Информационные технологии свадебных салонов
КУРСОВАЯ
РАБОТА
по дисциплине
"Информационные технологии в управлении"
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ
САЛОНОВ
.1 Общая характеристика
.2 Особенности информационных технологий
управления
.3 Описание информационных процессов в
управлении
.4 Модель бизнес-процесса
.5 Вывод по разделу 1
. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ "АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ
ОПЕРАЦИЙ"
.1 Организационно-экономическая сущность
задачи
.2 Описание исходной информации
.3 Описание результирующей информации
.4 Описание условно-постоянной
информации
.5 Описание алгоритма решения задачи
.6 Вывод по разделу 2
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Я отдала предпочтение проектируемой организации - Свадебному салону. На
мой взгляд, эта тема более чем актуальна так как она не оставляет ни одного
человека в стороне, а некоторые бывают там не один раз. В наше время многие
пары хотят справить свадьбу в лучших традициях (тенденциях). И конечно все пары
сталкиваются с проблемой и не одной…это и одежда и букет и приглашения и
музыка, фотографии - вообще все что имеет место на свадьбе. Мой салон поможет
им с решением этих задач.
. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ САЛОНОВ
1.1 Общая
характеристика
Исследуемое в данной курсовой работе предприятие - Свадебный салон.
Основным направлением салона является:
Для невесты: Большое количество моделей свадебных платьев. Возможен
прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: фота, шляпки,
перчатки, болеро, накидки, шубки и т.д. Предусмотрен салон сумок, обуви, белья.
Для жениха: Большой выбор костюмов, фраков, смокингов, рубашек. Возможен
прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: запонки, держатели
галстуков, галстуки, бабочки, платочки. Предусмотрен салон обуви.
По характеру деятельности магазин является коммерческой организацией, так
как ее основной стратегической целью является получение прибыли. По
организационно-правовой форме является ИП, так как такая форма предполагает
упрощенную систему налогообложения.
Свадебный салон (организация) имеет ряд отделов, выполняющих различные
функции: кадровые, финансовые и бухгалтерского учета, сбыта, поставки. Все
отделы в совокупности составляют внутреннюю среду и имеют общую главную цель:
повышение эффективности деятельности организации. Именно они формируют сильные
и слабые стороны компании, создают условия для её дальнейшего роста или паузы в
развитии.
Так же "Свадебный салон" должен удовлетворять потребности
клиентов, связываться с поставщиками, учитывать действия конкурентов, то есть
организация всегда связана с макросредой -внешней средой.
1.2 Особенности
информационных технологий управления
Выбор автоматизированных информационных технологий зависит от размера
предприятия. Данная организация относится к малым предприятиям.
) Информационные технологии связаны с решением задач
бухгалтерского учета в программе "1С: Бухгалтерия". Создание
информационных баз данных по отдельным бизнес-процессам по предоставлению
услуг. Организационная телекоммуникация среды связи между пользователями и
другими предприятиями заключается в передаче информации на расстояние с помощью
технических средств (телефона, телеграфа, радио, телевидения, компьютера и т.
п.). Самой известной и наиболее емкой телекоммуникационной сетью является Интернет.
) Рабочие места организовываются в виде автоматизированных рабочих
мест. У бухгалтера, это компьютер с различными информационными системами, у
кассира - автоматизированная касса, продавцы-консультанты пользуются
компьютерами, для более быстрого оказания такой услуги, как пошив платья на
заказ.
) Автоматизированный банк данных используется для информационной
поддержки работы руководителя. Сюда входят: сканер, принтер, телефон, факс.
1.3 Описание
информационных процессов в управлении
Описание информационных процессов в управлении необходимо для понимания
движения информации от подразделения к подразделению как по горизонтали, так и
по вертикали, как внутри организации, так и при взаимодействии с объектами
внешней среды. Информация внутри данной организации перемещается
преимущественно в электронном виде, что повышает значимость системы
безопасности информационной системы и снижает издержки на создание отчетов,
внесение поправок и исправление по сравнению с отчетами на бумажном носителе.
Государственные службы принимают отчетность как в электронном виде, так и на
бумажных носителях, договоры с поставщиками заключаются в основном с
использованием бумажных носителей, но ведение переписки и заключение договоров
с некоторыми поставщиками происходит исключительно в электронном виде. Основой для описания информационных процессов в управлении
сетью "Свадебных салонов" является его организационная структура (см.
ниже). Одним из критериев определения
размера предприятия является численность персонала. В соответствии с законом РФ
№ 209-ФЗ от 24 июля 2007 (ред. от 01.07.2011) "О РАЗВИТИИ МАЛОГО И
СРЕДНЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" к субъектам малого
предпринимательства относятся предприятия с численностью до 100 человек
включительно. По этой классификации сеть "Свадебных салонов"
относится к малому предприятию.
