Анализ информационной системы ателье по пошиву одежды
Введение
Роль информационных систем в управлении
предприятиями за последние годы коренным образом изменилась. Современное
общество в условиях перехода к рыночной экономике характеризуется небывалым
увеличением информационных потоков. Рост объема информации обусловлен
увеличением объема производства, усложнением технологии выпускаемой продукции и
используемых материалов, расширением внешних и внутренних связей экономического
объекта.
Рыночные отношения предъявляют повышенные
требования к своевременности, достоверности, полноте и качеству информации, без
которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная и
инвестиционная деятельность.
Наряду с этим существенно меняется роль
информации в общественной жизни. Информация приобретает преобразующий, определяющий
характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта
в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя
его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны
жизни общества - от материального производства до социальной сферы.
С развитием компьютерной техники, программных
средств, методов управления информацией менялся и смысл, вкладываемый в это
понятие - сейчас ИС обеспечивает не только формирование отчетов, но и ведение учета
одновременно по российским и международным стандартам.
Современная экономика немыслима без информации.
Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые
котировки, реестры акционеров - все эти информационные потоки необходимо
оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.
Для того, чтобы специалист-экономист мог принимать обоснованные решения, наряду
с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы
внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление,
налогообложение, статистика он должен владеть и информационными системами.
Экономическая информация необходима для
управления социально-экономическими процессами. Без сведений, которые
циркулируют в экономической системе, невозможен обмен между различными
компонентами управления.
В настоящее время обработка экономической
информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим
разнообразием идей и методов. Высокая степень организации и взаимосвязи
компонентов процесса обработки данных позволяет объединить все средства
обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием
«экономическая информационная система» (ЭИС).
ЭИС представляет собой систему, функционирование
которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении
информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.
Информационная система создается для конкретного
экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи его
элементов.
Цель данной работы рассмотреть информационную
систему предприятия.
В работе решены следующие задачи: рассмотрена
информационная система предприятия, выделены обеспечивающие подсистемы, описаны
достоинства и недостатки ИС предприятия.
Объектом исследования является
автоматизированная информационная система ателье по пошиву одежды
г.Зеленогорска Красноярского края.
1. Краткая характеристика предприятия
Ателье «Модница» находится в г.Зеленогорск,
Красноярского края ул.Набережная, 76. Часы работы ателье с 10 до 19 ч.
Ателье по пошиву женской одежды «Модница»
создано в 2000 году для осуществления производственной деятельности с целью
извлечения прибыли.
Основной деятельностью организации является
пошив женской одежды. Ателье «Модница» не только производит одежду по
индивидуальным заказам, но и реализует ее через сеть магазинов одежды и в самом
ателье.
Ателье «Модница» с численностью персонала 16
человек обладает высоким производственным потенциалом, основой которого
является техническая база, оснащённая современным оборудованием и
квалифицированным персоналом.
Несмотря на достаточно высокую конкуренцию
ателье имеет устойчивый спрос на свою продукцию.
Специфической особенность ателье является
индивидуальная работа с каждым клиентом. С одним клиентом работает одна швея от
начала - с момента передачи ей раскроенного материала от закройщика, до выдачи
готового изделия клиенту. Это позволяет контролировать качество пошива,
повышает заинтересованность в получении конечного результата. У ателье есть постоянные
клиенты, которые предпочитают делать заказы у конкретных закройщиков и швей.
Иерархия управления в Ателье «Модница»
насчитывает 3 уровня (рис.1).
Как всякое предприятие, Ателье «Модница» имеет
бухгалтерию. Когда решали автоматизировать их работу, выбрали бухгалтерскую
систему «ПАРУС», которой пользуется до сих пор. Это простая, удобная, и в то же
время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать
бухгалтерский учет, складской учет, расчет заработной платы, кадровый учет.
Рисунок 1 - Структура Ателье «Модница»
Положительный эффект после внедрения системы
проявился практически сразу. Выразилось это в заметном снижении доли ручного
труда и бухгалтерии, что очень важно, ведь бухгалтерская работа - это работа
рутинная: сводить дебет с кредитом скучное и монотонное занятие. После
автоматизации у бухгалтеров высвободилось время для аналитической работы. Кроме
того, стало возможным избегать ошибок при учете финансовых потоков.
Предприятие начало строить работу на основе
оперативной и достоверной информации, что очень существенно при планировании и
для управления. Проще стадо работать с клиентами; в частности, клиенту сразу
выписываются необходимые документы (счета, счета-фактуры, накладные и т. п.), что
удобнее при расчетах.
