Наименование подразделения
|
Количество принимаемых студентов
|
ФИО руководителя практики
|
|
|
|
Просим подтвердить ваш
запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших
предложений в срок до ___». Сборник типовых и трафаретных текстов
разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и
утверждается приказом руководителя организации.
1.4 Локальные
нормативные акты, принятие которых обязательно
Правила внутреннего
трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в
соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения
работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового
договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и
взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они
обычно являются приложением к коллективному договору. Исключительно
правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются:
- порядок введения
суммированного учета рабочего времени;
- перечень работ, где по
условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно;
- места для отдыха и
приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и
отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов;
- порядок предоставления
выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в
организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по
производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего
трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия,
которые можно закрепить в коллективном договоре.
К обязательным
локальным нормативным актам относятся также:
- документы организации,
связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок
обработки персональных данных работников;
- порядок хранения и
использования персональных данных работников в организации;
- порядок осуществления
передачи персональных данных работника в пределах одной организации;
- перечень специально
уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников.
Также обязательны -
штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка.
Особое значение стоит
уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации,
связанным с процедурными отношениями по охране труда.
Они регламентируют:
- информирование
работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске
повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной
защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда;
- наличие комплекта
нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии
со спецификой деятельности организации.
Очень опасно, например,
отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда
водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с
ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео-дисплейными терминалами) и т.д.
Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности
руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его
семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью. Например, по
причинам неуведомления работодателем о необходимости делать периодические
перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и
т.д.
2. Порядок разработки,
согласования и утверждения должностных инструкций
Правила разработки,
согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым
законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо
стандартов. Должностная инструкция – это один из локальных
нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ
работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты,
содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с
трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Поэтому
практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не
являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные
инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно
устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
При этом нормы локальных
нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с
установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,
содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями. Должностные
инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации,
бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми
отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов
исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у
конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки должностных
инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.
Процесс разработки
должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг
друга этапов:
1. Подготовительный этап;
2. Разработка проекта
должностной инструкции;
3. Согласование проекта
должностной инструкции;
4. Утверждение
должностной инструкции.
Непосредственной
разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна
предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки
должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые
документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила
разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель
в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки,
согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо
утвердить Положение о должностной инструкции.
2.1 Подготовительный
этап разработки должностных инструкций
Нормативно-правовая
база для разработки должностных инструкций. Разработке должностных инструкций предшествует
изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок
деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих
организационно-правовых документов.
Основные
нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная
инструкция:
1. Федеральный уровень:
· Конституция РФ;
· Трудовой кодекс РФ;
· «Унифицированная
система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена
Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и
введении в действие государственного стандарта российской федерации»);
· Типовая инструкция по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена
Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);
· «Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);
· «Общероссийский классификатор
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)»,
принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994
года №367);
· «Общероссийский
классификатор занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от
30 декабря 1993 года №298);
· «Квалификационный
справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден
Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);
· Постановление Минтруда
РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого
квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и
служащих»;
· Выпуски Единого
тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по
различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;
· Постановление
Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке утверждения Единого
тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого
квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и
служащих»;
· Квалификационные
требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые
Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в
сфере, отнесенной к компетенции Министерства.
2. Нормативно-правовые
акты субъектов Российской Федерации.
3. Нормативно-правовые
акты органов местного самоуправления (например, Решение Омского городского
Совета от 23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении Положения о порядке
назначения на должность и освобождения от нее руководителей муниципальных
унитарных предприятий и учреждений» указывает на обязанность руководителей
муниципальных унитарных предприятий и учреждений утверждать должностную
инструкцию для работника, с которым он заключил трудовой договор).
4. Локальный уровень (локальные
нормативно-правовые акты работодателя):
· Правила внутреннего
трудового распорядка;
· Коллективный договор
(Положение о персонале и другое);
· Штатное расписание;
· Положения о структурном
подразделении;
· Приказы о разграничении
полномочий между руководителями организации;
· Положение о должностной
инструкции.
Основой для разработки
содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики
(требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены
Министерством труда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые
должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии
работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.
Квалификационные
характеристики призваны регламентировать содержание выполняемых функций
работников, способствовать «обеспечению оптимальной технологии трудовой
деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности,
дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы
управления персоналом». В качестве нормативной базы квалификационные
характеристики должностей служащих предназначены для применения на
предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности,
организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их
ведомственной подчиненности.
2.2 Положение о
должностной инструкции
При разработке
должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором
будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения
в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица
(структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.
Положение о должностной
инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным
актом. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их
унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы.
Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения
руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны
соответствовать его требованиям.
Образец Положения
о должностной инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ООО
«_______________»
_____________/___________/
«__»___________2006 г.
ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ
ИНСТРУКЦИИ
ООО
«__________________________»
Наименование организации
1. Общие положения.
2. Требования,
предъявляемые к содержанию должностной инструкции.
3. Порядок разработки,
согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.
4. Заключительные
положения.
1. Общие положения
Должностная инструкция
является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи,
основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) при
осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Должностные инструкции
разрабатываются для реализации следующих целей:
- рациональное разделение
труда;
- повышение эффективности
управленческого труда;
- создание
организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
- регламентация
взаимоотношений работника и работодателя;
- обеспечение
объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при
наложении на него дисциплинарного взыскания;
- укрепление трудовой
дисциплины в организации;
- составления трудовых
договоров;
- разрешение трудовых
споров.
