Тема: Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления

  • Вид работы:
    Курсовая работа (п)
  • Предмет:
    Делопроизводство
  • Язык:
    Русский
  • Формат файла:
    MS Word
  • Размер файла:
    52,07 kb
Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления
Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!

Курсовой проект

Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления

Введение. ..3

1. Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе управления персоналом. 6

1.1. Анализ документационного обеспечения системы управления персоналом  ….12

1.2 Структура баз данных документального фонда организации. 19

1.3. Организация работы с кадровой документацией. ………23

2. Основные правила реализации  документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».. ……….25

2.1. Характеристика НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров». 28

2.2. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях………………………………………….30

3.  Внедрение электронного документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»…………………………………………………………………………..39

Заключение. ……….49

Список использованной литературы: .51

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность и в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Усовершенствованию документационного обеспечения управления в учреждениях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников кадровых служб.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров». Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать ее эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью написания курсового проекта является усовершенствование делопроизводственного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

1. Проанализировать систему документационного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»;

2. Рассмотреть причины и факторы, которые препятствуют эффективной реализации задач и функций документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»;

3. Рассмотреть существующие варианты по усовершенствованию делопроизводственного обеспечения  в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

Объектом исследования выступает структурное подразделение  НОУ ВПО МПСИ  - отдел кадров.

Предметом исследования является система документооборота НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»: организация документооборота в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Структура курсового проекта состоит из: введения, трех глав: методологической, аналитической и практической; заключения, списка использованной литературы, приложений.

В первой главе рассматривается сущность исследуемого вопроса, определяется состав и краткое содержание документационного обеспечения НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

Во второй главе был проведен аналитический обзор и сформулирована прогнозная оценка ситуации в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».

В третьей главе было предложено внедрение систем электронного документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» с целью усовершенствования делопроизводственного обеспечения в данном структурном подразделении.

 

 

 

 

 

 

1. Сущность и основные задачи  документационного обеспечения в системе управления персоналом

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1, см. пр. 1].

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа [2, с.48].

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) научные, технические, лич­ные и официальные и другие

Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке [3, с.25].

Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

1. регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции и др.);

2. распорядительной деятельности (приказы, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.);

3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

4. передачи информации (письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.).

Функции документа

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

1. информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2. социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по­требностью;

3. коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

4. культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на­пример, в научно-технической документации находит отраже­ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

1. управленческая: документ является инструментом уп­равления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас­порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

2. правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра­вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор­мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб­ного доказательства это может, быть любой документ.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Так, например, юридическая сила документа обес­печивается комплексом реквизитов — обязательных элемен­тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и  необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения.  Но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

В настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования, накопленный в России за последние 175 лет.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1. Сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

2. Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом численности сотрудников организации вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: 

1. руководство теряет целостную картину происходящего;

2. структурные подразделения, не имея информации о деятельности каждого из них, перестают слажено осуществлять свою деятельность.

Это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных.

Поэтому приходится вкладывать деньги в коммуникации, обучение сотрудников.

Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Документационное обеспечение системы управления персоналом

Документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям организаций и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров и т. д.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводство по форме организации работ может быть: централизованным – если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным – если часть наиболее важных, общих для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть – в других подразделениях [4, с.121-123].

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [5, с. 80].

Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: штатное расписание; структура и штатная численность; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

Штатное расписание устанавливает численность структурных подразделений в составе организации, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая служба, подписывают руководители структурных подразделений организации, главный бухгалтер, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления организации, его внутреннюю организацию, задачи, функции. Общий порядок разработки Положения определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТом Р 6.30-2003.

Как правило, структура Положения включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и функции кадровой службы.

3. Структура кадровой службы.

4. Права и обязанности службы и ее работников.

5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.

6. Рабочее место работника кадровой службы.

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются: вопросы организации деятельности учреждения; условия оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале обсуждается и согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Организационно-распорядительная документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации.

Основное назначение справочно-информационной документации — информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх — от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя и его заместителей или по горизонтальным связям — между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; справка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудовой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

Приказы (распоряжения) оформляются на бланке приказа (распоряжения) или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

1. наименование организации (подразделения);

2. название вида документа;

3.  дата и номер документа;

4. заголовок;

5. подпись.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности.

Среди документов по организации трудовых отношений между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Среди документов по организации трудовых отношений между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.







1.2. Структура баз данных документального фонда организации

Регистрация документов

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по оп­ределенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рацио­нальная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) долж­на включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает органи­зация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистра­ционного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистра­ционной форме или входном формате. Главное назначение регистрации - придание доку­менту юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если посту­пивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступле­ния, организация не берет на себя ответственность за него.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и другие [5, с. 128-129] . Ре­гистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организа­ции, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и конт­роль исполнения.