Периодически используемая автоматизированная
система «Парус» обновляется.
2. Функциональная структура информационной
системы предприятия и финансовой подсистемы
Информационная система (ИС) - взаимосвязанная
совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки
и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Они помогают
анализировать проблемы и создавать новые продукты. Чтобы разобраться в работе
информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а
также организационные процессы, в которые она включена (рис.1).
Рисунок
1 - Процессы в информационной системе
Процессы
в информационной системе:
ввод
информации из внешних и внутренних источников;
обработка
входящей информации;
хранение
информации для последующего ее использования;
вывод
информации в удобном для пользователя виде;
обратная
связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для
корректировки входящей информации.
ИС
- важный компонент вспомогательной деятельности, который может использоваться
для того, чтобы более целесообразно и эффективно выполнять основную
деятельность. Можно выделить базовые компоненты ИС: информация; информационные
технологии; организационные единицы управления; функциональные компоненты
(рис.2).
Рисунок 2 - Структура ИС предприятия
Каждый базовый компонент ИС является
самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования.
Содержательную основу ИС составляют ее
«функциональные компоненты» - модели, методы и алгоритмы получения управляющей
информации.
Рисунок 3 - Состав функциональных компонентов ИС
Функциональная структура ИС - совокупность
функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации,
реализующих функции системы управления. В хозяйственной практике
производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые
определяют функциональный признак классификации информационных систем,
являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая (рис.3).
Указанные направления деятельности определили
типовой набор информационных систем: производственные системы; системы
маркетинга; финансовые и учетные системы; системы кадров (человеческих
ресурсов); другие ИС, которые выполняют вспомогательные функции в зависимости
от деятельности фирмы.
Тип информационной системы зависит от того, чьи
интересы она обслуживает и на каком уровне управления. На рис. 4 показан один
из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному
признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.
Рисунок
4 - Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с
учетом уровней управления и квалификации персонала
Из
рисунка видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем
работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы.
Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности
информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления
нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с
разной степенью обобщения.
Основание
пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых
сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры
низшего звена - оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне
стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и
становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего
звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных
задач.
Структуру
информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых
подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо
признаку.
Общую
структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем
независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке
классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура
любой информационной системы может быть представлена совокупностью
обеспечивающих подсистем (рис.5).
Рисунок
5 - Структура информационной системы
Среди
обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое,
математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.
Информационное
обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования
информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков,
циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном
формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих
решений.
Техническое
обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы
информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и
технологические процессы.
Комплекс
технических средств составляют: компьютеры любых моделей; устройства сбора,
накопления, обработки, передачи и вывода информации; устройства передачи данных
и линий связи; оргтехника и устройства автоматического съема информации;
эксплуатационные материалы и др.
Математическое
и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей,
алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а
также нормального функционирования комплекса технических средств.
К
средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования
процессов управления; типовые задачи управления; методы математического
программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и
др.
В
состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные
продукты, а также техническая документация.
Общесистемное
программное обеспечение. К общесистемному программному обеспечению относятся
комплексы программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для
решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения
функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом
обработки данных.
Специальное
программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных
при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты
прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени
адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
Организационное
обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие
работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и
эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение реализует
следующие функции:
анализ
существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и
выявление задач, подлежащих автоматизации;
подготовку
задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС
и технико-экономическое обоснование ее эффективности;
разработку
управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения
задач, направленных на повышение эффективности системы управления.
Правовое
обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический
статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок
получения, преобразования и использования информации. Главной целью правового
обеспечения является укрепление законности.
В
состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления
государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные
документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В
правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование
любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование
конкретной системы.
Правовое
обеспечение этапов функционирования информационной системы включает: статус
информационной системы; права, обязанности и ответственность персонала;
правовые положения отдельных видов процесса управления; порядок создания и
использования информации и др.
3.
Автоматизированные средства поддержки управленческих решений в области финансов
на предприятии
На
анализируемом предприятии применяется автоматизированная информационная технология
- система «Парус». Система построена по модульному принципу: представляет собой
набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из
основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном
режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое
информационно-управленческое пространство масштаба предприятия: Бухгалтерия,
Реализация и склад, Комплекс, Учет договоров, Комплектование, Заработная плата,
Кадры.
Каждый
модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере
достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого
программного комплекса с общей базой данных.