Должностная инструкция
разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного
работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего
трудового распорядка, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового
кодекса Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами. Основой для
разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики
(требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены
Министерством труда РФ.
1.1. Требования,
предъявляемые к содержанию должностной инструкции:
В должностной инструкции
указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты
согласования и утверждения.
Должностная инструкция
состоит из разделов:
·
Общие
положения. В разделе
указывают: наименование должности; требования, предъявляемые к образованию и
стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные
требования); непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется
данное должностное лицо); порядок назначения и освобождения от должности;
наличие и состав подчиненных; порядок замещения (кто замещает данное должностное
лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо);
возможность совмещения должностей и функций; нормативная база его деятельности
(основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании
которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и
реализует свои полномочия). В раздел могут быть включены другие требования и
положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его
деятельности.
·
Должностные
обязанности. Раздел
содержит перечень основных функций должностного лица. Кроме того, в этом
разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в
соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой
распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению
руководителя организации.
·
Права. Раздел содержит перечень прав,
которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении
возложенных на него должностных обязанностей. В разделе отражаются взаимоотношения
должностного лица с другими структурными подразделениями организации и
должностными лицами исходя из возложенных на него должностных обязанностей и
полномочий. Кроме того, в разделе конкретизируют права должностного лица с
учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.
·
Ответственность. В разделе указывают меру
ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных
должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым
законодательством РФ. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и
конкретизирующие ответственность должностного лица.
Неотъемлемой частью
должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в
организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной
инструкцией.
Должностная инструкция
должна быть согласована с правовым отделом (юрисконсультом) организации. При
необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и
вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности
организации.
Должностную инструкцию
утверждает руководитель организации. Должностная инструкция вступает в силу с
момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой
должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с
Положением.
Внесение изменений и
дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем издания
приказа руководителя либо утверждения текста должностной инструкции в целом с
учетом вносимых изменений и дополнений.
1.2. Требования к
оформлению реквизитов должностной инструкции.
Наименование
организации -
наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Наименование
документа - чтобы
придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно кроме названия
организации указать и название организационно-распорядительного документа
(должностная инструкция). Наименование «должностная инструкция», как правило,
пишется в левом верхнем углу бланка. В принципе, если ваше эстетическое чувство
требует, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением. На
юридическую силу это не окажет никакого влияния.
Дата и номер
документа -
датой документа является дата его утверждения. Регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению
организации индексом дела по номенклатуре дел и др.
Заголовок к тексту (наименование должности) - заголовок
к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен
отвечать на вопрос: кого? Например: Должностная инструкция инспектора отдела
кадров.
Гриф утверждения - при утверждении документа
должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Подпись
разработчика документа - в состав этого реквизита входят: наименование должности лица,
подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Гриф согласования - гриф согласования документа
состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ
(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования.
Отметка об
ознакомлении работника с документом - после вступления инструкции в действие необходимо
ознакомить с ней работника и поставить отметку об ознакомлении. Порядок
ознакомления с должностными инструкциями нормативными документами не
регламентируется. В состав этого реквизита входят: личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия) и дата.
Должностная инструкция
оформляется на общем бланке. Бланк следует изготавливать на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Номера страниц проставляют посередине
верхнего поля листа. Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления,
если он есть) нумеруют, подшивают и заверяют печатью организации. На обороте
последнего листа инструкции делают запись: «В должностной инструкции
пронумеровано, подшито столько-то листов» (количество листов – прописью). Лицо,
утверждавшее должностную инструкцию, заверяет своей подписью данную запись,
ставит расшифровку подписи и дату. И, наконец, ставится печать.
1.3. Внесение
изменений в должностные инструкции.
Чтобы должностные
инструкции не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными,
оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные
изменения. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному
обновлению. Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами,
содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления.
Внесение изменений в
должностные инструкции необходимо в следующих случаях:
· при изменении
должностных правомочий и обязанностей;
· при переводе на другую
должность (работу) у того же работодателя;
· при возложении на
работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной
работы по другой или такой же профессии (должности);
· при реорганизации
юридического лица;
· при изменении штатного
расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
· при изменении
наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные
документы) или структурного подразделения;
· при изменении фамилии
(или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной) и
др.
Заключение
Движение
потоков документов, поступающих из других организаций (входящих), отправляемых
в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации
(внутренних), отражается в Инструкции. Несмотря на то, что обязательность
должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно
она позволит работодателю:
·
Рационально
распределить обязанности между работниками.
·
Правильно
организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.
·
Укрепить
служебную дисциплину.
·
Повысить
эффективность деятельности организации.
·
Создать
организационно-правовую основу деятельности сотрудников.
·
Повысить
ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.
·
Обеспечить
объективность оценки при аттестации сотрудника.
·
Применить
адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.
·
Избежать
трудовых споров
Порядок в
организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет
регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой
документации?
Список литературы
1. Современное делопроизводство Кирсанова М.В. М: Инфра – М 2000.
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.
3. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
4. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 461 с.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995
6. Справочник секретаря и офис-менеджера. Издатель ЗАО «МЦФЭР» 2006