Организация рабочего места руководителя
План
Введение
1.
НОТ
руководителя
2.
Рабочее
место руководителя и его рациональная организация
3.
Оснащенность
техническими средствами обработки, учета и хранения информации
4.
Требования
к организации рабочего места руководителя
5.
Проведение
встреч на рабочем месте руководителя
Заключение
Список литературы
Введение
Рабочее место
руководителя является «мозговым центром» компании и часто задает стилистику
оформления всего офиса. Кабинет руководителя, пожалуй, самое необычное и
многофункциональное пространство в офисе. Это помещение нельзя отнести ни к
внутренней, ни к внешней зоне.
Помимо
основной (рабочее место руководителя), кабинет выполняет и представительскую
функцию, служит местом проведения деловых встреч, переговоров и совещаний,
используется для отдыха и даже как музей «боевой славы» компании или своего
владельца. При таком положении дел организация пространства и оснащение
директорского кабинета является нетривиальной и сугубо творческой задачей.
Причем не только для производителей, поставщиков мебели, архитекторов,
дизайнеров, но и для самих глав компаний. Однако существуют общие принципы,
которые помогают сделать работу руководителя эффективной, а его кабинет -
по-настоящему комфортным и функциональным.
Цель реферата
– рассмотреть особенности организации рабочего места руководителя.
1. НОТ
руководителя
Научная
организация труда (НОТ) является одним из направлений деятельности руководителя.
НОТ подразумевает использование современных технологий, методов и приемов
организации труда, обеспечивающих эффективную работу менеджера.
Основными элементами научной организации труда являются:
·
Рационализация
выполнения отдельных видов работ и операций, обеспечивающие рост
производительности труда менеджера;
·
сокращение
прямых потерь времени;
·
планирование
и контроль использования временных ресурсов;
·
перераспределение
и делегирование работ.
Рационализация
труда руководителя предусматривает:
·
организацию
рабочего места;
·
оптимизацию
использования рабочего времени.
Вопрос повышения производительности труда
рано или поздно встает перед каждым руководителем. Благодаря научной
организации труда производительность может
быть увеличена в несколько раз даже без значительных финансовых
вложений. Оптимизация рабочего пространства, вопросов разделения и кооперации
труда, взаимодействия подразделений и сотрудников, снижение непроизводительных
потерь рабочего времени, нормирование труда и оптимизация численности
сотрудников – эти и другие мероприятия дадут возможность компании стать более
эффективной.
В области
научной организации труда руководитель решает следующие задачи: нормирование труда; расчет численности персонала;
оценка эффективности организации труда
и использования рабочего времени; разработка и реализация мероприятий по
совершенствованию организации труда и трудовых процессов.
2. Рабочее
место руководителя и его рациональная организация
Если
рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий
кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет
кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что
чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем
производительнее и эффективнее будет работа руководителя (См. рис.1)
Рабочее место руководителя представляет собой
обособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии с
характером выполняемых функций необходимыми средствами труда. Рациональная
организация рабочего места руководителя предусматривает:
·
подбор
необходимых средств труда;
·
рациональное
их размещение;
·
обеспечение
условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и
исключающих нанесение вреда его здоровью.
Размер
площади и оборудование кабинета руководителя зависят от количества участников
совещаний или заседаний, проводимых в кабинете руководителя, от количества
одновременно приходящих посетителей, номенклатуры и объема дел и документов,
различных технических средств и рабочих материалов, таблиц, т.е. планировка
кабинета руководителя может быть различной в зависимости и от характера, и
объема работы. Разработано несколько типовых рабочих мест для различных
категорий руководителей, и с этими проектами надо ознакомиться, решая вопрос о
рабочем месте.
При
рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие
моменты:
1. Внутренний
объем и форма кабинета.
В зависимости
от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Также имеет большое значение, так как рабочий
кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как
правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее
рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.
2. Мебель.
Здесь
необходимо учитывать следующие моменты:
·
антропометрические
показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);
·
обеспечение
удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости,
хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
·
рациональная
планировка и компоновка мебели;
·
мебель
должна выглядеть эстетично.
3.
Оборудование.
Для
нормальной работы руководителя необходимо иметь:
·
канцелярские
принадлежности;
·
два
телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи
внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.
