Методы информационных технологий в делопроизводстве

Оглавление

Введение

1. Технологии обработки информации, компьютерные коммуникации

2. Преимущества применения информационных технологий

3. Программные средства автоматизированного рабочего места

3.1 Системы управления документооборотом на основе Web-технологий

3.1.1 Использование электронной почты

3.2 Система корпоративного электронного архива

3.4 Телекоммуникационные технологии

4. Методы информационных технологий в делопроизводстве

Заключение

Введение

Цель настоящей работы состоит в исследовании системы современного документооборота предприятия.

Актуальность темы обуславливается тем, что XXI век – это век компьютерных и информационных технологий, которые остаются незаменимыми в делопроизводстве, для обработки, хранения, преобразования, защиты, передачи и получения информации.

Приступая к изучению курса, прежде всего нужно ознакомиться с важнейшими понятиями, для того, чтобы иметь представление о чем идет речь.

Технология (гр. techne – мастерство, logos – учение, учение о мастерстве) – совокупность знаний о способах и средствах проведения производственных процессов, при которых происходит необходимое качественное изменение обрабатываемых объектов.

Информационные технологии – это широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

1. Технологии обработки информации, компьютерные коммуникации

Информационные технологии – это совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. [1]

Совершенствование информационных компьютерных технологий продолжается и сегодня. Основу любой информационной технологии составляют:

Ø средства автоматизации (прежде всего компьютеры);

Ø программное обеспечение;

Ø развитые средства связи (телекоммуникации);

Ø учет эргономических требований к комплексу технических средств и программному обеспечению со стороны человека;

Ø предварительная подготовка и обучение пользователей.

Можно выделить следующие виды информационных технологий:

Ø обработки документов;

Ø обработки табличной информации;

Ø баз данных;

Ø разработки интеллектуальных систем;

Ø мультимедиа;

Ø сетевые и коммуникационные.

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.

Современные офисные средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».

Корпоративные компьютеры – это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса.

Обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие объемной электронной справочной книги, содержащей разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.

Существуют компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном, позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

2. Преимущества применения информационных технологий

1) В первую очередь это касается создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2) Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3) Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4) Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (единая государственная система документационного обеспечения управления)3.4. Телекоммуникационные технологии

Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских структур, государственных предприятий и организаций без современных средств телекоммуникации и связи.

Без наличия таких средств никакая огромная армия канцелярских работников и курьеров не может обеспечивать оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место. Ведь в наше «сумасшедшее» время часто даже минутная задержка в получении важной информации может вылиться в весьма ощутимые финансовые потери, как для всего предприятия, так и для каждого сотрудника в отдельности.

Модем.

В настоящее время модем применяется для передачи данных одного компьютера к другому через посредство телефонных линий. Но передача компьютерных данных – лишь часть того, что умеет современный модем. Большинство современных модемов (факс-модемов) может автоматически пересылать подготовленные на вашем компьютере документы на факс (или несколько, причем компьютер все сделает без вашего участия), а также выполнять обратную операцию приема факсов. Также могут работать автоответчиком, определителем номера. Существуют голосовые модемы, снабженные разъемами для подключения наушников и микрофона. С помощью голосовых модемов удобно общаться по сети Internet, что очень помогает сотрудникам и руководителям организаций при нехватки времени и срочности вопросов.

Телефонные аппараты.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по сервисным возможностям, ими предоставленными. Интерес представляет телефонный аппарат – коммутатор секретаря. Секретарь по этому телефону принимает все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции коммутатора это:

Ø   многоканальность;

Ø   возможность переадресации на другой номер;

Ø   организация телефонных конференций;

Ø   постановка абонента на удержание;

Ø   наличие электронного справочника.

Наиболее полно все сервисные возможности реализуются в цифровых аппаратах, используемых с цифровыми телефонными линиями.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы – системы микро- мини- офисной АТС, так как оперативная связь сотрудников необходима постоянная, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном – дело дорогостоящее.

Видеоконференции.

Сегодня уже реально, а кое-где и повседневно разговор вести с партнером по видеотелефону, то есть, разговаривая видеть своего собеседника. Реальна и организация совместной дистанционной работы нескольких пользователей с документами и приложениями в составе группы или при использовании удаленного доступа из домашних офисов. Реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров, дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов.

Факсимильная связь.

Факсимильная связь не только намного быстрее обычной посты или курьерской доставки, она почти во всех случаях еще и намного дешевле. Факсимильная связь – это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.

