Информационное обеспечение работы менеджера
Федеральное агентство по
образованию
Государственное
образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Тульский государственный
университет»
Факультет «Экономики и
права»
Кафедра «Финансы и
менеджмент»
Курсовая работа
по курсу «Основы
менеджмента»
на тему:
«Информационное
обеспечение работы менеджера»
Выполнил:
студентка гр. 720151
Чернышовой Д.В.
Проверил: доц., к.т.н.
Михалева Е.П.
Тула 2006
СОДЕРЖАНИЕ
Введение.
Глава 1 Управленческая деятельность и
информационное обеспечение управления
1.1 Управленческая деятельность
1.2 Информационное обеспечение управленческой деятельности
1.3 Организация информационного обеспечения
Глава 2 Документационное обеспечение работы
руководителя
2.1 Системы документации
2.1.1 Организационно-правовая документация
2.1.2 Распорядительная документация
2.1.3 Справочно-информационная документация
2.2 Порядок движения документов в организации
2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих
документов
2.2.2 Предварительное рассмотрение документов в
службе ДОУ
2.2.3 Организация рационального движения
документов внутри организации
2.3 Организация секретарской деятельности
Глава 3 Программное обеспечение управленческой
деятельности
Глава 4 Системы управления базами данных
4.1 Понятие и классификация современных систем
управления баз данных
4.2 Основные функции систем управления базами данных
4.3 Типовая организация современных СУБД
Заключение
Список использованной литературы
Введение
В окружающем
нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся
различной деятельностью и имеющих различный юридический статус и форму
собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов
определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества.
Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения
с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов,
взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего
назначения.
Одним из
основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы
деятельности человека является широкое использование новых информационных
технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные
технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под
влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в
технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия
решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм
специалистов, занятых управленческой деятельностью.
Сфера
применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и
развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты –
от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки
сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая
техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая
спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям,
трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в
полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных,
образовательных, культурных и тому подобных целей.
Глава 1 Управленческая
деятельность и информационное обеспечение управления
1.1 Управленческая
деятельность
Управление в
любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой
ориентируются некоторые подразделения организаций. Это органы управления. Все
действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как
управленческую деятельность.
В рамках
организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и
управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как система
управления.
Органы
управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия,
оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется
сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым
состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо
получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и
управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие
реализуется в виде передачи информации по информационному контуру.
Система
управления
Информация об Управляющие
управляемом процессе воздействия
Схема 1 Информационный
контур в системе управления
Информационный
контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а
также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует
информационную систему данной организации. Информационная система может быть
автоматизированной, а также может основываться на бумажных носителях. В любой
автоматизированной информационной системе можно выделить:
-
персонал,
осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;
-
пользователей
информационной системы – потребителей информации;
-
техническую
составляющую информационной системы в виде оборудования;
-
программное
обеспечение;
-
информационные
ресурсы организации.
Для
эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее
деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов, которые
лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на
информацию. Ее свойства:
v
достоверность,
т.е. не искажает истинного положения дел;
v
адекватность,
т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного
уровня соответствия;
v
полнота,
если информация достаточна для понимания и принятия решений;
v
краткость
и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она
предназначена;
v
своевременность,
т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для
понимания и принятия решений.
Недокументированная
информация
|
|
Документированная
информация – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе
выполнения различных функций управления
|
Схема 2 Информационные
ресурсы организации
В рамках
любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо
оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет
недокументированную форму (речевая информация и т.п.).
1.2 Информационное
обеспечение управленческой деятельности
Существенная
часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью
информационного обеспечения управленческой деятельности является
документационная система организации. Она включает в себя документированную
информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой
деятельности все документы можно различить по следующим признакам:
1. по
наименованию:
- письма;
- телеграммы,
телефонограммы;
- заявления;
-
предписания;
-
характеристики;
- справки;
- инструкции;
- удостоверения;
- приказы,
распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;
2. по типу
материального носителя:
- бумажные
(письменные, графические и т.д.)
- фото-,
кино- и видеодокументы;
- электронные
документы;
3. по
принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:
- система
управленческой документации;
- система
обеспечивающей документации;
- система
документации по основной деятельности и т.п.
Система
управленческой документации:
1)
распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих
управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание,
поручение);
2)
документация по планированию;
3)
информационно-справочная и аналитическая документации.
