Государственное регулирование делопроизводства
ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Государственную политику в области регулирования делопроизводства
и архивного дела ведет комитет по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.
Основные задачи Комитета:
·
организация
мероприятий, направленных на реализацию государственной политики в области
архивного дела и делопроизводства, и контроль за их осуществлением;
·
формирование,
обеспечение сохранности, организация государственного учета документов Национального
архивного фонда Республики Беларусь и их использования;
·
развитие
архивного дела, делопроизводства, геральдики, разработка государственных
программ в области архивного дела и делопроизводства и их осуществление;
·
координация
деятельности республиканских органов государственного управления в сфере
архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с ними государственной
системы делопроизводства;
·
создание
совместно с заинтересованными министерствами и другими республиканскими
органами государственного управления, научными учреждениями условий,
обеспечивающих внедрение автоматизированных технологий документооборота,
идентификацию технотронных документов, их учет и описание в соответствии со
стандартами, обеспечение совместимости технологий, создающих и поддерживающих
электронные документы, с технологиями их последующего хранения в
государственных архивах;
·
руководство
республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;
·
контроль за
исполнением законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и
делопроизводства, использованием государственной символики, ведение Гербового
матрикула (реестра) Республики Беларусь;
·
организация
повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства,
разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу
и делопроизводству;
·
международное
сотрудничество в области архивного дела и делопроизводства.
Комитет по архивам и делопроизводству выполняет возложенные
на него задачи как непосредственно, так и через систему архивных органов и
архивных учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.
В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд
общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие
правила подготовки, оформления и организации работы с документами в
организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое
документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым
правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения,
отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами
нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют
государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
·
указы,
распоряжения Президента Республики Беларусь;
·
постановления и
распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие
документационное обеспечение на республиканском уровне;
·
правовые акты
органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как
общеотраслевого, так и ведомственного характера;
·
правовые акты
нормативного и инструктивного характера, методические документы по
делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
·
государственные
стандарты на документацию;
·
классификаторы
технико-экономической и социальной информации;
·
законодательные
акты Республики Беларусь в сфере документации;
·
нормативные
документы по организации управленческого труда и охране труда.
Нормативные правовые акты,
регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности
организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.
Определения ключевых понятий в сфере информации – «информация»,
«информатизация», «документированная информация (документ)», «владелец
информации», «пользователь информации» закреплены в законе Республики Беларусь
«Об информатизации».
В соответствии с указанным законом документирование (т.е.
создание документов) является обязательным условием включения информации в
информационные ресурсы. Так же, закон устанавливает правовой режим создания,
хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок
документирования информации: право собственности на отдельные документы и
отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных
системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты
информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной
собственности, юридических и физических лиц.
Закон Республики Беларусь «О государственных секретах»
регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к
государственным секретам, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в
интересах обеспечения безопасности Республики Беларусь. Закон определяет
полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения
сведений к государственным секретам, а также устанавливает перечень сведений,
составляющих государственные секреты: в военной области, в области экономики,
науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области
разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности,
распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь.
Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями,
составляющими государственные секреты, определены органы защиты государственных
секретов.
Положения данного закона нашли развитие в:
·
Указе Президента
Республики Беларусь от 9 июля 2003 г. №300 «Об утверждении перечня
государственных органов и организаций, наделяемых полномочиями по отнесению
сведений к государственным секретам и их защите»;
·
Указе Президента
Республики Беларусь от 12 апреля 2004 г. №186 «Об утверждении перечня сведений,
составляющих государственную тайну Республики Беларусь»;
·
Постановлении
Совета Министров Республики Беларусь от 3 декабря 2004 г. №1541 «О некоторых вопросах передачи другим государствам сведений, составляющих
государственные секреты»;
·
Положении о
порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам,
утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. №400;
·
Инструкции о
режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной
жизни граждан, утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь №21 от 03 июля 1996г.
Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» определяет понятия
основных терминов архивного дела (Архивный фонд Республики Беларусь, архивный
документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование,
организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и
управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их
использования в интересах граждан, общества и государства.
Изображение герба Республики Беларусь на бланках и документах
регламентируется Положением о порядке изготовления и использования бланков
документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Закон Республики Беларусь «О товарных знаках и знаках обслуживания»,
введенный постановлением Верховного Совета Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. №2182–XII, устанавливает – понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков,
порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на
официальных бланках.
Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь
устанавливает Закон от 05 января 2004 г. №262–3 «О техническом нормировании и
стандартизации», а также технические регламенты и кодексы.
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О техническом
нормировании и стандартизации» к нормативным документам по стандартизации,
действующим на территории Республики Беларусь, относятся:
·
технические
регламенты;
·
технические
кодексы установившейся практики;
·
стандарты, в том
числе государственные стандарты, стандарты организаций;
·
технические
условия.
Требования, устанавливаемые техническими регламентами и
кодексами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов
хозяйственной деятельности. Требования же, устанавливаемые стандартами,
обязательны для всех государственных органов управления и субъектов
хозяйственной деятельности, если на них есть ссылки в технических регламентах
или кодексах.
Госстандарт Республики Беларусь и специально уполномоченные
государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют
госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований регламентов,
кодексов и стандартов.
Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации при
Совете Министров Республики Беларусь в области технического нормирования и
стандартизации:
·
осуществляет
реализацию единой государственной политики;
·
осуществляет
общую координацию разработки технических регламентов и государственных
стандартов;
·
устанавливает порядок
разработки, утверждения, государственной регистрации, проверки, пересмотра,
изменения, отмены, уведомления об этом, применения, опубликования технических
кодексов, государственных стандартов, технических условий;
·
утверждает,
вводит в действие, отменяет государственные стандарты, вносит в них изменения
(кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства);
·
осуществляет
государственную регистрацию технических регламентов, технических кодексов,
государственных стандартов, технических условий (кроме технических условий, которые
не проходят государственную регистрацию);
·
определяет виды
продукции (услуг), технические условия, на которые не проходят государственную
регистрацию;
·
осуществляет
официальное издание государственных стандартов (кроме государственных
стандартов в области архитектуры и строительства);
·
опубликовывает
информацию о действующих технических регламентах, технических кодексах,
государственных стандартах, технических условиях;
·
организует и
проводит систематическую проверку действующих государственных стандартов (кроме
государственных стандартов в области архитектуры и строительства) в целях их
изменения или отмены;
·
осуществляет
государственный надзор за соблюдением требований технических регламентов (кроме
технических регламентов, устанавливающих требования к зданиям, строениям и
сооружениям);
·
применяет в
пределах своей компетенции к юридическим лицам и индивидуальным
предпринимателям, нарушившим требования технических регламентов, меры
воздействия, предусмотренные настоящим Законом и иными актами законодательства;
·
участвует в
работе по международной и межгосударственной (региональной) стандартизации
(кроме стандартизации в области архитектуры и строительства);
·
дает официальные
толкования по вопросам применения технических нормативных правовых актов, им
утвержденных;
·
утверждает по
предложениям субъектов технического нормирования и стандартизации состав
технических комитетов по стандартизации, перечень закрепляемых за ними объектов
стандартизации, а также положения об этих технических комитетах (кроме
технических комитетов по стандартизации в области архитектуры и строительства);
·
предоставляет
субъектам технического нормирования и стандартизации право на использование
знака (знаков) соответствия государственным стандартам;
·
создает и ведет
Национальный фонд технических нормативных правовых актов в области технического
нормирования и стандартизации.
Государственные стандарты на
документацию
СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и
регулирования деятельности органов государственной власти, предприятий,
организаций и их объединений независимо от формы собственности и
организационно-правовой формы.
ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения», содержит основные термины, применяемые в процессе делопроизводства.
Термины в нем расположены по трем разделам: «Общие понятия»,
«Делопроизводство», «Архивное дело». В раздел «Общие понятия» включены термины,
используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле. В раздел
«Делопроизводство» вошли два подраздела: «Документирование», «Организация
работы с документами». Раздел «Архивное дело» имеет три подраздела:
«Организация документов Архивного фонда», «Обеспечение сохранности документов»,
«Научно-информационная деятельность архивов». Для каждого понятия установлен
один стандартизованный термин. Термины имеют сквозную нумерацию.
Названия терминов и их определения в стандарте приведены в
соответствии с действующими в настоящее время законодательными и нормативными
актами в области информации, архивного дела.
Стандартизация распространяется не только на область
управления. Не менее важной является стандартизация документов в области
различных областей народного хозяйства. Для обеспечения заданного качества
технической документации, например, разработаны комплексы стандартов в области
конструирования – Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая
система программной документации (ЕСПД), Единая система технологической
документации (ЕСТД) и т.д. Наличие подобных систем документации обеспечивает,
во-первых, достижение заданного качества и полноты технической документации,
позволяющей обеспечить документационное сопровождение изделий в течение всего
их жизненного цикла, а во-вторых, позволяет снизить совокупные издержки на разработку,
постановку на производство, хранение сбыт и утилизацию изделий.
В области научных исследований стандартизацией охвачены этапы
постановки задачи исследований – СТБ 1080 определяет состав и содержание
технического задания на НИР, и отражения результатов научных исследований. ГОСТ
7.32 – 2001 устанавливает требования по составу и содержанию на отчет по
научно-исследовательской работе.
Основой для систематизации документов в справочных
информационно-поисковых системах служит Общегосударственный классификатор
управленческой документации – ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы». Коды
ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному
проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.
В него включены (межотраслевые, межведомственные) унифицированные
системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного
общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного
набора унифицированных форм документов.
В общегосударственном классификаторе управленческой
документации представлены следующие унифицированные формы документов:
·
Унифицированная
система организационно-распорядительной документации;
·
Унифицированная
система первичной учетной документации;
·
Унифицированная
система банковской документации;
·
Унифицированная
система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных
учреждений и организаций;
·
Унифицированная
система отчетно-статистической документации;
·
Унифицированная
система документации по труду;
·
Унифицированная
система внешнеторговой документации;
·
Унифицированная
система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.
Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат
регистрации путем включения в ОКУД.
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления
документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и
ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными
комитетами и другими органами исполнительной власти: Комархивом; Минфином;
Минюстом и др.
Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим
работу с документами, является «Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». Данный документ одобрен
коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от
25.05.88 № 33.
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях
и на предприятиях Республики Беларусь утверждена приказом Государственного
комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г.
Данная инструкция отражает практически все вопросы организации
делопроизводства. Она предназначена в первую очередь для министерств и
ведомств, но ею могут пользоваться и службы документационного обеспечения
управления организаций и учреждений любой формы собственности. Положения, закрепленные,
в инструкции могут быть использованы при разработке инструкции по
делопроизводству конкретной организации.
Правильное, документационное обеспечение работы в учреждении
основывается на соответствующей нормативно-методической базе – комплексе
правовых документов организационного, инструктивного, методического характера.
Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении
разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.