ее объема, величину полученной прибыли.

На уровне отдельного предприятия денежные средства относятся к важнейшему разделу активов – высоколиквидными оборотными средствами. Они позволяют обеспечить взаимосвязь между предприятиями и физическими лицами как в России так и за рубежом по поводу приобретения и реализации товаров, работ и услуг и обеспечить получение прибыли. Денежные средства являются основным источником для расчетов с контрагентами, персоналом предприятия.

Особую роль играют наличные денежные средства, которые выступают источником пополнения оборотных средств через подотчетных лиц, в период ареста счетов организации по требованию фискальных органов государственной власти.

Таким образом, денежные средства рассмотрены нами как важная экономическая категория. В этой связи, особый интерес для исследования представляет нормативное регулирование наличных денежных средств в России и за рубежом, представленное в следующей части работы.

1.2 Нормативное регулирование движения и оформления наличных денежных средств

На всем протяжении своего развития, государство стремилось ужесточить порядок движения и учета наличных денежных средств. Это связано с тем, что в отличие от безналичных расчетов, которые довольно просто отследить через систему кредитных организаций, наличные расчеты являются наиболее рисковыми операциями с точки зрения нарушения законов. По этой причине, в Российской Федерации имеется довольно развитая система нормативного регулирования денежного обращение.

Денежное обращение - это движение денег при выполнении ими своих функций. Форма организации денежного обращения в той или иной стране, которая сложилась исторически и закреплена национальным законодательством, представлена денежной системой. Денежная система включает в себя следующие элементы:

- денежную единицу;

- эмиссионную систему;

- виды денег;

- институты регулирования денежной системы.

Денежной единицей является денежный знак, принятый в качестве меры стоимости. Рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации. Платежи на территории Российской Федерации осуществляются путем наличных и безналичных расчетов (ст. 140 ГК РФ). Случаи, порядок и условия использования иностранной валюты на территории Российской Федерации определяются законом или в установленном им порядке [17].

Эмиссионная система - это учреждение, регулирующее выпуск денег в обращение, то есть Центральный Банк. В регулировании денежного обращения участвуют также Министерство финансов и кредитно-банковские учреждения страны.

Все полномочия, связанные с регулированием наличных денежных средств возложены на Центральный Банк РФ. В соответствии с федеральным законом № 5-ФЗ от 10.01.2003 [5], Центральный банк устанавливает правила осуществления денежных расчетов в Российской Федерации; порядок их осуществления между юридическими и физическими лицами.

Основными документами, которые регулируют в настоящее время наличное денежное обращение в РФ, являются Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05 января 1998 № 14-П [12] (далее - Правила) и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 № 40 (далее - Порядок) [13]. Отметим, что Положение и Порядок обязательны для выполнения организациями, предприятиями и учреждениями на территории Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждой организации необходимо иметь кассу. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично - денежные расчеты.

Также следует обратить внимание на п.2.4. Положения, по которому представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений. Данное положение имеет существенную роль для анализируемого предприятия, так как ОАО «Ульяновский механический завод» за исследуемый период имело несколько обособленных подразделений.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично - денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Согласно положения [13], Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами РФ.

Положением [13] достаточно жестко регулируется вопрос о целевом использовании полученных денежных средств. Так, предприятия по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России.

Другим ограничением на работу предприятия с денежными средствами является запрет на накопление кассах наличных средств для осуществления предстоящих расходов, в том числе на заработную плату до установленного срока ее выплаты.

К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации.

Более подробно изучим возможные направления движения денежных средств на предприятии. Установлено, что денежные средства могут поступать в кассу предприятия из различных источников (с расчетного счета предприятия, от покупателей и заказчиков). Прием наличных денежных средств предприятиями при осуществлении расчетов с организациями и населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

В то же время, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Отметим, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Также, нарушением считается выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [13].

Все кассовые операции, проводимые организациями, должны оформляться первичными документами. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» предусмотрены унифицированные формы по учету кассовых операций [10], (таблица 1).

Таблица 1 –первичные документы по учету движения денежных средств

Название документа	Номер формы
Приходный кассовый ордер	КО-1
Расходный кассовый ордер	КО-2
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов	КО-3
Кассовая книга	КО-4
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств	КО-5
Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15
Расчетно-платежная ведомость	Т-53

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835.

Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, указанных в таблице 1, распространяется на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики (за исключением кредитных организаций).

Рассмотрим в отдельности каждый представленный документ. Укажем его назначение, количество выписываемых экземпляров, особенности заполнения.

Итак, приходный кассовый ордер (форма N КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники [10]. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

- по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".

В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники [10].

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Рассматриваемый журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Другой первичный документ - кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

В данном контексте также следует указать на особенности учета движения наличных денежных средств в иностранной валюте. Установлено, что на основании письма ЦБ РФ от 16 мая 2003 № 23 «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования» в целях учета операций с наличной иностранной валютой, осуществляемых через кассу организации при расчетах с командируемыми лицами, организация может отражать операции по выдаче и приему наличной иностранной валюты, полученной со счета в банке для оплаты командировочных расходов.

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 25 июня 1997 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», данное письмо применяется с учетом особенностей, установленных Указанием ЦБ РФ от 20 октября 1998 № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами - резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем рынке Российской Федерации», по аналогии с порядком учета рублевых кассовых операций в кассовой книге. При этом учет кассовых операций с наличной иностранной валютой должен осуществляться в отдельной кассовой книге.

Таким образом, нами рассмотрено нормативное регулирование движения денежных средств предприятий и организаций на основе постановлений, писем и прочих распорядительных документов Центрального Банка, Госкомстата Российской Федерации.

Установлено, что регулирование наличных денежных средств связано прежде всего с необходимостью обеспечения экономической безопасности государства, стремлением ограничить практику использования наличных средств в теневой экономике Российской Федерации.

На данном этапе исследования осуществлен анализ большого числа нормативных актов. Однако, указанные документы регулируют только общие вопросы предмета исследования. По этой причине необходимо изучить нормативные документы, регулирующие порядок бухгалтерского учета и контроля денежных средств, определить цели и задачи, стоящие перед соответствующими подразделениями предприятия.

1.3 Цели и задачи организации учета и контроля денежных средств

Изучение законодательных актов, личных наблюдений по организации учетных работ на предприятиях Ульяновской области, позволяет сделать ряд выводов о целях и задачах бухгалтерского учета движения наличных денежных средств.

Основной целью бухгалтерского учета движения денежных средств является реализация положений соответствующих законодательных актов. Задачи, которые должны быть поставлены перед бухгалтерской службой, следующие:

- проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженности;

- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, обеспечение изыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженности и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

- обеспечение сохранности денежных средств, бесперебойное обеспечение денежной наличностью неотложных нужд организации;

- изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций приносящих доход.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету, отражены в ряде нормативных актов. К примеру, часть положений федерального закона «О бухгалтерском учете» [1], можно отнести к учету движения наличных денежных средств.

Так, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

В статье 9, главы II федерального закона о бухгалтерском учете особым образом описаны требования к оформлению первичных учетных документов [1].

Так, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) содержание хозяйственной операции;

е) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

ж) наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции;

и) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ, согласно закона о бухгалтерском учете, должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

В законе указано, что своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Наиболее важным положением закона является то, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях составляются сводные учетные документы – аналитические и синтетические регистры.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры [10].

Для отражения в учете хозяйственных операций, связанных с движением наличных денежных средств, в соответствии с приказом Минфина от 31.10.2000 года, № 94н открыт счет 50 «Касса» [8]. Счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации",

50-2 "Операционная касса",

50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Рабочий план счетов, утвержденный Министерством финансов Российской Федерации, может быть конкретизирован или дополнен организацией самостоятельно.

В п. 9 части II положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации [9], указано, что организации ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Таким образом, по дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Счет 50 "Касса" корреспондирует со следующими счетами, таблица 2.

Таблица 2 – Корреспонденция по балансовому счету 50

По дебету	По кредиту
50 Касса	50 Касса
51 Расчетные счета	51 Расчетные счета
52 Валютные счета	52 Валютные счета
55 Специальные счета в банках	55 Специальные счета в банках

Продолжение таблицы 2

По дебету	По кредиту
57 Переводы в пути	57 Переводы в пути
60 Расчеты с поставщиками	58 Финансовые вложения
62 Расчеты с покупателями	60 Расчеты с поставщиками
66 Расчеты по краткосрочным кредитам	62 Расчеты с покупателями
67 Расчеты по долгосрочным кредитам	66 Расчеты по краткосрочным кредитам
71 Расчеты с подотчетными лицами	68 Расчеты по налогам и сборам
73 Расчеты с персоналом	69 Расчеты по социальному страхованию
75 Расчеты с учредителями	70 Расчеты с персоналом по оплате труда
76 Расчеты с разными дебиторами	71 Расчеты с подотчетными лицами
79 Внутрихозяйственные расчет	73 Расчеты с персоналом
80 Уставный капитал	75 Расчеты с учредителями
86 Целевое финансирование	76 Расчеты с разными дебиторами
90 Продажи	79 Внутрихозяйственные расчеты
91 Прочие доходы и расходы	80 Уставный капитал
98 Доходы будущих периодов	81 Собственные акции (доли)
99 Прибыли и убытки	94 Недостачи и потери от порчи ценностей

Основной формой бухгалтерского учета предприятия, как правило выступает единая, журнально-ордерная форма счетоводства, разработанная на основе единого плана счетов бухгалтерского учета и предназначена для применения во всех отраслях народного хозяйства (промышленности, строительства, снабжения, сбыта и др.)

Эта форма счетоводства основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета [6].

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово - хозяйственной деятельностью предприятия (хозяйственной организации), а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В единой журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы - ордера и вспомогательные ведомости.