Схема информационных потоков сети "Свадебный салон "
1. Текущая переписка (о наличии товара)
2. Текущая переписка (о наличии товара)
. Экономические отчеты
. Отчетность о продаже и выручке
. Правовая информация
. Товар, материалы
. Договоры, текущая переписка
. Приказы, распоряжения
. Товар
. Оплата
Условные обозначения:
Информация внутри организации движется в соответствии с организационной
структурой данной организации (Рис 2.) т.е. от администрации поступают
различные приказы к продавцам, от магазинов поступает своего рода отчетность. В
свою очередь коммерческий отдел предоставляет директору экономические отчеты.
Кроме того, объекты внешней среды оказывают влияние на деятельность
организации. На рисунке 1 представлены такие объекты внешней среды как
"потребители", "Поставщики" и "Государственные
службы". С потребителями связаны продавцы консультанты, дизайнеры и
кассиры.. Поставщики после заключения договоров с коммерческим отделом
осуществляют поставки магазинам. С государственными службами связаны главный
бухгалтер, который обязан предоставлять им отчетность обязательной формы, и
коммерческий директор, который получает нормативную информацию для того, чтобы
деятельность сети магазинов осуществлялась в рамках закона.
информационный управление учет денежный
1.4 Модель
бизнес-процесса
Рис. 3 . Бизнес-процесс "Учет работы с поставщиком - сети Свадебных
салонов"
Описание модели бизнес-процесса "Работа с поставщиком - сети
Свадебных салонов"
На схеме представлен верхний уровень функциональной модели. Оформляется
заказ поставщику на продукцию требуемого вида, количества и качества. Поставщик
принимает заказ, выставляет счет на оплату и при осуществлении оплаты
поставляет изготовленную продукцию. Поступившая продукция проходит через
коммерческий отдел. Если продукция не соответствует установленным нормам, но
брак в работе незначителен, и может быть исправлен, то продукция возвращается
поставщику на доработку. Если поставленная продукция соответствует
установленным нормам, то она направляется в магазины. Если же продукция
полностью не соответствует установленным требованиям и не подлежит исправлению
брака или продукция доработана и, тем не менее, брак в ней не исправлен, то
оформляется возврат продукции поставщику и уплаченных за продукцию денежных
средств.
1.5
Вывод по разделу 1
Итак, в данном разделе была дана общая характеристика сети Свадебных
салонов, описана ее внешняя и внутренняя среда. Кроме того, были описаны
информационные технологии управления данными и информационные процессы в
управлении данными.
С помощью информационных потоков мы видим наглядно какие информационные
потоки проходят через сотрудников, и на ком лежит ответственность за те или
иные действия для эффективной работы магазинов.
. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ "АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ
ОПЕРАЦИЙ"
2.1
Организационно-экономическая
сущность задачи
Автоматизация учета денежных операций при выполнении заказов необходима
для более эффективного планирования деятельности сети магазинов. Это связано с
двумя моментами:
Во-первых, оперативно собранная, отсортированная информация о доходах и
расходах, характеризующая как конкретный заказ, так и совокупность заказов за
весь анализируемый период, дает четкое представление о структуре издержек, что
дает возможность минимизировать какие-либо затраты в общей структуре издержек в
следующем отчетном периоде, т.е. выполнить задачи оперативного, тактического и
стратегического планирования по итогам каждого анализа. Если этот процесс
автоматизирован, т.е. выполняется быстрее, то и планирование деятельности на
всех уровнях также осуществляется гораздо быстрее, что немаловажно в условиях
современной быстроменяющейся экономики.
Во-вторых, автоматизация позволяет сократить издержки на дополнительное
составление отчетности для анализа, что также минимизирует затраты, связанные с
управлением. В данной организации наибольшую нагрузку по сортировке
экономической информации и формированию аналитической информации для анализа
получает главный бухгалтер, что занимает значительное время и отрывает от
выполнения текущих обязанностей (см. раздел (см. Схема информационных потоков).
В связи с этим автоматизация процесса учета доходов и расходов должна упростить
этот процесс и высвободить больше времени главному бухгалтеру для выполнения
текущих обязанностей.
1. Наименование задачи: автоматизация учета денежных операций.
2. Цель решения: эффективная работа деятельности организации.
. Назначение: решение предназначено для руководства.
