Офисная техника
Министерство образования Украины
Восточноукраинский национальный
университет
им. Владимира Даля
Крымский филиал Феодосийское
отделение
Контрольная работа
по дисциплине: «Офисная техника»
Работу выполнила: студ.Боброва Н.В
гр.ФЛЗФ- 621
Работу проверил: ст.
препод.Омельяненко И.А
Феодосия 2003
1
1.Факсимильная
связь. Факс и факс-модем. Краткая характерис-
тика.
Сегодня трудно найти организацию, которая не
использовала бы в своей работе факсимильную связь. Телефакс является самым популярным
средством для оперативного обмена информацией, представленной в виде
документов. Первое и главное его достоинство - возможность передачи документа в
любую точку земного шара за одну минуту. Никакая почтовая служба не может
обеспечить такой оперативности. Второе - намного меньше затраты на пересылку,
по сравнению со стоимостью услуг курьера или той же почты. Третье - простота.
Установив соединение, можно отправить документ нажатием одной клавиши. Если же
говорить о качестве, то современные стандарты факсимильной связи обеспечивают,
при использовании хороших телефонных линий, передачу изображения, вполне
сопоставимого с оригиналом.
Факсимильная передача информации
,наряду с телефонной, телеграф-
ной связью, электронной почтой
относится к средствам электросвязи.
Достижения современных технологий
способствуют активному внедре-
нию в повседневную практику
различных видов связи: телефонной, те-
леграфной, компьютерной и
др.Особенно интенсивно в последние годы
стала развиваться факсимильная
связь. Сегодня наличие факсимильно-
го аппарата(факса) – обязательный
атрибут любой уважающей себя фи-
рмы. Передача по факсу различных
документов реальностью. Телефакс это торговое наименование офисных факсимильных
аппаратов. Его усе-
ченное наименование «факс» стало практически
узаконенным для обоз-
начения абонентского номера
факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения , полученного
или отправленного с по –
мощью телефакса. Однако термин
«факс», используемый для обозначе-
ния факсимильного аппарата,пока
рассматривается как жаргонный.В ан-
глийском языке слово «fax»
применяется в том же значении.[1,c.357]
Под факсимильной связью обычно
понимают метод передачи на рас-
стоянии графической буквенно –
цифровой информации, а также руко –
писных сообщений с воспроизведением
на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.
Факсимиле ( от лат. faх simile – делай
подобное ) означает точное воспроизведение фиксированного плоского
изображения на твердом но-
сителе( чаще всего на бумаге )фотоэлектрическим
способом. Сама идея передачи изображений по линиям проводной связи не нова и
впервые
предложена еще в 1842 г., а первая
работающая факсимильная машина появилась через 12 лет ,в 1854 г. Факсимильные
машины стали особен –
но популярными во второй половине
60-х гг.XX в., когда
МККТТ принял набор стандартов для телефаксов, названных Group 1(G1) и Group 2(G2)
Однако телефаксы , отвечающие
требованиям G1 и G2 , были
исключи –
тельно аналоговыми и имели целый
ряд недостатков. Существенный скачок в развитии факсимильной связи произошел в
1980 г.,когда МККТТ
ввел стандарт Group 3(G3),который
определял методы цифрового ска –нирования и сжатия информации.Иначе
говоря,избыточность информа-
ции в сигнале снижалась еще до ее
передачи (модуляции).В отличие от первых аналоговых телефаксов, работающих со
скоростью 300 бит/с,что
позволяет отправлять страницу
документа менее чем за минуту (обычно за 15-20 с).Перспективным протоколом для
телефаксов, передающим информацию по цифровым сетям связи, является стандарт Group 4(G4),
однако в настоящее время подавляющее
большинство аппаратов соответствует стандарту G3.
В большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений ис-
пользуется обычная телефонная сеть.
Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи
осуществляется точно
таким же образом , как и при обычной
телефонии. В зависимости от
количества связи выделяют либо
отдельный телефонный канал , либо
используют один и
тот же канал для передачи факсимильных и
речевых телефонных сообщений,
переключая режим работы аппарата. Факсимильный аппарат содержит телефон , устройства
считывания и
воспроизведения оптического изображения и ряд других
вспомогательных узлов, объединенных
в одном корпусе.Многие элемен-
обеспечивать
сканирование документа на передающей стороне, пре-
образование информацию в форму ,
пригодную для передачи по имею-
щемуся каналу связи, и формирование на
бумажном носителе на прием-
ной стороне дубликата – факсимиле –
исходного документа. В состав любого телефакса входят сканер для считывания
документа, модем, пе- редающий и принимающий информацию по телефонной линии, а
также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обычной бумаге. В
платах факс-модемов такие узлы, как сканер и принтер, отсут-
ствуют. Информация представлена
только в «электронном» виде.
Во многих офисах большая часть
деловой документации подготавли-
вается с помощью персонального
компьютера(ПК). При автономной ра-
боте ПК и телефакса для передачи
факсимильных сообщений необходи- ма предварительная распечатка документа на бумаге
с достаточным для сканера телефакса контрастом. Пользователи ПК могут отказаться
от промежуточного этапа переноса сообщения на бумагу. Для этого не –
обходимо, чтобы телефакс имел
стандартный разъем для подключения
к ПК и программное обеспечение для
форматирования и переноса данных из ПК в телефакс . Другим , более эффективным
решением можетбыть установка в ПК автономно работающей факс - модемной
(модемной) платы, работа которой
обеспечивается соответствующим программным обеспечением. Выбор между факс- модемными
платами
и внешними модемами – основной вопрос
стоимости и удобства .