ИС
«Парус» на предприятии имеет следующие функциональные подсистемы: подсистема
финансов, логистика, управление производством и управление персоналом. В свою
очередь каждая подсистема включает в себя ряд функциональных задач (рис.6).
Рисунок 6 - Структура функциональной части
системы «Парус»
В данной системе присутствует функциональная
подсистема «Бухгалтерский учет», где установлены информационные связи с другими
функциональными подсистемами. Информационное обеспечение предназначено для
отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и
являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационная подсистема бухгалтерского учета -
упорядоченная подсистема сбора, регистрации, обобщения и наблюдения информации
в денежном выражении об имуществе и обязательствах предприятия путем сплошного,
непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций. В ее
основу принято включать учетные задачи, назначение которых - получение
информации о фактическом состоянии управляемого объекта.
Информационная подсистема бухгалтерского учета
представляет информационные потоки и документооборот, характеризующие
совокупность первичной информации о совершении хозяйственных операций, на
основании которой выполняется различная группировка на счетах аналитического и
синтетического бухгалтерского учета с целью получения сводной бухгалтерской
отчетности, используемой для анализа хозяйственной деятельности предприятия,
принятия руководством управляющих решений и предоставления вышестоящим и
заинтересованным органам.
Выделим состав комплекса бухгалтерских задач
предприятия:
Кассовые и расчетно-финансовые операции
(операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами,
многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с
акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам,
расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).
Учет материально-производственных запасов (учет
материалов, товаров, выпуска готовой продукции). Интеграция с задачами
«складской учет», управление продажами, закупками, учет поступления, отпуска,
остатков материальных ценностей, учет выдачи МБП, переоценка материальных
ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических
ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.
Учет труда и заработной платы. Интеграция с
задачей «табельный учет», автоматические начисления и удержания заработной
платы по различным системам оплаты, составление расчетно-платежной
документации, составление платежной документации по налогам в бюджет.
Учет основных средств и нематериальных активов
(создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и
НМА; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и
НМД, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).
Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой
продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством,
договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и
финансовыми расчетами с покупателями. Используется для определения финансовых
результатов.
Учет затрат на производство (учет расходов,
издержек и затрат); информационно связан с функцией управления производством, а
также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы,
учет материальных запасов, учет основных средств и др. Комплексом
обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного
и вспомогательного производства по статьям расхода и др.
Финансовая отчетность. В этом комплексе
формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская
отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных
задач.
4. Информационные связи бухгалтерского учета
системы «Парус» с другими функциональными подсистемами
Комплекс бухгалтерских задач имеет сложные
внутренние и внешние информационные связи (рис.7). Внутренние связи отражают
информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков
бухгалтерского учета. Внешние - взаимодействие с другими подразделениями,
реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.
Связи бухгалтерского учета с другими
подразделениями относятся к разновидности внешних связей. Так, при учете
наличия и движения материальных ценностей могут быть задействованы специалисты
склада, бухгалтерии и производства.
Складской работник обеспечивает ведение
картотеки склада, регистрацию прихода - расхода материальных ценностей и
получение первичных документов.
Рисунок 7 - Информационные связи функциональной
подсистемы «Бухгалтерский учет»
Бухгалтер, получив первичные документы, выполняет
бухгалтерские проводки и составляет аналитические сводки.
Работник производства контролирует информацию о
наличии материала на складе, нормы его расхода и запасы. Контролируется также
отпуск материалов в производство и возврат из него.
Предполагается четкое разделение функций между
специалистами различных подразделений и бухгалтерией. Все документы,
сформированные в различных подразделениях, например, при выполнении закупок
материалов, продаже готовой продукции, производстве, приеме и отпуске материалов,
считаются первичными.
Первичные документы поступают в бухгалтерию
извне на бумажных носителях, а также формироваться автоматически на
автоматизированных рабочих местах специалистов.
Сформированные автоматически первичные документы
по каналам связи передаются на АРМ бухгалтера соответствующего участка учета.
Для учета хозяйственных операций и отражения их в Главной книге и отчетных
документах, работники бухгалтерии формируют проводки по счетам бухгалтерского
учета.
Для автоматизации формирования проводок в машине
программами предусматривается создание каталога типовых хозяйственных операций.
Каждая хозяйственная операция может выполнить одну или сразу несколько типовых
проводок по документу. База данных типовых проводок может корректироваться и
дополняться в соответствии с требованиями предприятия. Описание типовой
хозяйственной операции включает в себя следующие элементы:
наименование хозяйственной операции;
корреспонденция счетов в проводках; при
необходимости могут быть указаны субсчета, коды аналитического учета,
структурные подразделения;
алгоритмы расчета суммы проводки.
Все проводки фиксируются в журнале хозяйственных
операций - реестре, содержащем перечень хозяйственных операций за отчетный
период, расположенный по датам их занесения в журнал.
Рисунок 8 - Информационные связи с бухгалтерским
учетом
Схема взаимодействия первичных хозяйственных
документов, сформированных при решении различных функциональных задач с их
обработкой бухгалтерским учетом, представлена на рис. 8.
В подсистеме бухгалтерского учета предусмотрено
формирование финансовых документов, сопровождающих движение наличных денежных
средств (кассовые ордера) и безналичных (платежные поручения и др.). Эти
документы могут быть связаны с документами, созданными в различных
функциональных подсистемах. Обеспечивается возможность автоматизированного
ввода банковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модемной связью
из банка, а также выполнение электронных платежей (в электронных стандартах
банков-корреспондентов).
5. Достоинства, недостатки и перспективы
развития ИС предприятия
Разработка ИС процесс дорогостоящий и
трудоемкий, внедрение такого рода систем требует, как правило, значительной
перестройки бизнес-процессов, адаптации системы бухгалтерского учета,
организационных изменений. Однако бизнес выигрывает от их внедрения ИС,
независимо от того, во что это обходится.
Все выгоды от внедрения ИС можно разделить на
прямые и косвенные. Прямые выгоды обычно связаны с уменьшением издержек,
например, уменьшение работы по вводу данных вследствие электронной системы
заказов, уменьшение количества бумажной работы. Косвенные результаты внедрения
ИС в бизнес-процесс, в конечном счете, включают: неосязаемые выгоды могут
приписываться отдельным направлениям применения информационных систем,
например, системы поддержки принятия решений улучшают структуру работы
пользователя; непрямые выгоды, рассматриваются как результат дальнейших
инвестиций, основанных на внедрении ИС; стратегические выгоды приводят к разработке
новой стратегии, более удачного позиционирования организации и др.
Внедрение ИС на предприятии может
способствовать:
получению более рациональных вариантов решения
управленческих задач за счет внедрения математических методов и
интеллектуальных систем и т.д.;
освобождению работников от рутинной работы за
счет ее автоматизации;
обеспечению достоверности информации;
замене бумажных носителей данных на магнитные
диски или ленты;
совершенствованию структуры потоков информации и
системы документооборота в фирме;
уменьшению затрат на производство продуктов и
услуг;
предоставлению потребителям уникальных услуг;
отысканию новых рыночных ниш;
привязке к фирме покупателей и поставщиков за
счет предоставления им разных скидок и услуг.
ИС может внести свой вклад и следующими
способами:
улучшить товары или услуги, повышая качество,
уменьшая издержки или добавляя желательные свойства. Например, в
производственной организации ИС может контролировать оборудование и немедленно
извещать оператора при возникновении неисправностей. Результатом может
оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством брака. В
организациях, ведущих прием клиентов, ИС используются для ускорения
обслуживания и т.д.
увеличивает эффективность и производительность.
Предположим, цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном
количестве есть на складе. ИС может отслеживать количество сырья, имеющегося на
производственной площадке и автоматически отправляя заказ на склад, когда это
необходимо.
предоставляет своевременную и надежную
информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений. Так, информация о
продажах может помочь обнаружить спад в продаже, давая возможность выяснить
причины и принять меры.
улучшает коммуникации. Находясь в командировках,
дома или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для
входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения,
просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить
презентации.
улучшает использование знаний. Например,
консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать налоги, используя
экспертные системы по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших
экспертов фирмы.
Список использованных источников
1. Брага В.В. Компьютерные
технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем / В.В.Брага,
А.А.Левкин. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2006. - 224 с.
2. Дзюбенко А.Л. Информационные
системы в экономике: учеб. пособие для вузов / А.Л.Дзюбенко. - М.: МИЭМПиТ,
2005. - 152 с.
3. Информационные системы
управления. Продукты. ИС «Парус». - [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.parus.ru/index.php?page=150
4. Миндалев И.В. Теория
экономических информационных систем. Электронный учебно-методический комплекс \
И.В. Миндалев. - Красноярск: КрасГАУ. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.kgau.ru/istiki/ teis/bk01-toc.html
5. Моисеенко Е.В.
Информационные технологии в экономике / Е.В.Моисеенко, Е.Г.Лаврушина. -
Владивосток: ВГУЭС, 2005. - С. 21.