Деловые приемы
Содержание
Введение
1.Приёмы и их сущность
2.Назначение и
подготовка проведения приёмов
Заключение
Список литературы
Введение
При словах «прием»,
«банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом,
развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и
мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.
Однако прием в деловой
сфере – это прежде всего служебные обязанности, причем не только для
организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль
гостей.
Деловые приемы хотя и
имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или
деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение
взаимовыгодных сделок.
Полуофициальная
обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства,
обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты,
расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями,
позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и
притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того,
для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на
прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной
из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.
Очевидная польза от
организации приема состоит ещё и в следующем: иногда переговоры между двумя
фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая
сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время
не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность
получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации
тупиковой ситуации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае
часто организация приема – завтрака, ужина, обеда – помогает создать
непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение
переговоров и способствует заключению контрактов.
Итак, цель любого
делового приёма – способствовать заключению взаимовыгодных договоров.
Кроме этой цели есть и
другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых
результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это даёт повод
провести время в непринуждённой, радостной обстановке.
На выставках, ярмарках и
других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с
целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнёрства.
Однако стоит напомнить,
что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме – это не
просто приятная времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер
(или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего должен постараться
поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки,
а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство,
завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.
Если же менеджер
принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности
усложняются – на протяжении всего приёма он должен следить за его ходом и
проводить представление приглашённых друг другу, организовывать многочисленные
встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не
оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и
испортить впечатление от приёма. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на
протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом,
чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.
Приёмы
и их сущность
Приёмы – как
дипломатические, так и деловые – одна из важнейших форм внешнеполитической,
деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных
ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут
проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов,
национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто
протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же
использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и
другие).
Важно чётко представлять,
что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация
напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее.
Для большинства участников приёмы – это сосредоточенная, целенаправленная
работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти
два века назад созерцал Байрон.
Традиции проведения
приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и
остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их
доброжелательности.
Поэтому страны бережно
хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и
добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают
иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды
дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет,
которого принято придерживаться.
Протокольная практика
России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на
дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей – на приёмы с
рассадкой и без рассадки.
Назначение
и подготовка проведения приёмов
Приём – одна из форм
«внешне – и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило,
организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение
времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а)по
случаю торжественной даты – юбилея, годовщины основания фирмы, или создания
организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя,
делегации фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на
регулярной основе.
Целью проведения приёма
может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании,
получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней
деловой среде.
Приёмы могут быть:
дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и
без рассадки, формальные и неформальные.
Дневные приёмы – это
«бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского « начинается
обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть
годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица,
пребывание делегации. Открытие выставки ( фестиваля)и т.д. Это наиболее
простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без
рассадки гостей – стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются
только шампанское, вина, соки и легкая закуска( мини-пирожные, бутерброды,
орешки).
Завтрак или обед с
рассадкой – более торжественная форма приема. Для такой формы приема
предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой
устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно
полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду
и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо
и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей
в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака – сухие виноградные
вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк,
ликер. Гости как правило приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее
форма специально не указана в приглашении.
Вечерние приемы бывают
нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным,
с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между
17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят
к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки,
если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для
большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского,
мороженного, кофе. Фуршет – наиболее демократичная форма приема. С такого
банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует
помнить несколько правил:
- подходить к столу
следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные
присутствующие;
- гости берут тарелки из
стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону( чтобы не
мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;
- неучтиво находиться
возле стола с дымящейся сигаретой;
-некрасиво наваливать на
тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения:
полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной
тарелке;
- следует брать ровно
столько, сколько можно съесть;
- закуски перекладывают
в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав
угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;
- для десерта и сладких
блюд необходимо взять чистые тарелки;
- мужчина может угостить
даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.
Единственным столовым
прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими
кусочками( « на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки – небольшие
палочки воткнутые в бутерброды- канопе и другие штучные закуски. Ножи могут
быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет
принято приходить в повседневном костюме или платье.
Похожий на фуршет прием
– «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В
отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько
небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят
бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на
подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками.
Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.
Обед-буфет предполагает
свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости
набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов.
Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма,
в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.
Чай устраивается между
16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда
только более поздним временем проведения.
На официальные приемы
опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются
в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных
приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не
принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За
столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.
На приеме с рассадкой
необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей,
так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место
справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым
считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке
придерживаются следующих правил:
- первыми по правую и
левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места
чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;
- женщину не сажают с
женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;
- мужа не сажают рядом с
женой;
- два иностранца из
одной страны не сидят вместе;
- последние места за
столом занимают сотрудники своего учреждения ( но не женщины).
Чтобы каждый гость мог
быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на
стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда
схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как
сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.
Подготовка приема
включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема,
определение состава участников, составление сценария приема, рассылка
приглашений, составление плана рассадки за столом( если она предусмотрена),
составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и
речей.
Неформальные примы
проводятся в ситуациях, когда гостей « не ждали» заранее, чаще в небольших
фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы
распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность
обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на
проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.
Заключение
В ходе проведенной мною
работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере – это прежде всего
служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей
гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к приему надо
относится ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления
приема.
Приемы необходимы для
плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них
занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время,
чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения
приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на
приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и была посвящена проведенная
работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов.
Современная
международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать
приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую
рациональность.
Полуофициальная
обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства,
обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить
и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями,
позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и
притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того,
для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на
прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной
из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.
Придя с запада, практика
проведения приемов приобретает все большее распространение и в нашей стране,
становясь неотъемлемой частью проведения деловых переговоров.
Список
литературы:
2)
Данкел. Деловой этикет – Ростов-на-Дону: Феникс,
2006.- 370.
3)
Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с
общественностью: теория и практика.- М.: Дело, 2003.-с.496.
4)
Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и
менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с.354.
5)
Яшин В.В Деловая этика.- М.: Дело, 2002.-с.342