·
компьютер.
·
ежедневник.
4. Цветовое
оформление кабинета.
Цветовые тона
должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов
(нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению
утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все
поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
Рис.1. Пример
организации рабочего места руководителя
3. Оснащенность
техническими средствами обработки, учета и хранения информации
Важное
значение имеет оснащение рабочего места руководителя в целом. Это стол модульной
конструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе),
встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство.
В настоящее
время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя.
Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной,
во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении
дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое
другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться
возможностью компьютера можно только при наличии хорошего программного
обеспечения, выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличие
компьютерной сети внутри организации.
Современные
типы рабочих мест руководителей нередко оснащены терминалами. Важнейший элемент
терминального устройства - дисплей (экранный пульт) раскрывает перед
руководителем широкие возможности для совместной работы с ПК. Дисплей позволяет
увидеть в нужный момент на экране формуляры, характеризующие ход производственных
процессов, показатели готовой продукции и деятельности предприятия в целом.
Такие дисплеи дополняются традиционными техническими средствами общения с
подразделениями предприятия.
В работе
руководителя применяются и различные средства вызова, обеспечивающие главным
образом текущую связь руководителя с заместителями, помощниками и т. д. Удобным
средством передачи устной информации являются различные громкоговорящие
установки. Эффективную связь в учреждении обеспечивают специальные системы
громкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющих
аппараты с наборной клавиатурой.
Современные
типы телефонной и громкоговорящей связи позволяют циркулярно проводить
служебные совещания, осуществляют выборочные и общие отключения абонентов, перевод
на ожидание и т. д.
Руководителю
очень часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу несколькими
аппаратами. Ускорить связь можно с помощью аппарата с автоматическим набором
номеров типа «Автонабор» или «Элетап». Первый обеспечивает возможность
закодирования 24 семизначных номеров, наиболее часто вызываемых руководителем;
второй позволяет сделать это для 60 номеров. Вызов нужного абонента
осуществляется нажатием одной из 24 (60) кнопок. Для ряда руководителей
необходима радиосвязь. Радиосвязь может быть установлена как в кабинете, так и
в автомобиле. Портативные средства радиосвязи отдельные категории работников
управления могут иметь на работе всегда при себе. Важно, чтобы из множества
различных устройств руководители умели правильно выбрать и использовать
соответствующий вид связи.
Для хранения
информации руководитель может использовать перфокарты, различные карточки,
бланки, журналы учета, блокноты. К простым средствам хранения информации
относятся также различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры и
подставки. Для хранения и систематизации более обширной информации следует
использовать картотеки. В настоящее время разработано более 25 конструкций
картотек: плоские, вертикальные, вращающиеся. Необходимо стремиться к тому,
чтобы все эти носители информации в целом занимали как можно меньше места и
чтобы в них можно было бы легко найти нужные данные.
Рациональным
способом хранения материалов является подвесной способ, при котором документы
располагаются в папках с индикаторами и подвешиваются на направляющихся рейках.
Основное преимущество подвесного способа хранения заключается в экономии места
и оперативности нахождения и извлечения нужного документа по индикаторному
корешку, укрепленному на папке. Причем некоторые индикаторы могут
соответствовать не только реквизитам документов, но и срокам их исполнения,
важности и другим признакам, по которым руководитель наглядно может представить
себе очевидность исполнения того или иного документа. Хранящиеся таким способом
документы занимают на 40% меньше места и позволяют экономить, по крайней мере,
около 50% времени, затрачиваемого на раскладку материалов при традиционном
горизонтальном способе хранения документации.
4. Требования
к организации рабочего места руководителя
Условия труда руководителя определяются главным образом:
·
площадью
помещения;
·
санитарными
условиями;
·
нормой
освещенности; температурой помещения;
·
уровнем
влажности;
·
уровнем
шума;
·
дизайном
и цветовой гаммой помещения.
В таблице 1 приведены наиболее общие требования к
организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП.
ПОКАЗАТЕЛИ
|
НОРМАТИВНЫЕ
ТРЕБОВАНИЯ
|
1.
пространственная планировка рабочего места
|
По СниПу
для служебных помещений
|
1.1.