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете N 50 "Касса", предназначены: на промышленных предприятиях журнал - ордер N 1, в строительных организациях - N 1-с, в снабженческих и сбытовых организациях - N 1-сн с ведомостями к ним соответственно N 1, 1-с и 1-сн.

Записи в этих журналах - ордерах и ведомостях производятся итогами за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 - 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1 - 3, 15 - 17 и т.д.

Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца[6]. На протяжении месяца, для контроля и оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

Соответственно, по окончании месяца, данные по журналу-ордеру № 1 подлежат разноске в главную книгу предприятия. На основании данных главной книги, оборотного баланса, сведения об остатках денежных средств отражаются в составе финансовой отчетности предприятия [4].

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет [9].

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель.

В соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [9] организации должны производить ревизию денежных средств в кассе, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В письме Центрального банка Российской Федерации, утвержденный письмом ЦБ РФ от 04 октября 1993 № 18, конкретизируется порядок ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

В документе указано, что инвентаризация проводится в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки документов.

Особое место в хозяйственной деятельности предприятия отводится аудит. Существует множество определений аудита - одни из них закреплены в официальных нормативных документах, как международных, так и национальных, другие определения даются специалистами в области аудита.

В целом, можно утверждать, что аудит - предпринимательская деятельность аудиторов по осуществлению независимых проверок бухгалтерской отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов с целью установления достоверности их бухгалтерской отчетности и соответствия совершенных ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам.

В Российской Федерации существуют две формы аудита: обязательный и инициативный. Аудит может проводится в отношении любых юридических лиц независимо от их организационно-правовых форм и видов деятельности, а также любых физических лиц. занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица и зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Применительно к наличным денежным средствам, целью аудита является:

- контроль за соблюдением законодательства и нормативных документов, регулирующих правила ведения операций с денежными средствами;

- подтверждение полноты, достоверности и точности отражения в учете операций с денежными средствами за проверяемый период.

Но главной целью аудита является своевременное выявление и устранение недостатков на этом участке деятельности предприятия и нахождение путей совершенствования ведения и учета операций с денежными средствами на проверяемом предприятии.

Для достижения основной цели и предоставления заключения аудитор должен решить следующие задачи в ходе проведения аудиторской проверки:

- общая приемлемость кассовых документов: соответствуют ли кассовые документы всем требованиям, предъявляемым к ним, и не содержат ли противоречивой информации;

- аккуратность: соответствуют ли суммы отдельных операций данным, приведенным в книгах и журналах аналитического учета, правильно ли они просуммированы, соответствуют ли итоговые суммы данным, приведенным в Главной книге;

- наличие соответствующих регистров, книг, журналов по учету кассовых операций;

-другие специфические задачи.

В итоге, достижение аудитором поставленной цели посредством решения вышеуказанных задач приведет к плодотворному завершению аудиторской проверки. результатом которой будут составленные аудитором аудиторское заключение и отчет, включающие в себя указания на ошибки бухгалтерской службы при осуществлении ведения и учета операций с денежными средствами, а также рекомендации по их исправлению и предотвращению.

Таким образом, нами изучена теория и методология бухгалтерского учета и контроля наличных денежных средств. Установлено, что деньги играют важнейшую роль в хозяйственной деятельности предприятия и позволяют ему включаться во всеобщий процесс обмена товарами и услугами. Государство в свою очередь стремиться жестко регулировать данную область экономических отношений и для этого у него имеются объективные причины.

Бухгалтерский учет денежных средств в полной мере описан в законодательных актах. Имеются унифицированные формы первичной документации, аналитические и синтетические регистры. Предусмотрен специальный балансовый счет для учета кассовых операций, описан порядок инвентаризаций. Заслуживает внимания независимое подтверждение законности хозяйственных операций на базе аудита.

Вместе с тем, для изучения того, как реализуются указанные нормы на практике, необходимо изучить опыт организации бухгалтерского учета на конкретном предприятии, что и будет сделано в следующей главе.

Глава 2 Учет движения наличных денежных средств в ОАО «Ульяновский механический завод»

2.1 Краткая характеристика предприятия и результаты хозяйственной деятельности

Организационно-правовая форма и полное наименование изучаемого общества - открытое акционерное общество «Ульяновский механический завод». Сокращенное наименование: ОАО «УМЗ».

Общество создано путем преобразования федерального государственного унитарного предприятия «Ульяновский механический завод» и является его правопреемником.

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица выдано Инспекцией МНС по Засвияжскому району г. Ульяновска от 14 октября 2002 г. серия 73 №0007166149.

Новая редакция Устава утверждена Решением общего собрания акционеров от 28 июня 2005 г., зарегистрирована ИФНС №7327 ФНС РФ от 27 июля 2005 г.

Местонахождение Общества: Российская Федерация, 432008, Ульяновская область, г. Ульяновск, Московское шоссе, д. 94.

Почтовый адрес: Российская Федерация, 432008, Ульяновская область, г. Ульяновск, Московское шоссе, д. 94.

Общество имеет следующие филиалы и обособленные подразделения:

- Московский филиал ОАО «Ульяновский механический завод». Место нахождения: Российская Федерация, 107564, г. Москва, Погонный проезд, д. 10.;

- обособленное подразделение «Подсобное сельское хозяйство «Аванагард» ОАО «Ульяновский механический завод». Место нахождения: Российская Федерация, 433173, Ульяновская область, Майнский район, с. Кадышевка. Утверждено решением единственного учредителя №1 от 27.06.2005г.;

- обособленное подразделение подсобное сельское хозяйство «Чернореченское» ОАО «Ульяновский механический завод». Место нахождения: Российская Федерация, 433114, Ульяновская область, Вешкаймский район, с. Коченяевка;

Уведомление о постановке на налоговый учет организации-налогоплательщика единого налога на вмененный доход выдано МРИ МНС России № 10 по Чердаклинскому, Старомаинскому районам Ульяновской области 30 января 2004 г.

Уведомление о постановке на налоговый учет организации-налогоплательщика единого налога на вмененный доход выдано ИМНС России № 10 по Засвияжскому району г. Ульяновска от 27января 2004г.

Уведомление о постановке на налоговый учет организации-налогоплательщика единого налога на вмененный доход выдано ИМНС России № 10 по Ленинскому району г. Ульяновска от 26 января 2004г.

Коды ОКПО – 07503069, ОКОГУ – 49001, ОКАТО – 73401373000, ОКВЭД – 32.20.1, 52.48.24, 52.27.39, 73.10, 01.11.1, 01.21, 01.11.2, 70.32.1, 80.10.1 ОКФС – 12, ОКОПФ – 47 (подтверждены Информационным письмом Ульяновского областного комитета государственной статистики от 07 февраля 2003 г. № 13/1-48609).

ИНН – 7303026762, КПП - 730350001 присвоены Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица от 18 октября 2002 года выдано Межрайонной ИМНС РФ по крупнейшим налогоплательщикам по Ульяновской области серия 73 № 0006523.

На дату составления бухгалтерской отчетности за 9 месяцев 2005 г. уставный капитал Общества определен в размере 391 557 000 руб. Уставный капитал разделен на 391 557 обыкновенных именных акций, номинальной стоимостью 1000 рублей каждая. На момент составления бухгалтерской отчетности за 9 месяцев 2005 г. уставный капитал оплачен полностью.

Согласно Уставу основными видами деятельности Общества являются:

- разработка, производство, ремонт, реализация, гарантийное и послегарантийное обслуживание, высокотехнологического оборудования специального назначения;

- разработка, производство, ремонт, реализация, гарантийное и послегарантийное обслуживание, авторский надзор продукции гражданского назначения;

- осуществление внешнеэкономической деятельности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

- выполнение проектных работ в области нестандартного и специального технологического оборудования;

По состоянию на 30 сентября 2005 г. Общество имеет более 20-ти видов лицензий. Лицами, ответственными за составление бухгалтерской отчетности являются генеральный директор А.А. Горин, главный бухгалтер И.К. Сечкина. Величина активов и пассивов предприятия, представлены в таблице 3. Источник: Формы бухгалтерской отчетности предприятия за 2001-2005 годы.

Таблица 3 - Баланс ОАО «Ульяновский механический завод», тыс. руб.

Статьи баланса	2001	2002	2003	2004	2005
1. Внеоборотные активы	380691	389029	390766	391726	396763
2. Оборотные активы	380386	373108	368953	384326	378609
2.1. Запасы и затраты	200419	203264	206109	227378	230223
2.2. Краткосрочная дебиторская задолженность	152357	143357	134357	125357	116357
2.3. Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения	24160	26142	28124	30106
2.4. Прочие оборотные активы.	5432	2327	2345	3467	1923
3. Собственный капитал	394200	409020	426604	442345	458547
4. Долгосрочные пассивы	187034	170045	153056	136067	119078
4.1. Займы и кредиты	187000	170000	153000	136000	119000
4.2. Прочие долгосрочные пассивы	34	45	56	67	78
5. Краткосрочные пассивы	179843	183072	180059	197639,7	197747
5.1. Займы и кредиты	21567	20345	19123	17901	16679
5.2. Кредиторская задолженность	158276	162727	160936	179738,7	181068
5.3. Прочие краткосрочные пассивы	0	0	0	0	0
Баланс	761077	762137	759719	776052	775373

Анализ показал что валюта баланса ОАО «Ульяновский механический завод» 775 373 млн. руб., она значительна и увеличивается в динамике. В 2005 году, по сравнению с 2001 годом, в наибольшей степени увеличилась стоимость основных средств, объем незавершенного строительства. Долгосрочные и доходные вложения остались без изменения.

Рассматривая динамику оборотных активов, можно сделать вывод об их уменьшении на сумму 1096 тыс. руб. в 2005 году по сравнению с 2001-м годом. Основной причиной является уменьшение величины незавершенного производства, объемов готовой продукции и товаров для перепродажи, дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков. В то же время, за анализируемый период, величина запасов предприятия увеличилась на 88296 тыс. руб.