. Периодичность решения и требование к срокам решения: при каждом
выполнении поступившего заказа по истечении 1 дня после выполнения заказа
(оперативный анализ), поквартально до 15-го числа первого месяца следующего за
отчетным периодом квартала (тактический анализ), по итогам года к 15-ому января
следующего года (стратегический анализ).
. Источники и способы поступления данных: электронные отчеты о
проделанной работе от главных продавцов, коммерческого отдела, "отчет о
прибылях и убытках (форма №2)" и "бухгалтерский баланс" от
коммерческого отдела, "приходная накладная" от отдела по работе с
поставщиками
7. Информационная связь с другими задачами: данная задача
информационно связана с такими основными задачами как "Учет и анализ
работы с клиентами товарного склада", "Автоматизация оперативного
планирования работы фирмы".
2.2
Описание исходной
информации
Для решения данной задачи необходимы следующие документы:
а) "Отчет старшего менеджера 024"
Структура документа
Наименование реквизита
|
Идентификатор
|
Тип данных
|
Должностное лицо
|
PR
|
текстовый
|
Текущие затраты при работе
|
Наименование
|
FTY
|
текстовый
|
|
Сумма, руб.
|
MIT
|
числовой
|
Иные затраты
|
Наименование
|
MSR
|
текстовый
|
|
Сумма, руб.
|
MIT
|
числовой
|
Производительность
|
Производительность
|
T
|
числовой
|
|
Единицы измерения
|
ru
|
числовой
|
· Количество документов за период: ежедневно 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 5.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка
сумм затрат с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные
кассовые ордеры, требования и т.п.)
б) "Отчет коммерческого отдела 022"
Структура документа
Наименование реквизита
|
Идентификатор
|
Тип данных
|
Наименование услуги
|
PER
|
текстовый
|
Сумма, руб
|
MIT
|
числовой
|
Наименование заказчика
|
F
|
текстовый
|
Дата оказания
|
DataNUS
|
числовой
|
Необходимые поставки для оказания услуги
|
Наименование
|
PS
|
текстовый
|
|
Кол-во
|
PC
|
числовой
|
|
Ед. измерения
|
ENP
|
текстовый
|
|
Стоимость за ед., руб.
|
SNP
|
числовой
|
|
Сумма, руб.
|
MIT
|
числовой
|
|
Дата поставок
|
DataNP
|
числовой
|
DL
|
текстовый
|
Текущие затраты при работе
|
Наименование
|
NTZ
|
текстовый
|
|
Сумма, руб.
|
SumNTZ
|
числовой
|
Иные затраты
|
Наименование
|
NIZ
|
текстовый
|
|
Сумма, руб.
|
SumNIZ
|
числовой
|
· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 6.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка
сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные
кассовые ордеры, требования и т.п.)
в) "отчет о прибылях и убытках (форма №2)"
Структура документа
Наименование реквизита
|
Идентификатор
|
Тип данных
|
Наименование показателя
|
FIER
|
текстовый
|
Код
|
KNaimP
|
числовой
|
За отчетный период
|
PEK
|
числовой
|
За аналогичный период предыдущего года
|
Period0
|
числовой
|
· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 30.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка
сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные
кассовые ордеры, требования и т.п.).
г) Бухгалтерский баланс
Структура документа
Наименование реквизита
|
Идентификатор
|
Тип данных
|
Наименование показателя
|
REIM
|
текстовый
|
Отчетная дата отчетного периода
|
Data2
|
числовой
|
Указывается предыдущий год
|
Data30
|
числовой
|
Указывается год, предшествующий предыдущему
|
Data00
|
числовой
|
· Количество документов за период: за месяц 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 40.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка
сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные
кассовые ордеры, требования и т.п.).
д) Приходная накладная
Структура документа
Код поставщика
|
Наименование поставщика
|
Код материала
|
Наименование материала
|
Единица измерения
|
Дата поставки
|
Сумма поставки
|
02
|
WEAR
|
Свадебное платье (греческое)
|
Шт.
|
22.08.11
|
55500
|
2.3
Описание результирующей
информации
Формы выходных документов. В результате решения задачи требуется получить
такой документ: "Анализ прибылей и убытков"
Структура документа
Наименование реквизита
|
Идентификатор
|
Тип данных
|
Наименование услуги
|
LIg
|
текстовый
|
Кол-во оказанных услуг
|
OIRE
|
числовой
|
Суммарная стоимость
|
PoIe
|
числовой
|
Суммарная стоимость поставок
|
PERT
|
числовой
|
Текущие затраты при
работе каждого подразделения
|
Должностное лицо и
наименование затрат
|
EWER
|
текстовый
|
|
Сумма, руб.