Существует возможность передавать и получать факсы по сети с использованием компьютера. Можно послать заказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде Фокса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата.[2]

4. Методы информационных технологий в делопроизводстве

MAPI – интерфейс программирования приложений электронных сообщений, разработанный фирмой Microsoft [1], позволяет эффективно решать эту проблему.

MAPI хранит при каждом документе пары: шифр реквизита и шифр значения реквизита (для множественных реквизитов – набор шифров значений). Сами имена реквизитов и их значения хранятся отдельно в единственном экземпляре. Это позволяет, с одной стороны, гибко менять состав реквизитов от документа к документу (у каждого документа может быть свой набор реквизитов), и в то же время хранить достаточно компактно описания документов.

Использование MAPI дает, кроме названного, еще ряд достоинств. Пожалуй, самым важным из них является возможность замены СУБД, на которой реализован проект, на любую другую СУБД, поддерживающую MAPI.

Переход с одной СУБД на другую

При реализации систем документооборота, естественно, нужно обеспечить необходимые функциональные требования к системе, но, кроме того, часто возникает требование реализации системы на конкретной СУБД. Если в организации есть опыт эксплуатации какой-либо СУБД и затрачены средства на ее приобретение, то внедрение другой СУБД, даже ради хорошей, с функциональной точки зрения, системы документооборота, может оказаться критичным.

MAPI позволяет, сохраняя все тонкости функциональных приложений, заменить сервер системы: заменить СУБД и/или компьютер. Например, с ORACLE на компьютере DEC перейти на DB2 и AS/400.

Сканирование документов

Трудности сканирования многостраничных документов и книг вынуждают и сейчас часть документов рассылать с курьерами в бумажном виде. Если же требуется снять с документа хотя бы одну копию, то уже сканирование и рассылка ЭД оказывается более технологичной.

Сейчас промышленность поставляет надежные скоростные устройства для сканирования. Скорость достигает 120 листов в минуту для документов размером от визитных карточек до А4. Такая скорость (до 50000 документов за 8-ми часовой рабочий день) превышает документопоток практически любой организации. Мощные промышленные сканеры и соответствующее программное обеспечение позволяют сканировать двухсторонние документы, распознавать тексты в процессе сканирования и многое другое.

Работа с аудио и видео документами

Оперативность управления в организационных системах можно заметно повысить, если позволить задание, данное по обычному или видео телефону, записать и зарегистрировать как аудио или видео документ, так как при этом не требуется составлять задание в виде текстового документа. Если же создание задания в виде текстового документа все же требуется, то секретарь или работники отдела делопроизводства могут это сделать по аудио или видео документу. В дальнейшем этот документ дублируется, т.е. хранится в системе как в текстовом, так и в аудио или видео видах.

Использование аудио и видео представлений позволяет более емко представить поставленные задачи, их важность, особенности предполагаемой реализации. Аудио и видео документы могут занимать на один - два порядка больше памяти по сравнению с обычным текстовым представлением того же материала. Но многие дополнительные аспекты оправдывают введение аудио и/или видео фрагментов, дублирующих текстовые или вместо них. Быстрый рост объемов и надежности магнитной памяти, а также падение ее цены, позволяют идти на такое дублирование и на широкое использование аудио и видео документов. Работа с такими документами практически ничем не отличается от работы с текстовыми документами. При вызове их на экран запускается аудио или видео плеер, появляется панель управления плеером (перемотка, громкость и т.д.). Экран при этом может быть поделен на части, в которых будет вызвана разнородная информация, например, в одной части может быть представлена РКК, а в другой – видео документ.

Электронная подпись

Если документ создается в электронном виде и согласовывается с другими исполнителями и руководством также в электронном виде, то необходимо его снабжать некоторым аналогом обычной подписи, удостоверяющей авторство. Новые достижения в теории кодирования позволяют снабжать документ несколькими электронными подписями. В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения.

Электронная подпись оставляет документ открытым для чтения любому человеку, имеющему доступ к системе. При ее использовании к документу лишь добавляется некоторая дополнительная информация (подобно обычной подписи), удостоверяющая авторство.

Шифровка документа, канала, устройства

В системах делопроизводства обычно вводится разграничение доступа по тематике документов и формам секретности участников. Замечательные результаты, достигнутые в теории и практике криптографии, позволяют надежно зашифровать документ так, что расшифровка его будет доступна только лицам, предусмотренным по регламенту. Таким образом зашифрованный документ всегда и везде (в архиве на внешних носителях и в оперативной памяти, при передаче по каналам связи) хранится и пересылается в шифрованном виде.