Анализ пассива предприятия показал, что за пять исследуемых лет, величина уставного капитала осталась неизменной и составила 100 тыс. руб. Положительным является факт уменьшения размера долгосрочных обязательств на сумму 67 956 тыс. руб. по займам и кредитам, а также прочим долгосрочным пассивам.

Краткосрочные обязательства предприятия напротив в динамике увеличились, в 2005 году, по сравнению с 2001 годом на 14 252 тыс. руб., а именно – за счет увеличения задолженности перед персоналом организации, прочими кредиторами и дебиторами.

Структура отдельных статей баланса представлена в таблице 4.

Таблица 4 - Удельный вес статей баланса ОАО «Ульяновский механический завод», проценты

Раздел, статья баланса	2001	2002	2003	2004	2005
I. Внеоборотные активы	50,0	51,0	51,4	50,4	51,1
Нематериальные активы	0,5	0,2	0,2	0,2	0,1
Основные средства	49,1	50,3	50,4	49,4	50,0
Незавершенное строительство	0,4	0,6	0,7	0,8	0,9
II Оборотные активы	50,0	49,0	48,6	49,6	48,9
Запасы, в том числе:	26,3	26,7	27,1	29,3	29,7
- сырье, материалы	5,7	8,6	11,5	14,1	17,0
- затраты в незавершенном производстве	20,3	17,8	15,4	15,0	12,6
- готовая продукция и товары	0,3	0,3	0,2	0,2	0,1
Дебиторская задолженность (…через 12 месяцев)	0,0	0,1	0,1	0,1	0,1
- в том числе покупатели и заказчики	0,0	0,1	0,1	0,1	0,1
Дебиторская задолженность (в течение 12 месяцев)	20,0	18,8	17,7	16,2	15,0
- в том числе покупатели и заказчики	20,0	18,8	17,6	16,1	15,0
Краткосрочные финансовые вложения	1,3	1,3	1,3	1,3	1,3

Продолжение таблицы 4

Раздел, статья баланса	2001	2002	2003	2004	2005
Денежные средства	1,6	1,9	2,1	2,3	2,6
Прочие оборотные активы	0,7	0,3	0,3	0,4	0,2
III. Капитал и резервы	51,3	53,4	55,8	56,8	59,1
Добавочный капитал	39,4	42,0	44,8	46,4	49,0
IV. Долгосрочные обязательства	24,6	22,3	20,1	17,5	15,4
Займы и кредиты	24,6	22,3	20,1	17,5	15,3
V. Краткосрочные обязательства	24,2	24,3	24,0	25,6	25,6
Займы и кредиты	2,8	2,7	2,5	2,3	2,2
Кредиторская задолженность, в том числе:	20,8	21,4	21,2	23,2	23,4
- поставщики и подрядчики	18,9	18,6	17,9	17,7	17,3
- задолженность перед персоналом	0,6	0,7	0,9	0,9	1,0
- задолженность перед фондами	0,4	0,3	0,3	0,2	0,2
- задолженность по налогам и сборам	0,4	1,1	1,4	3,5	4,0
- прочие кредиторы	0,4	0,6	0,7	0,8	0,9
Доходы будущих периодов (98)	0,5	0,3	0,3	0,2	0,1

Анализ таблицы показал, что в активе баланса оборотные средства и внеоборотные активы составляют примерно равную величину, 50% от валюты баланса. В структуре оборотных активов наибольший удельный вес занимает сырье и материалы, затраты в незавершенном производстве.

Денежные средства ОАО «Ульяновский механический завод» имеют незначительный удельный вес и не превысили 3% от валюты баланса ни в одном анализируемом периоде. Также важно отметить то, что структура баланса в динамике существенно не меняется.

В структуре пассива баланса, наибольший удельный вес занимает уставный капитал, который на конец 2005 года равен 59% от валюты баланса. Среди прочих статей пассива, за указанный период, наибольший удельный вес имеют займы и кредиты, краткосрочная кредиторская задолженность.

Таким образом, на основе анализа динамики и структуры баланса предприятия, правомочно сделать вывод о том, что предприятие обладает всем необходимым имуществом для выполнения производственных заданий. Однако, картина о состоянии финансов предприятия будет полной, если осуществить анализ ликвидности предприятия, рис. 3.

Рисунок 3 – Показатели ликвидности ОАО «Ульяновский механический завод»

Коэффициент абсолютной ликвидности характеризует платежеспособность предприятия на дату составления баланса. Иначе, коэффициент показывает, какую часть краткосрочной задолженности предприятие может погасить в ближайшее время. В нашем случае, коэффициент абсолютной ликвидности имеет значение от 0,12 до 0,14, что в целом не соответствует нормативным значениям (0,2-0,5).

Коэффициент критической ликвидности, или промежуточный коэффициент покрытия отражает прогнозируемые платежные возможности предприятия при условии своевременного проведения расчетов с дебиторами. Значение указанного показателя за исключением 2005 года, соответствует нормативным требованиям (>2).

Коэффициент текущей ликвидности характеризуется степенью общего покрытия всеми оборотными средствами предприятия суммы срочных обязательств. За исключением 2005 года, показатель соответствует нормативному значению (>=2).

Коэффициент восстановления платежеспособности – показатель, характеризующий наличие возможности у предприятия восстановить платежеспособность. Определяется как отношение расчетного коэффициента текущей ликвидности к его установленному значению. В целом, его значение соответствует нормативному (>1).

Таким образом, нами были рассмотрены показатели платежеспособности и ликвидности баланса ОАО «Ульяновский механический завод». Установлено, что в целом они соответствуют нормативным требованиям, однако в 2005 году из-за увеличения суммы кредиторской задолженности, их значение несколько снизилась.

Финансовые результаты предприятия, отображены на рисунке 4.

Рисунок 4. Финансовые результаты ОАО «УМЗ» за 2001-2005 гг., тыс. руб.

Анализ показал, что в целом за анализируемый период, предприятию удалось наладить выпуск рентабельной продукции, которая пользуется спросом у покупателей. Однако, объем прибыли из года в год уменьшается, что объясняется с одной стороны увеличением себестоимости продукции, и снижением выручки от реализации продукции.

Достигнутые результаты хозяйственной деятельности, положительный финансовый результат позволяют предприятию получить возможность привлечения инвестиционных кредитов. Так, в соответствии с методикой Сбербанка РФ, ОАО «Ульяновский механический завод» можно отнести к предприятиям второго класса. Иначе говоря, кредитование второклассных ссудозаемщиков осуществляется банками в обычном порядке, т. е. при наличии соответствующих обеспечительских обязательств (гарантий, залога и т.д.). Процентная ставка зависит в таком случае зависит от вида обеспечения.

2.2 Организация бухгалтерского учета и контроля движения наличных денежных средств

Бухгалтерский учет в ОАО «Ульяновский механический завод» осуществляется отделом бухгалтерского учета под руководством главного бухгалтера на основании п. 2 ст. 6 Закона №129-ФЗ, положения об отделе бухгалтерского учета от 2004 года.

Предприятие использует рабочий план счетов, разработанный на основе Типового плана счетов, утвержденного Приказом Минфина от 31 декабря 2000 г. № 94н. Хозяйственные операции оформляются документами установленной формы. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются организацией самостоятельно и учитывают специфику производственного и учетного процессов в подразделениях завода.

На предприятии установлена журнально-ордерная форма учета. Регистрами бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности являются журналы-ордера, ведомости и разработочные таблицы единой журнально-ордерной системы счетоводства. Кроме этого составляются и представляются руководству внесистемные справки различной формы.

Для расчетов и системной группировки массовых учетно-вычислительных операций используется компьютерная техника.

ОАО «УМЗ» использует типовые формы бухгалтерской отчетности. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером завода.

Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря включительно.

Годовой отчет общества подлежит предварительному утверждению советом директоров общества не позднее, чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров.

Подразделения завода – комбинат общественного питания (КОП), торговый дом «Кумир» (ТД «Кумир» ), подсобное хозяйство «Чернореченское», санаторий-профилакторий «Волжские Зори», а также Московский филиал ОАО «УМЗ» бухгалтерский учет ведут самостоятельно с предоставлением следующих форм отчетности:

- квартальная 1-я и 2-я формы;

- годовая 1-я, 2-я, 3-я, 4-я, 5-я формы.

Показатели деятельности данных подразделений участвуют в формировании сводной отчетности ОАО «УМЗ» без внутренних оборотов.

Составление расчетов и уплата налога на прибыль и НДС производится ОАО «УМЗ» в целом с предоставлением Московским филиалом ОАО»УМЗ» соответствующих документов для их исчисления в сроки, согласованные с ОАО «УМЗ».

Бухгалтерский учет и оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в суммах без округления до целых рублей.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности на заводе назначена постоянно действующую инвентаризационная комиссия, отвечающая за полноту и достоверность результатов инвентаризации имущества и обязательств.

Все поставленные цели и задачи решаются коллективом отдела численностью 102 человека. Средний возраст работников составляет 41 год. Средний возраст начальников бюро составляет 33 года.

Из всего количества работников, 32 процента имеют высшее образование, 27 процентов получат его в ближайшее время, что в целом составит примерно 60% от общего количества работников. Без отрыва от производства 9 специалистов получили аттестат профессионального бухгалтера. Установлена тесная связь с экономическими ВУЗами, профессиональными объединениями.

Для координации работников спроектирована и внедрена линейно-функциональная структура управления отделом, рисунок 5.

Организационная диаграмма

Рисунок 5 - Структура управления ОБУ ОАО «Ульяновский механический завод»

Анализ структуры управления показывает, что главному бухгалтеру завода подчиняются два заместителя, помощник по автоматизации учета и начальник бюро ревизии и контроля. Начальники оставшихся бюро подчиняются непосредственно одному из заместителей главного бухгалтера.