Места регистрации документов

Регистрация производится децентрализованно по группам документов в зависимости от на­звания, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

1. приказы по кадрам - в отделе кадров;

2. бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

3. учебная документация - в учебной части;

4. переписка может регистрироваться по структурным подразделениям.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистра­ционных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрацион­ных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности инфор­мации.

Индексация документов

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива докумен­тов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядко­вый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определен­ному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтер­ские балансы, протоколы,), служит только порядковый номер в пределах реги­стрируемого массива.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регист­рации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер допол­няется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при реги­страции приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольне­нии, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при ре­гистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно до­полнить буквой П, например 74-П и т.д. Индекс документов, составленных несколькими ор­ганизациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последователь­ность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа [6, с. 200].

Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих рекви­зитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недоста­ток - в журнале нельзя систематизировать записи. Приверженцам журналов регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

1. входящей корреспонденции;

2. исходящей корреспонденции;

3. входящих распорядительных документов от руководства;

4. входящих телеграмм;

5. исходящей переписки с руководством и т.д.

Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной пута­нице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что по­зволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распе­чаткой.

Компьютерные технологии регистрации документов

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и дру­гих устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрацион­ной формы в качестве страхового массива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Организация работы с кадровой документацией

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

1.  обработка поступающей и передаваемой документации;

2. доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

3. регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

4. формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;

5.  копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

6.  контроль исполнения документов по личному составу;

7.  передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

8.  хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к архивному хранению, делятся на две группы:

1. дела по личному составу организации;

2. дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

1. книга учета сотрудников (если она ведется);

2. приказы по личному составу;

3. личные дела или личные карточки;

4.  лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Вывод: Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные правила реализации документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»

Документооборот является важным звеном в организации производства НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документов в НОУ ВПО МПСИ являются:

1. оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
2. максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

3. порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в  НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

  Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в  НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».  Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» и табелем унифицированных форм документов.

  Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

  Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
  Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации) [7, с. 91].

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров», так как он обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах своего структурного подразделения. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Характеристика НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением Московского психолого-социального института. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации и другими законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием, касающимися организации труда и трудовых правоотношений, нормативно-методическими документами общего действия.

Структура и организация управления

Организационно–штатную структуру отдела кадров определяет и утверждает ректор Московского психолого-социального института Бондарева С.К.

В состав отдела кадров входят:

1. Начальник отдела;

2. Заместитель начальника;

3. Инспектор отдела кадров.

Отдел кадров возглавляет начальник отдела, который подчиняется ректору института и осуществляет непосредственное руководство отделом.

На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

Начальника отдела кадров назначает на должность и освобождает (увольняет) от нее ректор института.

Начальнику отдела кадров подчиняются работники отдела. Они  вступают на должность  и увольняются ректором института по представлению начальника отдела кадров.

Обязанности работников отдела кадров устанавливаются в соответствии с Уставом НОУ ВПО «МПСИ» и должностными инструкциями, утверждаемыми ректором института. Положение об отделе кадров и должностные инструкции разрабатывает начальник отдела кадров.

Распределение должностных обязанностей между работниками в отделе кадров возлагается на начальника отдела.

В Положение об отделе кадров и должностные инструкции работником могут вноситься добавления и изменения, в зависимости от решаемых задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


2.2. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления. Приоритетными следует сегодня признать правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации.

Основные направления и результаты проводимых работ

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ (документационного обеспечения управления), в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

1. разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

2. стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;

3. разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;

4. обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа.

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;

3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5. реализацию права на информацию юридических и физических лиц.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

Основные проблемы ДОУ и направления их решения. Необходимость закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации [8, с. 12]. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего, - это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов" [9, с. 115]. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал "имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства", а в 1958 г. был создан "Закон об общем порядке работы федеральных министерств". Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами [10, с. 87-112].

Машинопечатные документы

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.

Автоматизация ДОУ

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными организациями разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам документооборота, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД. Прежде всего, отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1. сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

2. территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитеты т.п.);

3. коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Организационное и кадровое обеспечение

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).

 

 

 

 

3. Внедрение электронного документооборота в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал - сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу. В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте.

Так же, как бит - единица информации в кибернетике, в системах документооборота такой единицей является документ. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой» наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача не тривиальная.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

4. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота организации.

5. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management) [11, с. 256]. Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Общая классификация систем документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Обзор систем документооборота, которые могут быть успешно внедрены в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»

Docs Fusion и Docs Open

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов».

В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших организациях, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Клиент PowerDocs - это Windows-интерфейс, по идеологии построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным линиям. Эта функция также позволяет обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер.

В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система. Поддерживается механизм иерархического хранения данных HSM.

Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем нет интеграции с системами CAD/CAM. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно.

LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов [12, с. 260]. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Optima Workflow

Хотя система и называется Optima Workflow , это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу [13, с. 270].

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.

Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру, описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

«Евфрат»

«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы [14, с. 301-303].

«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

«1С: Архив» позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет.

«1С: Архив» обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов.