Система
обеспечивающей документации:
1) документация по
бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение
денежных средств и материальных ценностей;
2) документация по личному
составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.
Система
документации по основной деятельности:
1) документация по
материально-техническому обеспечению;
2) производственно-технологическая
документация.
1.3
Организация информационного обеспечения
Информация
позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее
получения и использования, информационными ресурсами и информационным
обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом
уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота
организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными
и т.п.
Информационное
обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения
административно-организационных, научно-исследовательских и производственных
мероприятий по ее эффективному использованию.
Цели и задачи
информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить
следующим образом:
v
удовлетворение
информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в
виде документов;
v
формирование,
размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных
ресурсов организации;
v
создание
и развитие систем обработки и передачи информации;
v
развитие
системы информационного обеспечения.
Информационное
обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие
законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень
безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая
база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность
законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих
технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в
текущей деятельности организации. Она включает в себя:
Ø
законодательные
акты РФ;
Ø
указы
и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ,
регламентирующие вопросы работы с документами;
-
правовые
акты федеральных органов исполнительной власти;
-
правовые
акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие
вопросы организации работы с документами;
-
методические
материалы по работе с документами;
-
государственные
стандарты на документацию;
-
унифицированные
системы документации.
Любая
организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством,
другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между
ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.
Внутренняя
среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и
работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника
возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю
информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные
подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную,
научно-техническую, аналитическую и другую информации.
Информация
внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В
качестве внешних источников информации могут выступать:
-
законодательные и регулирующие органы;
- клиенты и
партнеры предприятия;
-
информационные агентства;
- конкуренты;
- органы
статистического учета.
Информация из
внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет
вероятностный характер.
Удовлетворение
информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа
информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках
информационных запросов. Последние бывают следующих видов:
§
простые
и сложные запросы;
§
формализованные
и неформализованные запросы.
Формализованные
запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также
определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные
действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные
случайные запросы.
В результате
обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной
информацией, которые предоставляются органам управления.
Возможны две
основные формы организации информационного обеспечения управленческой
деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное
информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений
организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении
информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и
информационными технологиями.
Децентрализация
предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах
непосредственно на рабочих местах.
Достоинства и
недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично
децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе
распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки
общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы
данных, общие для любых функциональных подсистем.
Глава 2 Документационное
обеспечение работы руководителя
2.1 Системы документации
2.1.1 Организационно-правовая
документация
Одна из
основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций –
организация системы и процессов управления, т.е.:
v
создание
организации;
v
регистрация
организации;
v
определение
штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов,
технических исполнителей;
v
регламентация
деятельности структурных подразделений и работников;
v
установление
режима работы и системы охраны;
v
организация
труда работников оценка труда работников.
Организационная
деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. К ним
относятся:
Ë учредительный договор –
это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют
порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего
имущества и участия в его деятельности;
Ë устав – правовой акт,
определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок
деятельности созданного юридического лица;
Ë положение об учреждении –
правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права,
ответственность, порядок деятельности;
Ë регламент – правовой акт,
устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального
или совещательного органа;
Организационно-правовые
документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным
на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации,
коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения. С точки
зрения действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным.
Разрабатывает
эти документы учреждения или подразделения с привлечением юристов и
квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы в
обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными
подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации.
2.1.2 Распорядительная
документация
Руководство
любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную
деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение
распорядительных документов – регулирование и координация деятельности.
Решения,
фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования
организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и
способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации
финансовыми, трудовыми и иными ресурсами. В юридическом плане такие документы
относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически
властные предписания субъектов управления.
С учетом
сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
-
правовые
акты федерального уровня;
-
правовые
акты, действующие на уровне субъектов РФ;
-
правовые
акты организаций, предприятий.
Распорядительные
документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки
зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся на:
Ø
документы,
издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
Ø
документы,
издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения,
указания).
Постановление
– это правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, а
также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных
и принципиальный задач, стоящих перед данными органами, и установления
стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами
организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их
деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в
целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
2.1.3 Справочно-информационная
документация
Процесс
принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и
достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе
управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них
занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки,
переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять
поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе
управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в
вышестоящую.