Данная структура управления позволяет сконцентрировать решение схожих между собой учетных работ в рамках отдельных бюро. Внутри отдельных бюро имеется разделение на группы. Так, в составе бюро финансовой отчетности имеется группа по учету основных средств предприятия в количестве двух человек.

Учет движения наличных денежных средств функционально возложен на бухгалтера бюро финансового учета, а конкретно на ведущего бухгалтера. В его обязанности входит выписка, прием и обработка унифицированных форм первичных документов, составление аналитических и синтетических регистров.

В соответствии с должностной инструкцией от 2004 года, бухгалтер обязан:

- выполнять работы на порученном участке бухгалтерского учета;

- отражать в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств;

- обеспечить контроль движения денежных средств в кассе;

- соблюдать трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности.

В случае производственной необходимости приказом директора на бухгалтера может быть возложено выполнение других обязанностей с указанием срока их исполнения и размера денежной компенсации.

Бухгалтер по учету кассовых операций имеет право требовать предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения возложенных на него обязанностей;

В соответствии с положениями Трудового кодекса бухгалтер несет ответственность:

- за невыполнение своих должностных обязанностей;

- за невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководства и администрации предприятия;

- за несоблюдение трудовой дисциплины, нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии;

- за умышленную порчу материальных ценностей;

- за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну;

- прочие элементы ответственности.

Учет кассовых операций полностью автоматизирован. В качестве программного продукта используется пакет прикладных программ «Бухгалтерская автоматизированная система - 2», разработанная программистами предприятия. Система позволяет вводить и распечатывать расходные и приходные кассовые документы, формировать отчетность.

В соответствии с требованиями Центрального Банка Российской Федерации, для хранения наличных денежных средств, на предприятии функционирует касса. Она представляет собой помещение, которое подготовлено и укреплено особым образом.

Прием и выдачу наличных денежных средств осуществляют два кассира. Один из них имеет должность старшего кассира. Касса функционирует в рамках финансового отдела предприятия и старший кассир подчиняется его начальнику.

Контроль за правильностью ведения кассовых операций возложен на бюро ревизии и контроля ОБУ, которое на основании предписаний осуществляет необходимые проверки. В отдельных случаях, инвентаризацию кассы осуществляет бухгалтер по учету кассовых операций.

Таким образом, нами установлено, что в ОАО «Ульяновский механический завод» создана бухгалтерская служба, одной из функций которой является учет наличных денежных средств. Необходимый учет организован в рамках бюро финансового учета и функционирует в соответствии с правилами ведения журнально-ордерной системы счетоводства. Текущий и последующий контроль кассовых операций осуществляется специализированной службой – бюро ревизии и контроля.

Далее, в соответствии с целями и задачами дипломной работы необходимо изучить оформление отдельных хозяйственных операций по движению наличных денежных средств на предприятии, сложившийся порядок оформления аналитических и синтетических регистров.

2.3 Учет выдачи наличных денежных средств

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы по разным основаниям и назначениям. Наиболее распространенными являются операции по обеспечению подотчетных лиц командировочными суммами, выплата заработной платы работникам, и прочим денежно-расчетным операциям. Кратко рассмотрим некоторые хозяйственные операции, их оформление и отражение в учете.

Расчеты с подотчетными лицами при направлении их в командировки. По данному виду хозяйственных операций, в ОАО «Ульяновский механический завод» сложился определенный порядок учета кассовых операций. Рассмотрим его на конкретном примере.

В феврале 2005 года, в командировку в город Мытищи были направлены работники 16-го цеха. Командировка была оформлена приказом по заводу. Приказ передается в бюро сводной отчетности и на его основе, бухгалтер по расчету с подотчетными лицами, в зависимости от количества командируемых лиц, выписывает расходный кассовый ордер или ведомость ф. Т-53 (приложение А). В нашем случае была выписана ведомость Т-53.

Важно отметить, что на данном этапе, расходный кассовый документ уже введен бухгалтером в компьютер и распечатан на принтере. Однако документ имеет статус «не готов» и отразится в учете лишь в момент его обработки бухгалтером по учету кассовых операций.

Ордер или ведомость выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. В случае, если на распорядительном документе имеется подпись директора предприятия, на кассовом документе она будет отсутствовать.

Расходные кассовые ордера и ведомости регистрируются отделом бухгалтерского учета в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов до передачи в кассу (приложение Б). Отметим, что данная форма документа не соответствует унифицированной форме КО-3.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. Однако, на практике, формирование журнала не автоматизировано и осуществляется вручную.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа. На заводе, выдача денег производиться по личному пропуску работника, выданному предприятием, с наличием на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег делается получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещено.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

После принятия кассовых документов и выдачи наличных денежных средств, кассир отражает соответствующие операции в кассовой книге.

Записи в кассовой книге старший кассир ведет в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые передаются в бюро сводной отчетности. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. В ОАО «Ульяновский механический завод» кассовая книга ведется неавтоматизированным способом.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На заводе применяется журнально-ордерная форма ведения учета, согласно инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства от 7 марта 1960 года.

На основании кассовой книги, где бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, должен заполняться журнал-ордер №1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 «Касса», вместе с ведомостью к нему №1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу. Записи в журнал-ордер и ведомость должны производятся итогами за день. Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путём подсчёта сумм однородных операций, отражённых в кассовом отчёте или приложенных к нему документах. Каждому отчёту кассира в учётных регистрах отводится одна строка независимо от периода, за который составлен отчёт.

Однако, на заводе принят несколько другой алгоритм формирования журнала-ордера № 1 и ведомости № 1. Поясним его на примере того же расчета с подотчетными лицами завода.

В момент формирования электронной копии расходного кассового документа и его печати, бухгалтер формирует следующую бухгалтерскую запись:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса»

По дебетовой стороне указывается аналитика в разрезе подотчетного лица. В момент выписки документа, бухгалтер по учету расчетов с подотчетными лицами, акцептует дебетовый счет.

Рисунок 6 – Формирование и печать расходного кассового ордера

После получения первичного документа из кассы, бухгалтер по учету кассовых операций сверяет электронный документ с первичным и акцептует счет 50. Документ в таком случае меняет свой статус на «готовый» и документ проводится по бухгалтерскому учету.

Однако, вместо ежедневного формирования журнала-ордера № 1 и ведомости, бухгалтер печатает ежедневную оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 (приложение В). По окончании отчетного периода, бухгалтер формирует машинограмму «журнал-ордер № 1», в которой суммы обобщены по однотипной корреспонденции (приложение Д). Отметим, что журнал-ордер объединен с ведомостью № 1 в одном регистре.

Таким образом, на примере расчетов с подотчетными лицами нами рассмотрен порядок документооборота и учета расходов наличных денежных средств. Далее, ограничимся описанием специфических хозяйственных операций.

Одной из таких операций является выдача подотчетным лицам денежных средств в иностранной валюте. К примеру, в марте 2004 года, подотчетными лицам Сидорову Л.Н. были выданы денежные средства в долларах.

В случае выдачи сумм на командировочные расходы при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте, в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчет выданной валюты в российские рубли по курсу Банка России на дату выдачи, а из рублевого эквивалента в валюту страны убывания.

Так как задолженность работника по выданной ему под отчет иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то в связи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте, выданной под отчет, за период со дня выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникать курсовые разницы. В зависимости от их положительного или отрицательного значения курсовые разницы находят свое отражение по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (91 "Прочие доходы и расходы") и кредиту счета 91 (71), а по суммам иностранной валюте, оставшимся в кассе, соответственно по счету 50.

Рассмотрим несколько других примеров по поступлению денежных средств в кассу ОАО «Ульяновский механический завод».

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса»

Одной из наиболее часто встречающихся операций является выдача денежных средств из кассы предприятия на выплату заработной платы. На заводе, она выдается кассиром по расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке оформляются другие разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и другого), а также выдача депонированных сумм нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам, в том числе не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости».

В момент поступления отчета кассира, бухгалтером была сделана следующая корреспонденция счетов:

Д 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» К 50 «Касса»

По истечении установленных сроков, в случае неявки работника за причитающейся ему заработной платой, кассир:

- в расчетно-платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп «Депонировано»;

- составляет реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делается надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляется подписью.

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

При получении отчета кассира с записями о депонированных суммах, бухгалтер по учету кассовых операций делает следующую запись: (приложение Е)

Д 70 Расчеты с персоналом К 76.04 «Расчеты с прочими

по оплате труда дебиторами и кредиторами»

Соответственно при выдаче ранее депонированных сумм, бухгалтер делает следующую двойную запись: (приложение Ж)

Д 76.04 «Расчеты с прочими К 50 Касса

дебиторами и кредиторами»

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтер делает следующую проводку: (приложение К)

Д 51 «Расчетный счет К 50 Касса

Другой, редкой операцией, является выдача наличных денежных средств в счет погашения числящейся задолженности перед поставщиками или подрядчиками; выдача авансов (предоплаты) под поставку материальных ценностей, выполнение работ. В таком случае, бухгалтеру необходимо сделать запись:

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»К 50 «Касса»

В отдельных случаях, для выполнения производственных задач, работник предприятия использовал личный транспорт. В этих случаях, в соответствии с действующим законодательством, ему положена компенсация. Согласно инструкции по плану счетов, при компенсации работникам за использование личных автомобилей и собственного инструмента для служебных целей оформляется следующая проводка:

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 50 «Касса»

На предприятии действует несколько иной порядок расчетов. Так, 15 февраля 2005 года, работник музыкальной студии Пушкарев В.А. получил из кассы денежные средства в качестве компенсации за использование личного транспорта. Однако, расчеты с работником были оформлены через счет 71 и затем списаны на затраты:

Д 71 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 50 «Касса»

Ранее в работе была приведена краткая характеристика предприятия и указано, что организационной структуре имеются несколько обособленных подразделений – торговый дом «Кумир», комбинат общественного питания, подсобное хозяйство «Чернореченское». Расчеты с данными хозяйствами ведутся через балансовый счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». При выдаче денежных средств уполномоченным работникам обособленных подразделений, формируется запись:

Д 79 ««Внутрихозяйственные расчеты»» К 50 «Касса»

К примеру, по такой проводке, через Леонтьева Ю.С. ПСХ «Чернореченскому» была передана причитающаяся заработная плата на сумму 240000 руб.