«1С: Архив» автоматически сохраняет все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней.

«1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей. Права доступа проверяются по 8 критериям при выполнении любых операций с документами. Наиболее важные с точки зрения политики безопасности операции заносятся в административный протокол, подлежащий аудиту администратором.

«Дело»

Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране [7, с.515]. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, которому обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.

Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

Выводы по ценам и функциональным возможностям

К системам средней ценовой категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.

«Эффект-офис», «1С:Архив» и предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены.

Выводы по сегментации рынка

Я считаю, что внедрение новых технологий в документационное обеспечение НОУ ВПО МПСИ будет способствовать наиболее эффективному развитию и взаимодействию сотрудников как внутри организации, так и во внешнем взаимодействии. Поэтому в данном случае я предлагаю внедрить видится «ЕВФРАТ-Документооборот». Несмотря на то, что ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных архивов, новый продукт семейства кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке и лидирует по соотношению «цена-качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом и для систем, лидирующих по функциональности.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данном курсовом проекте была рассмотрена проблема совершенствования делопроизводственного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров». Проанализировал опыт зарубежных и российских организаций, я пришла к выводу, что внедрение электронных систем документационного обеспечения является необходимым условиям успешного функционирования как организации в целом, так и ее структурных подразделений.

В главе первой были рассмотрены основные задачи и понятия, а так же определена  роль документационного обеспечения в системе управления персоналом. Опираясь на опыт прошлых лет, мы видим, что документ – является необходимой единицей управления в организации. Так же  из главы второй можно сделать вывод о том, что делопроизводственные функции системы управления персоналом являются движущим элементом в организации управления, следовательно, их усовершенствование в данной экономической среде целесообразно. Рассмотрев проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях, была разработана комплексная целевая программа, которая включает в себя:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;

3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5. реализацию права на информацию юридических и физических лиц.

В третьей главе были предложенные электронные системы внедрения документооборота. В современных условиях развития, усовершенствования работы с документами и приближающемуся отказу от бумажных носителей в пользу электронных программ, оптимальным, на мой взгляд, является рассмотрение предложенного мной варианта. Так как для наиболее успешного функционирования организации и поддержания ее статуса необходимо пересмотреть сложившуюся систему документационного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» и постепенно заменить ее на более модернизированную систему.

Таким образом, в ходе курсового проекта мной была доказана значимость исследования и анализа различными методами обеспечивающих подсистем управления и использования результатов данных исследований для совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в условиях изменчивости и жесткости внешней среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1.. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.-М.: Госстандарт России, 1998;

2. Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 апреля 1995 г. № 24-ФЗ;

3. Государственная система локументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. - М.: Главархив СССР 1986;

5. ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

6. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". Издание второе. 1999;

7. Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению организации. - М.: АО "Технолюкс-2". 1999;

8. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд. МЭИ, - 2004;

9. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате: Учебное пособие. - Казань: Изд-во Казанского университета 1989;

10. Волкова К.А. Казакова Ф.К. Симонов А.С. Структура производственного объединения. Положения об отделах и службах;

11. Должностные инструкции: Справочное пособие. - М.: Экономика 1999;

12. Ермакова И.Н. Артемов О. Ю. Организационно-правовое и документационное обеспечение деятельности фирм.Ч.1 и 2. М.: Учебно-консультационная фирма "Ирис". - М. 2002;

13. Ермакова И.Н. Артемов О. Ю. Фирма: Управление. Кадры. Документы. М.: Атлант-Центр. 2003;

14. Илюшенко М.П. Основы документооборота: Учебное пособие. - М.: МГИАИ 1991;

15. Илюшенко М.П. Кузнецова Т.В. Формуляр документа: Учебное пособие. - М.: МГИАИ 1996.

16. Кенин А.М. Печенкин Н.С. Работа на IВМ РС. - М.: АО "Книга и бизнес" 1992;

17. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., курс делопроизводства, Москва-Новосибирск, 2003 г;

18. Кузнецова Т.В. Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. - М.: МГИАИ 1988;

19. Кузнецова Т.В. Лосев В.И. Управленческая документация: Учебное пособие. - М.: Экономика 1995;

20. Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002 г;

21. Степанов Е.В. Мингалев В.С. Организация и технология контроля исполнения документов: Учебное пособие. - М.: МГИАИ 1994;

22. Фельзер А.Б. Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. - Киев: Высшая школа 1999;

23. Шекшня С. В. Управление персоналом современной организации. М.: Интел - Синтез, 1997 г;

24. Шумахер Г. Издержки на персонал // Кадры, персонал. 1994;

25. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой: искусство менеджера. М., 1996;

26. Шекшня С.В., Ермошкин Н.Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. М., 2002;

27. Шейл П. руководство по развитию персонала / Пер. с англ. СПб, 2004;

28. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004г.


 

 

Похожие работы

 

Не нашел материала для курсовой или диплома?
Пишем качественные работы
Без плагиата!