В состав
информационно–справочных документов входят:
Ë
докладная
записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей
организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами
и предложениями составителя;
Ë
служебная
записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый
по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного
обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя
или специалиста другого подразделения;
Ë
объяснительная
записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта,
случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый
вышестоящему должностному лицу;
Ë
предложение
– это документ, представляющий собой разновидность докладной записки,
содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
Ë
заявление
– это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
Ë
служебное
письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых
в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
Ë
электронное
сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи
между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной
копии, отпечатанной на принтере;
Ë
справка
– это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или
событий;
Ë
отзыв
– это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу
какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
2.2 Порядок движения
документов в организации
Документооборот,
или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие
этапы:
1.
экспедиционная
обработка документов, поступающих в организацию;
2.
предварительное
рассмотрение документов службой ДОУ;
3.
организация
рационального движения документов внутри организации;
4.
экспедиционная
обработка исполненных и отправляемых документов.
2.2.1 Экспедиционная
обработка поступающих документов
Более
предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой
обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность,
более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет
документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается
специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы
ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.
Если на
конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается
точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна
быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех
поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий
порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество
листов.
2.2.2 Предварительное
рассмотрение документов в службе ДОУ
Этот этап
зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение
– оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного
научно-справочного аппарата.
Значительным
резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является
предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на
этой стадии документов на следующие потоки:
а) для
обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с
распределением обязанностей;
б) не
требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные
подразделения исполнителям.
Руководству,
как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента,
правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти,
документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия
подчиненных должностных лиц.
В учреждения,
в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ
должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно
использовать следующую технологию.
Секретари
руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией
руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят
сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и
исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные
листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного
обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые
системе организации. После документы передаются исполнителям.
При внедрении
автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест
должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через
компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
2.2.3 Организация
рационального движения документов внутри организации
В целях
оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи
документов для обработки, например через лицо, ответственное за
документационное обеспечение в структурном подразделении.
Ознакомление
ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально
выделенному сотруднику.
Значительную
часть документооборота организации составляют различного рода проекты
документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации
и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в
которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки
проектов, их согласования, подписания и утверждения.
2.3 Организация
секретарской деятельности
Качество и
эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем
профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором
руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем
переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а
какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.
Должностная
инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:
-общие положения;
-функции работника;
-должностные обязанности;
-права секретаря;
-ответственность;
-взаимоотношения;
-оценка работы.
В разделе
«Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его
назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия,
требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря,
должностные лица, которыми он руководит.
В разделе
«Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы,
закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.
В разделе
«Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой
секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации,
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.
В разделе
«Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю
для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.
В разделе
«Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь
получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они
согласовываются и т.д.
В разделе
«Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения
секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями
являются качество работы и своевременность ее выполнения.
Примерная
схема рабочего дня секретаря:
Первая
половина рабочего дня:
1.
Прийти
на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих
мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2.
Подобрать
в соответствии с планом нужные документы и дела.
3.
Получить
корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить
документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4.
По
остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их
по исполнителям.
5.
Просмотреть
поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех
мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6.
Разложить
поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы,
срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7.
Оставить
у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8.
Доложить
руководителю о полученной корреспонденции.
9.
Уточнить
вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
10.
Передать
по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и
напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
11.
Работа
с посетителями, телефонные переговоры.
12.
Подшивка
исполненных документов в дела.
13.
Выполнение
работ на компьютере.
14.
Организация
копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая
половина дня:
15.
Продолжение
работы с посетителями и телефонных переговоров.
16.
Сбор
и подготовка для подписи исполненных документов.
17.
Доклад
руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им
документов.
18.
Обработка
и отправка исходящих документов.
19.
Планирование
мероприятий на следующий день.
Окончание
рабочего дня:
20.
Просмотр
своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки
к проведению определенных мероприятий.
21.
Если
руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его
свей необходимой информацией, материалами.
22.
Приведение
в порядок своего рабочего места.
Глава 3 Программное
обеспечение управленческой деятельности
Современные
информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на
компьютерных технологиях.
Центральным
компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное
использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности,
является соответствующее программное обеспечение.
Программные
средства современных информационных технологий в целом подразделяются на
системные и прикладные.
Системные
программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем
как таковых. Их состав представлен на схеме 3.
Текстовые и
диагностические программы
|
|
Антивирусные программы
|
|
Операционные системы
|
|
Командно-файловые
процессоры (оболочки)
|
Схема 3. Состав системного
программного обеспечения
Текстовые и
диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов
компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных
неисправностей.
С помощью
антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы,
нарушающие нормальную работу вычислительной системы.
Операционные
системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими
следующие функции:
v
тестирование
работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
v
обеспечение
синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов
вычислительной системы в процессе ее функционирования;
v
реализацию
эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.
Командно-файловые
процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя
вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной
системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных
возможностей (например Norton Commander).
Прикладные
программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя
компоненты, показанные на схеме 4.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Системы подготовки графических материалов
|
|
|
Системы управления проектами
|
|
|
Экспертные системы и системы
поддержки решений
|
|
|
Системы интеллектуального проектирования
и совершенствования систем управления
|
|
|
|
|
|
|
|
Схема 4. Состав прикладного
программного обеспечения
Системы
подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии
изготовления управленческих документов и различных информационных материалов
текстового характера. Они содержат:
- текстовые
редакторы;
- текстовые
процессоры;
- настольные
издательские системы.
Посредством
систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической
информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные
производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются
соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические
материалы.
Системы
управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы
данных большого объема, а также манипулировать ими.
Личные
информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места
управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.
С помощью
систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить
графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых
переговорах, конференциях.
Системы
управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами
различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и
проектно-строительных работ.
Экспертные
системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий
информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе
применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного
интеллекта.
Системы
интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают
возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную
разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем
организационного управления.
Глава 4 Системы
управления базами данных
4.1 Понятие и
классификация современных систем управления баз данных
Системой
управления базами данных (СУБД) называют программную систему, предназначенную
для создания на ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее
в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к
содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. СУБД
предназначена, таким образом, для централизованного управления базой данных как
социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.
1) по используемому языку
общения:
- замкнутые –
имеют собственные самостоятельные языки общения пользователей с БД, они
обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют
работать без программистов;
- открытые –
для общения с БД используется язык программирования, «расширенный» операторами
языка манипулирования данными, в этом случае необходимо присутствие
квалифицированного программиста;
2) по выполняемым
функциям:
-
операционные – иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в
явном виде в БД;
-
информационные – позволяют организовать хранение данных, поиск и выдачу нужных
данных из БД и поддерживать их целесообразность и актуальность;
3) по сфере
применения:
-
универсальные – настраиваются на любую предметную область путем создания
соответствующей БД и прикладных программ;
-
проблемно-ориентированные – ориентации на определенные процедуры обработки
данных, присущих конкретной области применения;
4) по
допустимым режимам работы:
- пакетный;
-
телеобработка.
4.2 Основные функции систем
управления базами данных
1. Управление
данными во внешней памяти.
Функция
управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых
структур внешней памяти, как для хранения непосредственных данных, так и для
служебных целей.
2. Управление
буферами оперативной памяти.
СУБД обычно
работают с базами данных значительных размеров; по крайней мере, этот размер
превышает доступный объем оперативной памяти. Понятно, что если при обращении к
любому элементу данных будет производится обмен с внешней памятью, то вся
система будет работать со скоростью внешней памяти. Единственным способом реального
увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти.
3. Управление
трансакциями.
Трансакция –
это последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое.
Либо трансакция успешно выполняется, и СУБД фиксирует изменения БД,
произведенных ею, во внешней памяти, либо ни одно из этих изменений никак не
отражается в состоянии БД. Понятие трансакции необходимо для поддержания логической
целостности БД.
4.
Журнализация и восстановление БД после сбоев.
Одно из
основных требований к СУБД – надежное хранение данных во внешней памяти. Под
надежностью хранения понимается то, что СУБД должна быть в состоянии
восстановить последнее согласованное состояние БД после аппаратного или
программного сбоя. Наиболее распространенный метод – это ведение журнала
изменений базы данных.
5.
Поддержание языков БД.
Для работы с
БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В
ранних СУБД поддерживалось несколько специализированных по своим функциям
языков. В современных СУБД обычно поддерживается единый интегрированный язык,
содержащий все необходимые средства для работы с БД, начиная от ее создания
обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами данных.