В заключение обратим внимание еще на один важный момент, касающийся наличных денежных расчетов.

Как известно, в расчетах наличными деньгами между собой организации должны соблюдать предельный размер, который составляет 60 000 руб. по одной сделке. Так определено пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

В совместном письме ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 содержится разъяснение о том, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному договору. Это значит, что независимо от того, сколько денежных документов оформлено по договору (один или несколько), сумма, внесенная наличными деньгами по нему, не должна превышать 60 000 руб.

За несоблюдение этого порядка со стороны, совершившей такой платеж, может быть взыскан штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ. Об этом сказано в пункте 5 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью. Они приведены в письме ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95.

Определенную сумму наличных денег предприятие хранит в кассе для использования на текущие расходы. Это ограничение называется лимитом остатка в его кассу» (приложение Л). Расчет оформлен в двух экземплярах, который был передан в банк для согласования с кассиром. Сумма лимита наличных денежных средств составляет 1000000 рублей.

2.4 Учет поступления и хранения денежных средств

Прием наличных денег в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам, который подписывает главный бухгалтер предприятия и начальник финансового отдела (приложение М).

Выписка приходного ордера, по аналогии с расходным, осуществляется бухгалтером по учету кассовых операций автоматизировано.

По факту приема денег, лицу, которое их внесло, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира.

При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры предприятий руководствуется установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Кратко рассмотрим оформление основных хозяйственных операций на оприходование наличных денежных средств.

Так, согласно приходному кассовому ордеру от 01.02.05, № 3780, через Парфенову С.Н. в кассу поступили наличные денежные средства с расчетного счета завода для покрытия текущих хозяйственных нужд. На основании отчета кассира, бухгалтером по учету кассовых операций была сформирована следующая запись:

Д 50 «Касса» К 51 «Расчетный счет»

В ряде случаев, при реализации товарно-материальных ценностей, покупатели и заказчики погашают ранее признанную задолженности за проданные продукцию, товары, выполненные работы, оказанные услуги наличными денежными средствами.

Так, 01.02.05, по приходному кассовому ордеру №3776 предприниматель Сонина Г.Ф. оплатила заводу 9488-29 руб. На основании документов, бухгалтер по учету кассовых операций сделал следующую проводку:

Д 50 «Касса» К 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

При получении денежных средств от покупателей и заказчиков возникает методологическая проблема. Как известно, приход наличных денег завода от другой оформляется следующим образом. На сумму полученных наличных денег организации пробивают кассовый чек и, кроме того, обязательно выписывают приходный кассовый ордер.

Такой порядок применяется по требованию налоговых органов. Они исходят из того, что организации, получая наличные деньги, обязаны пробивать кассовый чек на основании Закона № 54-ФЗ. Напомним, что в этом законе говорится, что наличные денежные расчеты за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги) должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). При этом покупателям независимо от того, гражданин это или организация, надо выдавать кассовые чеки.

Приходный кассовый ордер продавцы должны выписывать, руководствуясь пунктом 13 Порядка, который после принятия Закона № 54-ФЗ по-прежнему продолжает действовать. В этом пункте предусмотрено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия.

Таким образом, при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денег обязательно пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Но, соблюдая эти правила, организации, по сути, должны отражать поступившие наличные деньги в кассовой книге два раза.

Первый раз они записывают полученную сумму в кассовой книге на основании приходного кассового ордера, а второй - после снятия Z-отчета с ККТ.

Чтобы избежать двойного отражения поступивших сумм, учет в кассовой книге ведется следующим образом. После снятия Z-отчета с ККТ выручку в кассовой книге нужно отражать за минусом сумм, на которые уже выписан приходный кассовый ордер и которые в ней уже записаны. Именно такой выход предлагают в своих письмах налоговые органы.

Нарушать этот порядок, то есть оформлять приход денег одним из названных выше документов, по ряду причин нельзя. Так, если бухгалтер заполнит приходный кассовый ордер, но не выдаст кассовый чек, то в этом случае он нарушит законодательство о применении ККТ. Статьей 14.5 КоАП РФ за такое деяние предусмотрен административный штраф. Его размер составляет от 3000 до 4000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 40 000 руб. для организаций.

Если бухгалтер, напротив, выдаст кассовый чек, но не заполнит приходный кассовый ордер, тогда банк, обслуживающий эту организацию, может расценить отсутствие этого документа как неоприходование в кассу денежной наличности. Дело в том, что действующий порядок требует проверять соблюдение правил работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций. При проверке банки руководствуются пунктом 13 Порядка. В нем установлено, что принимать деньги в кассу организации должны по приходному кассовому ордеру.

Штрафовать организацию за это нарушение будет не банк. На основании полученных из банка сведений штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций взимают налоговые органы. Согласно статье 15.1 КоАП РФ они имеют право оштрафовать организацию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а ее должностных лиц на сумму от 4000 руб. до 5000 руб. Организациям же в этом случае придется доказывать, что на самом деле нарушения нет. Поэтому, чтобы не допускать нареканий со стороны контролирующих органов, принимая наличные деньги от организации, надо выдать ей и приходный кассовый ордер, и чек.

Другая проблема, появляется у организаций, когда наличными деньгами они расплачиваются за купленные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Такая оплата, как правило, производится через подотчетных лиц организации.

Приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг) должно быть подтверждено соответствующими документами. Вид этих документов зависит от двух факторов.

Во-первых, от имени кого работник, получивший деньги под отчет, выступает во время оплаты товаров (работ, услуг)? А именно: действует он от своего имени, то есть как физическое лицо, или от имени организации как ее представитель. Частным лицом он является, если у него нет доверенности от организации. При наличии довереннности он уже выступает как представитель организации.

Во-вторых, как он оплачивает товар (работы, услуги): через кассира- операциониста (например, в организации розничной торговли), через приемщика заказов (например, в организации бытового обслуживания населения) или непосредственно в кассу организации? Рассмотрим эти варианты оплаты.

Если работник выступает как частное лицо и при этом оплачивает товары (работы, услуги) через кассира-операциониста (приемщика заказов), то организация вправе выдать покупателю только кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату. Например, бланк строгой отчетности. Приходные кассовые ордера и счета-фактуры при такой оплате организации выписывать не обязаны. Поэтому квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру работнику не выдадут.

Объясняется это следующим. Согласно пункту 13 Порядка приходные кассовые ордера оформляются при поступлении денег в кассу предприятия. В пункте 29 этого документа сказано, что кассой является изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Такое помещение должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки. Оно должно закрываться на две двери: внешнюю и внутреннюю. В кассе должно быть специальное окошко для выдачи и получения денег. Помимо этого помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Понятно, что место, где принимают деньги кассир-операционист и приемщик заказов, под это определение не подходит. А значит, оно не является кассой организации и приходный кассовый ордер в этом случае не оформляется. Кроме того, кассир-операционист и приемщик заказов в своей работе руководствуются не Порядком, а Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Данный документ утвержден письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Согласно этим правилам оприходование денег и отражение их в кассовой книге в обязанности кассира-операциониста и приемщика заказов не входит. Эту работу, как правило, выполняет старший (главный) кассир, состоящий в штате организации.

Что касается счетов-фактур, то они в рассматриваемом случае не выписываются на основании пункта 7 статьи 168 НК РФ. В нем говорится, что требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Речь идет об организациях, которые реализуют товары за наличный расчет, выполняют работы и оказывают платные услуги непосредственно населению.

Несколько иначе оформляются расчеты, если работник, не имея доверенности, вносит деньги за товары (работы, услуги) прямо в кассу организации-продавца. Счет-фактура в этом случае также не выписывается. Однако помимо кассового чека организация-продавец должна выдать работнику квитанцию к приходному кассовому ордеру. Таким образом, документами, подтверждающими оплату наличными деньгами товаров (работ, услуг), в рассматриваемой ситуации являются кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, которые выдала организация-продавец.

Поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо, в отношении него действуют нормы Налогового кодекса, касающиеся физических лиц, а именно пункта 6 статьи 168. Этим пунктом установлено следующее. При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма НДС включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма НДС не выделяется.

Это означает, что, даже если НДС будет выделен отдельной строкой в кассовом и товарном чеках, при отсутствии счета-фактуры у организации-покупателя нет права на вычет НДС. Ведь согласно статье 172 НК РФ счет-фактура является одним из документов, который необходим для предъявления уплаченного НДС к вычету.

Работник как представитель организации. Работник, выступающий от имени организации, должен иметь доверенность. Выдача доверенности регулируется статьей 185 Гражданского кодекса. В этой статье сказано, что доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации должна выдаваться за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами. Она заверяется печатью организации. Доверенность, выдаваемая государственным и муниципальным предприятием, должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Сегодня используются формы доверенности № М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, в которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит постоянный характер.

Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале. В доверенности должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты. Она должна иметь образец подписи лица, на которое она выписана. Как правило, доверенность выдается на 15 дней. Однако в ряде случаев она может быть выдана на месяц. Такая доверенность используется для получения материальных ценностей, оплаченных в порядке плановых платежей.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, организация-продавец выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Давайте посмотрим, какие документы должны быть выданы подотчетному лицу, оплачивающему товары (работы, услуги) от имени организации-покупателя по доверенности.

В подтверждение получения денег от подотчетного лица организация-поставщик товаров (или организация - исполнитель работ, услуг) обязана выписать приходный кассовый ордер. Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера организации-продавца (организации-исполнителя) или лица, на это уполномоченного, и кассира, с печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается подотчетному лицу - представителю организации.

Кроме того, ему должен быть выдан кассовый чек. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ поставщик товара (исполнитель работ, услуг) обязан выписать подотчетному лицу, действующему по доверенности, счет-фактуру.

Обратите внимание: наличие у организации всех перечисленных документов дает ей право сумму НДС, уплаченную в стоимости товаров (работ, услуг), предъявить к вычету из бюджета.

Если среди названных документов по каким-либо причинам не окажется кассового чека, применить вычет по НДС организация не сможет. Такую позиция высказал Минфин России в письме от 17.06.2004 № 03-03-11/100. Как считает главное финансовое ведомство, кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товаров. Если чека нет, то не соблюдаются условия, указанные в пункте 2 статьи 171 НК РФ, которые необходимы для получения налогового вычета.

Подотчетное лицо, купившее товар для организации или оплатившее выполненные работы и услуги, обязано отчитаться перед бухгалтерией организации об израсходованных суммах. Причем сделать это нужно не позднее трех дней после истечения срока, на который были выданы наличные деньги. Отчет составляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В отчете отражается остаток или перерасход выданных денежных средств. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет бухгалтерия принимает к учету. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать по приходному кассовому ордеру в кассу организации. Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход наличных денег подотчетным лицом.

Таким образом, нами рассмотрен порядок расчетов с покупателями и заказчиками за наличный расчет. Установлено, что неправильное оформление кассовых и расчетных документов как минимум грозить не вычетом налога на добавленную стоимость, а как максимум - штрафом со стороны налоговых органов.

Продолжим анализ хозяйственных операций по движению денежных средств в кассе предприятия. Одной из них является возврат работниками в кассу неизрасходованных сумм, ранее выданных им под отчет. Так, Дмитриев В.Е. 05.02.2005 года. работник завода внес в кассу предприятия 1500руб. Бухгалтер осуществил следующую запись: (приложение Н)

Д 50 «Касса» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Отражение поступления наличных денежных средств, внесенных работником организации в погашение причиненного им материального ущерба оформляется следующей бухгалтерской записью:

Д 50 «Касса» К 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Другой группой хозяйственных операций является оприходование наличных денежных средств от обособленных подразделений завода. Отметим, что торговому дому «Кумир», комбинату общественного питания не разрешено иметь собственных касс. Однако они ведут прием денежных средств от населения за реализованные товары, работы. В этом случае, в рамках своего баланса, на сумму полученных средств делается запись:

Д 90 «Продажи» К 41 «Товары» на сумму реализации

К моменту окончания трудового дня, наличные денежные средства сдаются в кассу завода. В этом случае, в рамках обособленных балансов делается запись:

Д 79 «Внутрихозяйственные расчеты» К 90 «Продажи»

В рамках баланса ОАО «Ульяновский механический завод» делается проводка:

Д 50 «Касса» К 79 «Внутрихозяйственные расчеты»

Такая операция присутствовала в частности 01.02. 2005 года, когда комбинат общественного питания передал заводу 10570 руб. по приходному ордеру № 3779 через работника Тагирову Р.К.(приложение П)

В ОАО «Ульяновский механический завод» имеется коммерческо-торговый отдел «КТО «Кумир». Оно оказывает услуги населению за наличный расчет.

11.02.2005 года в кассу завода была сдана выручка отдела по приходному кассовому ордеру № 3815. Отражение поступления денежных средств в оплату оказанных услуг оформляется следующей проводкой (приложение Р) Д 50 «Касса» К 90 «Продажи»

Таким образом, нами рассмотрен сложившийся порядок документального оформления и учета движения наличных денежных средств в ОАО «Ульяновский механический завод». В заключении, рассмотрим порядок хранения денежных средств на предприятии.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все наличные деньги на предприятии хранятся в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и другом хранятся в отделе режима предприятия.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному заводу, категорически запрещено.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

На предприятии имеется большое количество подразделений и оплата труда производится по письменному приказу руководителя предприятия другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

Таким образом, рассмотренный порядок учета их хранения наличных денежных средств позволяет обеспечить сохранность денег, точность и своевременность их отражения в учете.

2.5 Контроль за использованием наличных денежных средств

В целях обеспечения сохранности наличных денежных средств, на предприятии организована система внутреннего контроля, представителем которой является бухгалтер по учету кассовых операций, старший кассир, бюро ревизии и контроля ОБУ.

Роль бухгалтера по учету кассовых операций заключается в том, что он ежедневно осуществляет документальную проверку сохранности денежных средств, а также осуществляет инвентаризацию кассы.

Инвентаризация производится ежемесячно, а также при смене кассиров. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

При проведении инвентаризации бухгалтер руководствуется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег бухгалтер проверяет сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д.

Для оформления акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств" (приложение С). В бухгалтер указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

В акте инвентаризации указывается стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

В ряде случаев, на предприятии организуется внезапная ревизия кассы. Ее осуществляют работники бюро ревизии и контроля ОБУ по распоряжению руководителя предприятия.

Если в результате инвентаризации, бухгалтером по учету кассовых операций или работником бюро ревизии и контроля была выявлена недостача, руководитель может принимает следующее решение:

- во-первых, удержать сумму недостачи с материально-ответственного лица;

- во-вторых, списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира). Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные сбережения или другие ценности. В таких случаях не только недостача, но и излишек денег является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, изымаются и приходуются комиссией.

Таким образом, выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход завода.

При недостаче наличных денежных средств в кассе, выявленных при инвентаризации, бухгалтером делается следующая запись:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 50 «Касса»

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При утрате наличных денежных средств в результате стихийных бедствий, пожаров и других аналогичных ситуаций, оформляется запись:

Д 99 «Прибыли и убытки» К 50 «Касса»

Глава 3 Аудит и совершенствование учета наличных денежных средств

3.1 Задачи и порядок аудиторской проверки денежных средств

Денежные средства являются подвижными и легко реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций.

Аудиторская проверка кассовых операций организации осуществляется в следующей последовательности:

1. Определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов.

2. Составление аудиторской программы в виде программы тестов средств контроля и программы процедур по существу.

3. Установление соответствия данных бухгалтерского баланса по статье "Денежные средства" и Отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации.

4. Проверка организации материальной ответственности.

5. Определение возможности использования данных внутреннего аудита.

6. Документальное оформление движения наличности.

7. Выявление существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства и выражение мнения.

8. Требование устранить экономическим субъектом нарушения в учете и отчетности.

9. Подготовка аудиторского заключения

Основные задачи аудитора при проверке, в том числе и операций с денежной наличностью, определяются также по указанным трем направлениям.

Исполнитель из состава аудиторской группы при проверке должен исходить из нормативных актов Российской Федерации, ведомств, российских стандартов, а также внутрифирменных аудиторских стандартов.

Ведение кассовых операций в организациях Российской Федерации регламентируется рядом нормативных документов [1, с.13].

Для реализации общего плана аудита составляется Программа аудита. В соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Планирование аудита", аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу". Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в Главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме журналов - ордеров или заменяющих их машинограмм. Записи же в регистрах учета сверяет с кассовой книгой и первичными документами.

Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

В Отчете о движении денежных средств справочно должны быть приведены данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:

- расчетов с юридическими лицами;

- расчетов с физическими лицами;

- поступления денежных средств с применением контрольно - кассовых машин или бланков строгой отчетности;

- сумм денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

- сумм денежных средств, полученных в кассу организации из кредитной организации.

На субсчете 50-1 должны учитываться денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

В разделе 4 Правила (Стандарта) "Аудит в условиях компьютерной обработки данных" перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, как передаются данные, как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей), как обеспечивается хранение данных и архивирование. Рекомендуется обращать внимание на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения законодательства, расширения ее функций, формирования бухгалтерского учета.

Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации.

Руководство экономического субъекта несет ответственность за разработку системы внутреннего контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом субъекте применяются процедуры внутреннего контроля, предусмотренные Правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита". Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей.

Одним из источников получения аудиторских доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"). Недостача средств списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.

Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

Указанный выше Порядок предусматривает обязанности руководителей организаций:

оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При этом хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается:

- обеспечить ведение одной кассовой книги;

- производить прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением контрольно - кассовых машин (ККМ).

Организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше 3 рабочих дней
(для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней) включая день получения денег в банке (п.9 разд.1 Порядка).

Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально - трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.1994 N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов предусмотрен штраф с организации в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности, а с ее руководителя - в 50-кратном размере МРОТ.

При планировании аудита конкретного предприятия готовится перечень вопросов с целью определения внутреннего контроля и обеспечения сохранности денежных средств и достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете, таблица 5.

Таблица 5 - Аудиторская программа тестов средств контроля кассовых операций

Вопрос	Вариант ответа	Информация
Кому было предоставлено право подписи приходных и расходных кассовых ордеров в качестве главного бухгалтера	Только главному бухгалтеру	Образец подписи главного бухгалтера
	Уполномоченному
Имеются ли письменные распоряжения предприятия о назначении уполномоченного лица ставить подписи на ордерах в качестве главного бухгалтера	Нет
	Да	Письменные распоряжения руководителя, Сроки действия, Образцы подписей
Кому предоставлено право подписи приходных и расходных кассовых ордеров в качестве руководителя организации	Только руководителю организации	Образец подписи руководителя организации
	Уполномоченному
Имеются ли письменные распоряжения руководителя организации о назначении уполномоченного лица ставить подписи на расходных кассовых ордерах и оправдательных документах в качестве руководителя организации	Нет
	Да	Письменные распоряжения руководителя Срок действия полномочий Образцы подписей уполномоченных лиц
Ведется ли в организации журнал регистрации приходных кассовых ордеров	Нет
	Да	Журнал регистрации приходных кассовых ордеров
Ведется ли в организации журнал регистрации расходных кассовых ордеров	Нет
	Да	Журнал регистрации расходных кассовых ордеров
В каком размере банком установлен лимит денег в кассе		Лимит остатка денег в кассе организации, установленный банком
Установлены ли руководителем организации сроки внезапной ревизии кассы приказом по организации	Нет
	Да	Приказ об установлении сроков внезапной проверки
Сменялись ли кассиры в организации в проверяемом периоде	Нет
Сменялись ли кассиры в организации в проверяемом периоде	Да
Была ли проведена ревизия при смене кассира	Нет
Была ли проведена ревизия при смене кассира	Да	Акт ревизии кассы
Назначена ли приказом руководителя организации комиссия для производства ревизии кассы	Нет
	Да	Приказ о назначении комиссии по ревизии
Соблюдались ли установленные сроки внезапной ревизии кассы	Нет
Соблюдались ли установленные сроки внезапной ревизии кассы	Да	Акты ревизий кассы

Продолжение таблицы 5

Вопрос	Вариант ответа	Информация
Заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности	Нет
	Да	Договоры о полной материальной ответственности
Производит ли организация реализацию готовой продукции, товаров, работ, услуг населению за наличные	Нет
	Да
Имеются ли в организации ККМ	Нет
Имеются ли в организации ККМ	Да	Договоры о полной материальной ответственности с кассирами
Зарегистрированы ли ККМ в налоговых органах	Нет
Зарегистрированы ли ККМ в налоговых органах	Да	Карточки регистрации ККМ в налоговых органах
Имеет ли организация договор с каким-либо центром технического обслуживания и ремонта ККМ	Нет
	Да	Договор с центром технического обслуживания и ремонта
Ведется ли в организации кассовая книга	Нет
Ведется ли в организации кассовая книга	Да	Кассовая книга
Получают ли сотрудники организации деньги от сторонних организаций по доверенности	Нет
	Да	ККМ
Ведется ли журнал выданных доверенностей	Нет
Ведется ли журнал выданных доверенностей	Да	Журнал учета доверенностей
Ведется ли журнал регистрации платежных ведомостей	Нет
Ведется ли журнал регистрации платежных ведомостей	Да	Журнал регистрации платежных ведомостей
Имеется ли в организации список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по организации	Нет
	Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды
При выдаче денег на хозяйственные нужды устанавливается ли срок, на который они выдаются	Нет
	Да
Составляет ли кассир реестр депонированных сумм	Нет
Составляет ли кассир реестр депонированных сумм	Да
Ведется ли в организации журнал учета депонентов	Нет
Ведется ли в организации журнал учета депонентов	Да	Журнал учета депонентов
На кого возложена обязанность ведения книги регистрации депонентов, картотеки депонентов	На кассира
	На счетного работника

Также можно подготовить ряд дополнительных вопросов:

Хранятся ли денежные средства в несгораемом шкафу?

Заключен ли договор на охрану?

Где и у кого хранятся дубликаты ключей?

Инкассируется ли данная организация?

Сопровождается ли кассир при сдаче и получении денежных средств в банк?

Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию? Установлен ли срок на который они выдаются?

После окончательной подготовки плана аудиторской проверки, осуществляется проверка учета кассовых операций на предприятии, процедуры которой описаны в следующей части работы.

3.2 Аудиторская проверка учета движения денежных средств

Основные документы, изучаемые и проверяемые при аудите кассовых операций, следующие: приходные и расходные кассовые ордера; кассовая книга, отчеты кассира; журналы регистрации приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонированных сумм; платежные (расчетно - платежные) ведомости и другие документы.

Целесообразность использования денежных средств и их многообразие находят отражение в учетных регистрах и отчетности:

- журнал-ордер N 1 и ведомость N 1 по учету операций по кассе (согласно типовой форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации");

- Главная книга;

- баланс предприятия (форма N 1), 2-й раздел актива;

- движение денежных средств (форма N 4 приложения к балансу).

В кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы по форме, представленной в таблице 6.

Таблица 6- Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег

Номер отчета	Дата	Фактический остаток	Лимит	Отклонение

Так, согласно таблице, 10.06.2005 года, фактический остаток наличных денежных средств превысил лимитный на 120000 руб.

При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах. При проверке методом инвентаризации выявляется ничем не замаскированное хищение денежных средств. Для этого необходимо провести инвентаризацию денежной наличности в момент выхода аудитора на предприятие.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

- получателя денег;

- главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;

- руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе (таблица 7), в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей.

Таблица 7 - Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег

Расходный

ордер

Получатель

Выявленные

нарушения

Данные опроса получателя

Примеча-ние

Дата

ФИО

Дата

Документ

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход предприятия.

При аудите кассовых операций часто встречается нарушение лимита расчетов между юридическими лицами в пределах одного плана. За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита налагается штраф в 3-кратном размере выявленной сверх лимитной кассовой наличности. За неоприходование в кассу денежной наличности налагается штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы.

Указом N 1006 предусмотрено наложение на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, административных штрафов в 50-кратном МРОТ, а за несоблюдение действующего порядка расчетов наличными денежными средствами установлен штраф в 2-кратном размере произведенного платежа, причем согласно Письму Банка России от 24.11.1994 N 14-4/308 данная санкция применяется в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам. Из совместного разъяснения Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России о Порядке применения Положений Указа Президента Российской Федерации N 1006 платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого юридического лица в один день по нескольким денежным документам в порядке реализации одного договора, рассматриваются как единый суммарный платеж. Некоторые предприятия рассчитываются сверх установленного лимита наличными деньгами, снятыми с пластиковых карточек. По этому поводу существует разъяснение (п.п.16, 18 Письма Банка России от 16.03.1995 N 14-4/95, с изменениями и дополнениями от 28.01.1997).

Фирме (предприятию, организации), предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленного предела.

Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами. Результаты фиксируются по форме, представленной в таблице 8.

Таблица 8 Нарушения лимита расчетов наличными денежными средствами

Наименование юридического лица

Номер

первичного документа

Дата

Номер

расходного кассового ордера

Дата оплаты

Срок действия лимита

Сумма лимита

Сумма платежа,

Превышающего

установленный лимит

Наименование

юридического лица

начало

конец

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку.

Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "Аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу по форме, указанной в таблице 9.

Таблица 9 - Реестр корешков чеков, отсутствующих в чековой книжке

Начальный номер чека в чековой книжке	Дата выписки предыдущего чека	Номер отсутствующего корешка чека	Заключительный номер в чековой книжке

Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку №10», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека. Заполняется таблица по форме, приведенной в таблице 10.

Таблица 10 - Реестр сумм, полученных из банка и не оприходованных в кассу предприятия

Дата отчета кассира

Сумма оприхо-дования в кассу

Сумма по чеку

Номер корешка чека

Сумма по выписке банка

Дата выписки

банка

Отклонение оприходованной
суммы от полученной

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

В соответствии с п.21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п.19 Порядка ведения кассовых операций).

Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками "заявлений на выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал - ордер N 7 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если в кассовом ордере по строке "Основание" будет значиться "Остаток подотчетных сумм", в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом - ордером "Расчеты с подотчетными лицами".

В случае выявления расхождений следует заполнить следующую таблицу по соответствующей форме (таблица 11).

Таблица 11 - Реестр возврата и оприходования неизрасходованных остатков подотчетных сумм

Авансовый отчет			Приходный ордер			Откло-нение	Журнал - ордер
Номер	Дата	Сумма возврата	Номер	Дата	Сумма возврата	Откло-нение	ФИО	Сумма возврата	Сумма остатка

Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).

Часто на предприятиях используются бланки расходных кассовых ордеров, объединенных с заявлением на выдачу денег на оборотной стороне. Если срок, на который выдаются деньги, установлен, то аудитор сверяет эту дату с датой составления авансового отчета и датой приходного ордера. Необходимо помнить, что в случае несвоевременной сдачи авансового отчета и невозврата остатка денежных средств эта сумма присоединяется к основному заработку и облагается подоходным налогом.

Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

Злоупотребления посредством подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Неотражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

Признаками подлога могут служить наличие среди первичных документов ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения цвета документа из-за давности его составления, штампов гашения документов.

Кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

Все ранее проверенные аудитором документы следует отмечать его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы - ордера (по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", по кредиту счета 50 "Касса"), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68, 69 и т.д.

В соответствии с п.18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально - трудовых льгот, кассир должен:

- в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью. Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонентам". Кредитовый оборот по субсчету "Расчеты по депонентам" за период - невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот - погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

При наличии расхождений между документами следует составить таблицу по прилагаемой форме, указанной в таблице 12.

Таблица 12 - Ведомость расхождений между платежными ведомостями и реестром депонированных сумм

Ведомость				Реестр депонированных сумм					Откло-нения +,-
Номер	Дата	ФИО	Сумма	Номер записи	ФИО	За какой период	Номер ведомости	Сумма

Важность аудита данного участка учета определяется значительным числом нарушений, которые следует исключить в учетной практике.

Ниже приводится список наиболее часто встречающихся ошибок при аудите кассовых операций:

- неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);

- неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);

- излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;

- списание сумм без оснований и по подложным документам;

- искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;

- некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;

- присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;

- присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;

- расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;

- расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно - кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;

- сверхлимитное накопление денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации);

- для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;

- в нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;

- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

- на предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга.

Выявив существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, аудитор отражает их в рабочей документации в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Документирование аудита".

3.3 Оформление результатов аудиторской проверки

По результатам проверки аудитор составляет отчет и аудиторское заключение, направляет его руководителю экономического субъекта.

Следует отметить, что по итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономическим субъектом может подготовить письменный ответ. Аудиторская организация в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.

