Делопроизводство-основы технологии управления
Федеральное агентство по образованию
Московский государственный
университет
технологий и управления
Кафедра организации производственной
и коммерческой деятельности
Контрольная работа
по
дисциплине: «Документационное
обеспечение управления».
тема: «Делопроизводство – основы технологии
управления».
Выполнила студентка 3 курса
факультета:
Экономика и
предпринимательства
специальность: 080502
шифр:
007452
Руководитель:
Москва 2008.
Содержание.
Введение.
|
3
|
1. Документы.
|
4
|
1.1. Значение документов.
|
4
|
1.2 Группы документов.
|
4
|
2. Организационно-распорядительная
документация.
|
7
|
2.1. Организационные документы.
|
7
|
2.2. Распорядительные документы.
|
9
|
2.3. Справочно-информационные
документы.
|
11
|
Заключение.
|
13
|
Список литературы.
|
14
|
Ведение.
В решение задач по
совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация
делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.
Делопроизводство – это
деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с
документами при осуществлении управленческих действий. Документирование
называется процесс подготовки и создание документов.
Значение рациональной
организации делопроизводства для совершенствования работы государственного
аппарата объясняется, прежде всего, большим удельным весом документации в
процессе управленческой деятельности. В общем объеме управленческого труда
делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости от специфики
работы конкретного аппарата управления).
1. Документы.
Документ – материальный
носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.
1.1. Значение документов.
Значение документов в наше время
исключительно велико.
Во-первых, документы имеют
государственное значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие
жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам
документов управляют государством.
Во-вторых, документы имеют
юридическое значение. Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций.
В-третьих, документы играют роль
в организации хозяйственной деятельности государства и его органов. Все
хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях оформляются документами.
1.2. Группы документов.
I. По признаку специализации:
1. общие – документы, отражающие
результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;
2.
специализированные – документы являющиеся продуктом деятельности структурных
частей учреждения:
·
бухгалтерские
(авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции,
кассовые ордера);
·
плановые
(финансовый план, баланс дохода и расхода);
·
статистические
(статотчеты, таблицы);
·
юридические
(исковые заявления, решения суда);
·
финансовые
документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные
поручения).
II. По значению:
1. распорядительные (приказы,
инструкции, наряды);
2. исполнительные (все виды отчетов,
докладные записки);
3. претензионные (рекламационные письма,
исковые заявления в арбитраж);
4. информационные (объявления,
бюллетени, сообщения).
III. По техники воспроизведению:
1. рукописные;
2. воспроизведенные механическим путем.
IV. По секретности:
1. для служебного пользования –
документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание
этих документов не подлежит опубликованию;
2. секретные – документы, которыми
пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);
3. совершенно секретные – документы, с
которыми имеет право ознакомиться только адресат.
V. По приемам записи:
2.
стенографированные
– документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления
на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;
3.
зашифрованные
– документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами,
буквами).
VI. По происхождению:
1. созданные в учреждении;
2. поступившие извне.
VII. По срочности:
1. простые – документы с необозначенными
сроками исполнения;
2. срочные – документы с обозначенными
сроком исполнения;
3. весьма срочные – документы,
подлежащие немедленному исполнению.
VIII. По форме:
1.
стандартные –
документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским
способом;
2.
нестандартные
– документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного
содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.
IX. По сложности:
1. простые – документы, в которых
поставлен и решается один вопрос;
2. сложные – документы, в которых
поставлены и решаются несколько вопросов.
Все документы могут быть в виде
подлинников и копий. Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.
Оригинал – это первый,
окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный
документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть
размножен.
Дубликат – вторично
воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая
подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же
юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется
вверху справа.
Копия – это точное
воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и
печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо,
заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа –
слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть
подлинник.
2. Организационно-распорядительная
документация.
Управленческая деятельность
присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает
организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые
производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В
процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество
информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и
достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах.
Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых
документирование информации является обязательным. Материальными носителями
фиксированной информации являются документы.
В зависимости от конкретной
управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид
документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд
разновидностей. Так например, протокол – вид документа. Разновидности его:
протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и
др. Или: акт – вид документа, его разновидности – акт приема-передачи дел, акт
инвентаризации, акт недостачи и др.
Организационно-распорядительная
документация выделяется из единой по своей информационной природе документации
в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который
обслуживает делопроизводство.
2.1. Организационные документы.
I. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций,
учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и
гражданами, права и обязаности в определенной сфере государственного управления
или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами
государственной власти и управления, а уставы общественных организаций
принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и
организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами,
ведомствами, исполкомами местных Советов).
II. Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер
и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию,
обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа,
структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность
должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие
совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному
вопросу. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных
конкурсов, смотров и других мероприятий.
III. Инструкция – правовой акт,
издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его
руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные
вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные
стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и
служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются
также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных
актов и распорядительных документов.
Инструкция
оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным
актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий
по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что
она является приложением к распорядительному документу. При утверждении
инструкции распорядительным документов в нем устанавливается срок введения
инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются
ответственные
2.2.
Распорядительные документы.
I. Постановление – правовой акт,
принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального
управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач,
стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил
поведения.
Постановления
принимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономных
республик по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением
высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом
верховного Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных
республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы
государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и
координацией деятельности постоянных комиссий; Советом Министров РФ и
Советами Министров союзных и автономных республик как нормативные акты или
акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным
вопросам государственного управления издаются совместные постановления,
являющиеся правовыми актами.
II. Решение – как
распорядительный документ является правовым актом, принимаемым Советами
народных депутатов и исполнительными комитетами. Решения оформляют также
результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегий
министерств и ведомств, научных советов и т.п.
III. Распоряжение - акт
управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в
рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции,
имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение
адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы:
распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся
конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Совет
Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение
законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов
народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных
органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений
в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзных республик для
решения главным образом оперативных вопросов.
IV. Приказ - акт, издаваемый руководителями
министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных
депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий.
Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным
органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления,
содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений,
и актом применения норм права (например, о назначении на должность).
Приказ является самым
распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике
управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации
учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил
и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни
учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема,
перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель
ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения
принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной
организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого
круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все
распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них
не может содержать положений, противоречащих закону.
V. Указ – документ, издаваемый руководителем
учреждения, действующего на основе единоначалия. Указы дается по оперативным
вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив
вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений
руководства данного учреждения.
VI. Протокол
– документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях органов. Протоколы могут составлять и
должностные лица следственных, административных органов, органов охраны
общественного порядка и др.
2.3.
Справочно-информационные документы.
I. Письма – самые распространенные документы.
Они являются средством общения между учреждениями, официальными и
неофициальными лицами.
По содержанию и
назначению письма подразделяются на:
1. инициативные:
·
письма-запросы
(адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то
вопрос или удовлетворить тот или иной факт);
·
письма-просьбы
(адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его,
но не предполагает ответного письма);
·
претензионные
письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением
договорных обязательств);
·
письма-напоминания
(адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не
выполнил);
·
циркулярные
письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).
2. ответные:
·
информационно-разъяснительные
письма – разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются
какие-то данные, факты;
·
запрещения –
письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;
·
разрешения –
письма, в которых дается положительный ответ на запрос.
II. Телеграммы
– краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу. Отделение связи несет
ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков,
установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.
В зависимости от
содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и
донесения.
III. Докладная
записка – письменное
сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах
обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.
Содержание докладной
записки может носить инициативный, информационный, отчетный,
информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.
IV.
Объяснительная записка – письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий,
отступление от указанных правил в работе и т. д.
V. Справка –
документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка
предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений,
выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для
представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места
жительства и т. д.)
VI. Удостоверение
– документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать
определенные должностные действия.
VII. Акт – документ, отражающий явления,
факты или сложившиеся отношения.
Группы актов:
·
юридические акты;
·
акты гражданского
состояния;
·
административные
акты;
·
хозяйственные
акты.
VIII. Доверенность –
письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет
право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические
действия или получать материальные ценности.
Доверенность может быть
однократного и многократного действия.
IX. Расписка – письменное
подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.
Заключение.
В работе инженеров, конструкторов, руководителей
производства много времени отводится изучению, анализу и составлению различной
докуметации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при
разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь
недостатком специальных знаний у составителей.
Устранение
непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования
документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по
мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов
с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная
задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления
основных документов.
Список литературы.
1.
Камаев В. Д.,
Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики.
Национальная экономика в целом»,
Москва, 1991.
2.
Фишер С., Дорнбуш
Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 1997.
3.
Макконнелл
Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,
проблемы и политика», Москва,
1996.