площадь кабинета
|
20-50 кв.
мет.
|
1.2. форма
кабинета
|
Прямоугольник
с соотношением сторон 1:1,5; 1: 2
|
1.3. Высота
потолков
|
2,83- 3,25 м
|
1.4.
соотношение площади пола и окон
|
1:10 для
служебных помещений, площадь окна= 2,4 кв.мет.
|
2.
санитарные требования
|
|
2.1.средняя
температура воздуха (С°)
|
В теплый
период- 22-25, в холодный 18-22
|
2.2.
кратность обмена воздуха
|
Приток-
1,5, вытяжка- 1,5
|
2.3.
Относительная влажность воздуха (%)
|
Не более 75
зимой, не более 55 летом
|
2.4.
Уровень шума
|
До 50 Дбл
|
2.5.
Скорость движения воздуха (м/с)
|
До 0,3
|
2.6.
искусственное освещение
|
200 лк
(люкс) для малых ламп, 75 лк для ламп накаливания
|
3. офисная
мебель
|
|
3.1.
рабочий стол
|
Высота при
среднем росте- 720 мм, при высоком- 750 мм
|
3.2. стол
для компьютера
|
|
3.3.
вспомогательный стол
|
Для
установки средств связи
|
3.4. кресло
для руководителя
|
Подбирается
в соответствии с антропометрическими данными руководителя
|
3.5. кресла
и стулья для посетителей
|
|
3.6. стол
для заседаний
|
|
3.7. шкафы
для хранения документов
|
Специальные
|
4. средства
оргтехники
|
В
соответствии с нормативно-техническими документами
|
4.1.
компьютер
|
|
4.2.
диктофонная техника
|
|
4.3.
средства обработки документов
|
|
4.4.
принтер
|
|
4.5.
копировально-множительная техника
|
|
4.6.
уничтожитель бумаги
|
|
4.7.
средства для вычислительных операций
|
Калькулятор
|
5. Средства
для связи и системы информации
|
|
5.1.телефон
многофункциональный
|
|
5.2.
переговорное устройство внутренней связи
|
|
5.3.телефакс
|
|
5.4.
радиотелефон
|
|
5.5.
программные средства
|
|
|
6.1.корзина
для бумаг
|
|
6.2. лампа
настольная
|
|
6.3. сейф
|
|
7. средства
психологической разгрузки
|
В
соответствии с технической документацией
|
7.1.кабинетный
тренажер для физических упражнений
|
|
7.2.
функциональная музыка
|
|
7.3. радио,
телевизор
|
|
Следует
отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол,
двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального
микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения
солнечного света можно повесить на окна жалюзи.
5. Проведение
встреч на рабочем месте руководителя
Деловые
встречи можно проводить:
·
за
столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в
одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому
способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но
руководитель хочет лучше наладить межличностный контакт;
·
за
рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей,
т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель
и по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда
руководитель сидит за рабочим столом, а работник находится спереди, то
психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы
не критикуя работник понял свою вину.
Не
официальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”. Удобно расположившись на
диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и
хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной и
интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно
в такой обстановке, чем в официальной.
Заключение
Современный кабинет
руководителя фирмы или компании — специфическое помещение, в котором происходит
процесс принятия ответственных решений.
Обстановка
кабинета
должна быть продумана до мелочей, чтобы, во-первых, сделать рабочее место
руководителя максимально комфортным, во-вторых, способствовать укреплению имиджа
фирмы среди партнеров и конкурентов, в-третьих, это не пространство личного
вкуса, обстановка кабинета должна максимально концентрировать в себе фирменный
стиль компании.
Итак,
обстановка самого главного кабинета офиса должна подчеркивать основные
достоинства фирмы, в ней ничего не должно быть лишнего и ничего не должно быть
упущено, ведь интерьер должен помочь расположить клиентов и партнеров на долгосрочное
и перспективное сотрудничество, а самое главное - создать комфортную атмосферу,
которая поможет продумать и воплотить в жизнь интересные и важные проекты
фирмы.
Список
литературы
1.
Мескон
М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995.
- 704 с.
2.
Смирнов
Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика,
1981. - 408 с.
3.
Шипунов
В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец.
учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2006. - 271 с.; ил.