В аналитической части аудиторского заключения должны быть изложены результаты проверки по трем направлениям:

1) состояние внутреннего контроля;

2) состояние бухгалтерского учета и отчетности;

3) соблюдение законодательства при совершении экономическим субъектом хозяйственных операций.

Аудиторское заключение является официальным документом, предназначенным для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, составленным в соответствии с настоящим правилом и содержащим выраженное в установленной форме мнение аудиторской организации или индивидуального аудитора (далее именуются - аудитор) о достоверности во всех существенных отношениях финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения им бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации [11].

Под достоверностью во всех существенных отношениях понимается степень точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователям этой отчетности делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении аудируемых лиц и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения. Аудиторское заключение включает в себя:

а) наименование;

б) адресата;

в) следующие сведения об аудиторе:

- организационно-правовая форма и наименование, для индивидуального аудитора - фамилия, имя, отчество и указание на осуществление им своей деятельности без образования юридического лица;

- место нахождения;

- номер и дата свидетельства о государственной регистрации;

- номер, дата предоставления лицензии на осуществление аудиторской деятельности и наименование органа, предоставившего лицензию, а также срок действия лицензии;

- членство в аккредитованном профессиональном аудиторском объединении;

д) следующие сведения об аудируемом лице:

- организационно-правовая форма и наименование;

- место нахождения;

- номер и дата свидетельства о государственной регистрации;

ж) вводную часть;

к) часть, описывающую объем аудита;

л) часть, содержащую мнение аудитора;

м) дату аудиторского заключения;

н) подпись аудитора.

Необходимо соблюдать единство формы и содержания аудиторского заключения, чтобы облегчить его понимание пользователем и помочь обнаружить необычные обстоятельства в случае их появления.

Аудиторское заключение должно иметь наименование "Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности" для того, чтобы отличить аудиторское заключение от заключений, составленных другими лицами, например, должностными лицами аудируемого лица, советом директоров.

Аудиторское заключение содержит перечень проверенной финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица с указанием отчетного периода и ее состава.

Аудитор должен датировать аудиторское заключение числом, когда был завершен аудит, так как данное обстоятельство предоставляет пользователю основания полагать, что аудитор учел влияние, которое оказали на финансовую (бухгалтерскую) отчетность и аудиторское заключение события и операции, известные аудитору и возникшие до этой даты. Аудиторские заключения могут быть нескольких видов.

Безоговорочно положительное мнение должно быть выражено тогда, когда аудитор приходит к заключению о том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность дает достоверное представление о финансовом положении и результатах финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица в соответствии с установленными принципами и методами ведения бухгалтерского учета и подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности в Российской Федерации.

Модифицированное заключение. Аудиторское заключение считается модифицированным, если возникли:

факторы, не влияющие на аудиторское мнение, но описываемые в аудиторском заключении с целью привлечения внимания пользователей к какой-либо ситуации, сложившейся у аудируемого лица и раскрытой в финансовой (бухгалтерской) отчетности;

факторы, влияющие на аудиторское мнение, которые могут привести к мнению с оговоркой, отказу от выражения мнения или отрицательному мнению.

Аудитор может оказаться не в состоянии выразить безоговорочно положительное мнение, если существует хотя бы одно из следующих обстоятельств и в соответствии с суждением аудитора данное обстоятельство оказывает или может оказать существенное влияние на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности:

а) имеется ограничение объема работы аудитора;

б) имеется разногласие с руководством относительно:

- допустимости выбранной учетной политики;

- метода ее применения;

- адекватности раскрытия информации в финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Отрицательное заключение. Данное заключение выражается только тогда, когда влияние какого-либо разногласия с руководством настолько существенно для финансовой (бухгалтерской) отчетности, что аудитор приходит к выводу, что внесение оговорки в аудиторское заключение не является адекватным для того, чтобы раскрыть вводящий в заблуждение или неполный характер финансовой (бухгалтерской) отчетности.

3.4 Основные направления совершенствования учета и контроля движения наличных денежных средств

Теоретические и методические положения дипломной работы показали, что наличные денежные средства играют важную роль в процессе осуществления хозяйственной деятельности предприятия.

Государство жестко регулирует данную сферу экономической деятельности предприятия. По этой причине, в случае нарушений финансовой дисциплины, порядка учета движения денежных средств, в связи с чем необходимо обосновать дальнейшие направления совершенствования учета и контроля движения наличных денежных средств.

Как видно из проведённой работы, учёт денежных средств в ОАО «Ульяновский механический завод» находится на высоком уровне. Однако при написании работы были выявлены некоторые недостатки, а именно: журнал регистрации кассовых документов не соответствует унифицированным формам, нарушается лимит кассы, отдельные операции оформляются в нарушение требований нормативных актов. Наконец, автоматизация учета кассовых операций осуществлена не частично.

В этой связи, предлагается ряд мероприятий, направленных на совершенствование учета и контроля движения наличных денежных средств.

В первую очередь это касается использования унифицированных форм первичных документов.

Другим направлением совершенствования учета и контроля является безусловное выполнение требований законодательства по соблюдению лимита остатка денежных средств в кассе предприятия на конец рабочего дня, недопущения выдачи подотчетных сумм лицам, ранее не отчитавшимся за ранее выданный аванс.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограмм.

Как рекомендацию к более оперативному ведению учёта денежных средств, предлагаю оснастить кассу предприятия персональной ЭВМ с пакетом необходимых прикладных программ.

Существенным направлением контроля движения наличных денежных средств может являться организация большего числа проверок кассовых операций на предмет возможных нарушений.

Заключение

В рамках дипломной работы исследована организация бухгалтерского учета, контроля и аудита наличных денежных средств в ОАО «Ульяновский механический завод» и правомерно сделать следующие выводы:

Теория бухгалтерского учета наличных денежных средств представлена большим числом научных и практических работ. Наиболее актуальными публикациями являются те из них, что освящают вопросы оформления расчетов наличными денежными средствами между отдельными предприятиями, оплаты за реализованную продукцию и другие публикации, дающие возможность снизить риски штрафов и неэффективной организации денежного обращения для предприятия.

Методология бухгалтерского учета представлена в трудах отечественных и зарубежных ученых, описывающих последовательность операций бухгалтера по учету наличных денежных средств, их оформления.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета, контроля и аудита наличных денежных средств регламентируется законом «О бухгалтерском учете», положением, приказом Минфина РФ «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», нормативными документами Центрального Банка Российской Федерации, аудиторскими стандартами, прочими документами.

Бухгалтерский учет наличных денежных средств в ОАО «Ульяновский механический завод» построен в полном соответствии с федеральным законодательством и осуществляется отделом бухгалтерского учета, который возглавляет главный бухгалтер завода.

Бухгалтерский учёт операций по движению наличных денежных средств отражается на балансовом счете 50 «Касса». Используется журнально-ордерная форма учета – ведомость формы №1 и журнал-ордер формы №1. Учет автоматизирован – используется программа «БАС-2».

Прием в выдача наличных денежных средств оформляется первичными документами, соответствующим требованиям законодательства. В установленном порядке ведется кассовая книга предприятия, хозяйственные операции своевременно и в полном объеме отражаются на счетах бухгалтером по учету кассовых операций.

Отчёт о движении денежных средств формируется в изучаемом предприятии на основании сводных учётных регистров в ручную, что увеличивает время его составления. Данный момент является негативным в работе этого участка бухгалтерии, так как одной из составляющей применяемой программы является формирование отчётности.

Контроль за сохранностью наличных денежных средств осуществляет бюро ревизии и контроля ОБУ, Проводятся плановые и внеплановые проверки кассы предприятия, оформляются акты инвентаризации по унифицированным формам.

Аудит наличных денежных средств осуществляется аудиторскими, так как завода в соответствии с законом «Об акционерных обществах» обязан ежегодно подтверждать данные финансовой отчетности. Проверка осуществляется на основании технического задания и плана аудиторских проверок.

Построение бухгалтерского учета и контроля наличных денежных средств, ежегодный аудит подтверждают законность и правильность оформления хозяйственных операций, связанных с учетом наличных денежных средств. Вместе с тем имеется ряд недостатков в автоматизации учета и оформлении движения наличных денежных средств, решение которых повысит эффективность учетных работ.

Список использованных источников

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129 от 21 ноября 1996 года.

2. Федеральный закон «О разъяснениях по отдельным вопросам порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью» №14-4 от 28 января 1997 года.

3. Федеральный закон «О разъяснениях по применению порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» №14-4/35 от 17 февраля 1994 г.

4. Федеральный закон «О формах бухгалтерской отчетности организаций» №67 от 22 июля 2003 года.

5. Федеральный закон «О Центральном Банке Российской Федерации (Банке России)» № 5-ФЗ от 10 января 2003.

6. Федеральный закон «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства № 63 от 8 марта 1960 г

7. Федеральный закон «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» №94н от 07 мая 2003.

8. Федеральный закон «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» №94н от 31 октября 2000 г.

9. Федеральный закон «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» №34н от 29 июля 1998 г.

10. Федеральный закон «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации государственный комитет российской федерации по статистике» № 88 от 18 августа 1998 г.

11. Федеральный закон «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности» № 696 от 23 сентября 2002.

12. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации №14-П от 5 января 1998 г.

13. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Письмо ЦБ РФ N 18 от 4 октября 1993 г. (Решение Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. №40).

14. Алешина Е.И. Лимит остатка в кассе. Особые ситуации // Главбух. – №22. – 2004. – С. 17.

15. Большая Советская энциклопедия // #"_Toc130002535">

Бухгалтерский учет и аудит движения наличных денежных средств

Бухгалтерский учет и аудит движения наличных денежных средств

Глава 2 Учет движения наличных денежных средств в ОАО «Ульяновский механический завод»

Похожие работы на - Бухгалтерский учет и аудит движения наличных денежных средств