|
Prpg
|
числовой
|
Иные затраты
|
Должностное лицо
|
SFR
|
текстовый
|
|
Сумма, руб.
|
Prpg
|
числовой
|
Прибыль или убыток, руб.
|
Prpg00
|
числовой
|
· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 50.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка
сумм с выше представленными первичными документами ("Отчет главного
продавца 024", "Отчет коммерческого отдела 022", "отчет о
прибылях и убытках (форма №2)" и "бухгалтерский баланс",
"приходная накладная")
2.4
Описание
условно-постоянной информации
Для решения задачи требуется такие расчетные документы как чеки, выписки
банка, приходные кассовые ордеры, требования, платежные поручения и приходная
накладная. Структура этих документов утверждена федеральной налоговой службой
(ФНС) приказом от 30 марта 2007 г. "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
БАНКАМИ ИНФОРМАЦИИ О НАЛИЧИИ СЧЕТОВ В БАНКЕ И (ИЛИ) ОБ ОСТАТКАХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
НА СЧЕТАХ, ОБ ОПЕРАЦИЯХ НА СЧЕТАХ ПО ЗАПРОСАМ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ И
СООТВЕТСТВУЮЩИХ ФОРМ СПРАВОК И ВЫПИСКИ"
2.5
Описание алгоритма
решения задачи
Введение условных обозначений
Для получения документа "Анализ прибылей и убытков" необходимо
рассчитать такие показатели как, "Суммарная стоимость",
"Суммарная стоимость поставок", Общую сумму текущих затраты при
работе каждого подразделения и сумму иных затрат и убыток или прибыль.
Введем следующие обозначения:
. Исходные данные:-
номер товара соответствующего наименования, i = 1, 2, …, n;i -
количество заказов, ki= 1, 2, …, m;i - стоимость одного
заказа, si = 1, 2, …; - наименование поставок, j =1, 2, …;j
- количество j-ых поставок, kj = 1, 2, …;j - стоимость
j-ой поставки, sj =1, 2, …;- наименование должности, e = 1, 2, …,
10;e - сумма текущих затрат e-ого должностного лица, de
=1, 2, …;e - сумма иных затрат e-ого должностного лица, ge
=1, 2, …;
. Результирующие
показатели:i - суммарная стоимость проданных товаров;j -
суммарная стоимость поставоке - общая сумма затрат при работе-
прибыль или убыток
. Описание
последовательности расчетов:i= ∑ ki * si ;
Zj = ∑ kj
* sj;
Zе = ∑
(de,ge);
P = Ci- Zj- Zе
2.6 Вывод по разделу 2
В данном разделе была поставлена задача об автоматизации учета денежных
операций. Мы выявили с помощью, каких документов можно контролировать денежные
потоки. Чтобы эффективнее вести учет, нужно каждое рабочее место обеспечить
определенной техникой, для каждого сотрудника.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Светник, Т. В. Теория организации: учеб. пособие / Т.
В. Светник ; БГУЭП ; Нац. фонд подготовки кадров (НФПК). - Иркутск : Изд-во
БГУЭП, 2004. - 173 с.
2. Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: экономика: учеб. пособие
: рек. Учеб.-метод. центром "Клас. учеб." / Т. Д. Бурменко, Н. Н.
Даниленко, Т. А. Туренко ; под ред. Т. Д. Бурменко. - М. : Кнорус, 2007. - 322
с.
. Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: менеджмент : учеб.
пособие для вузов : рек. Учеб.-метод центром "Классический учебник" /
под ред. Т. Д. Бурменко. - М. : Кнорус, 2008. - 416 с.
. Беркович, Т. А. Персональный менеджмент: учеб.
пособие / Т. А. Беркович ; БГУЭП. - Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2010. - 176 с.
. Лекционный материал
. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента:
Учебник. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация
"Дашков и Ко", 2008. - 556 с.
. Снежинская М.В., Кондратьев О.В., Мелихов Ю.Е. Нет
мотива - нет работы. Мотивация у нас и у них. - М.: Альфа-Пресс, 2008. - 215 с.
. Корнеев И. К. Информационные технологии / И.К.
Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, В. А. Машурцев - М.:Проспект, 2007. - 222 с.
. Шарков Ф. И. Курс лекций / А. А. Родионов, Ф. И.
Шарков - М.:Экзамен, 2007. - 254 с.
. Пятибратов А. П. Вычислительные системы, сети и
телекоммуникации / Л. П. Гудыно, А. А. Кириченко, А. П. Пятибратов -
М.:ИНФРА-М, 2008.-735 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Товарная накладная(N ТОРГ-12)
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рис. 2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ.