Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами
Содержание
1.
Введение…………………………………………………………………………..4
2.
Инструкция.
Её структура и разработка………………………………………...5
3.
Характеристика
СДОУ…………………………………………………………...6
4.
Проблема
с документами и путь её решения…………………………………...7
5.
Заключение……………………………………………………………………….9
6.
Список
используемой литературы…………………………………………….10
7.
Приложение…………………………………………………………………….11
Введение
Тема моей экзаменационной работы «Состав нормативных документов,
регламентирующих организацию работы с документами». Вопросы документационного обеспечения
управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Рациональное составление служебных документов с учетом их
особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и
повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных
правил и норм работы с документами.
В соответствии с Государственной системой документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые правила
работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами
деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства,
имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.
В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходила практику,
из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется
лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района. Инструкция
устанавливает общие требования к документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского
района .
Инструкция Ее структура и разработка
Рассматривая теорию Л.А.Дорониной можно сказать, что инструкция –
это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый
руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их
подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Например: Примерная инструкция по делопроизводству в органах
местного самоуправления Оренбургской области, инструкция по делопроизводству в
го-родской, районной территориальных избирательных комиссиях.
Инструкция по документационному обеспечению управления
разрабатывается с целью рационализации труда в органах управления и предполагает
создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с
наименьшими затратами.
Основополагающим документом при разработке инструкции по доку-ментационному
обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она включает в себя общие правила
ведения делопроизводства на территории РФ.
Инструкция по делопроизводству содержит много указующих моментов, ее
текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова
: «следует» , «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется» и
т.п.. Инструкция является организационным документом длительного действия,
поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.
Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается
инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область
применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись
или от третьего лица , или в безличной форме .
Например: Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение установленных правил работы с документами и их сохранность
возлагается на главу администрации.
Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов,
изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется.
Например: Инструкция по делопроизводству администрации Гайского
района.
Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема доку-ментационных
работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления.
Если сравнить несколько инструкций по делопроизводству, то
сравнительный анализ покажет, что любая инструкция по документационному
обеспечению управления должна включать в себя правила документирования,
организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.
Характеристика СДОУ
В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения
управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление
документов. В Администрации Губерлинского сельсовета СДОУ состоит из
секретаря и бухгалтеров .
СДОУ предприятия для составления и оформления документов
пользуется инструкцией по делопроизводству. Инструкция разработана в
соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам организации работы органов
местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также норма-тивно-методическими
документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными
стандартами.
В инструкции приведены такие разделы как:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Из вышесказанного можно сказать, что Администрация Губерлинского
сельсовета в процессе составления и оформления организационно-распоряди-тельной
документации регламентируется Инструкцией по делопроизводству адми-нистрации
Гайского района.
Проблема с документами и путь ее решения.
Основная деятельность высшего управленческого звена любого
предприятия или организации – работа с документами: их анализ, подготовка, принятие
реше-ний, организация или контроль исполнения. При этом документы, по существу,
являются основным инструментом организации управления.
В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача
делопроиз-водственных служб сводится к выполнению следующих технологических
функ-ций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по
организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей,
уничтожение/хранение документов и, конечно, связанная с документами
справочно-аналитическая работа.
Система работы с документами в организациях различного профиля и
масштаба, по сути, имеет одинаковое содержание. Документы получают извне или
создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и
принятия решений, а по принятым решениям – для исполнения. Ход рассмотрения
доку-ментов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у
всех практически одинаковы :
- не удается найти нужные документы;
- документы не выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д.
В результате многие организации фактически становятся
неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут
получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и
исполнителями.
Именно такая проблема существует в организации, где я проходила
практику, т.е. не всегда удается обеспечить полный контроль за прохождением
хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодня единственный эффективный
путь решения проблемы управления документами – переход организации на макси-мальное
использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с
помощью компьютерной сети организации.
Заключение
На любом предприятии должна существовать инструкция, которая
содержит права и обязанности сотрудников, устанавливает весь процесс
организации дело-производства, правила составления и оформления документов.
В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходила практику,
из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется
лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района. Инструкция
устанавливает общие требования к документированию управленчес-кой
деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского
района.
Инструкция по делопроизводству – это один из важных документов, её
обязаны изучить вновь принятые работники и соблюдать требования в работе с
документа-ми.
На практике я столкнулась с проблемой контроля документооборота. Я
считаю, что единственный эффективный путь решения этой проблемы – автоматизация
до-кументооборота.
Список используемой литературы
1. Справочник секретаря и офис –
менеджера
2. Андреева В.И.
Делопроизводство – М.
3. Басаков М.И. Делопроизводство
– М.
4. Веселов П.В. Профессия
секретарь.
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением главы
Гайского района
От 27.12.2003 № 834-р
ИНСТРУКЦИЯ
1. Общие положения.
1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие
требования к документированию управленческой деятельности и организации работы
с документами в администра-ции Гайского района.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с
законодательными и иными право-выми актами Российской Федерации и
Оренбургской области по вопросам орга-низации работы органов местного самоуправления,
архивного дела и делопроиз-водства, а также нормативно- методическими
документами Федеральной архивной службы России и действующими
государственными стандартами.
1.3. Администрация Гайского района организует и ведет
делопроизводство на осно-ве индивидуальной инструкции (приложение 2) и других
нормативно-методичес-ких документов, не противоречащих законодательству РФ и
Оренбургской облас-ти. Индивидуальная инструкция по делопроизводству
утверждается главой адми-нистрации после согласования с муниципальным архивом.
Приложение
1
1.4. Положения инструкции распространяются на
организацию работы с докумен-тами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью
автоматизированных (компью-терных) технологий, Автоматизированные технологии обработки
документной ин-формации, применяемые в администрации района, должны отвечать
требованиям инструкции по делопроизводству администрации Оренбургской области.
1.5. Ответственность за организацию
делопроизводства, соблюдение установлен-ных правил работы с документами, и их
сохранность возлагается на главу адми-нистрации.
1.6. Техническое ведение делопроизводства возлагается
на начальника общего от-дела. Начальник общего отдела обеспечивает учет и
прохождение документов в установленные сроки, информирует главу администрации о
состоянии их исполне-ния. Знакомит других работников с нормативными и
методическими документами по делопроизводству.
1.7. Вновь принятые работники администрации обязаны
изучить инструкцию по де-лопроизводству и соблюдать ее требования в работе с
документами.
Администрация Приложение
2
Гайского района
Оренбургской области
Администрация
Губерлинского сельсовета
Инструкция
15.12.2002. № 01 – 14
По делопроизводству
1.
Общие положения
1.1……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…..1.2...………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2.Документация
администрации сельсовета
2.1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2.2…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
3.
Подготовка и оформление документов
3.1…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
3.2.….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
4................................................................
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
администрации Начальник архивного
Гайского
района отдела
администрации
От _____________ №
_____ Гайского района
Личная подпись
Дата
Образец индивидуальной
инструкции.