4.3 Типовая организация
современных СУБД
Организация
типичной СУБД и состав ее компонентов соответствуют набору функций. Логически в
современной СУБД можно выделить внутреннюю часть – ядро СУБД, компилятор языка
БД, подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит.
Ядро СУБД
отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами
оперативной памяти, управление трансакциями и журнализацию.
Основная
функция компилятора языка БД – компиляция операторов языка БД в некоторую
выполняемую программу. Результатом компиляции является выполнимая программа,
представляемая в некоторых системах в машинных кодах, но более часто в
выполняемом внутреннем машинно-независимом коде. В последнем случае реальное
выполнение оператора производится с привлечением подсистемы поддержки времени
выполнения, представляющей собой интерпретатор этого внутреннего кода.
В отдельные
утилиты обычно выделяют такие процедуры, которые слишком накладно выполнять с
использованием языка БД, например, загрузка БД, сбор статистики, глобальная
проверка целостности. Утилиты программируются с использованием ядра СУБД, а
иногда с проникновением внутрь ядра.
Заключение
Успешное
развитие современного бизнеса немыслимо без активного применения новейших
информационных технологий. Успешность ведения бизнеса определяется
квалификацией предпринимателя, знанием запросов потребителей и пониманием
ситуации на рынке. Предприниматель активно работает с информацией. Он отбирает
из множества потоков информации то, что соответствует его целям и способствует
разработке или реализации предпринимательской идем. Знания предпринимателя
превращаются в информационные сообщения, которые организуют производственные и
торговые процессы, а также управляют бизнесом в целом.
Предприниматель
перемещает экономические ресурсы из области низкой производительности и доходов
в область более высокой производительности и прибыльности. Именно поэтому
предприниматели, следуя за изменениями деловой среды или предвосхищая их,
меняют сферы своей активности. Интуиция и знания предпринимателя ведут его в
новые, неизведанные области, где появляется возможность создать продукты для
удовлетворения новых потребностей покупателей.
Объединение
сетей и построение глобальной информационной системы привело к созданию
принципиально новой предпринимательской среды, появлению возможности объявить о
своем бизнесе миру и включиться в мировое разделение труда. В этой
принципиально новой предпринимательской среде происходит постепенное слияние
компьютерных сетей информации с рекламой, телевидением, кино, телефонным и
видеопереговорами.
В современной
экономике предприятие понимается как совокупность информационных, человеческих
и технологических ресурсов и методов их взаимодействия, организованных для
достижения стратегических целей. В автоматизированной информационной технологии
предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в единой
информационной форме – в виде данных. Это позволяет рассматривать, например,
процесс принятия решения как информационную технологию получения, осмысления и
преобразования данных. Автоматизированная информационная технология дает
возможность легко манипулировать многократно укрупненными данными, не вдаваясь
в подробности, с тем, чтобы корректировать стратегическую линию. И в то же
время и так же легко автоматизированные информационные технология позволяет
обрабатывать детальную первичную информацию для решения тактических вопросов.
Список
использованной литературы
1. Максимович Г.Ю.,
Берестова В.И. Автоматизация информационного обеспечения управления //
Секретарское дело. – 2003. – № 11(40). – С. 25-27
2. Организация работы с
документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудрявцева. – 2-е изд., перераб. и
доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с.
3. Менеджмент: Учеб. пособие
/ Под ред. В.В Лукашевича, Н.И. Астаховой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 255 с.
4. Информационное обеспечение
управленческой деятельности: Учебник / Годин В.В., Корнеев И.К. – М.:
Мастерство, 2001. – 240 с.
5. Как организовать
делопроизводство на предприятии / Андреянова В.В. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 96 с.
6. Профессия – менеджер /
Уткин Э.А. – М.: Экономика, 1992. – 176 с.
7. Информационные технологи
управления: Учеб. пособие / Сост.: Ю.М. Черкасов и др. – М.: ИНФРА-М, 2001. –
216 с.
8. Концепция менеджмента.
Учеб. пособие / Э.М Коротков – М.: ДЕКА, 1997. – 304 с.
9. Золотая книга
руководителя / П.С. Таранов. – М.: Фаир-Пресс, 2001. – 496 с.
10. Справочник менеджера / под ред. Э.А.
Уткина. – М.: Экмос, 1998. – 418 с.