Внешний модем имеет автономный
источник питания, располагается вне системного блока персонального компьютера и
подключается к его свободному последовательному порту. Встраиваемый модем
занимает
один разъем
расширения на системной плате , а также адресное пространство и другие
системные ресурсы одного из последовательных портов.
Большинство современных
факсов позволяет организовать связь не
только между Факсимильными
аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс- модемом
указанная задача решается с помощью соответствующих программ , обеспечивающих
необходимое преобразование форматов сообщений. Использование факс-модема по-
зволяет применить для подготовки,
приема и передачи сообщений мощ-
ные вычислительные ресурсы и память персонального
компьютера.Про-
граммная поддержка обычного
компьютера. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение
и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов,
рас -
сылку по списку адресов, отправление
в заданное время,автоответ и др.
Факс-модем не эквивалентен по
своим функциональным возможнос –
тям факсимильному аппарату. Основное
отличие заключается в том, что
в состав факсимильного аппарата
всегда входит сканирующее устрой –
ство, обеспечивающее считывание
любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата – только передачу
изображений или текста,
хранящихся в цифровом виде в памяти
компьютера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а
расширением персональ-
ного компьютера и может
функционировать лишь при включенном состоянии последнего. Внешние устройства воспринимают
факс-модем как факсимильный аппарат группы 03(по классификации МККТТ),т.е.
плата эмулирует факсимильные аппараты указанной группы.[ 1,c. 359 -362 ]
Недостатки
телефаксов
- Подверженность значительному
механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается
пылью и грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни
изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как
считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом,
качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается.
- Невозможность автоматизированной
работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу
адресатов. Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае
занятости адресата или при неудавшейся передаче.
- Неэффективное использование
дорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все
получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на
специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще
один существенный недостаток - изображение на ней неизбежно выцветает со
временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для
хранения.
Факсимильная связь по-прежнему остается для
бизнеса жизненно важным средством связи. Факс-аппараты до сих пор широко
используются, и многие бизнес-процессы, например заключение контракта, заказ на
продажу и различные финансовые сделки, по-прежнему осуществляются с
использованием факсов. Кроме того, многие процессы исходят из того, что формат
факса соответствует формату документа, а не сообщения электронной почты.
Факсимильная связь является интегральной (а еще лучше
сказать, интегрированной) частью корпоративных коммуникаций. Несмотря на
намечающиеся перемены, ее роль будет оставаться неизменной еще долгие годы.
2. Основные
методы и средства оперативной полиграфии
Средства оперативной полиграфии
– это совокупность машин и про – цесов, предназначенных для копирования и
тиражирования документов. К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы,
ротато-
ры, малые офсетные машины, работающие
по упрощенной полиграфи-ческой технологии. Сущность полиграфического процесса –
многократ –ный перенос красочного слоя с печатной формы на воспринимающую
поверхность , в результате чего формируется
изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал.
Различные мето-
ды многократного получения
одинаковых изображений полиграфически-ми средствами объединяются под общим
названием – печатные процессы.
К основным
процессам оперативного тиражирования документов ,
Применяемым в копировально –множительных
службах учреждений, ор-
ганизаций и предприятий, относятся
гектографический, трафаретный и офсетный, являющиеся разновидностями плоской
печати(способ печати
при котором печатающие и пробельные
элементы на печатной форме
расположены практически в одной
плоскости и обладают способностью
избирательного смачивания краской ).
Способ гектографической
печати включает в себя операции по изго-
товлению печатной формы, нанесению
на нее гектографической краски и получению оттисков в гектографическом
множительном аппарате пу –
тем переноса части красочного слоя
с гектографической формы на бу – магу, предварительно увлажненную
растворителем ( спиртом ).
В отличие от классических
способов плоской печати,при которых кра-
сочное изображение формируется на
специальной поверхности (печат –
ной форме), а отсюда уже передается
на воспринимающую поверхность,
при трафаретной печати изображение
формируется в толще формного материала. Эта печать не с формы, а через нее – «
на пробой». Для это-
го способа необходимо подготовить
печатную форму так, чтобы печата-
ющие элементы пропускали краску. А
пробельные задерживали ее. Тра-
фаретный способ тиражирования
документов на ротаторах применяется для однокрасочной (преимущественно ) печати
текстовых и графических документов с печатных форм, изготовленных
машинописным, электрон-но – искровым или термокопировальным способами.
В офсетной печати печатающие
и пробельные элементы имеют раз-
Личные физико– химические свойства
(печатающие воспринимают крас-
ку, пробельные
отталкивают ее), в результате чего краска удерживается только на печатающих
элементах. Офсетные способы применяют для изготовления высококачественных
одноцветных и многоцветных оттисков текстового и графического материала,
используемого в управ-
ленческой, научно –
технической, рекламной и другой деятельности. [ 1,
c.350 – 356 ].
Список
используемых источников :
1.Организация работы с документами:
Учебник/Под ред.проф.В.А.Кудря-ева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,
2002. – 592 с.