Другие виды шифровки, которые технологично могут использоваться в системах делопроизводства, - это шифровка канала связи и шифровка устройства памяти (например, дисковода в целом или каких-то выделенных директорий). При этом документы, передаваемые по каналу или хранимые в памяти, могут быть открытыми или зашифрованными. Такие виды шифровки позволяют при передаче по открытым или недостаточно защищенным каналам передавать документы с более высоким уровнем секретности. Все документы, передаваемые в такой канал, шифруются и при получении расшифровываются. Аналогично при работе с недостаточно защищенной памятью все документы в процессе записи шифруются и при чтении расшифровываются.

Рассылка документов

Одной из основных функций СУД является рассылка документов сотрудникам для исполнения поручений или ознакомления. Практически повсеместным стало использование электронной почты для рассылки документов, заданий и контроля исполнения.

Адресная книга всех сотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылка документов - это основные элементы и функции MAPI [1]. Таким образом, переход на почтовый сервер на другой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.

При использовании электронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передаче сотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первого прочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3, 1 день).

Также традиционным в СУД стал учет нахождения сотрудников на рабочих местах по сообщению сотрудником своих планов на текущий и ближайшие дни (или автоматически по включению компьютера). Эта функция позволяет существенно повысить оперативность исполнения заданий, так как задания могут выдаваться с учетом рабочих планов.

Особой функцией делопроизводства является движение документа по заранее известному маршруту. Реализация маршрутизации движения документов осуществляется тремя способами: реализацией возможности в каждой узле маршрута направить документ в некоторый следующий узел; созданием специализированных рабочих мест для узлов маршрута; описанием заранее маршрута (траектории движения), который может зависеть от многих параметров и реквизитов документа.

Печать отчетов

 В любой системе управления документами чрезвычайно важной функцией является печать множества разнообразных регламентированных отчетов, а также выдача справок по нерегламентированным формам. При этом состав реквизитов, их расположение в отчетах, формулы вычисления сводных показателей часто меняются в процессе эксплуатации. Новые ИТ позволяют за счет использования интерфейса ODBC обеспечить связь с промышленными системами генерации отчетов, такими как Crystal Report [3]. При печати отчетов часто бывает требование не допускать редактирования отчетов, после подготовки их к печати на основании данных, хранящихся в СУД. Таким свойством обладает Crystal Report. Бывает и противоположное требование - допустимость внесения изменений в подготовленные к печати отчеты. В таком случае на основе тех интерфейса OLE можно обраться к редакторам документов, например, к Microsoft Word.

Архивы электронных документов

Первая задача, которая встает при записи документа в архив, - это приписывание ему некоторого поискового образа. Этот образ создается или по всем словам документа (полнотекстовая индексация) или по набору реквизитов (реквизитная индексация).

Если есть функция, позволяющая перевести документ произвольного вида в текст, то при размещении в архив его можно проиндексировать по всем словам с приведением всех слов к нормальному виду, т.е. именительному падежу и неопределенной форме глагола (по всем словам, или только по существительным, прилагательным, глаголам и т.д.). Часто автоматически можно выделить многие реквизиты из полного текста документа такие, как дата, географическое наименование, сумма денег и др. Современные информационные технологии позволяют распознавать все реквизиты документов стандартных форм. При этом не обязательно у всех документов данного типа должна строго выдерживаться форма (с точностью до долей миллиметра). Это особенно важно в виду того, что сейчас в организациях используются самые разные устройства печати (игольчатые, лазерные, струйные), и требовать от всех своих абонентов точного соблюдения форм невозможно. Стандарт может определять только «топологию» документа - взаимное расположение реквизитов в документе. Стандарт может быть описан в терминах: выше, ниже, правее, левее, в одном столбце или строке и т.п. Документы таких стандартизованных форм могут быть автоматически распознаны и проиндексированы по реквизитам.

Заключение

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Достижения в развитии вычислительной техники (скорость выполнения операций, объемы оперативной и внешней памяти, надежность устройств управления и памяти, скорость и надежность сканирующих устройств, надежность и скорость каналов связи), а также достижения в области искусственного интеллекта и новые информационные технологии (распознавание текстов, таблиц, документов фиксированной формы, надежное шифрование документов, электронная подпись, новые компактные алгоритмы кодирования изображений, аудио и видео документов, стандартизация работы с сообщениями) позволили строить современные гибкие системы управлениями документами с потоками в тысячи и десятки тысяч документов в день и хранением в электронных текстовых, изобразительных, аудио и видео документов за 3, 5, 10 и более лет.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.